Deep work là gì? 4 cách giúp bạn deep work hiệu quả

Deep work, cụm từ ngày càng được nhiều người nhắc đến như một kỹ năng quan trọng trong một thế giới có quá nhiều thứ khiến chúng ta dễ dàng mất đi sự tập trung như mạng xã hội, các ứng dụng liên lạc,... Vậy deep work là gì? Làm thế nào để rèn luyện tốt phương pháp deep work trong thời đại số ngày nay? Bạn hãy cùng Cake tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Trước khi đi sâu vào khái niệm deep work là gì?, chúng ta cần nắm được “deep là gì?” và “work là gì?”. “Deep” dịch sang tiếng Việt có nghĩa là mải mê, đắm mình vào. Còn “work” là sự làm việc. 

Trái ngược với deep work là shallow work, những công việc không đòi hỏi khả năng nhận thức cũng như không tạo ra nhiều giá trị mới. Shallow work thường có thể thực hiện trong trạng thái mất tập trung như quản lý email, lướt web,... Những công việc này thường khiến chúng ta mất rất nhiều thời gian để quay về trạng thái deep work.

1. Giúp phát triển bản thân.

Deep work là cách tốt nhất để tự học những kỹ năng mới một cách nhanh chóng. Khi tập trung sâu, não của bạn sẽ tăng cường kết nối giữa các tế bào thần kinh để chúng có thể hoạt động nhanh hơn. Bên cạnh đó, một nghiên cứu cho thấy việc kết nối này chỉ có thể xảy ra khi bạn tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm. 

Ngoài ra, deep work cũng giúp hiệu quả công việc được cải thiện rõ rệt. Bạn có thể xử lý tốt nhiều nhiệm vụ hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này giúp bạn tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn so với những đồng nghiệp khác.

2. Sẵn sàng đương đầu thách thức trong công việc.

Khi deep work, não bộ sẽ chuyển sang trạng thái tối ưu nhất để bạn đối mặt và giải quyết những công việc đầy thách thức thay vì rơi vào trạng thái sợ hãi và áp lực. Và khi đạt được những thành tựu nhất định, bạn sẽ cảm nhận niềm hạnh phúc trong công việc của mình, từ đó hạn chế tình trạng quiet quitting.

3. Hạn chế tối đa sự sao nhãng trong quá trình làm việc.

Một nghiên cứu chỉ ra rằng, chúng ta có thể mất đến 20 phút để trở lại trạng thái tập trung cao độ sau khi bị gián đoạn bởi một việc gì đó. Chẳng hạn như, trong lúc soạn thảo đề xuất dự án, điện thoại của bạn thông báo có tin nhắn mới, bạn theo thói quen liếc mắt để xem nội dung tin nhắn là gì.

Dù việc này chỉ diễn ra vài giây nhưng cũng khiến bạn thoát khỏi trạng thái deep work đang có. Và ngay cả khi bạn quay lại với đề xuất dự án của mình thì một phần não vẫn đang suy nghĩ về tin nhắn vừa xem. 

4. Nâng cao khả năng sáng tạo trong công việc.

Trạng thái deep work không chỉ giúp bạn tập trung mà còn là cơ hội tuyệt vời để khám phá những ý tưởng mới, thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới không ngừng. Chẳng hạn như trong lĩnh vực Marketing, để phát triển chiến lược truyền thông (Marketing campaign) cho việc ra mắt sản phẩm mới, bạn cần ít nhất 3 giờ tập trung hoàn toàn vào việc nghĩ ý tưởng, xây dựng phác thảo và các bước triển khai sơ bộ.

5. Tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động.

Theo nghiên cứu của Asana, 60% thời gian của người lao động dành cho việc sắp xếp công việc hơn là những nhiệm vụ mang tính chiến lược, đòi hỏi các kỹ năng mà họ được tuyển để làm.

Do đó, trong khi nhiều cá nhân khác đang thiên về shallow work, thì việc sở hữu kỹ năng deep work tốt sẽ giúp bạn có thêm lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động việc làm.

