Memahami Cara Kerja Applicant Tracking System: Berbeda dengan CRM

Sudahkah Anda menggunakan applicant tracking system?

Dalam proses rekrutmen, biasanya kesulitan yang dialami adalah ketika memilah CV kandidat yang sesuai kualifikasi perusahaan. Jika kandidat yang melamar sedikit, mungkin Anda masih bisa memilih secara manual. Apa yang terjadi jika jumlah pelamar meningkat? Anda membutuhkan perangkat otomatis untuk memilih CV pelamar tersebut.

Seiring perkembangan teknologi, istilah ATS atau applicant tracking system sudah sering digunakan para perekrut. Software ini memudahkan perekrut untuk memilih CV berdasarkan kualifikasi perusahaan. Simak penjelasan berikut mengenai penggunaan ATS dalam memudahkan proses perekrutan. 

ATS singkatan dari applicant tracking system adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola proses perekrutan, mulai dari posting lowongan kerja secara online, memantau aktivitas perekrutan, menyortir CV kandidat, dan mempercepat proses perekrutan. Dengan adanya ATS, perusahaan tidak perlu menyortir ratusan bahkan ribuan CV pelamar yang masuk.

Seperti yang disebutkan diatas, ATS adalah perangkat lunak yang mempercepat proses perekrutan. Oleh karena itu, ada dua industri yang sangat membutuhkan sistem ATS recruitment, yaitu perusahaan dan agensi perekrutan. 

ATS recruitment memungkinkan perusahaan untuk posting lowongan, memanfaatkan karyawan perusahaan sebagai referensi pencarian kandidat melalui rujukan karyawan, fitur pengurai CV yang canggih dan otomatis, seleksi kandidat sesuai dengan kualifikasi, dan integrasi sistem HRIS perusahaan. Untuk agensi perekrutan, ATS membantu menjangkau pelamar di seluruh dunia, mengurai CV ke database ATS, menyaring pelamar yang masuk, mengirim pesan massal kepada seluruh database, membuat laporan instan.

Banyak perusahaan memanfaatkan fitur ATS adalah untuk memudahkan menyaring CV pelamar. Misalkan jika perusahaan sedang merekrut kandidat untuk marketing, tapi ada kandidat content marketing yang melamar, ATS bisa membantu perusahaan menyimpan CV tersebut dan digunakan jika posisi yang merekrut posisi yang sesuai. 

Melalui sistem ATS, perusahaan tidak perlu lagi repot mengelola lamaran satu per satu, semuanya diatur secara otomatis sehingga tim HR bisa lebih fokus pada hal strategis. Berikut cara kerja ATS yang perlu employers pahami:

Bagaimana ATS Bekerja?

1. Pengumpulan Lamaran Secara Terpusat
   ATS mengumpulkan lamaran kerja yang masuk melalui berbagai saluran, seperti portal karir perusahaan, job board, atau email. Semua data kandidat—mulai dari CV, surat lamaran, hingga dokumen pendukung lainnya—disimpan dalam satu database terintegrasi.
2. Penyaringan Otomatis dengan Algoritma
   Sistem ATS menggunakan algoritma untuk menyaring dan mengurutkan CV berdasarkan kata kunci, pengalaman, dan kriteria yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Dengan demikian, hanya kandidat yang memenuhi syarat yang akan diloloskan ke tahap berikutnya.
3. Kolaborasi Tim yang Lebih Mudah
   Data kandidat yang tersimpan dapat diakses oleh seluruh tim rekrutmen. Baik HR maupun hiring manager bisa memberikan feedback, menambahkan catatan, serta melacak status lamaran secara real time dari satu dashboard, sehingga proses evaluasi jadi lebih transparan dan kolaboratif.
4. Automasi Komunikasi dan Penjadwalan
   ATS secara otomatis mengirim notifikasi atau email kepada kandidat mengenai status lamarannya, menjadwalkan wawancara, dan mengatur alur komunikasi. Fitur ini membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif dan memberikan pengalaman yang lebih positif bagi pelamar.
5. Pelaporan dan Analitik untuk Evaluasi
   Dengan fitur pelaporan, ATS menyediakan data penting seperti waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, jumlah lamaran yang diterima, dan sumber pelamar terbaik. Informasi ini sangat berguna untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses rekrutmen ke depannya.

ATS recruitment bukan hanya sekedar perangkat lunak untuk membantu proses rekrutmen, tapi ada segudang manfaat ketika perusahaan menggunakan ATS untuk proses rekrutmen karyawan. Beberapa manfaat ATS adalah sebagai berikut:

1. Proses rekrutmen menjadi lebih cepat

Manfaat utama dalam ATS adalah menyatukan berbagai informasi dan menawarkan sistem “all-in-one”. Fitur ini memungkinkan perusahaan membuat jadwal wawancara, menghubungi kandidat, hingga membuat laporan mengenai data kandidat. Tentu saja, semua kegiatan ini dilakukan dalam platform yang sama. Dengan demikian bisa mempercepat proses rekrutmen, karena perusahaan tidak perlu membuka beberapa data untuk menyaring kandidat. 

2. Membantu menemukan kandidat yang sesuai

Kandidat yang berpotensi biasanya menginginkan proses rekrutmen yang jelas dan cepat. Jika perusahaan mencari kandidat berkualitas, maka perusahaan juga harus menyediakan proses rekrutmen yang memadai untuk bisa mendapatkan kandidat sesuai kualifikasi. Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan sistem ATS supaya proses perekrutan bisa lebih efisien. 

