Cara Memecat Karyawan dengan Tepat, HRD Wajib Tahu!

Memecat karyawan merupakan hal yang sering kali terjadi karena bisa saja terjadi kesalahan dalam memilih seorang karyawan atau keadaan ekonomi yang tidak stabil. Nyatanya, lebih dari 90.000 karyawan terkena PHK sepanjang 6 bulan pertama 2024 (cnbc.com).

Dunia pekerjaan memang penuh dengan kejutan. Banyak hal yang tidak terduga dapat terjadi, termasuk ketika dihadapkan dengan kondisi harus memecat karyawan.

Kehilangan pekerjaan atau diberhentikan dari pekerjaan merupakan hal yang tidak diinginkan semua orang. Namun, jika kamu sebagai atasan atau HRD harus memecat karyawan, kamu bisa melakukan tindakan tegas dengan cara memecat karyawan.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan terkait cara memecat karyawan agar tidak tersinggung. Karena meskipun karyawan telah melakukan kesalahan, seorang HR harus tetap bersikap profesional dengan tidak menyinggung perasaan karyawan.

Memecat karyawan memang terdengar “kejam”, tapi dengan cara memutuskan hubungan kerja yang baik, diharapkan karyawan juga dapat mengerti dan melakukan introspeksi diri.

Memecat karyawan memang merupakan bagian yang tidak diinginkan dari deskripsi pekerjaan kamu sebagai manajer HRD atau sebagai pemimpin. Apa yang harus kamu pikirkan ketika memecat karyawan? 

Ada cara-cara pecat karyawan agar karyawan tersebut tidak tersinggung atau sakit hati terhadap perusahaan. Namun sebelum memikirkan cara pecat karyawan, kamu harus mempertimbangkan beberapa hal ini:

1. Emosi Kamu

Sebagai seorang pemimpin, yang berarti kamu harus fokus menciptakan pemimpin hebat lainnya. Jika ada sesuatu yang berjalan tidak baik, kamu harus belajar memecat karyawan tanpa melakukan kesalahan. 

Kamu harus berusaha melepaskan emosi pribadi demi kepentingan perusahaan. Meskipun demikian, kamu pasti merasa menjadi seseorang yang buruk dengan cara memecat karyawan. 

Jadi sebelum kamu memikirkan bagaimana cara memecat karyawan agar tidak tersinggung, ingatkan diri kamu bahwa ini mungkin akan menjadi pertemuan yang tidak nyaman secara personal. Perasaan bersalah bisa saja muncul karena kamu harus memecat karyawan tanpa kesalahan. Tapi kamu harus berusaha mengendalikan emosi ini jika ingin tahu cara pecat pegawai dengan baik.

2. Perhatikan Prosedur Hukum

Jika kamu memiliki bisnis kecil, kamu mungkin bagian dari departemen HR itu sendiri. Tapi jika kamu berada di perusahaan yang lebih stabil, kamu mungkin memiliki departemen HR atau bahkan kamu sedang berada pada posisi HR tersebut. 

Kamu harus memastikan pemecatan karyawan tersebut tidak menjadi masalah hukum yang akan kembali menuntut perusahaan kamu. Siapkan dokumen atau catatan yang menunjukkan kinerja karyawan sebagai cara memutuskan hubungan kerja dengan baik. 

Catatan tersebut juga mencakup: 

• Tinjauan kerja selama masih menjabat sebagai karyawan
• Peringatan yang telah kamu berikan
• Detail pelatihan lainnya jika ada

Sebelum menjalani prosedur pemecatan karyawan, kamu juga harus membuat surat pemutusan hubungan kerja yang telah ditinjau oleh tim HR maupun legal untuk dikirim ke karyawan yang bersangkutan. 

3. Logistik

Cara pecat pegawai memang tidak mudah untuk dilaksanakan, tapi jika prosedur pemecatan karyawan dilakukan dengan baik, semuanya bisa berjalan lancar. Kamu juga harus memikirkan tentang logistik perusahaan, bagaimana kamu mengumpulkan properti perusahaan yang telah diberikan kepada karyawan ketika bekerja. 

Prosedur pemecatan karyawan yang baik juga mencakup bagaimana memberikan gaji terakhir karyawan, dan juga alasan yang tepat mengapa kamu memecat karyawan tersebut. 

Setelah menjalankan cara pecat karyawan, kamu juga harus  memikirkan pekerjaan yang ditinggalkan karyawan tersebut. Seperti menangani email yang tersisa di alamat email karyawan tersebut, bahkan mengubah kata sandi perusahaan yang diketahui karyawan. Pastikan kamu telah memikirkan detail hal ini sebelum memecat karyawan tanpa kesalahan.

Wajar jika kamu merasa takut dan khawatir ketika ingin memecat karyawan. Hal ini menandakan kamu masih memiliki sisi kemanusiaan. Namun karena beberapa hal dan alasan tertentu, kamu harus tetap memecat karyawan tersebut.

