3 Contoh KPI Karyawan dan Perusahaan yang Efektif [+Cara Membuatnya]

Bagi kamu pemilik usaha ataupun karyawan yang sudah bekerja lama, tentunya kamu sudah sangat familiar dengan istilah KPI. Namun, KPI atau kepanjangan dari key performance indicator rasanya masih sangat asing di telinga karyawan baru. 

Di dalam dunia kerja, tentunya setiap perusahaan menginginkan setiap karyawannya bekerja dengan maksimal. Nah, KPI adalah salah satu tolak ukur kinerja karyawan. KPI kerja menjadi penting untuk memahami seberapa baik performa kerja karyawan, apakah karyawan mampu mencapai target yang ditetapkan, atau justru memiliki kinerja yang buruk. 

Tidak hanya itu, KPI karyawan juga digunakan untuk melihat apakah semua karyawan dalam 1 tim memiliki tujuan yang sama, apakah suatu organisasi berjalan dengan sehat, hingga digunakan untuk menganalisa kegagalan dan kesuksesan dalam tim. 

Di artikel kali ini, mari kita simak berbagai ulasan mengenai KPI dalam perusahaan, contoh KPI karyawan, hingga cara membuat KPI yang efektif. 

Arti KPI

KPI singkatan dari key performance indicator adalah nilai ukur yang digunakan untuk mengevaluasi apakah suatu organisasi atau individu mampu mencapai target bisnis yang ditetapkan. 

Dalam dunia bisnis, KPI perusahaan bisa berupa level atas, yang berarti mengukur performansi kerja perusahaan secara keseluruhan. Misalnya, apakah perusahaan berhasil mencapai revenue tahunan sebesar 1 milyar rupiah. Selain itu, ada juga KPI kerja level bawah, dimana pengukuran performansi kerja spesifik untuk departemen, tim, atau individu. 

Pengukuran key performance indicator secara keseluruhan akan berguna bagi stakeholder untuk melihat apakah perusahaan berjalan sesuai dengan target yang ditetapkan. Selanjutnya, pengukuran KPI karyawan akan membantu tim SDM untuk menghitung reward atau promosi jabatan.

Manfaat KPI dalam Perusahaan

Seberapa penting arti KPI bagi perusahaan? Beberapa manfaat dari KPI adalah:

1. Menjadi dasar perusahaan untuk merumuskan langkah atau strategi apa yang perlu diambil untuk mencapai target bisnis.
2. Menjadi dasar para pemimpin bisnis untuk melakukan evaluasi kinerja departemen, tim, ataupun individu.
3. Menjadi tolak ukur bagi tim SDM untuk memberikan insentif ataupun punishment karyawan. Dimana hal ini akan memotivasi karyawan untuk dapat memenuhi tanggung jawab dan tugas mereka. 
4. Menjadi nilai yang bersifat transparan dan objektif dalam memberikan penilaian kerja karyawan. 

Tips KPI yang Baik

Cara membuat KPI sendiri tidaklah mudah. Arti KPI yang baik adalah yang mampu menjadi arahan kerja setiap karyawan untuk mencapai target yang ditetapkan. Oleh karena itu, perancangan KPI karyawan biasanya dilakukan hanya oleh orang-orang tertentu. Berikut beberapa hal yang menjadikan KPI dalam perusahaan baik:

• Specific: Kunci terpenting adalah fokus terhadap target tertentu. Apa yang ingin dicapai. Contohnya, peningkatan revenue 20% setiap bulan hingga akhir tahun (KPI tingkat atas). Peningkatan revenue sebesar 50% pada Q3 untuk tim Sales (KPI tingkat bawah). 

• Measurable: Dapat diukur secara kuantitatif. Berapa angka yang dicapai di akhir periode? Seberapa sering mengecek kemajuan yang dilakukan? Bagaimana cara mengukur KPI tercapai atau tidak?. Mengelola seluruh hasil ke dalam data akan sangat membantu menjawab semua pertanyaan ini. 

• Attainable: Kata kunci penting adalah realistis. Mulailah dari yang kecil. Kamu tidak perlu membuat KPI target dengan nilai ukur tinggi untuk terlihat keren. Hal ini justru akan membuat organisasi kamu tidak bersemangat dan merasa target yang ditetapkan tidak mungkin tercapai. 

• Relevant: Perhatikan bahwa setiap KPI kerja yang ditetapkan selaras dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang. 

• Time-bound: Pembuatan KPI dalam perusahaan harus memiliki batasan waktu tertentu. Misalkan saja, per tahun atau setiap 6 bulan. 

Ingatlah kunci-kunci KPI di atas dengan istilah SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound).

Selain itu, berikut Cake juga jabarkan beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam menentukan KPI perusahaan:

• Tidak adanya nilai kuantitatif yang jelas sehingga membuat masing-masing karyawan berada di wilayah “abu-abu”.
• Strategi KPI target tidak jelas karena kebanyakan perusahaan hanya menentukan berdasarkan sisi keuangan saja. 
• Tidak adanya sistem yang mumpuni untuk mendukung proses pengukuran KPI ataupun pembuatan laporan kerja. 
• Setiap divisi memiliki kepentingan dan pemikiran yang berbeda menjadikan proses pembuatan key performance indicator cukup terhambat. 