✅ Lập kế hoạch công việc và phân bổ thời gian hiệu quả.

Để deep work hiệu quả, bạn cần có kỹ năng lập kế hoạch tốt, biết cách sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. Thông thường thì bạn càng cố gắng multitasking, bạn sẽ càng không thể hoàn thành công việc nào đến nơi đến chốn. Do đó, bạn cần tập trung vào duy nhất một nhiệm vụ quan trọng trong một khoảng thời gian cố định. 

Để làm được điều này, đầu tiên, bạn cần xác định được những việc cần giải quyết với mức độ ưu tiên từ cao đến thấp. Sau đó, bạn sẽ phân bổ thời gian cho từng đầu mục nhiệm vụ dựa trên mức độ cấp bách đã xác định. Nếu có những yêu cầu mới trong thời gian bạn đang tập trung, bạn cũng sẽ cảm thấy ít áp lực hơn. 

✅ Xác định đâu là những việc tiêu tốn nhiều thời gian.

Việc theo dõi chặt chẽ lịch làm việc và chủ động quản lý thời gian là vô cùng quan trọng để thực hiện phương pháp deep work thành công. Dưới đây là một vài mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn:

• Quan sát cách bản thân sử dụng thời gian: Để có thể giảm bớt shallow work, tập trung vào deep work, bạn cần quan sát cẩn thận và liệt kê tất cả công việc mà bản thân đang thực hiện hằng ngày. Sau đó, bạn hãy đánh giá mức độ tập trung của mình cho từng nhiệm vụ để biết bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho deep work so với shallow work.
• Đánh giá các cuộc họp tham gia: Hãy lập danh sách tất cả các cuộc họp bạn tham gia và đánh giá giá trị thực sự của từng cuộc họp trên thang điểm từ 1 đến 5. Bạn cũng có thể ghi chú mức độ tập trung của mình trong cuộc họp. Bằng cách này, bạn có thể xác định được những cuộc họp nào thực sự hiệu quả và những cuộc họp nào cần cải thiện.

✅ Hạn chế sự sao nhãng từ các thiết bị điện tử.

Sự sao nhãng là “kẻ thù” lớn nhất của deep work. Trong môi trường làm việc kỹ thuật số như hiện nay, việc loại bỏ hoàn toàn các thiết bị điện tử là điều gần như không thể. 

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể giảm thiểu tối đa sự phiền nhiễu từ những thiết bị này với những cách sau:

• Tắt thông báo: Ngừng nhận thông báo khi bạn cần tập trung hoàn toàn vào một công việc nào đó. Ngoài ra, bạn cũng nên đặt điện thoại cách xa bàn làm việc. Việc để điện thoại ở gần, ngay cả khi nó không phát ra âm thanh hay đang tắt, vẫn có thể tác động không tốt đến hiệu suất làm việc của bạn.  
• Cân nhắc kỹ càng khi chọn ứng dụng sử dụng: Theo nghiên cứu của Asana, trung bình một nhân viên văn phòng sẽ chuyển đổi giữa 10 ứng dụng 25 lần mỗi ngày để thực hiện công việc. Điều này khiến họ gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Vì vậy, thay vì phân tán nội dung công việc ở nhiều ứng dụng khác nhau, hãy cẩn thận lựa chọn một công cụ quản lý dự án tích hợp để giúp bạn theo dõi thông tin quan trọng một cách dễ dàng.

✅ Thiết lập chế độ nghỉ ngơi phù hợp

Dành thời gian để nạp lại năng lượng mỗi ngày có thể giúp bạn tránh tình trạng burnout cũng như duy trì thói quen deep work hiệu quả. Khi nghỉ ngơi, bạn cần tách biệt hoàn toàn bản thân với công việc, không kiểm tra tin nhắn, không nghĩ về việc soạn email hay các cuộc họp sắp tới,... 