Meskipun ada beberapa manajer atau HR yang tetap membiarkan karyawan dengan kinerja buruk tetap di perusahaan mereka, karena takut akan perasaan bersalah, ketidakpastian masalah hukum, atau saran anggota tim lainnya. Dan ketika akhirnya kamu ingin mengambil prosedur pemecatan karyawan, seringkali ini menjadi beban dan membuat stres.

Untungnya jika kamu membaca artikel ini, kamu bisa mengetahui cara memutuskan hubungan kerja dengan baik. Ikuti prosedur pemecatan karyawan di bawah ini:

1. Beritahu Tim HR

Pertama, kamu harus memberitahukan departemen HR dan memeriksa pedoman perusahaan terlebih dahulu, apakah cara memecat karyawan ini sudah sejalan dengan kebijakan perusahaan atau tidak. 

Biasanya selain HR, kamu juga harus memberitahu departemen legal agar kedua tim ini akan menjelaskan cara pecat karyawan. Selain itu, informasikan juga tim IT dan keamanan kantor, agar mereka dapat memutuskan peralatan kantor dengan karyawan tersebut setelah selesai melakukan prosedur pemecatan karyawan.

Idealnya, kamu tidak harus melakukan diskusi pemecatan karyawan sendirian. Kamu bisa menyertakan HR dan legal sebagai saksi selama prosedur pemecatan karyawan.

2. Atur Pertemuan dengan Karyawan Bersangkutan

Setelah kamu memberitahu departemen HR, segera buat jadwal meeting dengan karyawan yang bersangkutan. Karyawan mungkin saja bertanya-tanya, apa yang akan dibahas dalam pertemuan. Kamu bisa menjelaskan secara singkat, dan menjelaskan detailnya ketika meeting berlangsung.

Atau jika jadwal kamu dan karyawan tidak memungkinkan untuk bertemu secara langsung, kamu bisa melakukan diskusi melalui telepon. Fokuskan pembicaraan dengan waktu yang singkat dan tidak bertele-tele.

Namun jika kamu memiliki kesempatan untuk bertemu langsung, cara memecat karyawan yang terbaik adalah bertemu tatap muka. Karena kamu bisa membawa suasana serius dengan prosedur yang sesuai. 

3. Mulai dengan Berita Buruk

Jangan bertele-tele dan basa basi. Hal pertama yang harus kamu ucapkan ketika diskusi adalah memberitahu karyawan bahwa ia sedang melewati prosedur pemecatan karyawan. Percakapan yang panjang memang terkesan lebih matang, namun bisa saja terasa kurang formal dan meninggalkan banyak tanda tanya ketika karyawan keluar dari perusahaan.

Selama diskusi yang diawali dengan “berita buruk” ini akan membuat karyawan berbicara dari sudut pandang mereka. Sebisa mungkin, kamu tidak perlu membatalkan pemecatan karyawan ini. Kecuali memang ada bukti sah dan meyakinkan bahwa cara pecat pegawai tersebut tidak benar.

4. Mengacu Pada Kinerja Karyawan Sebelumnya

Langkah selanjutnya dalam cara pecat karyawan adalah menjadikan kinerja sebelumnya sebagai referensi. Akan sangat baik jika kamu memiliki catatan kinerja karyawan. Karena ketika kamu ingin memecat karyawan, kamu harus melakukannya dengan sopan yang disertai dengan memberi peringatan terlebih dahulu. 

Jika kamu tidak memiliki dokumentasi catatan kinerja karyawan, temui HR untuk mengatur pelatihan bagi karyawan tersebut dalam waktu 30, 60, atau 90 hari. Hal ini bertujuan untuk memberikan mereka kesempatan untuk berubah, sambil memberikan kamu kesempatan untuk mempersiapkan dokumen kinerja karyawan. 

Tujuan dari adanya peningkatan atau catatan kinerja ini adalah untuk memastikan bahwa karyawan tidak merasa buta jika mereka pada akhirnya dipecat. Kamu juga punya alasan yang lebih kuat untuk memutuskan hubungan kerja dengan karyawan.

5. Pastikan Penjelasan Singkat dan Jelas

Ketika merujuk pada kinerja karyawan, akan muncul alasan mengapa karyawan harus diberhentikan, dan bisa saja membuat karyawan merasa bersalah atau buruk. Kamu harus memberi penjelasan singkat namun jelas.

Misalnya, “Perusahaan kami telah menentukan tujuan X dan harus diselesaikan pada tanggal Y, tapi ternyata tidak dapat diselesaikan hingga waktu yang ditentukan, maka akan ada konsekuensi”.

Diskusi yang singkat dan jelas sangatlah penting. Cara memecat karyawan tidak harus dengan percakapan panjang, karena ini hanya akan melukai perasaan karyawan.

6. Dengarkan Pendapat dan Biarkan Karyawan Bertanya

Kamu pasti ingin melewati cara memecat karyawan yang lancar, cepat, dan tidak menyakiti siapa pun. Tetapi kamu juga harus tetap menerima sanggahan dari karyawan, dan membiarkan mereka mengungkapkan pendapat. 

