獨立協助新創公司建立制度:包含財務出納、採購、總務、人事、法律遵循
1. 出納與財務:憑證彙整、每月建檔出貨款與薪資、配合會計事務所每年查帳。
A. 與會計師事務所經辦討論,建立憑證分類以便日後分析與統計財務支出項目。
B. 將廠商的貨款支付時間訂在每月特定日期,可掌握每月金流並減少轉帳操作次數。
C. 整理及確保憑證資料正確製成財報税報,使未來的投資人有可信賴的資料審閱。
D. 零用金由我管理,可機動支應小型採購或是首次交易先付款的狀況。
E. 使用EXCEL樞紐分析功能,統計每月公司金流項目,分析解釋當月與預算有差異的部分給主管掌握研發進度。
2. 採購與總務:詢價與比價、定期追蹤耗材數量、器材修繕、辦公室整潔。
A. 從研究員單獨聯絡廠商採購改成統一由我採購及詢價,可避免重複訂貨。
B. 在google日曆記下訂購時間及期貨到貨日期,讓研究員可以目了人所需材料抵達時間好安排實驗。
C. 小型公司庫存管理簡易,由我每兩周檢查藥品或耗材是否足夠,研究員也會協助及提醒我確認是否補足,確保實驗室無需擔憂藥品耗材用盡造成的研發時程延後。
D. 儀器故障時聯絡廠商並掌握(催促)維修狀況。
3. 股務:依循法令舉辦董事會股東會並製作議事錄議事手冊。
首次辦理股東會以及董事會前,大量閱讀公司法、證交法以及相關函釋並且詢問同業了解舉辦流程,忠實執行法條與函釋內容,避免公司資料有瑕疵的可能。
4. 人事:員工健保勞保勞退加退保、團保加退保、健康檢查安排、人員招募。
A. 自行研究如何操作健保勞保勞退加退保的系統(多憑證網路承保作業),並按時將新進員工加入。
B. 比價各大保險業者的團保方案以及各大健檢中心方案,使公司同事上班多一份福利。
C. 自行研究勞動相關法規清楚掌握同事特休時間,並每年年初結算給同事一目了然。
5. 法律遵循:公司因研究需要需申請毒化物採購,其規定需要申請核可證書才能購買,也需定期申報毒化物運作資料。
A. 自行研究相關法規並電話向環保署職員詢問申請細節,兩次公文往來就取得核可證書。
B. 未避免公司受到10萬以上50萬以下裁罰,從沒有忘記每月要申請申報運作資料。
C. 108年在台大進修推廣部進修法律學分班並於111年畢業取得21學分。
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