Contoh Manpower Planning untuk Tingkatkan Profit Perusahaan!

Manpower planning adalah kunci penting bagi perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis. Penyusunan manpower planning oleh HRD atau manajer idealnya memastikan setiap posisi dalam perusahaan diisi oleh karyawan yang kompeten, sehingga operasional perusahaan berjalan lancar dan produktivitas meningkat.

Manpower planning tidak selalu tentang rekrutmen, tapi juga tentang upaya perusahaan menjaga keterikatan karyawan dan mengurangi turnover karyawan. Studi Gallup mengungkap, karyawan yang memiliki keterikatan dengan perusahaan mampu meningkatkan profitabilitas bisnis sebesar 23%.

Untuk memahami lebih detail tentang manpower planning, simak penjelasan mengenai pengertian, manfaat, jenis, contoh, hingga cara menyusunnya di artikel ini.

Perencanaan sumber daya manusia atau manpower planning adalah proses perencanaan pemenuhan sumber daya manusia secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Manpower planning memastikan perusahaan memiliki karyawan kompeten dalam jumlah dan biaya yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis saat ini dan di masa depan.

Manpower planning adalah sebuah proses berkelanjutan yang melibatkan identifikasi kebutuhan tenaga kerja, perencanaan rekrutmen, pengembangan kompetensi, dan retensi karyawan. Penerapan manpower planning bertujuan untuk mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya manusia, meminimalisir kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas operasional.

Setelah mengetahui arti MPP di perusahaan, kini Cake akan membagikan beragam manfaat penerapan manpower planning. Proses strategis ini kerap menjadi andalan perusahaan dalam hal efisiensi sumber daya manusia untuk mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Berikut penjelasan selengkapnya:

1. Menghemat Biaya Rekrutmen dan Pelatihan

Setiap perusahaan tentu mendambakan proses rekrutmen ekonomis namun tetap memperoleh karyawan berkualitas tinggi. Manpower planning yang efektif memungkinkan perusahaan mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja lebih awal dan menghindari rekrutmen mendadak yang cenderung lebih mahal. 

Manpower planning juga membantu sistematisasi program pelatihan karyawan. Sistematisasi pelatihan ini dapat secara efektif meningkatkan kompetensi karyawan untuk pemenuhan kebutuhan perusahaan.

2. Optimalisasi Sumber Daya Manusia

Manpower planning memberikan manfaat besar dalam hal optimalisasi sumber daya manusia. Dengan manpower planning, HR atau manager bisa mendapat karyawan kompeten, merencanakan pelatihan yang sesuai, dan mengatur beban kerja dengan lebih efisien. 

Pada akhirnya, penerapan manpower planning turut membantu memaksimalkan produktivitas dan efisiensi operasional yang sangat dibutuhkan untuk mencapai target profitabilitas perusahaan.

3. Meningkatkan Keterikatan dan Retensi Karyawan

Tenaga kerja adalah aset terbesar perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Perusahaan dengan manpower planning yang baik cenderung memiliki kemampuan lebih baik dalam menciptakan keterikatan karyawan (employee engagement) dan lingkungan kerja sehat.

Kedua aspek tersebut sangat penting dalam menjaga retensi karyawan dan mengurangi angka turnover.  Menurut riset perusahaan Gallup, keterikatan karyawan secara efektif menurunkan 43% angka turnover di perusahaan yang memiliki tingkat turnover rendah.

4. Antisipasi Kebutuhan Masa Depan

Manpower planning memungkinkan perusahaan untuk memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan berdasarkan tren pasar, perubahan teknologi, atau strategi bisnis. Dengan begitu, perusahaan lebih adaptif dan agile (tangkas) menghadapi berbagai tantangan bisnis di masa mendatang.

5. Memperbaiki Perencanaan Karir Karyawan

Manpower planning tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan, tapi juga bagi karyawan. Dengan manpower planning, perusahaan dapat merancang jalur karir yang jelas bagi masa depan karyawan. Upaya ini turut mendorong motivasi keterikatan karyawan, karena mereka merasa memiliki prospek dan peluang yang jelas untuk mengembangkan karir di perusahaan.

Manpower planning dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan aspek jangka waktu, tingkat organisasi, dan fokus perencanaan. Untuk bisa menerapkan manpower planning yang tepat Anda perlu memahami masing-masing jenisnya, sehingga mempermudah penyesuaian dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Berikut penjelasan selengkapnya seputar jenis-jenis MP dalam perusahaan.

