7 cách làm việc hiệu quả bạn không nên bỏ qua

Năng suất làm việc được cho là hiệu quả hoàn thành công việc của một người trong một khoảng thời gian nhất định. Khối lượng công việc tăng cao, tinh thần không ổn định, sức khỏe giảm sút, mất định hướng… là những nguyên nhân phổ biến khiến hiệu quả công việc bị giảm sút. 

Trong bài viết này, hãy cùng Cake áp dụng ngay 7 cách tăng năng suất làm việc, học hỏi các phương pháp làm việc hiệu quả, đồng thời đảm bảo sức khỏe thể chất, tinh thần và duy trì work-life balance mỗi ngày nhé!

1. Sắp xếp công việc và thời gian hợp lý 

Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò vô cùng quan trọng với một nhân viên trong thời đại mới, đồng thời cũng là một trong những cách làm việc văn phòng hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua. Trước khi bắt tay vào thực hiện một công việc nào đó, hãy ước chừng khoảng thời gian bạn sẽ hoàn thành xong và tự mình lên kế hoạch, đặt ra deadline để đảm bảo hiệu quả cuối cùng. 

Chẳng hạn, bạn cần làm công việc A trong vòng 2 tuần. Hãy chia nhỏ các nhiệm vụ cần thực hiện trong từng khoảng thời gian cố định. Ví dụ, thực hiện việc A1 trong 4 ngày, việc A2 trong 3 ngày… Cách làm việc khoa học và hiệu quả là hãy thực hiện những việc đơn giản và tốn ít thời gian trước, chắc chắn bạn sẽ nhận thấy năng suất làm việc được cải thiện rõ rệt!

2. Duy trì chế độ nghỉ ngơi hợp lý, thường xuyên

Có làm việc thì cần phải có nghỉ ngơi. Làm việc một cách liên tục sẽ đưa não bộ vào trạng thái căng thẳng, lâu dần sẽ gây mất tập trung và khiến năng suất làm việc bị giảm sút. Do đó, hãy dành ra những khoảng nghỉ ngắn từ 5-10 phút để cơ thể và não bộ được nghỉ ngơi, bạn có thể di chuyển trong văn phòng xem như một cách tập thể dục đơn giản tại văn phòng, hoặc đơn giản là trò chuyện với đồng nghiệp để xả stress.

3. Nhận thức được toxic productivity

“Toxic productivity” có nghĩa là “Năng suất độc hại”, chỉ tình trạng một số người trẻ hiện nay vì “tham công tiếc việc”, cố gắng lao động quá sức đến mức quên cả bản thân, mất dần cân bằng cuộc sống (work-life balance). 

Một số dấu hiệu cho thấy bạn đang mắc phải tình trạng toxic productivity như: 

• Làm việc không chú ý đến sức khỏe và dần quên đi những sở thích cá nhân
• Cảm thấy tội lỗi khi không làm việc
• Đảm nhận quá nhiều đầu việc cùng lúc nhưng khả năng tập trung kém
• Dễ cáu gắt và rơi vào trạng thái stress, khủng hoảng… 

Khi phát hiện những dấu hiệu này, hãy tạm ngừng thói quen làm việc của hiện tại, cố gắng học cách tăng năng suất làm việc theo kế hoạch hợp lý, đặt ra giới hạn cho bản thân, nghỉ ngơi điều độ, hạn chế tiếp xúc với các thiết bị điện tử để tâm trạng luôn được thoải mái nhất.

4. Tập trung một việc vào một thời điểm

Khả năng “đa nhiệm” của ứng viên luôn được các doanh nghiệp đánh giá cao. Tuy nhiên, bạn nên hiểu “đa nhiệm” ở đây là có khả năng thực hiện được nhiều đầu việc khác nhau, thay vì cố gắng thực hiện nhiều việc trong cùng một thời điểm. 

Một trong những cách làm việc văn phòng hiệu quả chính là tập trung vào một công việc hiện tại. Sau khi hoàn thành xong, hãy chuyển sang thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo. 

5. Đừng làm việc chăm chỉ hãy làm việc thông minh!

Bạn cần hiểu rằng, con người không phải là cỗ máy, không có khả năng hoạt động và làm việc liên tục dưới cường độ cao. Phương pháp làm việc tốt nhất chính là tìm cách để tối ưu hóa hiệu quả công việc, lao động một cách thông minh hơn thay vì ngày ngày cố gắng “vùi đầu” vào một mớ deadline, nhưng hiệu quả mang lại chẳng bao nhiêu.

Làm việc thông minh có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ, chẳng hạn như:

• Tập trung vào những công việc cần ưu tiên
• Sử dụng thêm các công cụ bổ trợ để rút ngắn thời gian hoàn thành
• Duy trì động lực của bản thân bằng cách lựa chọn những công việc phù hợp
• Tránh tình trạng “cố quá sẽ thành quá cố”, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống…

6. Đừng quên nguyên tắc 2 phút!

