Candidate Experience là gì? 5 cách nâng cao trải nghiệm ứng viên

candidate-experience-la-gi
Khái niệm "Trải nghiệm ứng viên" (Candidate Experience)

Theo một nghiên cứu của CareerArc, 72% người tìm việc có trải nghiệm ứng tuyển tiêu cực sẽ chia sẻ những cảm nhận đó trên các trang review công ty hoặc với bạn bè, đồng nghiệp của họ. Những “lời ong tiếng ve” do trải nghiệm ứng viên tệ không chỉ khiến các nhân tài khác quan ngại khi ứng tuyển vào doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng xấu đến thương hiệu nhà tuyển dụng.

Vậy trải nghiệm ứng viên là gì? Vì sao xây dựng hành trình trải nghiệm ứng viên tốt sẽ là cách tuyển dụng hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng Cake tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Trải nghiệm ứng viên (candidate experience) là gì?

Khái niệm "Candidate Experience"

Candidate experience tiếng Việt có nghĩa là "trải nghiệm ứng viên", là quá trình mà một người tìm việc trải qua khi tiếp xúc với từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp từ việc đọc mô tả công việc (JD), phỏng vấn cho đến khi nhận kết quả ứng tuyển.

Suy nghĩ và cảm nhận của ứng viên trong suốt quá trình này dù tích cực hay tiêu cực đều ảnh hưởng đến employer branding của doanh nghiệp. Trải nghiệm tích cực sẽ tạo động lực cho ứng viên lan tỏa trải nghiệm này với những người khác, từ đó giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh tốt và nâng cao uy tín của thương hiệu tuyển dụng.

Ngược lại, nếu là trải nghiệm tiêu cực, ứng viên có thể trở nên “ác cảm” với doanh nghiệp. Tệ hơn là, họ còn chia sẻ điều này với những người khác, khiến những người đó cũng bài xích việc ứng tuyển vào doanh nghiệp, thậm chí là không sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần chú trọng vào candidate experience?

1. Tạo nên lợi thế cạnh tranh vững chắc cho doanh nghiệp.

Mang đến trải nghiệm ứng viên tuyệt vời không chỉ là yếu tố quyết định trong việc thu hút ứng viên tài năng ở thời điểm hiện tại mà còn là một khoản đầu tư dài hạn cho tương lai doanh nghiệp. Ngay cả khi ứng viên không trúng tuyển, trải nghiệm tích cực có thể khiến họ muốn nộp đơn lại trong tương lai khi họ đã tích lũy đủ kinh nghiệm hoặc khi doanh nghiệp có vị trí phù hợp hơn. Hoặc, họ cũng có thể giới thiệu doanh nghiệp cho những người khác.

2. Giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài lâu hơn.

Trải nghiệm ứng viên tích cực có thể giúp cho cá nhân này sau khi trở thành nhân viên chính thức sẽ có cảm giác vui vẻ  và muốn gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. Giống như buổi hẹn hò đầu tiên, ấn tượng tốt đẹp ban đầu sẽ đặt nền móng vững chắc cho toàn bộ hành trình của họ tại doanh nghiệp.

3. Cắt giảm chi phí tuyển dụng không cần thiết cho doanh nghiệp.

Tuyển dụng rất tốn kém, đặc biệt là việc tuyển sai người còn tốn kém hơn. Một trong những cách hiệu quả để cắt giảm chi phí là cải thiện trải nghiệm ứng viên. Điều này không chỉ giúp tăng tỷ lệ hồ sơ ứng tuyển, nâng cao chất lượng ứng viên được chọn, mà còn giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ sau thời gian ngắn làm việc (Employee Turnover Rate), đồng thời tối ưu hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng.

employee-turnover-la-gi
7 yếu tố ảnh hưởng đến tỷ lệ nhảy việc của nhân viên

Vậy, làm thế nào để đảm bảo doanh nghiệp mang đến trải nghiệm ứng viên tốt nhất, dù họ có trúng tuyển hay không? Cùng theo dõi tiếp bài viết nhé!

Doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm ứng viên như thế nào?

Dưới đây là một số cách tiếp cận hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng để cải thiện trải nghiệm ứng viên.

1. Viết mô tả công việc rõ ràng và hấp dẫn.

Mô tả công việc (JD) là bước đầu tiên để nhà tuyển dụng tạo nên trải nghiệm ứng viên tốt. Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm trong việc viết JD, khiến ứng viên cảm thấy như “bị lừa” khi tham gia phỏng vấn hoặc nhận việc. Để viết mô tả công việc chính xác và đáp ứng nhu cầu thực tế, nhà tuyển dụng có thể tham khảo các gợi ý sau:

  • Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu: Dù ứng viên có thể hiểu các thuật ngữ chuyên ngành, doanh nghiệp vẫn nên sử dụng từ ngữ đơn giản, rõ ràng và tránh dùng từ lóng hay tiếng Anh không cần thiết.
  • Xác định rõ các tiêu chí bắt buộc: Một danh sách dài các yêu cầu có thể khiến ứng viên cảm thấy choáng ngợp và tự ti. Tốt nhất, nhà tuyển dụng nên thu gọn danh sách các "tiêu chí lý tưởng" thành các tiêu chí thực sự cần thiết.
  • Cấu trúc dễ đọc: Bài thông báo tuyển dụng nên có cấu trúc tương tự như một bài blog hoặc bài báo. Nhà tuyển dụng nên đặt thông tin quan trọng ở phần đầu, sử dụng câu ngắn và liệt kê theo dạng gạch đầu dòng để ứng viên dễ dàng theo dõi.

2. Tối giản hóa quy trình ứng tuyển.

Đã đến lúc doanh nghiệp cần gạt bỏ quan niệm “Nếu ứng viên không đủ kiên nhẫn vượt qua quy trình ứng tuyển phức tạp, họ cũng không đủ đam mê với công việc.” Trong một thị trường việc làm cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp sẽ không muốn mất đi những ứng viên tài năng chỉ vì quy trình ứng tuyển quá phức tạp. 

Để giảm thiểu rào cản ứng tuyển, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp sau:

  • Đặt trang tuyển dụng ở vị trí dễ tìm kiếm.
  • Cung cấp cách thức ứng tuyển cụ thể.
  • Quy trình ứng tuyển đơn giản chỉ bằng một bước.
  • Dễ dàng ứng tuyển trên điện thoại.
  • Gửi email xác nhận sau khi nhận đơn ứng tuyển.

3. Phản hồi nhanh chóng ở từng bước tuyển dụng.

Phản hồi nhanh chóng là điều quan trọng để duy trì sự kết nối liên tục với ứng viên. Để làm được điều này, nhà tuyển dụng có thể thực hiện một số việc sau:

  • Liên hệ và gửi email mời phỏng vấn càng sớm càng tốt.
  • Gửi email cảm ơn và email follow-up sau bất kỳ vòng nào.
  • Gọi điện thông báo ứng viên trước khi yêu cầu họ làm bài kiểm tra ngắn.
  • Cập nhật thông tin xuyên suốt quá trình tuyển dụng.
  • Gửi email từ chối trong trường hợp loại ứng viên.

4. Thể hiện sự quan tâm dành cho ứng viên trong lúc phỏng vấn.

Trong quá trình chuẩn bị và tiến hành phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần có kỹ năng phỏng vấn cũng như tuân thủ các bước sau để đảm bảo mang lại trải nghiệm ứng viên tốt nhất:

  • Xem xét kỹ hồ sơ ứng viên.
  • Chuẩn bị phòng phỏng vấn.
  • Lên sẵn danh sách câu hỏi liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng.
  • Đảm bảo có người hướng dẫn ứng viên khi họ đến phỏng vấn.
  • Bắt đầu buổi phỏng vấn theo đúng lịch đã hẹn.
  • Tránh làm nhiều việc cùng lúc khi phỏng vấn.
  • Luôn nhìn vào mắt ứng viên để thể hiện sự tôn trọng.
  • Kết thúc buổi phỏng vấn bằng lời cảm ơn và đưa ra thời gian phản hồi kết quả cụ thể.

