Cách xây dựng chân dung ứng viên giúp tối ưu việc tuyển dụng

Cách tuyển dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí luôn bắt đầu từ bước nghiên cứu. Tuy nhiên, đây cũng là bước mà nhiều HR thường chủ quan.

Thay vì xây dựng chân dung ứng viên để hiểu người mình cần gặp, nhiều nhà tuyển dụng chỉ tập trung vào các hoạt động tìm kiếm ứng viên tài năng, như quảng cáo, tổ chức hội chợ việc làm,...

Vậy nên dù thu thập được hàng trăm CV, bạn cũng chưa chắc đã chọn được người “match” với doanh nghiệp 10/10.

Chân dung ứng viên (tiếng Anh là “candidate persona”) là bản mô tả chi tiết các đặc điểm của một ứng viên hoàn hảo cho vị trí tuyển dụng. Các thông tin cần có thường bao gồm:

• Thông tin cá nhân (tuổi, địa chỉ, học vấn, email,...)
• Kinh nghiệm làm việc
• Kỹ năng
• Tính cách
• Mục tiêu (trong cuộc sống và phát triển sự nghiệp)
• Động lực bên trong (giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh,...) và bên ngoài (lương, phúc lợi,...)
• Trang web tìm việc phổ biến (LinkedIn, Cake,...)
• Thói quen thay đổi công việc (tần suất, lý do,...)

Tương tự như chân dung khách hàng, việc xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng nhằm mục đích “marketing” đúng đối tượng. Sản phẩm lúc này là lương, phúc lợi, môi trường làm việc,... và khách hàng là nhân sự tương lai - những người bị thu hút bởi danh tiếng công ty.

Đa phần các HR lâu năm đều sẽ có sẵn hình mẫu ứng viên lý tưởng trong đầu. Tuy nhiên, việc xây dựng chân dung ứng viên thành tài liệu để lưu trữ, vẫn rất cần thiết, nhằm tối ưu quy trình tuyển dụng nhân sự. 

Tham khảo ngay 4 bước xây dựng chân dung ứng viên dưới đây!

1. Nghiên cứu công ty và vị trí tuyển dụng

Trước tiên, hãy xem xét tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêu kinh doanh,... của công ty; từ đó, suy ra những phẩm chất và kỹ năng mềm nên có ở ứng viên tài năng nói riêng và talent pool doanh nghiệp đang xây dựng.

Tiếp theo, các HR cần nghiên cứu vị trí tuyển dụng, để xác định loại bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, hoặc kiến thức chuyên môn, mà được xem như tiêu chí để sàng lọc ứng viên.

Trên thực tế, chân dung ứng viên không nhất thiết phải giống một người nào, mà là sự tổng hợp của nhiều cá thể khác nhau. Do đó, bạn có thể xem lại các trường hợp tuyển dụng thành công trước đây, hoặc những nhân viên xuất sắc tại vị trí/bộ phận liên quan, và tìm ra đặc điểm nổi bật của những người này.

2. Khảo sát các bên liên quan

Trò chuyện với trưởng bộ phận, người phỏng vấn, hoặc các HR khác cũng là cách để khai thác quan điểm đa chiều về kiểu ứng viên phù hợp. Mặt khác, điều này giúp bạn thống nhất các ý kiến và hiểu rõ hơn nhu cầu của mọi người trong công ty.

Bạn có thể đặt những câu hỏi như:

• Độ tuổi và số năm kinh nghiệm của ứng viên nên là bao nhiêu? 
• Mức lương cho vị trí này nên ở khoảng nào?
• Kỹ năng cần thiết của ứng viên là gì?
• Có những yêu cầu nào về bằng cấp, chứng chỉ không?

3. Phỏng vấn nhân viên hiện tại

Đôi khi, tính cách và năng lực của những nhân viên hiện đang làm việc, là sự phản ánh của chân dung ứng viên tiềm năng một cách trung thực nhất. Thông qua những người này, bạn sẽ biết mình cần làm gì để thu hút đúng đối tượng.

Dưới đây là gợi ý những mẫu câu hỏi để khai thác thông tin:

• Động lực làm việc của bạn là gì?
• Vì sao trước đây bạn ứng tuyển vào công ty?
• Bạn muốn trở thành ai trong 5 năm tới?
• Bạn có đang gặp khó khăn nào trong cuộc sống (ví dụ: hôn nhân, học phí cho con,...) hay không?
• Bạn thích làm việc nhóm hay làm việc độc lập hơn?

