Back Office là gì? Các vị trí Back Office phổ biến

“Back Office là gì?” không phải là câu hỏi hiếm gặp đối với những ai lần đầu tiếp xúc với cụm từ này. Khi nhắc đến bất kỳ doanh nghiệp nào, mọi người thường tưởng tượng đến những yếu tố như: mặt tiền cửa hàng, logo, sản phẩm, dịch vụ hoặc chiến dịch Marketing. Nói cách khác, chúng ta đều định nghĩa doanh nghiệp bằng thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng và thông điệp của họ.

Tuy nhiên, đằng sau vẻ ngoài “hấp dẫn” và những dịch vụ, sản phẩm chất lượng đó chính là Back Office, bộ phận quan trọng giúp cung cấp nền tảng cho sự phát triển của công ty. Sau khi hiểu được bộ phận Back Office bao gồm những ai, công việc Back Office là như thế nào, Front Office là gì… bạn có thể dễ dàng biết được mình phù hợp với điều gì và có định hướng nghề nghiệp phù hợp.

Khi tham gia thị trường lao động, có thể bạn sẽ được nghe đến khái niệm “BO”. BO là viết tắt của từ “Back Office”. 

• “Back” là gì? “Back” trong tiếng Anh có nghĩa là “trở lại” hoặc “phía sau”.
• “Office” là gì? Từ này được hiểu là “Văn phòng” hoặc “Bộ phận”. 

Từ đó, có thể hiểu rằng “Back Office” là một thuật ngữ chỉ một nhóm các bộ phận “đứng phía sau” của một doanh nghiệp. Họ không hiện diện trực tiếp để mọi người có thể dễ dàng nhận thấy như một vài bộ phận khác.

• Front Office là nhóm nhân viên có nhiệm vụ thu hút khách hàng mới và “giữ chân” khách hàng hiện tại. Nhìn chung, họ là nhóm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. 
• Ngược lại, bộ phận Back office được tạo ra để phục vụ các công việc do Front Office thực hiện và không có tương tác với khách hàng của công ty. 

Hãy thử tưởng tượng, một bộ phim thành công được đưa lên màn ảnh rộng là tổ hợp công sức của rất nhiều cá nhân khác nhau, bao gồm những người diễn viên thực thụ và cả một đoàn làm phim đông đảo, tận tâm làm việc ở hậu trường.

Tương tự với một doanh nghiệp, sẽ bao gồm những bộ phận “hiện diện” trước mắt mọi người (giống như những diễn viên), ví dụ: nhân viên sales, hay bộ phận chăm sóc khách hàng. Và, không thể thiếu một “đội ngũ” hậu cần mạnh mẽ đứng phía sau xử lý nhiều chức năng vận hành quan trọng - chẳng hạn như kế toán, nhân sự, công nghệ thông tin (CNTT)…

1. Giải quyết những công việc quan trọng.

Bộ phận Back Office hỗ trợ các công đoạn quan trọng như: quản lý đặt hàng sản phẩm, tuyển dụng nhân viên, ghi lại giao dịch, giải quyết các tranh chấp pháp lý, lưu trữ dữ liệu, quản lý hàng tồn kho, bao gồm giám sát mức tồn kho, sắp xếp lại nguồn cung cấp và dự báo nhu cầu,…

2. Giúp phát hiện rủi ro tiềm ẩn.

Bộ phận Back office hoạt động càng hiệu quả và thông minh thì càng hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn. Các nhân viên cũng có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn, chẳng hạn như tình trạng hết hàng tồn kho sắp xảy ra có thể ảnh hưởng đến doanh số, phát hiện các rủi ro liên quan đến pháp lý trong quá trình đặt hàng, hay những lỗi sai phát sinh trong quy trình giao dịch,…

3. Hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh.

Back office cũng đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch chiến lược. Nhân viên bộ phận Back Office tích hợp và dữ liệu chính xác, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể tiếp cận với nguồn thông tin cập nhật phong phú thúc đẩy chiến lược.

Công việc Back Office đòi hỏi sự liên tục để có thể hỗ trợ kịp thời cho nhân viên Front Office và góp phần cho hoạt động kinh doanh của công ty.

1. Các vị trí back office trong ngân hàng

1.1 Nhân viên thủ tục cho vay

Nhân viên bộ phận Back Office thuộc nhóm quản lý các khoản vay sẽ giữ vai trò chuẩn bị hồ sơ cho vay, ghi sổ khoản vay, theo dõi bảo hiểm và gửi hồ sơ tài sản thế chấp đã được ký kết. Bên cạnh đó, họ còn quản lý hệ thống dữ liệu, scan tài liệu để tạo hồ sơ điện tử, thực hiện thanh toán, điều chỉnh các sửa đổi và gia hạn khoản vay.

Mức lương cơ bản: 10 - 15 triệu đồng/tháng.

1.2 Nhân viên quản lý hoạt động tiền gửi

Nhân viên quản lý hoạt động tiền gửi có nhiệm vụ lên kế hoạch cho các tài khoản mới, xử lý các tình huống ngừng thanh toán và không đủ tiền, đồng thời gửi báo cáo cho cấp trên. 

Ngoài ra, bộ phận Back Office này còn giữ vai trò phát hành lại thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ nếu thẻ của khách hàng hoặc thành viên bị mất hoặc bị đánh cắp. 

Mức lương cơ bản: 10 - 15 triệu đồng/tháng.