Nếu bạn cảm thấy điều này khó, hãy thiết lập một quy trình chuẩn bị trước khi kết thúc ngày làm việc. Cụ thể, bạn hãy dành 10-20 phút để kiểm tra email lần cuối, lên kế hoạch cho công việc chưa hoàn thành và xem xét lịch trình cho ngày hôm sau. Thói quen này sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi kết thúc một ngày làm việc.

Các công cụ kỹ thuật số thường bị xem là những yếu tố gây ra sự mất tập trung. Tuy nhiên, nếu biết chọn lọc và sử dụng khéo léo, những công cụ này lại trở thành “trợ thủ đắc lực”, giúp bạn đạt hiệu quả cao trong công việc. 

Bạn có thể tham khảo những công cụ Cake gợi ý dưới đây để thực hiện phương pháp deep work hiệu quả hơn.

1. Forest - Your Focus Motivation

Forest là ứng dụng được thiết kế để giúp người dùng giảm thiểu việc sử dụng smartphone và tập trung vào công việc của mình. Ứng dụng này áp dụng phương pháp pomodoro, cho phép làm việc theo các chu kỳ và nghỉ ngơi một cách hợp lý.

Cụ thể, mỗi lần bạn sử dụng Forest, bạn sẽ gieo một hạt giống. Hạt giống này sẽ nảy mầm và phát triển trong khoảng thời gian mà bạn đã chọn, từ tối thiểu 10 phút đến tối đa 120 phút. Trong suốt thời gian này, nếu bạn rời khỏi ứng dụng Forest để sử dụng ứng dụng khác, cây không thể lớn lên và sẽ chết.

2. Week Plan - Weekly Tasks & Goals

Bạn có thể sử dụng ứng dụng này để deep work bằng cách thiết lập mục tiêu cụ thể và xếp hạng các ưu tiên của bạn. Ở phần “Parking Lot”, bạn có thể ghi lại những nhiệm vụ chưa hoàn thành, chẳng hạn như các đầu mục công việc bạn nhận được từ Microsoft Teams, email,... để chúng không xuất hiện trong lịch trình của bạn.

3. Trello 

Trello là một nền tảng quản lý dự án và hợp tác nhóm trực tuyến, áp dụng phương pháp Kanban để hỗ trợ người dùng trong việc sắp xếp công việc cũng như theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan. Giao diện của Trello thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cá nhân và mọi loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

4. Freedom

Đây là một trong những ứng dụng giúp bạn loại bỏ sự sao nhãng bằng cách chặn các trang web, ứng dụng mà bạn yêu thích, giúp bạn deep work hiệu quả hơn. Thời gian chặn sẽ tùy thuộc vào khoảng thời gian bạn cần làm việc.

5. Brain FM

Môi trường làm việc ồn ào có thể cản trở việc bạn deep work, nhưng điều này không đồng nghĩa mọi loại âm thanh đều khiến bạn mất tập trung. Thực tế, chọn đúng loại nhạc để nghe có thể giúp bạn tăng khả năng tập trung, khơi dậy sự sáng tạo để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ trước mắt. 

Điểm nổi bật của Brain.FM là sử dụng âm nhạc được tạo ra bởi trí tuệ nhân tạo và dựa trên nghiên cứu khoa học, với tần số và âm thanh có khả năng tương tác trực tiếp với não bộ. Nhờ đó, ứng dụng này hỗ trợ người dùng duy trì trạng thái tối ưu nhất cho việc học tập và làm việc.

Kết luận:

Cake mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ khái niệm deep work là gì. Việc thực hiện tốt phương pháp deep work không phải là điều dễ dàng, có thể đạt được trong một sớm một chiều. Việc rèn luyện để biến nó trở thành thói quen sẽ cần rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn không ngừng kiên trì áp dụng thì deep work sẽ là kỹ năng giúp bạn tăng năng suất làm việc một cách vô cùng hiệu quả. Chúc bạn thành công!

--- Tác giả bài viết: Liesel Phan ---