Hãy cùng tìm hiểu:
Việc nắm được cách viết email chuyên nghiệp vô cùng cần thiết và là yêu cầu mặc định của hầu hết các doanh nghiệp đối với mọi cấp bậc, vị trí công việc. Một ví dụ điển hình là việc các bạn sinh viên sắp/mới ra trường cần gửi CV qua email xin việc. Bên cạnh những ứng dụng hòm mail điện tử thông dụng như Outlook, Yahoo, v.v. thì việc sử dụng Gmail chuyên nghiệp cũng được các doanh nghiệp đánh giá cao.
Email cũng được sử dụng thường xuyên với tính chất cá nhân nhưng trong bài viết này, CakeResume chỉ tập trung về cách viết email chuyên nghiệp trong môi trường công sở.
Điều đầu tiên để viết email chuyên nghiệp là một địa chỉ email chuẩn chỉnh. Bạn có thể dễ dàng tạo email công việc miễn phí với Google để sử dụng, tránh lẫn lộn với email cá nhân.
Lưu ý: Nên sử dụng tên thật để làm địa chỉ email, tránh biệt danh hoặc số điện thoại nhé!
Ví dụ địa chỉ email chuyên nghiệp:
Ví dụ địa chỉ email cần tránh:
Cách viết email trong công việc hiệu quả cần bắt đầu bằng tiêu đề email phải đảm bảo súc tích, ngắn gọn. Bạn cần thể hiện được ý chính của toàn bộ nội dung bạn muốn truyền tải trong tiêu đề này. Bạn có thể sử dụng các keyword nêu bật được thứ quan trọng và dễ gây chú ý. Nếu viết tiêu đề email không chuẩn sẽ dễ gây hiểu nhầm hay khó đạt được sự chú ý của người nhận, từ đó email công việc của bạn dễ bị bỏ qua, hoặc họ sẽ cảm thấy không quan trọng mà xóa bỏ.
Ví dụ tiêu đề mẫu email gửi đối tác:
[QUAN TRỌNG] Hợp đồng đợi xét duyệt - Chương trình hợp tác Sama và MayGroup
Phần nội dung chính trong một email chuyên nghiệp cần bao gồm các mục và thông tin sau:
Ví dụ cách viết email gửi báo cáo cho sếp:
Như đã trao đổi trong cuộc họp hôm nay của phòng Marketing - ban Nội dung, em xin gửi chị Khuê báo cáo kết quả hoạt động quý 2 năm 2023, đính kèm email này dưới dạng file word và pdf theo yêu cầu.
Cần điều chỉnh hay có bất kỳ ý kiến, đóng góp gì, mong chị phản hồi bằng cách trả lời lại email này của em sớm nhất có thể để em kịp thời hoàn thành trong thời hạn đã định.
Rất mong chị có thể dành thời gian đọc và phê duyệt báo cáo, em xin cảm ơn chị trước.
Em chúc chị một ngày làm việc hiệu quả ạ!
Rất nhiều bạn khi lập email công việc mắc phải thiếu sót: không tạo chữ ký email. Đây là điều tối kỵ vì khi nhìn vào chữ ký email chuyên nghiệp, người nhận sẽ đánh giá được sự nghiêm túc và phần nào thể hiện tác phong làm việc chỉn chu.
Nhất là với những bạn đang xin việc và gửi CV cho nhà tuyển dụng qua email, cần đặc biệt lưu ý tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ mọi thông tin. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi họ duyệt hồ sơ, và cũng có thể tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với doanh nghiệp. Vì vậy, cách gửi email đôi khi cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc hoặc trong quá trình xin việc rất nhiều.
Ví dụ chữ ký email:
Trân trọng,
Trần Mai Ngọc Lan
+94 923 345 722
[email protected]
Thạc sĩ Quản trị Kinh Doanh - Đại học Ngoại Thương Hà Nội
Một email chuẩn chỉnh nhất định phải đến từ văn phong và cách sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch sự. Càng cần lưu ý khi viết email cho sếp, đối tác, khách hàng, v.v., vì họ sẽ đánh giá thái độ và phần nào khả năng của bạn thông qua cách viết email chuyên nghiệp hay không.
Cách gửi email thể hiện sự chuyên nghiệp là luôn kèm file đính kèm đúng với những gì đã trình bày. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên đặt tiêu đề file sao cho dễ phân biệt và người nhận cũng dễ theo dõi. Ngoài ra, nhiều mail quên file đính kèm cũng dễ gây mất thời gian cho người nhận như gửi báo cáo công việc cần thiết cho buổi họp các sếp tổng, hoặc gây cản trở cho việc xử lý hồ sơ, v.v.
Ví dụ, bạn là nhân viên sales, khi gửi báo cáo công việc cho sếp, bạn cần double-check các file như:
Việc trình bày email công việc một cách khoa học sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được thông tin quan trọng và ý chính mà bạn muốn truyền tải. Nếu nội dung thư dài và nhiều chủ đề, bạn có thể chia cấu trúc email thành các phần chính với những ý rõ ràng và sử dụng các từ nối sao cho logic.
