資深行政營運經理｜Senior Office & Administration Manager

職務概述
我們正在尋找一位經驗豐富且積極主動的資深行政營運經理，來統籌台灣辦公室的日常營運，並致力於打造一個專業、高效、安全且對員工友善的工作環境。

此職位將負責辦公室行政、工作場所與設施管理、採購、供應商管理、員工服務、辦公室活動以及行政專案。理想人選將與台灣經營團隊及香港總部緊密合作，以確保辦公室運作順暢，並維持整個組織一致的行政標準。

【主要職責 Key Responsibilities】

1. 辦公室與工作場所管理 Office & Workplace Management

－主導台灣辦公室的日常營運與行政管理。
－確保辦公室維護良好、安全、整潔、專業且功能完善。
－管理辦公空間、座位安排、會議室、辦公設備、用品及各項設施。
－協調辦公室門禁、保全、大樓管理、維修、清潔及其他工作場所服務。
－密切關注工作場所需求，並主動尋找能提升辦公室效率與員工體驗的機會。

2. 設施與供應商管理 Facility & Vendor Management

－維繫與房東、大樓管委會、物業管理、承包商及服務供應商的良好合作關係。
－接洽及評估並管理與辦公室相關的供應商及服務提供者。
－協商各廠商報價、合約、服務協議及續約條件。
－把關供應商的表現，以確保服務品質與成本效益。
－協調辦公室維護、修繕、裝潢及其他設施相關專案。

3. 採購與預算管理 Procurement & Budget Management

－統籌辦公室相關採購，包含辦公用品、家具、設備、茶水間備品及各項服務。
－制定並管理年度辦公室行政與工作場所預算。
－控管各項費用，確保支出維持在核准的預算範圍內。
－建立並完善適當的採購與簽核流程。
－維護準確的資產、採購、合約及供應商資訊紀錄。

4. 辦公室搬遷與專案 Office Relocation & Projects

－領導或協調辦公室搬遷、裝潢、擴充及工作場所改善專案。
－掌控專案時程、供應商、預算、後勤與內部溝通。
－與房東、承包商、設計師、IT、人資、財務及其他利害關係人協調。
－確保在辦公室搬遷或重大專案期間，業務能順利且不中斷地運作。

5. 員工服務與工作環境體驗 Employee Services & Workplace Experience

－為公司同仁提供高品質的行政支援與服務。
－從行政管理的角度出發，協助同仁順利完成到職與離職流程。
－完善員工設施、辦公室門禁、設備、文具、茶水間及其他辦公需求。
－籌辦員工交流活動、公司節慶、週年慶祝會及團隊建立 (Team Building) 活動。
－持續優化員工的工作環境體驗。

6. 行政營運與合規性 Administrative Operations & Compliance

－維護並妥善管理辦公室相關文件、合約、執照、保險、紀錄與行政檔案。
－確保辦公室營運符合公司政策及當地法規要求。
－視需求與外部服務提供者及專業顧問對接協調。
－支援行政審計、檢查及其他合規相關活動。

7. 跨部門與區域支援 Cross-functional & Regional Support

－與人資、財務、IT、法務及業務團隊緊密合作，作為台灣辦公室營運的強力後盾。
－與香港總部對接區域性的行政政策、流程及倡議。
－執行並持續優化台灣辦公室的行政程序與標準。
－定期向管理層匯報辦公室營運狀況、費用、潛在風險及關鍵專案進度。

【條件要求 Requirements】

－企業管理、管理學、餐旅管理、設施管理或相關科系學士（含）以上學歷。
－具備 5 年以上辦公室行政、工作場所管理、設施管理、企業行政或相關領域經驗。
－具備科技、SaaS、網路產業或跨國公司辦公室營運管理經驗者佳。
－在供應商管理、採購、預算編列及辦公室營運方面有具體實績。
－具備出色的專案管理能力，有辦公室搬遷、裝潢或擴充經驗者佳。
－具備優異的溝通、談判及利害關係人管理能力。
－組織能力強、注重細節、積極主動且具備服務熱忱。
－具備出色的解決問題能力與多工處理能力。
－具備良好的中英文聽、說、讀、寫能力。
－熟練使用 Microsoft Office / Google Workspace 及其他辦公室管理工具。

－Bachelor's degree or above in Business Administration, Management, Hospitality, Facility Management, or a related discipline.
－5+ years of experience in office administration, workplace management, facility management, corporate administration, or a related field.
－Previous experience managing office operations for a technology, SaaS, internet, or multinational company is preferred.
－Proven experience in vendor management, procurement, budgeting, and office operations.
－Strong project management skills, with experience in office relocation, renovation, or expansion projects preferred.
－Strong communication, negotiation, and stakeholder management skills.
－Highly organized, detail-oriented, proactive, and service-minded.
－Strong problem-solving and multitasking abilities.
－Good command of written and spoken Chinese and English.
－Proficiency in Microsoft Office / Google Workspace and other workplace management tools.

【加分條件 Preferred Qualifications】

－具備在跨國或區域性組織的工作經驗。
－具備辦公室搬遷、裝潢或擴充等專案管理經驗。
－具備管理外部供應商、承包商及大樓管委會的經驗。
－具備管理行政人員或辦公室支援團隊的經驗。
－熟悉台灣勞動及工作場所相關的行政規範。
－對職場安全、設施管理及辦公室營運有深入的了解。

－Experience working in a multinational or regional organization.
－Experience managing office relocation, renovation, or expansion projects.
－Experience managing external vendors, contractors, and building management.
－Experience managing administrative staff or office support teams.
－Familiarity with Taiwan employment and workplace-related administrative requirements.
－Strong understanding of workplace safety, facility management, and office operations.