Jenis-jenis KPI metrics adalah:

1. KPI Finansial

Masalah keuangan tentunya merupakan komponen penting berjalannya suatu bisnis. KPI target finansial biasanya berfokus pada arus kas, pendapatan, pengeluaran, dan penghasilan bersih. Berbagai data finansial ini akan membantu dalam analisa masalah, dan pembuatan keputusan untuk membuat bisnis berkembang ke arah positif. 

Berbagai contoh KPI Finansial diantaranya:

• Rasio laba: Mengukur seberapa baik penghasilan suatu perusahaan dengan pengeluaran yang minimal. 
• Solvency ratio: Berfokus pada tolak ukur finansial jangka panjang. bagaimana perusahaan mampu membayar hutang jangka panjang, peningkatan Return of Investment. 
• Rasio likuiditas: Fokus pada seberapa baik perusahaan menangani hutang jangka pendek dengan aset yang dimiliki. 
• Rasio turnover: Mengukur seberapa baik perusahaan mampu menyelesaikan tugas. Contohnya, turnover inventaris. Bagaimana perusahaan mampu memproduksi produk dengan jumlah lebih banyak dari yang diperlukan dan menjadikannya sebagai produk inventaris. Kelebihan produk ini selanjutnya akan mendorong penjualan berjalan lebih cepat. 

2. KPI Marketing

Jenis key performance indicator ini berfokus pada cara efektif yang dapat dilakukan untuk promosi. KPI Marketing biasanya mengukur data respon pelanggan terhadap langkah promosi yang dilakukan. Berbagai contoh KPI Marketing, yaitu:

• Website traffic: Jenis KPI ini melihat jumlah orang yang mengunjungi website perusahaan.
• Social media traffic: KPI berfokus pada jumlah pengikut, subscriber, like, dan jumlah penonton. 
• Respon pelanggan: Setelah perusahaan meluncurkan promosi, biasanya perusahaan akan melihat bagaimana respon pembeli sebelum mereka memutuskan untuk membeli produk tersebut. Misalkan saja, perusahaan mengadakan kampanye pembuatan video di sosial media. Maka, dalam hal ini bisa diukur seberapa banyak orang yang mengikuti kampanye tersebut. 
• Rasio klik website: Promosi bisa dilakukan melalui sosial media, ataupun membagikan email kepada beberapa pelanggan. Mengukur seberapa banyak jumlah pelanggan yang membuka website atau melihat produk secara online dan diikuti dengan peningkatan sales adalah KPI target Marketing.
• Penulisan artikel: Beberapa perusahaan biasanya akan meluncurkan artikel secara rutin tiap bulan dengan tujuan untuk meningkatkan branding perusahaan. Seberapa banyak artikel yang harus dirilis dan bagaimana efeknya terhadap customer engagement merupakan satu contoh KPI Marketing.

3. KPI Sales

Walaupun perhitungan penjualan biasanya termasuk dalam jenis KPI Finansial, namun banyak hal non-finansial yang juga akan berpengaruh terhadap angka penjualan. Contoh KPI Sales diantaranya:

• Customer lifetime value (CLV): Nilai ukur pada seberapa banyak uang yang pelanggan rela keluarkan untuk membeli produk perusahaan.
• Customer acquisition cost (CAC): Tolak ukur KPI kerja ini berfokus pada berapa banyak biaya yang perlu dikeluarkan untuk mendapatkan pelanggan baru. Nilai CLV dan CAC selanjutnya juga bisa digunakan untuk melihat keefektifan proses promosi dalam mendapatkan pelanggan baru.
• Perhitungan pendapatan dari kontrak baru: Beberapa perusahaan biasanya bekerja dalam sektor B to B. Dalam hal ini, KPI bisa ditetapkan untuk melihat seberapa banyak penghasilan yang didapatkan dari klien baru. Besarnya nilai target penghasilan ini akan berbeda tergantung dari seberapa besarnya perusahaan klien. 
• Perhitungan waktu penandatanganan kontrak baru: Hampir mirip dengan target KPI sebelumnya, perusahaan juga biasanya mengukur seberapa lama waktu yang dibutuhkan mulai dari mendekati klien baru hingga klien bersedia untuk tanda tangan kontrak. 
• Jumlah target klien baru: Setiap perusahaan tentunya juga akan melakukan analisa kira-kira siapa saja target klien baru mereka. Berikutnya, prospek klien baru dilakukan dengan menghubungi mereka baik melalui datang secara pribadi, telepon, ataupun email. Jumlah target klien baru yang sudah dihubungi ini termasuk ke dalam salah satu KPI target Sales.