Việc viết tắt sẽ có thể thông cảm nếu bạn viết email cho người quen hoặc mục đích cá nhân, nhưng nên hạn chế viết tắt nếu là email công việc. Ngoài ra, cũng cần kiểm soát lỗi đánh máy, lỗi chính tả, những lỗi nhỏ này dễ gây thiếu chuyên nghiệp.
Thói quen này sẽ giúp email của bạn tránh được những lỗi đã đề cập phía trên, từ đó email sẽ luôn đảm bảo sự chuyên nghiệp, chỉn chu; cũng như là để người đọc nhanh chóng nắm được thông tin cần thiết.
Dear anh Nam,
Theo như yêu cầu của anh, em gửi anh file đính kèm với email này CV của 3 ứng viên tiềm năng cho vị trí Trợ lý giám đốc hành chính.
Để thuận lợi cho việc đặt lịch hẹn phỏng vấn, anh phản hồi lại email giúp em với 3 lịch trống của anh, mỗi lịch 30 phút, em cảm ơn anh trước.
Mong anh dành thời gian xét duyệt CV và trả lời email này của em sớm.
Chúc anh ngày mới vui vẻ,
Thân ái,
Trần Tuyết Mai
Trưởng phòng Nhân sự | Công ty Samay
[email protected]
+84 567 898 778
Kính chào chị Mai Hương,
Tôi xin phép viết email cho chị sau buổi gặp mặt tại showroom Vinacare cách đây 2 ngày.
Như đã trao đổi và được sự đồng ý của chị, tôi xin gửi kèm email này bản báo giá sản phẩm và trang thiết bị y tế mà công ty GreenLife chúng tôi hiện sản xuất và phân phối.
Nếu chị có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại trả lời email này hoặc liên lạc điện thoại trực tiếp với tôi theo số 097 888 678
Mong nhận được hồi âm từ chị và quý công ty,
Trân trọng,
Nguyễn Văn Nam
[email protected]
Trưởng phòng Kinh doanh
Công ty GreenLife
Khu B CN Hòa Xá, Hà Nội
+84 567 898 778
Hi Trần Mai Anh,
Cảm ơn vì Mai Anh đã viết email hỏi về sản phẩm ghế văn phòng đa năng của NewHome. Mai Anh có thể tìm thấy chi tiết thông tin về xuất xứ, chất liệu và giá thành của sản phẩm tại file đính kèm.
Nếu Mai Anh cần vận chuyển tận nhà, chúng tôi cũng có dịch vụ hỗ trợ.
Đừng ngần ngại liên lạc với chúng tôi qua email hoặc hotline 08 666 7789 để được tư vấn kỹ lưỡng hơn và trả lời mọi thắc mắc của Mai Anh.
Thân ái,
Vũ Hà My
[email protected]
Phụ trách bán lẻ B2C
Công ty TNHH NewHome
88 Kim Mã, Hà Nội
+84 567 898 778
Xin chào anh/chị Quý công ty Phương Nam,
Tôi là Trần Hoài Nam, trưởng phòng Kinh doanh công ty Mặt Trời Mới, chuyên cung cấp sản phẩm từ gỗ thiên nhiên và chế tác thủ công. Được biết Quý công ty đang tìm hiểu về nội thất bên Mặt Trời Mới, tôi xin phép viết email để gửi anh/chị file đính kèm chi tiết các mẫu mã phù hợp với dự án của quý công ty.
Tôi sẵn sàng hỗ trợ anh/chị qua email và điện thoại nếu cần thiết.
Rất mong anh/chị dành thời gian tìm hiểu và sớm phản hồi để chúng tôi có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của Quý công ty.
Trân trọng,
Trần Hoài Nam
Trưởng phòng Kinh Doanh | Công ty Mặt Trời Mới
[email protected]
66 Bà Triệu, HCM
+84 567 898 778
Kính gửi chị Mai Hà và phòng nhân sự,
Sau khi đã thỏa thuận và được sự đồng ý từ Giám đốc phòng Multibrand - ông Trần Đức Hoàng Giang, tôi xin gửi kèm email này đơn xin nghỉ việc để trình bày cụ thể lý do và ngày kết thúc hợp đồng.
Tôi xin cam kết lập biên bản bàn giao công việc đầy đủ, đúng thời hạn như đã viết trong đơn xin nghỉ, mong chị và phòng nhân sự sớm xét duyệt để tiến hành làm thủ tục chấm dứt hợp đồng và giải ngân theo quy định của nhà nước và công ty.
Mong nhận được phản hồi và chỉ dẫn chi tiết từ chị và phòng nhân sự giúp tôi hoàn thành hồ sơ.
Chúc chị một ngày làm việc hiệu quả!
Thanks & Regards,
Hoàng Văn Thái
Chuyên viên Content Marketing
[email protected]
Công ty truyền thông Good Idea
Số 5 Phạm Ngọc Thạch, Hà Nội
+84 756 8274
Như vậy, dù ở trong hoàn cảnh và đang làm công việc gì thì việc nắm được cách viết email là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. CakeResume hy vọng những mẫu email chuyên nghiệp trên đã giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích khi đi làm!
--- Tác giả bài viết: Moon Tran ---
Explore a range of job search tools and resources to achieve your dream career goals. Join the fastest-growing talent platform in the APAC region and expand your professional network.