5. Cởi mở trong việc gửi và tiếp nhận feedback.

Nhà tuyển dụng cần đặc biệt chú ý khi gửi feedback trong email từ chối ứng viên. Ứng viên sẽ đánh giá cao những nhận xét chân thành và thẳng thắn về CV cũng như quá trình phỏng vấn. Việc cung cấp phản hồi theo cách này giúp ứng viên có ấn tượng tích cực về doanh nghiệp, đồng thời động viên họ tiếp tục ứng tuyển vào các vị trí khác trong tương lai.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích ứng viên phản hồi về quy trình tuyển dụng của mình. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện những điểm còn hạn chế và nâng cao hành trình trải nghiệm ứng viên trong tương lai.

Làm sao để đo lường trải nghiệm ứng viên?

Nếu không thực hiện đo lường và phân tích candidate experience, doanh nghiệp sẽ không biết được cảm nhận của ứng viên về quá trình tuyển dụng là tích cực hay tiêu cực. Vậy đo lường trải nghiệm ứng viên như thế nào?

Có hai phương pháp giúp doanh nghiệp đo lường candidate experience:

🔎 Khảo sát mức độ hài lòng (Satisfaction survey)

Khảo sát mức độ hài lòng của ứng viên giúp doanh nghiệp thu thập cảm nhận của cá nhân này về trải nghiệm ứng tuyển. Kết quả khảo sát sẽ phần nào cho thấy những vấn đề trong quy trình tuyển dụng để từ đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc và cải thiện. 

Thời điểm lý tưởng để thực hiện khảo sát là ngay sau khi họ hoàn thành buổi phỏng vấn hoặc quá trình ứng tuyển. 

Những yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi làm khảo sát trải nghiệm ứng viên là:

  • Khảo sát không nên quá dài, 5-7 câu hỏi là lý tưởng nhất.
  • Đa dạng hóa câu hỏi, kết hợp cả câu hỏi đóng (đánh giá theo thang điểm) và câu hỏi mở (để ứng viên tự do chia sẻ cảm nhận). 
  • Khai thác suy nghĩ và cảm nhận của ứng viên ở nhiều khía cạnh khác nhau của quy trình tuyển dụng như sự rõ ràng và đầy đủ của bảng mô tả công việc, tần suất và tốc độ phản hồi của HR,...

🔎 KPIs

KPIs (Key performance indicators) là các chỉ số đánh giá hiệu suất, giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả và cải thiện hành trình trải nghiệm ứng viên. Dưới đây là 5 chỉ số phổ biến mà doanh nghiệp cần theo dõi.

1. Candidate Net Promoter Score (CNPS)

Chỉ số CNPS giúp doanh nghiệp cân nhắc đến yếu tố cảm xúc của ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể tính mức điểm tổng CNPS dựa trên dữ liệu các câu trả lời của ứng viên, tương ứng từ 0 đến 10. Cụ thể:

  • Người truyền cảm hứng (Promoters): Đạt điểm từ 9-10 = vô cùng hài lòng và sẵn sàng giới thiệu doanh nghiệp đến những người khác.
  • Người trung lập (Passives): Đạt điểm từ 7-8 = hài lòng nhưng không thực sự muốn giới thiệu.
  • Người phản đối (Detractors): Đạt điểm từ 0-6 = không hài lòng và có thể sẽ chia sẻ hình ảnh doanh nghiệp theo cách tiêu cực.

Công thức tính: CNPS = % (Promoters) – % (Detractors)

2. Thời gian tuyển dụng (Time-to-hire)

Thời gian tuyển dụng là khoảng thời gian từ lúc ứng viên ứng tuyển đến khi nhận được kết quả cuối cùng. Thời gian quá dài có thể khiến ứng viên không còn hứng thú với vị trí ứng tuyển, dẫn đến tỷ lệ tuyển dụng thành công giảm.