1. Manpower Planning Level Organisasi

Manpower planning jenis ini berfokus mengembangkan tenaga kerja perusahaan secara keseluruhan. Dikutip dari truein, Ini merupakan perencanaan tingkat makro yang bertujuan menciptakan lebih banyak kesempatan kepada karyawan sembari memanfaatkan SDM secara efisien.

Contoh manpower planning level organisasi dapat dilihat ketika perusahaan membutuhkan transformasi pemanfaatan AI di segala aspek operasional. Dalam hal ini, perusahaan dapat memberikan pelatihan kerja berskala besar kepada karyawan untuk memanfaatkan berbagai tools AI.

2. Manpower Planning Level Mikro

Di level mikro, manpower planning berfokus pada kebijakan manajer atau HRD untuk mengelola dan mengembangkan SDM dalam suatu divisi atau departemen. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan ketika menyusun manpower planning mikro adalah tahapan rekrutmen, proses seleksi, skema promosi, kompensasi karyawan, dan program pelatihan yang disesuaikan dengan tujuan perusahaan.

3. Manpower Planning Jangka Pendek

Manpower planning jangka pendek adalah perencanaan yang mencakup strategi pemenuhan kebutuhan SDM perusahaan dalam periode satu tahun atau kurang. Fokus manpower planning jangka pendek adalah pemenuhan kebutuhan tenaga kerja saat ini dan mengatasi tantangan operasional yang bersifat mendesak.

4. Manpower Planning Jangka Menengah

Manpower planning adalah perencanaan yang ditujukan untuk jangka waktu 2 hingga 5 tahun. Dalam perencanaan ini, HRD atau manajer umumnya berfokus pada pemberian program pelatihan dan pengembangan kompetensi yang krusial dalam lima tahun ke depan.

5. Manpower Planning Jangka Panjang

Perencanaan tenaga kerja jangka panjang berfokus pada proyeksi kebutuhan tenaga kerja masa depan. Faktor-faktor penting yang perlu menjadi pertimbangan dalam penyusunan manpower planning jangka panjang adalah perkembangan teknologi, demografi tenaga kerja, tren industri, dan perubahan strategi bisnis perusahaan.

Setiap bidang industri memiliki karakteristik masing-masing yang mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Oleh karena itu, manpower planning antara satu industri dengan yang lain bisa berbeda-beda sesuai dengan kondisi spesifik industri dan tujuan bisnis perusahaan. Berikut merupakan contoh manpower planning di dua industri berbeda untuk memperdalam pemahaman Anda.

1. Contoh Manpower Planning di Industri Teknologi

Background

Sebuah perusahaan teknologi sedang merencanakan merilis aplikasi baru berbasis AI dalam tiga tahun ke depan. Proses pembuatan ini membutuhkan talenta dengan keterampilan di bidang artificial intelligence (AI) dan machine learning (ML). 

2. Contoh Manpower Planning di Industri FnB

Background

Sebuah kedai kopi berencana membuka cabang baru dalam satu tahun ke depan di kota yang berbeda. Cabang baru diharapkan mampu melayani volume pelanggan yang tinggi, terutama di jam sibuk pada pag dan sore hari.

Sebagai catatan, penjelasan di atas hanyalah contoh sederhana dari manpower planning. Penyusunan manpower planning idealnya lebih mendetail dan mempertimbangkan banyak aspek seperti prediksi tren bisnis, analisis permintaan pasar, proyeksi perubahan regulasi, dan kebutuhan pelatihan jangka panjang.

Sudah siap menyusun manpower planning untuk perusahaan Anda? Sebagai acuan penyusunan, berikut Cake bagikan langkah-langkah sistematis dalam menyusun manpower planning.

1. Tentukan Tujuan Perusahaan

Langkah pertama menyusun strategi manpower adalah menentukan tujuan dan arah perusahaan dalam beberapa tahun mendatang. Ini merupakan langkah fundamental yang menjadi dasar penyusunan manpower planning yang efektif. 

Pahami visi, misi, dan strategi jangka panjang perusahaan untuk mendapatkan perspektif menyeluruh tentang tujuan perusahaan. Selain itu, Anda dapat menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini untuk menemukan tujuan perusahaan:

• Apakah ada tujuan bisnis yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu?
• Apakah perusahaan merencanakan ekspansi bisnis atau pengurangan bisnis besar?
• Apakah perusahaan berencana melakukan diversifikasi produk?
• Apakah perusahaan ingin meningkatkan efisiensi operasional untuk mencapai profitabilitas?