Nguyên tắc 2 phút được hiểu như sau: nếu có một công việc hoặc nhiệm vụ nào đó có thể thực hiện nhanh chỉ trong khoảng 2 phút, hãy làm ngay! Vì nếu trì hoãn, bạn rất dễ quên đi công việc cần làm và mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành.

7. Tạo ra không gian làm việc dễ chịu, thoải mái

Cách tăng năng suất làm việc không chỉ xuất phát từ bên trong bạn, mà còn ảnh hưởng bởi những yếu tố ngoại quan, đặc biệt là môi trường làm việc. Cần đảm bảo khu vực làm việc thoải mái, có đầy đủ ánh sáng, bạn có thể trang trí cho góc làm việc của mình với một ít vật dụng yêu thích, đồ ăn vặt cho giờ giải lao…

✅ Tối ưu hoá teamwork

Teamwork (làm việc theo nhóm) là một trong những cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp. Khi kết hợp với nhiều người khác, cá nhân sẽ tự nhận thức được vai trò quan trọng của bản thân, từ đó cố gắng hoàn thành công việc để đảm bảo thành quả cuối cùng cho cả tập thể. Hơn nữa, teamwork cũng là cơ hội tốt để nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau, hiểu được cách làm việc nhóm hiệu quả, cùng nhau rút kinh nghiệm cho những lần làm việc khác trong tương lai. 

✅ Kết hợp với việc động viên và khen thưởng nhân viên

Tạo động lực cho nhân viên cấp dưới là nhiệm vụ quan trọng của người quản lý, cũng là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên. Việc công nhận những thành quả của nhân viên, đưa ra những lời khuyên bổ ích và khen thưởng khi đạt được thành tích ấn tượng sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy được tôn trọng. Khi tinh thần được thoải mái, họ sẽ làm việc năng suất và hiệu quả hơn. 

✅ Tận dụng mô hình làm việc hybrid working

Khoảng 2 năm trở lại, mô hình làm việc hybrid working (kết hợp giữa làm việc tại nhà và làm việc tại văn phòng) đã trở thành xu hướng của hầu hết các doanh nghiệp không chỉ tại Việt Nam, mà trên toàn thế giới. Hybrid working cũng được xem là một phương pháp làm việc hiệu quả dành cho môi trường công sở. 

Phần lớn nhân viên đều cảm thấy thoải mái khi làm việc tại nhà, nhờ đó mà năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể. Đồng thời, việc đến công ty để được giao lưu, tiếp xúc với đồng nghiệp sẽ giúp công việc trôi chảy hơn. 

✅ Cập nhật tiến độ làm việc, phản hồi kịp thời

Người quản lý cần yêu cầu nhân viên của mình cập nhật tiến độ làm việc thường xuyên, thuận tiện cho việc theo dõi quy trình làm việc. Đồng thời, duy trì việc phản hồi nhanh chóng, kịp thời giữa 2 bên cũng là một cách làm việc hiệu quả, duy trì kết nối giữa sếp và nhân viên.

✅ “Trao quyền” hợp lý, giao việc đúng người

Cần đảm bảo phân công các đầu việc cho nhân viên phù hợp với năng suất, năng lực của từng người. “Trao quyền” hợp lý sẽ giúp phát huy tối đa khả năng làm việc của nhân viên, duy trì động lực và tạo sự hứng thú cho mọi người.

✅ Ứng dụng công nghệ vào công việc

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, chúng ta hiện có sẵn rất nhiều công cụ hỗ trợ công việc, đặc biệt là những công cụ ứng dụng công nghệ AI. Như vậy, để nhân viên có thể sáng tạo nên các phương pháp làm việc hiệu quả, sếp nên khuyến khích nhân viên sử dụng các sản phẩm công nghệ để tiết kiệm thời gian làm việc, tăng năng suất và hiệu quả cuối cùng. 

✅ Áp dụng xu hướng Gamification tại môi trường làm việc

Xu hướng Gamification không chỉ ứng dụng trong lĩnh vực Marketing, mà còn có thể phát huy hiệu quả tại môi trường làm việc, trường học… Đây cũng là một trong những cách học tập và làm việc hiệu quả rất đáng để thử!

Cụ thể, người quản lý có thể đưa ra một bảng xếp hạng dành cho nhân viên. Trong đó, có các nhiệm vụ cụ thể (là công việc nhân viên cần thực hiện), kèm theo điểm số và phần thưởng. Cách này sẽ giúp nhân viên cảm thấy hứng thú hơn khi làm việc, tạo động lực chinh phục bảng xếp hạng và tăng tính cạnh tranh lành mạnh giữa mọi người với nhau.

--- Tác giả bài viết: Irene Nguyen ---