3. Mempermudah proses wawancara

ATS adalah perangkat lunak yang sangat efisien digunakan karena memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam menentukan kriteria penyaringan atau ulasan CV pelamar, memberikan respon, dan juga kualifikasi penilaian untuk seluruh pelamar. Perusahaan bisa secara efektif mengevaluasi kandidat berdasarkan kualifikasi tertentu, membuat respon yang aktif, dan mencatat penilaian kandidat dengan mudah. Kemudian dari proses penyaringan tersebut, perusahaan bisa menjadwalkan wawancara untuk kandidat yang lolos. 

4. Mempermudah mengelola data kandidat

Ketika perusahaan berhadapan dengan jumlah kandidat yang banyak, seringkali memakan waktu dalam mengelola data kandidat. ATS memiliki kemampuan untuk menyimpan berbagai data dan informasi serta mengolahnya secara otomatis. Data ini juga bisa diakses oleh tim perekrut yang terlibat proses rekrutmen. 

5. Meningkatkan employer branding perusahaan

Seperti disebutkan di atas, calon karyawan cenderung memilih perusahaan dengan proses rekrutmen yang jelas dan cepat. Jika perusahaan memaksimalkan sistem ATS dalam perekrutan, tentunya akan meningkatkan employer branding perusahaan. Perusahaan dengan employer branding yang baik adalah perusahaan yang bisa mengelola karyawan maupun calon karyawan dengan baik. Salah satunya ialah dengan proses rekrutmen yang baik. 

Kini perusahaan juga bisa menggunakan layanan third party untuk meningkatkan employer branding. Tingkatkan employer branding perusahaan dengan layanan dari Cake. Bagikan nilai perusahaan, fasilitas untuk karyawan, serta beberapa tips untuk bergabung dengan perusahaan dengan strategi event activation bersama Cake. 

Setelah penjelasan mengenai apa itu ATS, ada beberapa perbedaan antara ATS dan CRM. CRM atau candidate relationship management system yaitu sebuah sistem untuk menarik kandidat potensial sebelum adanya kebutuhan untuk mengisi posisi tertentu. 

Biasanya perekrut menggunakan sistem CRM untuk menyaring kandidat pasif dan memenuhi syarat, kandidat yang pernah melamar, kandidat yang belum pernah melamar, maupun pelamar kerja yang masih aktif. CRM membantu perekrut membangun hubungan dengan pelamar sehingga bisa mendapatkan kandidat secara cepat seiring meningkatnya jumlah kebutuhan baru. 

Sebaliknya, ATS adalah sistem yang didesain untuk mempermudah proses perekrutan dan mengelola pelamar aktif. Tujuan utama ATS adalah untuk mempersingkat proses perekrutan dan meningkatkan efisiensi ketika wawancara dalam jumlah pelamar yang sangat banyak. 

Jadi bisa disimpulkan bahwa ATS hanya memberikan data yang dimasukkan oleh pelamar ketika melamar ke perusahaan, sedangkan CRM memungkinkan perusahaan mengumpulkan data yang ditemukan tentang referensi kandidat potensial.

Bagaimana proses rekrutmen dengan menggunakan ATS recruitment ini? Tahapannya cukup sederhana, namun bisa sangat berguna bagi perusahaan yang sedang merekrut.

1. Lowongan kerja dipasang

Tentunya langkah pertama yang harus dilakukan perusahaan adalah memasang iklan lowongan kerja agar calon kandidat bisa mengetahui bahwa perusahaan sedang merekrut. Perusahaan bisa menggunakan platform online yang menyediakan jasa pasang iklan lowongan kerja. Dengan memanfaatkan platform iklan lowongan kerja, Anda bisa menarik minat pelamar kerja untuk melamar ke perusahaan. 

2. Kandidat melamar kerja

Kandidat potensial akan melamar kerja jika memiliki kualifikasi yang sesuai. Jika perusahaan memasang beberapa lowongan kerja, maka jumlah pelamar yang masuk juga tidak sedikit. Terlebih, jika menggunakan platform pasang lowongan kerja yang bisa membantu promosi lowongan tersebut, perusahaan bisa mendapat jangkauan yang lebih luas. 

3. CV parsing

Tim perekrut pasti tidak memiliki waktu yang banyak untuk memilih dan menyaring semua CV yang masuk. Di sinilah ATS menjalankan fugnsinya. Dengan adanya ATS, perusahaan tidak perlu menyaring satu per satu CV yang masuk. ATS bisa secara otomatis memilah, mengurutkan, dan memberi peringkat berdasarkan seberapa cocok CV tersebut dengan kualifikasi yang diberikan perusahaan. Permudah proses rekrutmen perusahaan Anda dengan applicant tracking system Cake!

4. Pengiriman jadwal interview kepada kandidat

Dari ratusan bahkan ribuan CV yang perusahaan terima, ATS akan menyaringnya terlebih dahulu. Setelah ATS memilah CV pelamar kerja, perusahaan bisa dengan lebih mudah melihat CV yang lebih berpotensi dan sesuai kualifikasi. Setelah Anda menentukan kandidat mana yang bisa lolos ke tahap wawancara, Anda bisa langsung menghubungi kandidat tersebut untuk mengirimkan jadwal wawancara. 

5. Pelamar kerja mendapatkan tawaran kerja

Proses wawancara bisa jadi lebih singkat karena Anda tidak perlu menyaring CV secara manual. Setelah wawancara, perusahaan bisa langsung memberikan penawaran kerja kepada kandidat yang dianggap berpotensi. 

Cake adalah platform rekrutmen dengan +8 juta database talenta di talent pool global. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Didukung teknologi ATS Cake AI dan Recruitment Consultant profesional, mulai temukan talenta berkualitas lebih cepat!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.