Admin Officer: Definisi, Skill, Gaji [+CV]

Administrative officer atau petugas administrasi merupakan posisi pekerjaan yang terbilang penting dalam operasional perusahaan. Bagaimana bisa? Dalam pekerjaan sehari-hari, admin officer adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab dalam membantu pekerjaan tim lebih produktif dan efisien. 

Tugas administration officer ini mencakup menjadwalkan pertemuan, membuat laporan, hingga membuat arsip dokumen. Tak heran jika keahlian admin officer akan sangat bermanfaat bagi perusahaan. Lalu, bagaimana ya cara menjadi admin officer yang baik?

Yuk, kita simak artikel Cake ini.

Office administrative adalah profesi yang mendukung administratif dan mengelola dokumen perusahaan. Tugas admin officer biasanya berhubungan erat dengan posisi manajerial perusahaan. Administrative officer akan menjadi penghubung komunikasi antara tim manajerial dengan departemen lainnya. 

Manfaat penting admin officer adalah mendukung peranan perusahaan, meninjau kinerja perusahaan, memaksimalkan proses internal perusahaan, serta memastikan perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan. 

Berikut merupakan tugas administration officer secara lebih detail:

• Menyambut dan menangani tamu. Tugas ini berkaitan dengan menjawab telepon, mendengarkan keluhan pelanggan, menjawab berbagai pertanyaan dan melayani tamu atau pelanggan secara baik dan sopan.
• Menangani inventaris kantor. Tugas admin officer adalah memastikan bahwa semua kebutuhan kantor terpenuhi, dan menghubungi vendor untuk membeli kebutuhan inventaris bersangkutan. 
• Penanganan dokumen. Peran admin officer adalah menangani pengiriman dokumen dari atasan ke departemen lain atau ke perusahaan lain. Selain itu, administrative officer juga harus menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen terkait. 
• Mengatur jadwal. Tugas administration officer berikutnya adalah membantu mengatur jadwal meeting, mendistribusikan informasi dari atasan ke seluruh departemen, serta memastikan bahwa setiap karyawan menerima informasi penting perusahaan. Selain itu, admin officer juga bisa menjadi jembatan komunikasi antara departemen lain dengan tim manajerial.
• Mengoperasikan peralatan kantor. Salah satu keahlian yang perlu dimiliki office administrative adalah mengoperasikan peralatan kantor, seperti printer, mesin fax, mesin fotokopi, dsb.
• Menganalisa kebijakan pemerintah. Tugas penting admin officer adalah memahami kebijakan pemerintah terkini, serta mengaplikasikannya di dalam bisnis perusahaan. Selain itu, administrative officer juga diharapkan mengawasi serta menganalisa jalannya seluruh komponen perusahaan.
• Membuat laporan dan arsip dokumen. Menganalisa laporan keuangan, mencatat seluruh informasi, notulen rapat, hingga mengarsipkan seluruh dokumen perusahaan juga menjadi tugas dan tanggung jawab administration officer. 

Setelah memahami pentingnya tugas admin officer di perusahaan, lalu bagaimana, ya, menjadi admin officer yang baik? Keahlian-keahlian yang dibutuhkan untuk bekerja sebagai office administrative adalah:

1. Pengetahuan akuntansi dan pembukuan dasar

Seorang administrative officer bertanggung jawab terhadap pengumpulan nota, penggantian biaya, hingga pembuatan laporan keuangan. Maka, dalam hal ini pengetahuan dasar tentang akuntansi dan pembukuan adalah keahlian penting dalam menjalankan tugas admin officer. 

2. Pemahaman teknologi dan software

Admin officer diharapkan memahami teknologi dan software seperti penggunaan komputer, internet, Microsoft Office, ataupun berbagai software untuk pembukuan atau akuntansi, seperti Quickbooks

3. Customer service

Selain bertanggung jawab terhadap administrasi kantor, tugas admin officer juga berkaitan dengan melayani pelanggan atau tamu. Maka, keahlian customer service seperti sopan, dan ramah menjadi penting terutama dalam mengangkat telefon, berbicara dengan klien, hingga menangani keluhan pelanggan.

4. Komunikasi

Keahlian komunikasi secara verbal dan tertulis akan membantu tugas administration officer dalam menyampaikan informasi kepada seluruh aspek karyawan di perusahaan. Keahlian ini juga penting digunakan saat berhubungan dengan vendor, melakukan negosiasi, dan menjalankan tugas yang diberikan.

5. Kemampuan organisasi

Keahlian yang tak kalah penting bagi admin officer adalah kemampuan organisasi. Dalam menjalankan tugas yang banyak, kemampuan ini akan membantu pekerjaan administrative officer lebih tertata rapi dan meminimalisir kesalahan. 

Di Indonesia, gaji seorang administrative officer berkisar antara Rp. 3.000.000 hingga Rp. 4.000.000 per bulan. Perlu diingat ya bahwa besaran gaji ini tentunya ditentukan dari lokasi perusahaan, ukuran perusahaan, kemampuan, hingga pengalaman yang kamu miliki. 

Berikut Cake jabarkan tips-tips bagi kamu yang ingin menjadi administrative officer. 

1. Menempuh pendidikan

Syarat pendidikan bagi profesi admin officer sebenarnya bergantung dari ukuran perusahaan yang kamu lamar. Untuk perusahaan skala kecil, mungkin masih memperbolehkan lulusan SMA atau SMK. Sedangkan, lulusan S1 akan dibutuhkan bagi perusahaan berskala besar.

Walaupun begitu, tidak ada salahnya untuk menempuh pendidikan universitas dan mendapatkan gelar S1 untuk membuat kamu bisa mendapatkan kesempatan pekerjaan yang lebih banyak. Untuk jurusan sendiri biasanya bisa berasal dari jurusan akuntansi, bisnis, atau manajemen.

2. Mendapatkan pengalaman kerja yang relevan

Di dalam tugasnya, pengalaman training administrasi juga biasanya menjadi syarat saat kamu melamar pekerjaan ini. Hal ini dikarenakan tugas administration officer membutuhkan skill tertentu. 

Jika kamu seorang fresh graduate, jangan khawatir karena kamu bisa memulai mencari pengalaman kerja di perusahaan skala kecil ataupun bekerja magang.

3. Membuat CV Admin Officer yang Menarik

Memiliki CV Admin Officer yang menarik tentunya akan sangat membantu kamu lebih menonjol dibandingkan pelamar kerja lainnya. Nah, sebelum mulai membuat CV, jangan lupa perhatikan cara membuat CV yang baik dan menarik.

Untuk referensi, kamu juga bisa cek contoh CV Admin Officer di bawah ini:

Walaupun tugas admin officer sering dianggap gampang, sekarang kamu sudah tau kan bahwa profesi office administrative adalah posisi penting di dalam setiap perusahaan. Hal ini tentunya juga membuat lowongan pekerjaan administrative officer sangat mudah ditemukan.

Sebelum memulai melamar pekerjaan ini, pastikan kamu juga sudah memiliki kemampuan-kemampuan yang perlu dimiliki dan tentunya melakukan berbagai tips yang Cake berikan. Semoga kamu bisa menjalankan fungsi dan tugas administration officer secara maksimal!

CakerResume adalah webiste bikin CV ATS-friendly gratis dengan tampilan yang profesional. Cocok untuk para fresh graduates hingga para professional. Buat juga portofolio online kamu dengan Cake, agar bisa sekaligus cari loker di website cari kerja kami. Tunggu apa lagi? Yuk, cobain Cake sekarang juga untuk mendapatkan pekerjaan impian kamu!

--- Ditulis Oleh Fiorency Santoso ---