Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: Những điều cần biết & cách triển khai

Nhắc tới AI, đa số chúng ta thường nghĩ tới sự tiện lợi và dễ dàng. Tuy nhiên trong bối cảnh doanh nghiệp nói chung và công tác chuyển đổi số trong quản trị nhân sự nói riêng, đây không phải là một nhiệm vụ đơn giản.

Theo khảo sát của PwC, 63% lãnh đạo chưa sẵn sàng số hóa công tác quản lý nhân sự do lo ngại về chi phí đầu tư, an ninh mạng và gián đoạn kinh doanh. Bởi vậy, dù đã nhen nhóm từ 20 năm trước, việc dùng công nghệ để cải thiện tình hình nhân sự của công ty vẫn chưa phổ biến. 

Cùng Cake tìm hiểu cách các công ty lớn quản trị nhân sự hiệu quả nhờ ứng dụng công nghệ kịp thời, và đâu là quy trình số hóa sẽ đem lại nhiều lợi ích nhất cho doanh nghiệp.

Không đơn thuần là đưa các chức năng lên máy tính hay đám mây để quản lý, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự (HR digital transformation) tập trung vào quá trình tự động hóa công tác nhân sự dựa trên dữ liệu.

Trong báo cáo Human Capital Trends phát hành năm 2017, Deloitte nhấn mạnh quá trình này sẽ tác động mạnh mẽ tới quy trình thực hiện chức năng nhân sự, đồng thời ảnh hưởng đến lực lượng lao động và cách họ quản lý công việc của chính mình.

Do đó, không nên nhầm tưởng rằng chuyển đổi kỹ thuật số nhân sự chỉ dành cho bộ phận HR. Hơn cả, đó là quá trình biến đổi toàn bộ doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu cao nhất: quản trị nhân sự hiệu quả để phát triển bền vững.

1. Công ty IBM

IBM, tập đoàn công nghệ máy tính đa quốc gia với hơn 400 nghìn nhân viên, là một trong những đơn vị tiên phong chuyển đổi số để quản trị nhân sự hiệu quả. 

Hệ thống quản lý nhân sự của IBM giúp nhân viên “làm chủ” công việc với các chức năng như quản lý tiến độ công việc, theo dõi đầu việc, thậm chí là tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp mới. Không dừng lại ở đó, hệ thống này còn cung cấp nền tảng đào tạo trực tuyến, cho phép nhân viên truy cập học liệu và tự đề xuất chương trình đào tạo. 

Có thể nói, cuộc cách mạng chuyển đổi số trong quản trị nhân sự đã giúp IBM giữ chân nhân tài và cải thiện tình hình nhân sự của công ty, ngay cả trong hoàn cảnh khó khăn nhất.

2. Techcombank

Trước đây, hơn 90% quy trình của Techcombank đều thực hiện thủ công. Với hơn 13.000 nhân viên, 1 trong 10 ngân hàng lớn nhất Việt Nam này cần một giải pháp vượt trội để đạt được mục tiêu mở rộng và phát triển khắp cả nước.

Để giải quyết vấn đề này, Techcombank đã triển khai SAP SuccessFactors - hệ thống quản lý nguồn nhân lực toàn diện và số hóa quy trình quản lý nhân sự. Hệ thống này cho phép nhân viên tự quản lý công việc và chủ động giải quyết các thủ tục nhân sự cơ bản. 

Nhờ những nỗ lực đó, Techcombank đã nhận nhiều giải thưởng, bao gồm “Nhà tuyển dụng xuất sắc trong ngành ngân hàng” và "Nơi làm việc tốt nhất tại châu Á", trở thành hình mẫu của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự tại Việt Nam.

Có thể nói trong những năm gần đây, AI đã được ứng dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp. Kết quả khảo sát của Eightfold AI cho biết hiện nay có năm chức năng đã và đang được chuyển đổi số để giúp công ty quản trị nhân sự hiệu quả, bao gồm:

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên (78%)
• Quản lý lương, thưởng và chế độ phúc lợi nhân viên (77%)
• Quản lý công tác tuyển dụng (73%) 
• Quản lý quy trình onboarding (69%)
• Theo dõi hiệu suất và quản lý KPI (72%)

Ở một bức tranh tổng quát hơn, chúng ta có thể thấy ứng dụng của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự tập trung chủ yếu vào ba khía cạnh sau:

1. Hệ thống phân tích dữ liệu Big Data

Kể từ khi ra đời, Big Data đã mang đến một cuộc cách mạng cho ngành Quản lý Nhân sự, giúp các doanh nghiệp khai thác và phân tích một lượng lớn dữ liệu khổng lồ. 

