給職場新手的三個建議：懂得向上管理，與老闆成為合作夥伴

最近剛成為社會新鮮人的弟弟，常跟我抱怨不知道老闆要什麼，總是無法符合老闆的期待，加上我之前帶人的經驗，我想總結成以下給社會新鮮人的三個建議以及具體作法。

一、老闆交辦事項要拿筆記下來，且要用 5W1H 檢視

拿筆記下來的好處太多了，一部分是可以讓老闆放心，覺得「我說的話有受重視」，另外，你應該不只記老闆說的話，還要思考目的與做法是什麼。

最簡單的方法，可以用 5W1H 預先列好空格，一邊聽老闆的任務交辦，一邊逐一確認並填上。

Why

釐清老闆為什麼要做這件事，目的是什麼，你的思考與行動才能跟老闆同步。弔詭的是，有時連老闆自己可能都沒想清楚，問清楚之後可能有些事根本不用做，或是有更好的解法。因此，問清楚事情的目的，不但能省下誤會和認知落差，有時還可以幫老闆省下時間和心力。

What

老闆確切要的是什麼，產出會長成什麼樣子？例如老闆要蒐集公司名單，那要做到什麼程度？需要有電話地址嗎？要知道這間公司的業務範圍嗎？先了解老闆的期望後，才知道如何達到他的期望，避免認知落差。如果老闆講得不夠清楚，不要害怕提問——發問非但不會不禮貌，還能展現你的細心和周全。

When

老闆什麼時候要？我什麼時候先給初版？關於時間，其實這是新人最常出問題的地方，請看以下第二點討論。

Who

這個任務要和誰合作？可以尋求誰的支援？我的產出是哪個部門會使用？可能影響到哪個部門？這是進階問題，在公司工作常要與其他部門協作，尤其部門主管的角色，會更在乎和其他部門的關係。瞭解這份產出跟其他部門的關係，哪些資源你是可以運用的，哪些雷你不能踩，會讓老闆安心不少。

Where

有時任務有地域性之分，例如辦活動時，要跟老闆確認希望在哪裡執行，交通與場地狀況如何。

How

不是問老闆怎麼做，而是先大致想過自己要怎麼做，並和老闆討論，例如：「我打算先在網路上搜尋，或是找找看有沒有產業公會的網頁，老闆你有什麼建議嗎？」

不要怕問問題。初期你可能不知道該問什麼問題，但我保證若你問的問題是以上 5W1H，老闆不會覺得你很煩，他會覺得你很有 sense！

二、不要高估自己，壓出太積極的時間，甚至要反過來抓緩衝時間

社會新鮮人常常心中充滿熱血，想好好表現，所以會壓出太過積極的時間，但你認為老闆喜歡以下哪一種人呢？

不要怕抓緩衝時間會讓老闆覺得你能力不好、效率不佳，若是你提的時間老闆不能接受，他一定會告訴你，你們可以討論為什麼他的估計和你的估計有不同。當你提的時間老闆可以接受，而你又提早把成品給他，對老闆來說是不是反而是驚喜？而且你還留了讓老闆修改調整的空間，出來的成品是不是會更符合他的期待？

但要怎麼抓緩衝時間才能抓得巧呢？我個人有幾個準則：

三、讓老闆知道你手上的工作清單與優先順序

你的手上可能有許多交辦事項，有時是自己的規劃，有些是其他部門的合作事項，有時是老闆交辦的，但他根本忘了自己曾交代這麼多，所以在接下任務的同時，也要跟老闆確認先後次序，要讓老闆知道這個新任務，會怎麼樣影響到其他你已經答應的任務，你的優先次序也許根本和老闆不同。當你卯足全力完成 A 任務，他卻問你你毫無進度的 B 任務時，你會後悔莫及。

若是要總結成一句話，我要說：老闆最怕的事情，不是「煩」，而是「驚嚇」，因為驚嚇會讓原本正常的事情，都變成急事，而且拿來擦屁股要花的時間與力氣，常常遠大於一開始做事情的力氣。

一個稱職的下屬應該要管理老闆的期待，不要時間到了，他卻發現你東西出不來（沒有釐清 when 與優先順序、沒有抓緩衝時間），或是那個東西不是他要的（沒有釐清 Why 與 What，沒有提早確認），或是你莫名搞砸了和某部門的關係（沒有釐清 Who），這對我來說，是向上管理的最重要核心。

本文經 BetweenGos 職場才女 授權刊登，原文 刊載於此。