4. KPI HRD

Jenis KPI HRD lebih berfokus pada kinerja karyawan, yang diantaranya meliputi:

• Tingkat Absensi: Perhitungan jumlah hari absen karyawan dapat menentukan apakah karyawan bahagia atau justru tidak nyaman dengan pekerjaannya. 
• Jumlah jam lembur: Perhitungan jumlah jam kerja lembur digunakan untuk mengetahui apakah karyawan kelelahan bekerja atau tidak. 
• Tingkat kepuasan karyawan: Data ini biasanya dilihat dari survei kepuasaan karyawan yang dilakukan setiap tahun. Survei yang sama setiap tahunnya dianggap mampu membantu perusahaan untuk menganalisa perubahan dari tahun ke tahun. 
• Tingkat turnover: Jumlah karyawan yang keluar akan berdampak pada reputasi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengontrol tingkat turnover. Perusahaan selanjutnya bisa melihat bagian departemen mana yang memiliki angka turnover tinggi, dan langkah apa yang perlu dilakukan untuk menguranginya. 
• Jumlah pelamar kerja: Banyaknya jumlah pelamar kerja ke perusahaan tentunya berdampak pada reputasi baik perusahaan. Hal ini juga menandakan apakah informasi lowongan kerja tersampaikan secara luas dan dapat meningkatkan probabilitas untuk mendapatkan talent unggul. 

5. KPI Operasional

Jenis KPI ini lebih berfokus pada tingkat pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Bagaimana seluruh karyawan memberikan pelayanan merupakan salah satu tolak ukur KPI Operasional. 

Tolak ukur ini bergantung pada jenis bisnis. Contohnya: 

• Bisnis jasa online: mengoptimalkan customer service untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan.
• Bisnis online shop: meningkatkan efisiensi sistem penjualan dan pengiriman barang untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan. 

6. KPI Pertumbuhan

Jenis KPI metrics adalah nilai ukur kemajuan bisnis. Contoh KPI ini misalnya jumlah pengunjung website, jumlah pelanggan, jumlah rekan perusahaan, aliran kas, dan sebagainya. Dalam hal ini, pengumpulan data perlu melibatkan beberapa departemen di perusahaan. 

Untuk menambah pemahaman kamu terhadap apa itu KPI, mari kita lihat berbagai contoh KPI karyawan untuk periode 1 tahun, di bawah ini:

1. KPI Finansial

2. KPI Marketing

3. KPI Human Resource

Penyusunan KPI karyawan tentunya tidaklah mudah. Penyusunan ini membutuhkan keterlibatan banyak departemen hingga membutuhkan waktu lama. Walaupun begitu, kamu tidak perlu khawatir. Berikut, Cake jabarkan beberapa tips efektif cara membuat KPI. 

1. Identifikasi KPI

Cara membuat KPI sangat tergantung dari jenis bisnis kamu. Langkah pertama yang perlu kamu lakukan adalah membuat skala prioritas. Target apa yang paling penting yang harus dicapai dalam perusahaan di waktu tertentu. 

Beberapa contoh di bawah ini akan membantu kamu identifikasi KPI perusahaan.

Peningkatan revenue

Peningkatan customer engagement 

2. Tetapkan Tolak Ukur

Selanjutnya, tetapkanlah tolak ukur kuantitatif untuk setiap poin KPI perusahaan yang ditentukan. Kamu bisa melibatkan manajer setiap divisi untuk menentukan angka yang realistis. 

Penentuan tolak ukur ini sangat penting untuk mengukur apakah karyawan berhasil atau tidak dalam mencapai target. KPI target juga akan membuat organisasi kamu mengerti arah dan tujuan bisnis, bukan sekedar kumpulan karyawan yang mengerjakan rutinitas sehari-hari. 

Beberapa contoh KPI dengan tolak ukur, diantaranya:

• Mencapai omzet 6 milyar rupiah pada akhir tahun 2022
• Memproduksi 12 ribu produk setiap bulan
• Membuat 25 konten sosial media setiap bulan
• Mendapatkan followers Instagram sebanyak 300 ribu pada Q2 tahun 2022

3. Rincikan KPI ke Peran-Peran Kecil

Langkah berikutnya cara membuat KPI adalah memecah KPI ke dalam KPI divisi dan KPI perseorangan. Tahap perincian ini juga penting untuk membantu memonitor siapa saja yang bertanggung jawab atas pencapaian target KPI, dan meringankan pembagian tugas sehingga masing-masing KPI bisa dikerjakan secara maksimal. 

4. Evaluasi

Pembuatan KPI dalam perusahaan akan menjadi landasan untuk periode berikutnya. Jika KPI kerja yang diterapkan tahun ini tidak tercapai, maka kamu bisa melakukan identifikasi apa yang menyebabkan hal tersebut, dan menerapkan target yang berbeda untuk KPI perusahaan periode berikutnya. Sedangkan, jika KPI karyawan bisa tercapai, maka target KPI yang lebih tinggi bisa diterapkan untuk periode berikutnya. 

Itulah penjelasan lengkap mengenai key performance indicator atau kepanjangan dari KPI. Ingatlah istilah SMART dalam membuat KPI perusahaan. Semoga berbagai jenis KPI, contoh-contoh KPI karyawan, serta berbagai tips cara membuat KPI yang efektif bisa membantu perusahaan kamu berjalan lebih maksimal. 

Cake adalah situs lowongan kerja yang banyak peminatnya dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di Cake! Atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Fiorency Santoso ---