Administrative Specialist 行政專員

請您閱讀完職缺描述後，將您的履歷以 PDF 格式用 Email 寄到 [email protected]，Email 標題格式：

• [應徵] 職位 您的姓名（範例：[應徵] 行政專員 王小美）

履歷格式請參考範例示意（DOCX、PAGES、PDF）並轉成 PDF。若您有自信，也可以自由發揮最能呈現您能力的履歷。履歷內容請務必控制在兩頁以內（超過兩頁將直接視為資格不符），並且至少須包含以下內容：

• 基本資料
• 學歷
• 工作經歷
• MBTI 職業性格測試結果（測試網頁）
  • 若您願意提供 MBTI 測驗結果，可讓我們更瞭解您偏好的溝通模式，若您不願意提供，也不影響本次審核結果。

以下是這份工作的主要內容：

• 採購工作 30%
  • 採購辦公室日用品、文具、零食、飲料、醫療用品。
  • 採購管理設備，例如：維護保固資訊、報修設備等。
  • 供應商管理，例如：追蹤供應商出貨進度、到貨後驗收等。
• 行政工作 50%
  • 人員接待，例如：接聽電話、接待來訪人員。
  • 文件收發、包裹，例如：郵務寄件作業、安排快遞、收件歸檔、投標送件。
  • 文件製作與維護，例如：修訂行政工作流程文件、籌辦研討會流程文件、撰寫會議紀錄。
  • 公司會議安排，例如：安排月例會時間、維護行事曆內容。
  • 辦公環境維護，例如：每週維護公共區域、盤點內部品項、聯繫廠商清潔辦公室、聯繫空調保養公司。
  • 公司活動支援，例如：租借場地、訂購餐點、預約餐廳、訂製禮贈品、安排外部活動日期等。
• 其他主管臨時交辦事項 20%

人格特質偏好

• 細心嚴謹，能耐心的處理繁瑣的工作。
• 主動積極，看到我們沒發現的細節，超越我們所期望的基準。
• 懂得溝通傾聽，能同理他人，找出彼此共識。
• 擅長邏輯思考，懂得透過淺顯易懂且條理清晰的方式傳達自己的想法。
• 良好的時間管理能力，依據任務的優先順序，有效率的完成交辦事項。
• 勇於接受挑戰且具備解決問題的能力，努力克服未知的難題。

工作條件要求

• 需有三年以上行政、採購相關工作經驗
• 熟悉 Google Sheets 操作，且具獨立撰寫試算表公式的能力
• 習慣使用雲端服務，如：Google Drive、Dropbox 或其他服務

加分條件

• 您使用過專案管理系統，例如：Redmine、Asana、Monday.com、Jira 或其他類似系統
  • 您將會使用專案管理系統管理平日的工作任務，並且將專案過程記錄到系統中
• 您是 Mac 使用者
  • 您未來的電腦會是 Mac，我們希望您越快順暢使用電腦越好
• 您曾經做過行政相關職務，但對行政一職有一套自己的想法
  • 我們歡迎您挑戰既定的行政刻版印象，提出有效率的新做法
• 您是生活駭客
  • 您不需要會寫程式，但您習慣觀察生活中的規律，並想辦法利用這些規律有效率的解決問題

招募流程將分為書面審核、線上測驗與面試三個階段：

1. 第一階段的書面審核，我們會在收到您的履歷後，於 15 個工作天內主動與您說明審核結果。
2. 第二階段的線上測驗，我們會發送一個連結給您，邀請您參與我們設計的線上測驗，於測驗後 15 個工作天內說明測驗結果。
3. 第三階段將於您通過線上測驗後，依雙方合適的時間進行面試，讓我們進一步了解您，於面試後 15 個工作天內說明面試結果。