Hãy cùng tìm hiểu:
Viết email bằng tiếng Anh là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết khi bạn đi làm. Một email được đầu tư từ nội dung đến hình thức sẽ là cơ hội để bạn "phô bày" khả năng ngoại ngữ với nhà tuyển dụng, hay trong công việc sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Vì vậy, sẽ thật thiếu sót nếu bạn không nắm được cách viết email chuyên nghiệp.
Đặc biệt là đối với các bạn sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc thì không dễ để thành thạo cách viết email tiếng Anh, từ gửi mail xin việc cho đến báo cáo công việc với sếp. Hãy cùng tham khảo bài viết này của Cake để tham khảo viết và trả lời email bằng tiếng Anh như thế nào cho chuyên nghiệp khi đi làm nhé!
Khi mới bắt đầu đi làm, sẽ rất khó để bạn nắm được form viết email tiếng Anh ngay lập tức, vậy nên đừng quá lo lắng nhé! Bạn có thể học cách viết cho từng phần như gợi ý dưới đây:
Sẽ ra sao nếu bạn viết thư chào hàng bằng tiếng Anh, nhưng chỉ vì một lỗi sai khi gõ địa chỉ email, người nhận sẽ chẳng nhận được bức thư bạn đã dành tâm huyết để viết. Do đó, hãy kiểm tra thật kỹ email người nhận trước khi bạn nhấn gửi.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm địa chỉ người nhận CC hoặc BCC nếu bạn muốn gửi bản sao của email cho những người liên quan để thuận tiện theo dõi.
Địa chỉ email tiếng Anh chuyên nghiệp:
Địa chỉ email tiếng Anh không nên dùng:
Bất kể bạn chọn cách viết email bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, cách bạn đặt tiêu đề cho email rất quan trọng bởi nó sẽ quyết định việc người nhận có mở thư ra để đọc hay không. Hãy đặt tiêu đề thật ngắn gọn khi viết email tiếng Anh, đưa phần quan trọng lên đầu và loại bỏ những nội dung rườm ra, không cần thiết. Bên cạnh đó, viết hoa tiêu đề email cũng là một lựa chọn giúp email của bạn trở nên nổi bật hơn.
Ví dụ tiêu đề khi viết thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh:
Thank you for the interview - Sales Associate Position
Muốn email của bạn thật chuyên nghiệp, hãy tuân theo cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn và đảm bảo email có đủ các phần dưới đây:
Ví dụ câu kết email tiếng Anh:
Trong môi trường công sở, bạn nên giữ cách viết email tiếng Anh trang trọng, chuyên nghiệp bằng cách ký tên như:
Khi trao đổi với khách hàng, hãy tránh sử dụng những từ ngữ quá thân mật như “Bests”, ”Best wishes” hay “Take care”.
Ngoài ra, đừng quên thể đính thêm một số thông tin liên lạc phía dưới phần chữ ký để người nhận có thể dễ dàng liên hệ lại với bạn trong trường hợp cần thiết.
Khi email được sử dụng như một công cụ chuyên nghiệp để trao đổi công việc, viết email bằng tiếng Anh cũng sẽ có những tiêu chuẩn riêng mà bạn nên lưu ý:
Nắm được những lưu ý trên đây là bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp rồi. Chỉ cần làm theo những hướng dẫn trên đây, bạn chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt qua những email tiếng Anh “xịn sò” đó.
Hãy cùng tìm hiểu:
Khi liên lạc trao đổi công việc với đối tác, email luôn là phương thức hữu hiệu và được dùng phổ biến nhất. Vì vậy, viết email tiếng Anh cho đối tác bạn cần đảm bảo nội dung được rõ ràng để việc trao đổi diễn ra thuận lợi.
Tiêu đề: Request for A Meeting
Dear Mrs. Jody,
Thank you so much for reaching out to us. After reading all the introduction, we are really impressed with the products your company is developing.
Therefore, we would like to schedule a meeting so that we can discuss further details of our collaboration. We would appreciate if you could join us at our office on December 5th at 2 PM.
Could you let me know if the time works for you? We are looking forward to hearing from you soon.
Best Regards,
Annie Le
Nếu bạn không nắm được cách viết email tiếng Anh sao cho cuốn hút, email của bạn sẽ rất dễ bị bỏ qua. Khi đó, cách tốt nhất để bạn thu hút khách hàng chính là làm nổi bật những điểm độc đáo trong sản phẩm. Chỉ cần bạn đánh đúng vào nhu cầu, những khách hàng này chắc chắn sẽ sớm tìm đến sản phẩm của bạn.
Tiêu đề: Invitation For Collaboration - Presiden Service Group
Dear Mr. Vu,
I'm Archie from President Service Group, one of Asia's leading language service providers.
We are seeking partnership opportunities with new customers. We wish to collaborate with your company to provide high-quality translation and interpretation services. It would be a pleasure for us to collaborate with your company.
As an exclusive offer, we want to give you a 10% coupon worth up to 100 USD. Please provide a sample document to experience our high-quality service for free, or send your documents to us for a quote.
We are looking forward to our first collaboration!
Best Regards,
Archie Pullman
Bạn thường xuyên phải cập nhật tiến độ công việc cho sếp? Hãy bỏ túi ngay mẫu email báo cáo công việc tiếng Anh sau đây, vừa đơn giản mà lại dễ viết. Nhưng quan trọng hơn hết là bạn nên nhớ kiểm tra lại file đính kèm trước khi bấm gửi nhé.
Tiêu đề: Weekly Task Progress Report
Dear Mr. Daniel,
In response to your request, I am writing this email to let you know how the task you assigned me last week is progressing.
I have reached out to 50 customers on the list so far, finishing 40% of the task. Among all these customers, 30 of them agreed to renew their subscription, with an average spending per customer of 200 USD.
The full report is attached to this email. If there are any problems, please let me know.
Regards,
Carolyne Marie
Ngoài ra, nếu bạn là ứng viên đang đi xin việc, sẽ có nhiều trường hợp bạn cần sử dụng email bằng tiếng Anh, ví dụ như:
Việc nắm được cách viết email bằng tiếng Anh thể hiện bản thân là ứng viên chuyên nghiệp và có trình độ ngoại ngữ tốt, khiến nhà tuyển dụng sẽ vô cùng ấn tượng với bạn đấy!
--- Tác giả bài viết: Lan Nguyen ---
Explore a range of job search tools and resources to achieve your dream career goals. Join the fastest-growing talent platform in the APAC region and expand your professional network.