1.3 Nhân viên phân tích rủi ro

Mặc dù tại một số tổ chức tài chính, hoạt động thẩm định được thực hiện bởi chính bên cho vay (là người trực tiếp với chủ tài khoản), nhưng nhìn chung, hoạt động thẩm định thường được coi là một vị trí thuộc bộ phận Back Office.

Nhóm phân tích rủi ro chịu trách nhiệm giám sát các khoản đầu tư và xác định những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư của công ty, cung cấp cho doanh nghiệp những khuyến nghị giúp hạn chế rủi ro trong tương lai. Nhân viên phân tích rủi ro sử dụng các kỹ năng phân tích, chiến lược và đàm phán mạnh mẽ.

Mức lương cơ bản: 12 - 18 triệu đồng/tháng.

2. Kế toán

Người làm nghề kế toán trong ngân hàng sẽ đảm nhận các đầu công việc Back Office như: duy trì hồ sơ tài chính, phân tích tài khoản và chuẩn bị các mục nhập sổ cái chung. Họ cần có kỹ năng về toán học, giao tiếp, suy nghĩ logic và biết để ý đến tiểu tiết. Ngoài ra, kế toán viên cũng có thể lập ngân sách hoặc báo cáo và trao đổi với các nhà chiến lược hoặc giám đốc điều hành khác về chi tiêu và doanh thu.

Mặt khác, bên cạnh dự báo dòng tiền, đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm cũng sẽ giúp doanh nghiệp xác định và khắc phục những điểm thiếu hiệu quả gây tốn kém, dự đoán chu kỳ tuyển dụng của bạn và thiết lập các chính sách và quy trình phù hợp với lợi nhuận của công ty.

Mức lương cơ bản: 12 - 15 triệu đồng/tháng.

3. Nhân sự

Đặt “nền móng” cho việc tuyển dụng và phát triển nhân lực hùng hậu. Công việc Back Office liên quan đến hành chính nhân sự còn bao gồm cả nhiệm vụ quản lý quyền lợi cho người lao động, duy trì hồ sơ nhân viên,… Vị trí này đòi hỏi nhân viên cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả và năng lực tổ chức các hoạt động trong doanh nghiệp.

Mức lương cơ bản: 10 - 15 triệu đồng/tháng. 

4. Tài chính

Đây là một trong các vị trí Back Office trong ngân hàng vô cùng quan trọng, giữ vai trò phân tích tài chính, thống kê chi tiêu, hạch toán tài chính, quản lý đầu tư của công ty, phát triển chiến lược tài chính và phân tích hiệu suất tài chính,…

Mức lương cơ bản: 12 - 18 triệu đồng/tháng.

5. Công nghệ thông tin

Nhân viên CNTT của bộ phận Back Office chịu trách nhiệm quản lý và duy trì cơ sở hạ tầng công nghệ, nền tảng và ứng dụng của công ty, hỗ trợ kỹ thuật, quản trị viên mạng, quản lý cơ sở dữ liệu, lập trình viên và kỹ sư bảo mật.

Trong lĩnh vực ngân hàng, yếu tố bảo mật là vô cùng quan trọng. Do đó, nhân viên CNTT sẽ giữ nhiệm vụ quản lý phần cứng và phần mềm, thực hiện các chương trình và báo cáo, giám sát an ninh mạng của ngân hàng hoặc hợp tác tín dụng và xử lý việc xử lý séc nội bộ. 

Mức lương cơ bản: 10 - 15 triệu đồng/tháng. 

6. Pháp lý

Công việc của nhân viên pháp lý Back Office là chịu trách nhiệm biên soạn và xem xét nội dung hợp đồng cũng như các văn bản pháp lý khác, tiến hành nghiên cứu, quản lý hồ sơ vụ việc và tư vấn cho công ty về các tranh chấp pháp lý…

Mức lương cơ bản: 12 - 18 triệu đồng/tháng.

7. Phân tích dữ liệu

Nhân viên phân tích dữ liệu (Data Analyst) thuộc bộ phận Back Office sẽ tận dụng kiến thức và kỹ năng chuyên môn để giải thích, phân tích và triển khai hệ thống thu thập dữ liệu. Họ cũng phát triển các báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu, từ đó cung cấp những thông tin giá trị cho hoạt động phát triển chiến lược kinh doanh của công ty. 

Vai trò phân tích dữ liệu yêu cầu ứng viên phải là có kỹ năng tính toán giỏi, sử dụng thành thạo các công cụ cần thiết, thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và có thể phân tích dữ liệu chính xác.

Mức lương cơ bản: 12 - 15 triệu đồng/tháng. 

📍Kết luận:

Thông qua bài viết này, Cake hy vọng đã có thể giúp bạn giải đáp Back Office là gì và vai trò của nhóm này là như thế nào. Nhìn chung, bộ phận Back office đóng vai trò thiết yếu trong thành công của công ty, cung cấp hỗ trợ hành chính cho các tương tác tuyến đầu của doanh nghiệp với khách hàng. Công việc Back Office của từng doanh nghiệp sẽ bao gồm rất nhiều vị trí chuyên môn khác nhau, đòi hỏi những kỹ năng mềm khác nhau và chất lượng ứng viên đa dạng. 

Tìm hiểu thêm những bài viết khác của Cake và cùng nhau định hướng, phát triển sự nghiệp nhé!

--- Tác giả bài viết: Irene Nguyen ---