BCP là gì? Quy trình xây dựng Business Continuity Plan

 Cố vấn chiến lược toàn cầu Jeroen Kraaijenbrink từng nói: “Chiến lược là một cách độc đáo để tạo ra giá trị bền vững”. Vậy nên trong bối cảnh thị trường đầy biến động, hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm đến các phương án đề phòng rủi ro có thể xảy đến bất cứ lúc nào. Trong đó, Business Continuity Plan (BCP) được nhắc đến nhiều nhất bởi đây chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định trong các cuộc khủng hoảng về kinh tế - xã hội. 

Vậy BCP là gì? Business Continuity Plan đóng vai trò gì trong doanh nghiệp và quy trình xây dựng hoàn chỉnh như thế nào? Hãy cùng Cake khám phá câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây.

Trong tiếng Anh, BCP là tên viết tắt của Business Continuity Plan. Đây được coi là “bí kíp sinh tồn” giúp doanh nghiệp vực dậy và duy trì hoạt động trong thời kỳ khủng hoảng; đồng thời giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất. 

Trước khi tìm hiểu Business Continuity Plan là gì, chúng ta cần hiểu rõ Continuity là gì và Business Plan là gì. 

Continuity được hiểu là sự duy trì hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn, ngay cả khi có rủi ro hoặc sự cố xảy ra với doanh nghiệp. Trong khi đó, Business Plan (Kế hoạch kinh doanh) được hiểu là một bản phác thảo hay mô tả chi tiết mục tiêu kinh doanh, chiến lược phát triển, kế hoạch tài chính và cách thức vận hành của doanh nghiệp. 

1. Giảm thiểu rủi ro và tác động tiêu cực từ các cuộc khủng hoảng.

Một bản BCP hoàn chỉnh có khả năng giúp doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau giai đoạn khủng hoảng hay chịu ảnh hưởng trực tiếp từ như thiên tai, tấn công mạng hay đại dịch; từ đó, giảm thiểu tối đa hao hụt nguồn lực về tài nguyên và con người.

Ví dụ: Khi đại dịch Covid-19 bùng phát khiến nhiều doanh nghiệp phải đóng cửa, Tập đoàn Microsoft đã nhanh chóng chuyển hình thức làm việc từ Onsite Working sang Remote để duy trì hoạt động và đảm bảo an toàn cho 100% nhân viên.

2. Xây dựng niềm tin thương hiệu vững mạnh.

Việc xây dựng Business Continuity Plan vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt với mọi tình huống, tạo tiền đề xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư nhằm tăng lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường đầy khốc liệt. 

Ví dụ: Nền tảng Facebook khi gặp sự cố rò rỉ dữ liệu nửa tỷ người dùng trong năm 2019 đã lập tức lên chiến dịch truyền thông giải thích nguyên nhân, ra mắt tính năng bảo vệ và kêu gọi người dùng cảnh giác. Nhờ thế mà chỉ sau 4 năm Facebook đã cán mốc hơn ba tỷ người dùng, tương đương hơn ⅓ dân số thế giới. 

3. Tăng cường quan hệ đối tác.

Một doanh nghiệp có quy trình làm việc minh bạch, ổn định và chiến lược quản lý rủi ro rõ ràng sẽ thu hút nhiều cơ hội hợp tác và khiến đối tác, khách hàng tin tưởng, muốn hai bên đồng hành lâu dài hơn. 

Ví dụ: Để đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn ngay cả khi xảy ra thiên tai hay khủng hoảng kinh tế, Amazon đã ra mắt dịch vụ Chuỗi cung ứng hoàn toàn tự động có tích hợp robot với kho hàng để xử lý và vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, giảm thiểu sai sót. 

4. Nâng cao tinh thần trách nhiệm, tăng sự gắn kết trong tổ chức.

Việc doanh nghiệp chú trọng xây dựng Business Continuity Plan chính là lời cam kết về giá trị cốt lõi của doanh nghiệp trong việc đảm bảo phúc lợi cho toàn bộ nhân sự trước mọi tình huống, cả về mặt tài chính lẫn đời sống tinh thần. Đây cũng là nguồn động lực thúc đẩy họ cống hiến và đưa doanh nghiệp vững vàng vượt qua khó khăn, phát triển thịnh vượng. 

Ví dụ: Trong trận động đất Tohoku tại Nhật Bản vào tháng 3/2011, Toyota đã tiến hành đình chỉ 3 nhà máy, di dời nhân viên khỏi khu vực nguy hiểm đồng thời kích hoạt sản xuất tại các nhà máy khác giúp công ty duy trì vận hành mà vẫn đảm bảo an toàn cho nhân viên. 

5. Tuân thủ quy định về mặt pháp lý.

Việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn chỉnh giúp các doanh nghiệp hiện nay tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy,... đảm bảo hoạt động liên tục trong trường hợp khẩn cấp. 