2. Pelajari Kondisi Perusahaan dan Tenaga Kerja Saat Ini

Setelah tujuan ditetapkan, langkah berikutnya adalah menganalisis kondisi internal perusahaan saat ini. Analisis ini mencakup evaluasi struktur perusahaan, jumlah dan keterampilan tenaga kerja yang ada, tingkat produktivitas, dan tingkat turnover. Untuk mendapat data akurat, HRD perlu berkoordinasi dengan seluruh departemen dan unit bisnis.

Berikut merupakan beberapa pertanyaan kunci yang dapat membantu Anda mengenal kondisi perusahaan secara lebih baik:

• Bagaimana tenaga kerja dikelompokkan?
• Bagaimana pekerjaan dibagi dan dilaksanakan?
• Berapa jumlah tenaga kerja saat ini dan berapa unit yang dimiliki perusahaan?
• Bagaimana budaya kerja dan kepuasan karyawan di perusahaan? Apakah berkontribusi besar menekan angka turnover?

3. Perkirakan Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Depan

Berdasarkan tujuan perusahaan dan kondisi saat ini, mulai lakukan proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Pertimbangkan beberapa faktor penting seperti proyeksi pertumbuhan bisnis, perkembangan teknologi, tren industri, dan tren pasar tenaga kerja.

Dikutip dari Workforce Planning Guide karya D. Robinson, proyeksi kebutuhan tenaga kerja perlu mempertimbangkan pendapat ahli dari para manajer agar manpower planning mampu lebih relevan dengan realitas tenaga kerja di lapangan.

4. Buat Program Ketenagakerjaan

Program ketenagakerjaan menjadi aspek penting untuk manpower planning. Langkah ini memastikan bahwa tenaga kerja memiliki keterampilan yang diperlukan dan ditempatkan pada posisi yang tepat. Sebagai contoh, perusahaan dapat merancang pelatihan intensif dan program komprehensif untuk mempercepat adaptasi karyawan baru ke dalam lingkungan kerja.

5. Susun Program Pengembangan Tenaga Kerja

Penyusunan program pengembangan tenaga kerja bertujuan mengatasi permasalahan skill gap, membentuk suksesor manajerial, mencetak talenta profesional, dan memenuhi kebutuhan SDM dengan keterampilan khusus. Ini merupakan langkah penting dalam manpower planning untuk memastikan karyawan tetap kompeten, termotivasi, dan memiliki keterikatan dengan perusahaan.

Beberapa program pengembangan tenaga kerja yang umum dijumpai adalah pelatihan kepemimpinan berkelanjutan, mentoring, hingga peluang peningkatan karir yang inklusif. 

6. Tentukan Metode Rekrutmen

Memilih metode rekrutmen yang efektif dan relevan dengan kebutuhan perusahaan bukanlah hal yang mudah, tapi langkah ini penting untuk menjaring talenta terbaik di industri. Beberapa metode rekrutmen yang umum digunakan adalah perekrutan melalui situs pencari kerja, program referral, job fair, atau menjalin kerja sama dengan universitas.

Untuk menghadapi tantangan dan persaingan rekrutmen, perusahaan bisa memanfaatkan layanan konsultasi perusahaan profesional.

Salah satu layanan yang wajib dicoba adalah Cake Recruitment Consulting.
Layanan ini memiliki resource talent yang luas di wilayah Asia Pasifik dan pengetahuan industri mendalam yang membantu perusahaan meningkatkan efisiensi rekrutmen sekaligus menemukan talenta yang tepat.

Selain itu, Cake Recruitment Consulting menghadirkan layanan rekrutmen lengkap untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan rekrutmen perusahaan.

7. Terapkan dan Evaluasi Strategi secara Berkala

Setelah manpower planning matang, langkah terakhir adalah melakukan implementasi dan evaluasi secara berkala. HRD dan manager bertanggung jawab memantau dan mengevaluasi efektivitas strategi ini untuk meningkatkan produktivitas dan kelancaran operasional perusahaan. Apabila diperlukan, perusahaan juga bisa menyesuaikan manpower planning dengan kondisi internal maupun eksternal.

Kesimpulan

• Manpower planning adalah proses perencanaan pemenuhan sumber daya manusia secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Penerapan manpower planning memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, termasuk optimalisasi SDM, menghemat biaya rekrutmen dan pelatihan, meningkatkan keterikatan dan retensi karyawan, antisipasi kebutuhan masa depan, dan memperbaiki perencanaan karir karyawan.
• Manpower planning umumnya dikelompokkan menjadi beberapa jenis menurut tingkat organisasi, jangka waktu, dan fokus organisasi.
• Manpower planning antara satu industri dengan yang lain bisa berbeda-beda sesuai dengan kondisi spesifik industri dan tujuan bisnis perusahaan.

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

--- Ditulis Oleh Gama Prabowo ---