Chuyên viên HR giờ đây có thể dùng Big Data để đồng thời phân tích dữ liệu về xu hướng thị trường, kế hoạch kinh doanh và tình hình nhân sự trong giai đoạn nhất định nhằm dự báo nhu cầu nhân lực, hỗ trợ quyết định tuyển dụng, đào tạo và nâng cao chất lượng nhân sự.

2. HRIS và quy trình làm việc  

HRIS (Human Resources Information System) là hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực được triển khai dưới dạng phần mềm như ERP (Hệ thống quản trị doanh nghiệp) và CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng).

HRIS giúp nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận HR nhờ giải pháp công nghệ hướng tới đơn giản hóa các quy trình chấm công, xử lý bảng lương, lưu trữ dữ liệu nhân viên, v.v.

3. Tự động hóa chức năng hành chính

Cuối cùng, mục tiêu của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự nhằm hướng tới “giải phóng” nhân viên phụ trách quản lý nhân sự khỏi các công việc giấy tờ vốn tiêu tốn rất nhiều thời gian cho cả công ty lẫn người lao động. 

Ví dụ điển hình cho ứng dụng này là hệ thống theo dõi ứng viên ATS, giúp tinh giản quy trình tuyển dụng và tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa các bước phê duyệt và tác vụ hành chính.

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là một bước đi đúng đắn, phù hợp với xu thế phát triển bền vững cho doanh nghiệp vì:

1. Nâng cao kỹ năng quản lý và giảm khối lượng công việc

Các nền tảng đào tạo trực tuyến giúp doanh nghiệp cải thiện kỹ năng quản trị nhân sự hiệu quả. Trong khi đó, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa sẽ thay HR xử lý các tác vụ thủ công, giải phóng thời gian để tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược.

2. Thích ứng với môi trường làm việc từ xa

Làm việc từ xa đã dần trở thành một thực tế quen thuộc với nhiều doanh nghiệp và các nhân viên thường xuyên công tác. Với sự giúp sức từ công nghệ, việc gắn kết nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả trong tình huống hybrid working.

3. Thúc đẩy hợp tác giữa các bộ phận

Bằng cách tích hợp dữ liệu các phòng ban trong công ty, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự giúp nhân viên dễ dàng truy cập dữ liệu từ đội nhóm khác, phục vụ cho hoạt động chuyên môn. Đây là nền tảng quan trọng để nâng cao tinh thần học tập lẫn nhau trong nội bộ nhân sự. 

4. Tuyển dụng hiệu quả và nhanh chóng

Các công cụ quản trị nhân sự hiệu quả dựa trên ứng dụng trí tuệ nhân tạo là chìa khóa tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và cải thiện trải nghiệm ứng tuyển. Từ đó giúp tăng tốc giai đoạn sàng lọc ứng viên, lên lịch phỏng vấn và thu hút ứng viên đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. 

5. Học tập và phát triển dựa trên dữ liệu

Chuyển đổi số giúp chuyên biệt hóa hoạt động đào tạo. Big data cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhân sự của công ty, tìm ra lỗ hổng kỹ năng cần tập huấn. Trong khi đó, các giải pháp đào tạo bằng công nghệ tạo ra môi trường linh hoạt và sáng tạo cho quá trình đào tạo.

Quá trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng tồn tại những thách thức, buộc doanh nghiệp phải tính toán chiến lược cẩn thận trước khi triển khai. 

Đầu tiên, chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi thói quen và cách làm việc của nhân viên, quá trình này cần thời gian và một chiến lược truyền thông hiệu quả để thuyết phục nhân viên tin tưởng vào tầm nhìn của công ty. 

Kinh phí đầu tư cơ sở hạ tầng là thử thách tiếp theo khi chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, nhất là trong trường hợp doanh nghiệp đang gặp khó khăn tài chính. Các khoản phí mới cần chi có thể bao gồm: chi phí mua phần mềm, phần cứng, dịch vụ bảo trì, chi phí đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ. 