Để đo lường chính xác thời gian tuyển dụng, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau:

  • Thời gian trung bình từ lúc ứng viên ứng tuyển đến khi nhận được kết quả tuyển dụng: Đây là cách đo time-to-hire đơn giản nhất, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thời gian tuyển dụng trung bình cho một vị trí.
  • Thời gian trung bình cho từng giai đoạn: Phân tích chi tiết thời gian ở mỗi giai đoạn (như sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra lý lịch...) giúp xác định giai đoạn nào đang tốn nhiều thời gian và cần cải thiện.
  • Thời gian tuyển dụng theo vị trí: Cách đo lường này giúp doanh nghiệp xác định được đâu là những vị trí mất nhiều thời gian để tuyển dụng.

3. Click rate của trang web tuyển dụng

Chỉ số này giúp doanh nghiệp biết được mức độ quan tâm của đối tượng mục tiêu với các vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Cách tính click rate:

Click rate = (Số lượng views / Số lượng unique clicks) x 100

Chỉ số click rate cao (3-5%) cho thấy các vị trí đăng tuyển trên trang web tuyển dụng phù hợp, thu hút được nhiều người vào xem. Ngược lại, nếu chỉ số này thấp, doanh nghiệp cần đánh giá lại trang đăng tin tuyển dụng cũng như chất lượng nội dung của bài đăng.

4. Career site conversion rate (Tỷ lệ chuyển đổi trang web tuyển dụng)

Tỷ lệ chuyển đổi trang web tuyển dụng cho biết số lượng người truy cập đã hoàn thành thao tác mà nhà tuyển dụng mong muốn, cụ thể là điền vào biểu mẫu và nộp đơn ứng tuyển cho vị trí tuyển dụng. 

Nếu tỷ lệ này thấp, điều đó cho thấy các ứng viên tiềm năng không ấn tượng với nội dung trên trang web tuyển dụng. Lúc này, doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân và tối ưu hóa trang web bằng cách tự trả lời các câu hỏi sau:

  • Các ứng viên tiềm năng có dễ dàng truy cập vào trang web tuyển dụng không?
  • Trang web có thực sự thu hút và phù hợp với đối tượng ứng viên mà doanh nghiệp đang nhắm đến không?
  • Doanh nghiệp đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về mình chưa?
  • Mô tả công việc có rõ ràng và chi tiết không?

Xem xét và cải thiện nội dung trang web tuyển dụng để mang đến trải nghiệm ứng viên tốt nhất là bước quan trọng để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

5. Acceptance rate (Tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc)

Chỉ số này phản ánh khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp cũng như mức độ hấp dẫn của offer so với các doanh nghiệp khác. 

Công thức tính tỷ lệ acceptance rate

Acceptance rate = (Số lượng ứng viên chấp nhận lời mời làm việc - Số lượng lời mời được gửi đi) x 100

Acceptance rate = (Số lượng ứng viên chấp nhận lời mời làm việc - Số lượng lời mời được gửi đi) x 100



Kết luận:

Cake mong rằng những thông tin trên đã giúp bạn làm rõ khái niệm trải nghiệm ứng viên là gì. Để xây dựng và cải thiện yếu tố này một cách hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp tiếp cận đúng đắn và luôn tập trung vào việc cải tiến liên tục hành trình trải nghiệm ứng viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đừng quên khuyến khích sự tham gia của tất cả phòng ban trong tổ chức, đặc biệt là vị trí Hiring Manager, để đạt được kết quả tốt nhất.

Đội ngũ Recruitment Consultant giàu kinh nghiệm của Cake cam kết tư vấn và mang đến các giải pháp tuyển dụng hiệu quả, đảm bảo chất lượng ứng viên cũng như tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn lực cho quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

--- Tác giả: Liesel Phan ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Recruitment & HR
Jan 20th 2025

Cách khắc phục 12 khó khăn trong tuyển dụng nhân sự hiện nay

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong tuyển dụng nhân sự, hãy xem ngay bài viết này của Cake nhé!