Beri kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan mengatakan hal pemecatan ini dari sudut pandang mereka. Kamu harus mendengar dengan sungguh-sungguh. Karena mungkin kamu akan mengalami hal serupa lagi kedepannya jika kamu seorang HR perusahaan.

7. Berikan Kompensasi Sesuai Aturan

Ketika memecat karyawan, kamu juga harus memikirkan kehidupan karyawan. Karena bisa jadi karyawan yang dipecat belum memiliki rencana selanjutnya untuk bekerja di tempat lain. Perusahaan wajib memberikan kompensasi yang sesuai berupa pesangon.

Pastikan juga hak-haknya sudah terpenuhi sebelum meninggalkan perusahaan. Jika perusahaan belum dapat memenuhi pesangon dan hak karyawan sampai hari terakhir mereka bekerja, buatlah perjanjian tertulis kapan perusahaan akan memberikan pesangon.

8. Ucapkan Terima Kasih atas Kerja Kerasnya

Langkah terakhir dalam cara pecat pegawai adalah mengucapkan terima kasih atas kerja keras dan kontribusinya selama ini. Tidak perlu meminta maaf, katakan dengan sungguh-sungguh kamu mengharapkan hal terbaik dalam masa depannya.

Karena bagaimanapun juga, karyawan tersebut telah memberikan tenaga dan pikirannya dalam upaya mencapai tujuan perusahaan, meskipun hasilnya kurang memuaskan.

Setelah melihat bagaimana cara memecat karyawan dengan baik, kamu sudah memutuskan untuk melepaskan salah seorang anggota tim. Sekarang waktunya kamu memulai diskusi dengan karyawan tersebut. 

Bagaimana cara memecat karyawan agar tidak tersinggung? Kata-kata apa yang harus kamu katakan? Simak tipsnya berikut:

1. Jangan Libatkan Emosi Pribadi

Memecat seseorang memang terkesan menakutkan, karena kamu mungkin memikirkan kata-kata yang tepat untuk memecatnya. 

Tetapi, jangan biarkan perasaan pribadi dan rasa bersalah kamu menghalangi keputusan ini. Coba pikirkan anggota tim yang lain dan bayangkan jika kamu terus mempertahankan karyawan tersebut, pastinya ini akan menahan kemajuan perusahaan.

2. Tunjukkan Empati pada Karyawan

Memecat karyawan bisa jadi hal yang sulit bagi kamu, tapi bagi karyawan tersebut, bisa saja ini menjadi suatu hal yang membuatnya trauma. Tunjukkan rasa empati kamu. Jika kamu percaya bahwa mungkin saja karyawan itu punya kemampuan di bidang lain, kamu bisa menawarkan referensi atau perkenalan di perusahaan lain.

Atau kamu juga bisa membantu karyawan tersebut membereskan barang-barang di mejanya, dan berjalan bersama keluar kantor, seperti hari normal lainnya. Tindakan ini adalah salah satu cara menunjukkan empati kepada karyawan.

3. Bicarakan dengan Anggota Tim Lainnya

Setelah karyawan meninggalkan perusahaan, kamu bisa berkumpul dengan anggota tim lainnya dan katakan yang sejujurnya. Kamu harus menginformasikan kepada anggota tim, bahwa kamu telah memecat salah seorang karyawan.

Tapi jangan katakan alasan pemecatan, karena hal tersebut bersifat rahasia, cukup diketahui karyawan tersebut dan diri kamu sendiri.

4. Fokus pada Tujuan Masa Depan

Memecat karyawan bisa jadi hal yang sangat melelahkan. Karena kamu telah berusaha membuktikan kinerjanya, apakah masih layak dipertahankan atau tidak. 

Namun jangan sampai pemecatan ini menjadi halangan tim kamu untuk sukses dan mencapai tujuan. Rencana dan tujuan tim harus tetap berjalan, meskipun pekerjaan akan semakin banyak pada beberapa bulan pertama. Tapi tetaplah fokus pada jangka panjang.

Memecat karyawan tanpa kesalahan memang merupakan pilihan terbaik bagi kedua pihak, perusahaan dan karyawan. Namun terkadang dapat disalahartikan oleh beberapa pihak. Tetapi, cara pecat karyawan di atas dapat membantu kamu melakukan tugasmu dengan baik.

Setelah kamu menyimak penjelasan tentang cara memecat karyawan di atas, bagaimana menurutmu? Memecat karyawan boleh saja dilakukan, asalkan dilakukan dengan cara memutuskan hubungan kerja dengan baik. Dalam artian tidak menyalahkan karyawan, maupun menghakimi karyawan tersebut.

Sebagai tips tambahan, kamu harus tetap terdengar bijaksana, tanpa memojokkan pihak manapun. Semoga berhasil!

Cake adalah situs lowongan kerja yang banyak peminatnya dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di Cake! Atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.