4. Xác định các mục chính trong “candidate persona”

Sau khi thu thập đủ các dữ liệu quan trọng, điều cần làm bây giờ chỉ là cấu trúc lại thông tin, để tạo ra “outline” hoàn chỉnh.

Thông thường, chân dung ứng viên tiềm năng không thể thiếu các mục sau:

• Lý lịch: Học vấn, kinh nghiệm, kiến thức,...
• Thông tin nhân khẩu học: Tuổi, giới tính, nơi ở, chức danh công việc hiện tại,...
• Giá trị cốt lõi: Những niềm tin và tôn chỉ mà một cá nhân coi trọng, cũng như luôn tuân theo trong mọi tình huống hoặc khi ra quyết định.
• Mục tiêu công việc: Nguyện vọng hoặc đích đến trên hành trình sự nghiệp, mà ứng viên lên kế hoạch đạt được trong 5 - 10 năm tới.
• Động lực phát triển: Ứng viên sẽ cảm thấy được khuyến khích khi nhận thưởng bằng hiện vật, lộ trình thăng tiến rõ ràng, hay làm việc với những chuyên gia trong ngành?
• Kỹ năng cứng và mềm: Những kỹ năng chuyên môn, phục vụ công việc (như lập trình, thiết kế,...) và những kỹ năng mềm (như teamwork, thuyết trình,...).
• Tính cách: Đặc điểm nội tâm, điểm mạnh, điểm yếu, sở thích, tài năng, khó khăn trong công việc,...
• Xu hướng tìm việc: Chủ động hay bị động? Các kênh tìm việc thường truy cập của ứng viên là gì?

5. Xây dựng chân dung ứng viên

Bạn có thể tải các mẫu chân dung ứng viên trên mạng, sau đó, điền thông tin chi tiết, tương ứng với trường hợp công ty của bạn.

Dưới đây là ví dụ chân dung ứng viên tiềm năng cho vị trí Marketing Manager:

💡 Sử dụng dữ liệu thực

Chân dung ứng viên nên được “phác họa” dựa trên thông tin thu thập từ quá trình khảo sát nhân viên hiện tại, nghiên cứu thị trường, phỏng vấn ứng viên, thay vì dựa trên giả định cá nhân.

 💡 Chú ý đến tính đa dạng

Hãy đảm bảo chân dung ứng viên tiềm năng phản ánh tính cách đa dạng của một nhóm người. Như vậy, nhà tuyển dụng có thể tránh được sự thiên vị vô thức trong quá trình tuyển dụng.

💡 Cập nhật thường xuyên

Thị trường lao động không ngừng biến đổi. Xu hướng mới của ngành và nhu cầu nhân sự trong công ty cũng thay đổi theo thời gian. Do đó, bạn cần xem xét và cập nhật chân dung ứng viên thường xuyên, để bắt kịp những thay đổi đó.

💡 Nhất quán với chiến lược tiếp thị

Về cơ bản, “candidate persona” là một loại tài liệu quan trọng, phục vụ cho việc quảng cáo, mở rộng tìm kiếm ứng viên tài năng, phỏng vấn,... Do đó, bạn cần nhất quán nội dung trên hồ sơ với tiêu chí đánh giá ứng viên, hoặc lên chiến lược, đặt ra các mục tiêu tuyển dụng.

💡 Xây dựng chân dung ứng viên cho từng vị trí

Dù văn hóa doanh nghiệp là cố định, nhưng mỗi vị trí tuyển dụng lại có những yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ năng,... khác nhau. Do đó, bộ phận HR không thể áp dụng một hồ sơ duy nhất cho tất cả các vị trí trong công ty.

Chân dung ứng viên càng chi tiết, cụ thể và tách biệt giữa các phòng ban, càng mang lại hiệu quả tiếp thị tối ưu.

📍 Kết luận

Chân dung ứng viên có thể được sử dụng như công cụ hỗ trợ toàn bộ các khâu của quy trình tuyển dụng. Đặc biệt, khi tìm kiếm ứng viên tài năng cho vị trí cấp cao, hồ sơ này sẽ giúp nhà tuyển dụng nhận biết những đặc điểm quan trọng, cần tập trung, từ đó, chiếm ưu thế trên thị trường tuyển dụng.

Để tạo ra được chân dung hoàn chỉnh, điều đáng lưu ý là phải nghiên cứu thật kỹ, hiểu biết sâu sắc về tổ chức, cũng như yêu cầu công việc. Đừng quên tham khảo thêm JD của đối thủ, để có góc nhìn đa chiều nhé!