Đồng thời, khi quyết định đưa mọi dữ liệu lên hệ thống số, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn tinh thần ứng phó với các nguy cơ bị tấn công mạng và đánh cắp dữ liệu. Mối đe dọa này đòi hỏi doanh nghiệp phải có các biện pháp bảo mật dữ liệu chặt chẽ, cũng như tổ chức tập huấn nâng cao nhận thức của nhân viên về an ninh mạng. 

Ngoài ra, việc tích hợp các giải pháp công nghệ mới với hệ thống hiện có của công ty có thể gặp nhiều trở ngại, đặc biệt có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh. Để vượt qua các thách thức này, các nhà quản lý và lãnh đạo cần kêu gọi tinh thần phối hợp và cộng tác chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty.

Mặc dù tình hình nhân sự của công ty sẽ có sự khác biệt tùy vào khu vực và ngành nghề hoạt động, chúng ta sẽ luôn tìm ra những điểm chung về cách mà các công ty thành công đã áp dụng để quản trị nhân sự hiệu quả. 

Dưới đây là 6 bước chuyển đổi số trong quản trị nhân sự được các chuyên gia nhân sự và quản trị doanh nghiệp khuyến nghị:

1. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu:

• Thu thập và lưu trữ dữ liệu nhân viên đầy đủ, chính xác và nhất quán.
• Sử dụng các công cụ quản lý và cập nhật dữ liệu tự động, đảm bảo tính bảo mật và thuận tiện truy cập.
• Tích hợp data từ các hệ thống khác nhau như ERP, CRM, hệ thống chấm công.

2. Phân tích nhu cầu của người lao động:

• Thu thập ý kiến của nhân viên về các quy trình HR hiện tại.
• Xác định những điểm yếu còn tồn tại và chức năng nhân sự cần cải thiện.
• Khảo sát mong muốn và nhu cầu của nhân viên về trải nghiệm nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp.

3. Xác định mục tiêu chuyển đổi số:

• Xác định rõ ràng mục đích mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. (Ví dụ: Nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí tuyển dụng, cải thiện chất lượng đào tạo).
• Đặt ra các mục tiêu SMART cho từng hạng mục.
• Áp dụng mô hình SWOT để xác định chiến lược số hóa quản trị nhân sự hiệu quả.

4. Nâng cao năng lực công nghệ của bộ phận HR:

• Đào tạo chuyên viên HR về kiến thức và kỹ năng sử dụng các công nghệ mới.
• Thống nhất quan điểm trong bộ phận về vai trò của chuyển đổi số đối với tình hình nhân sự của công ty trong thời điểm hiện tại.
• Khuyến khích tham gia các khóa học và hội thảo về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.

5. Lựa chọn, tích hợp các giải pháp công nghệ:

• Nghiên cứu và lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp dựa trên tính năng, khả năng tích hợp, độ bảo mật và dịch vụ chăm sóc khách hàng.
• Nhờ đến cố vấn của chuyên gia để tích hợp các giải pháp công nghệ với các hệ thống hiện có một cách an toàn và hiệu quả.

6. Đào tạo, tập huấn nhân viên:

• Đào tạo nhân viên cách sử dụng các giải pháp công nghệ trong thực tế công việc.
• Cung cấp bộ hướng dẫn và hỗ trợ liên tục trong thời gian nhân viên làm quen với công cụ mới.
• Thường xuyên thu thập phản hồi của nhân viên về hiệu quả thực tế của các giải pháp công nghệ đã triển khai.

Một yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số là việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã triển khai. Qua đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và cải thiện chiến lược của mình khi cần thiết, đảm bảo rằng công tác số hóa quản trị nhân sự hiệu quả và mang lại giá trị đối với tổ chức. 

📍Kết luận

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự không đơn thuần là một dự án ngắn hạn mà là một quá trình lâu dài, đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ từ tất cả các bên liên quan. Ở đó, các doanh nghiệp cần thiết lập một chiến lược rõ ràng dựa trên nhu cầu, tình hình nhân sự của công ty và mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Để tối đa hóa lợi ích từ các giải pháp công nghệ giúp quản trị nhân sự hiệu quả, điều quan trọng là doanh nghiệp trang bị cho người lao động những kỹ năng nền tảng và kêu gọi được sự ủng hộ, đồng lòng từ toàn thể nhân viên. Đồng thời, các nhà quản lý cần đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố nội bộ và bên ngoài trước khi quyết định thực hiện số hóa doanh nghiệp.

--- Tác giả: Hoang Phuong ---