Ví dụ về lập kế hoạch kinh doanh tuân thủ pháp lý được thấy rõ nhất ở các ngân hàng lớn của Việt Nam như Vietcombank, Vietinbank luôn cập nhật các chính sách theo hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước để đảm bảo an toàn tín dụng và quyền lợi khách hàng.

Bước 1: Phân tích và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp.

Để xây dựng một Business Continuity Plan hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ bối cảnh hoạt động hiện tại và lường trước những rủi ro tiềm ẩn để có phương án chuẩn bị tốt trước khi chúng xảy ra. 

Bước 2: Tiến hành phân tích tác động kinh doanh (BIA).

Tiếp theo doanh nghiệp tiến hành phân tích tác động kinh doanh - Business Impact Analysis (BIA) theo trình tự: 

1. Thu thập thông tin. 
2. Đo lường, đánh giá mức độ ảnh hưởng và thiệt hại nếu thực tế xảy ra.
3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên xử lý các rủi ro. 

Quá trình phân tích này tập trung khai thác lực lượng nòng cốt đóng vai trò quan trọng trong vận hành doanh nghiệp là: nhân sự, nguồn cung, cơ sở vật chất, hàng tồn kho và thông tin lưu trữ, dữ liệu. 

Bước 3: Xây dựng kế hoạch ứng phó.

Dự thảo các phương án xử lý rủi ro và trình bày chi tiết trong Business Continuity Plan từ kế hoạch sao lưu dữ liệu, quy trình khắc phục sự cố và danh sách nhân sự chịu trách nhiệm. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể chủ động đối phó với tình huống khẩn cấp.

Bước 4: Quyết định các phương án hành động.

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn và triển khai các giải pháp cụ thể theo tiêu chí: 

• Số lượng rủi ro có thể xảy ra.
• Tình trạng nguồn lực hiện tại có khả năng đáp ứng các mức độ rủi ro sắp sửa xảy ra hay không. 
• Chi phí bỏ ra. ợi ích nếu thực hiện kịch bản BCP ứng phó rủi ro. 

Bước 5: Đo lường, đánh giá và cải tiến. 

Thường xuyên kiểm tra, chạy thử kế hoạch để xác định xem BCP có thực sự hiệu quả hay không. Doanh nghiệp cần thường xuyên đo lường và đánh giá tính hiệu quả của Business Continuity Plan để xác định lỗ hổng, điểm yếu và đề xuất phương án cải tiến phù hợp.

Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp việc thực hiện Business Continuity Plan trong doanh nghiệp diễn ra đồng bộ ở các cấp, đem lại hiệu quả cao trong thực tế:

1. Đề cao vai trò của đội ngũ lãnh đạo.

Đội ngũ lãnh đạo phải là người trực tiếp tham gia, điều hành, giám sát thực thi và giữ cho hoạt động kinh doanh ở trong tầm kiểm soát, nhất là những lúc rủi ro xảy ra. Đây là vị trí chủ chốt đảm bảo việc thực thi chính sách BCP được nhất quán, liên tục và thay đổi kịp thời trong trường hợp khẩn cấp.

2. Chú trọng truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là hoạt động không thể thiếu trong quá trình triển khai Business Continuity Plan. Hoạt động này sẽ giúp đội ngũ nhân sự ý thức được vai trò và những gì mình cần làm để chung tay cùng doanh nghiệp xử lý khủng hoảng khiến hoạt động kinh doanh bị gián đoạn. 

3. Ứng dụng công nghệ.

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của Business Continuity Plan (BCP), giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn và giảm thiểu tối đa tổn thất khi xảy ra sự cố. Cụ thể, trong đại dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng nền tảng hỗ trợ làm việc từ xa như Microsoft Teams, Zoom, Slack để duy trì liên lạc, đảm bảo hiệu suất công việc và giữ an toàn cho nhân viên. 

Đối với vấn đề an ninh mạng, sự ra đời của điện toán đám mây cùng các hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu (BRD) cũng là những giải pháp công nghệ tối ưu giúp doanh nghiệp linh hoạt và chủ động hơn trong việc lưu trữ dữ liệu, quản trị rủi ro.

📍Kết luận

Hy vọng những thông tin Cake nêu trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ về thuật ngữ BCP là gì cũng như nắm bắt quy trình xây dựng, thực thi chính sách BCP thành công. Mang tới giải pháp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục trong giai đoạn khủng hoảng, Business Continuity Plan (BCP) là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với mọi nguy cơ. 

Hơn thế nữa, việc thực hiện BCP đồng bộ trong doanh nghiệp còn đảm bảo tính hiệu quả của quy trình quản lý nhân sự bài bản, giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trong thời kỳ kinh tế đầy biến động. 

Ngoài Business Continuity Plan, bạn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức chuyên sâu và công cụ quản trị hiệu quả trên Cake để tối ưu hoá quy trình vận hành tại doanh nghiệp của mình.