HR Wajib Tahu! 3 Cara Efektif Melakukan Background Check

Karyawan adalah salah satu faktor yang menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, proses rekrutmen karyawan baru perlu dilakukan dengan hati-hati. Tidak hanya melalui penyaringan CV dan wawancara, tetapi pre employment background check juga perlu dilaksanakan.

Background check adalah tahap penting dalam proses rekrutmen untuk menemukan kandidat yang tepat untuk mengisi jabatan di perusahaan. Ini juga akan memastikan perusahaan untuk menghindari risiko merekrut karyawan yang salah.

Oleh karena itu, dalam proses rekrutmen tidak hanya perlu menyiapkan pertanyaan wawancara saja, tetapi juga perlu menyiapkan proses background check. Baca lebih lanjut artikel Cake ini untuk memahami lebih lanjut tentang background check karyawan.

Dilansir dari Forbes, background check adalah proses yang dilakukan oleh pemberi kerja untuk memverifikasi informasi yang diberikan oleh pelamar kerja. Tujuan utama dari background check adalah untuk menghindari risiko mempekerjakan karyawan yang mungkin menimbulkan masalah bagi perusahaan.

Dalam proses background check karyawan, tim HRD akan memverifikasi keakuratan informasi karyawan sesuai yang tertulis di CV atau surat lamaran. Biasanya, pertanyaan background check akan seputar verifikasi identitas, riwayat kerja sebelumnya, catatan kriminal, riwayat kredit, latar belakang pendidikan, serta kontak dan tempat tinggal.

Dikutip dari sebuah artikel LinkedIn, 80% dari CV yang diberikan oleh pelamar kerja berisi data palsu, 75% profil Linkedin dimanipulasi, dan 90% informasi dibuat-buat agar terlihat mengesankan. Jadi, tim HRD perusahaan tidak dapat bergantung sepenuhnya pada informasi yang tersedia di CV para kandidat. 

Selain memverifikasi fakta yang tertulis di CV, ada banyak informasi lainnya yang juga perlu diverifikasi faktanya. Di sinilah perlunya dilakukan pre-employment background check. Merekrut karyawan yang salah memperbesar kemungkinan terjadinya pencurian aset, korupsi, dan tindakan buruk lainnya yang merugikan dan dapat merusak reputasi perusahaan.

Meski background check interview tidak sepenuhnya menjamin perusahaan untuk menemukan karyawan yang tepat, proses ini dapat membantu untuk memahami lebih dalam siapa kandidat yang direkrut. Selebihnya, background check adalah salah satu cara yang dapat mengungkap fakta tersembunyi yang mungkin memiliki potensi timbulnya masalah di masa depan.

Tujuan lain dari background check yaitu:

• Mengetahui alasan mengapa kandidat meninggalkan posisi sebelumnya
• Mengetahui pencapaian atau kesulitan kandidat di tempat kerja sebelumnya
• Memverifikasi identitas kandidat
• Memastikan kebenaran latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja
• Memastikan bahwa karyawan tidak memiliki catatan buruk dalam database kriminal
• Mencegah terjadinya pembongkaran data rahasia perusahaan

Komponen spesifik dari background check oleh HRD berbeda-beda bergantung pada kebijakan perusahaan. Namun, penting untuk memastikan bahwa pre-employment background check dijalankan dengan benar untuk menghindari pelanggaran sumber daya manusia. Berikut adalah cara melakukan background check yang efektif:

1. Beritahu Kandidat Terlebih Dahulu

Kandidat memiliki hak untuk diberitahu terlebih dahulu akan adanya pre employment background check. Jelaskan juga kepada kandidat bahwa background check adalah bagian dari penyaringan pelamar kerja.

2. Dapatkan Persetujuan Secara Tertulis

Pemberi kerja pun harus mendapatkan persetujuan dari kandidat sebelum proses background check karyawan dilaksanakan. Sampaikan kepada kandidat bahwa langkah selanjutnya yaitu menandatangani surat kuasa untuk background check interview.

3. Prosedur Background Check Karyawan yang Terstruktur

Data yang biasanya perlu dikonfirmasi selama proses background check adalah:

• Latar Belakang Pendidikan
• Riwayat Pekerjaan Sebelumnya
• Catatan Kriminal
• Riwayat Kesehatan
• Lisensi dan Sertifikasi 
• Surat Referensi
• Jejak Digital dan Media Sosial
• Pemeriksaan Narkoba
• Laporan Kredit
• Kontak dan Tempat Tinggal

Agar proses perekrutan berjalan dengan efektif hingga akhir, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh tim yang bersangkutan. Lantas, apa saja yang harus dihindari oleh tim HRD ketika melakukan background check karyawan?

1. Tidak Memiliki Kebijakan Background Check

Background check oleh HRD perlu dilakukan secara konsisten agar data yang diperoleh lengkap dan juga konsisten. Maka, perusahaan perlu menetapkan kebijakan atau aturan secara tertulis yang menjadi panduan tim HRD ketika melaksanakan background check interview.

2. Hanya Menggunakan Media Sosial Sebagai Sumber

Media sosial memang merupakan media yang bisa digunakan untuk memahami latar belakang kandidat. Tetapi, hindari mengandalkan media sosial sebagai satu-satunya sumber untuk menggali informasi, karena banyak juga orang memanipulasi informasi diri di media sosial. Ini akan menyebabkan terjadinya kesalahan dalam background check karyawan.

3. Tidak Memverifikasi Pengalaman Kerja dan Pendidikan 

Menurut survei dari CareerBuilder, 58% manajer perekrutan mengatakan mereka menemukan kebohongan pada CV pelamar kerja. Di sinilah background check dilakukan untuk memverifikasi pengalaman kerja dan pendidikan kandidat. Ini juga bisa menjadi kesempatan untuk menilai karakter kandidat.

4. Tidak Meminta Izin dari Kandidat

Sebelum melaksanakan background check karyawan, perusahaan harus meminta izin tertulis kepada kandidat. Akan lebih baik lagi jika memperoleh tanda tangan dari kandidat.

5. Memiliki Bias dalam Proses Rekrutmen

Selama proses background check berlangsung, perusahaan harus memastikan tidak ada bias. Bias dapat muncul karena faktor usia, ras, agama, dan jenis kelamin. Proses rekrutmen harus dilaksanakan secara adil dan tidak memihak.

Kesimpulan

Nah, itulah penjelasan apa itu background check, tujuan, cara melakukan background check, hingga hal-hal yang perlu dihindari ketika melakukan background check. Untuk menemukan karyawan yang tepat dan bisa membantu perusahaan mencapai kesuksesan, coba terapkan background check dalam proses perekrutan. Selain itu, untuk mempermudah dalam menemukan kandidat berkualitas, Hubungi tim Cake Recruitment Consulting untuk mendapatkan berbagai informasi dari para profesional yang berpengalaman!

Cake adalah situs lowongan kerja dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di Cake! Atau biarkan kami jadi Recruitment Consultant perusahaanmu untuk menemukan talenta yang terbaik! Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Aileen Gabriella ---