5 Contoh SOP Perusahaan dan Langkah Membuatnya

Di setiap organisasi, dari skala kecil hingga besar memerlukan panduan yang jelas untuk memastikan bahwa proses yang dilakukan tetap konsisten dan efisien. Panduan tersebut biasanya dimuat dalam SOP atau Standard Operating Procedure.

Isi SOP perusahaan harus diikuti oleh karyawan dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Melalui penerapan SOP yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, menjaga kualitas produk atau layanan, serta memastikan kepatuhan terhadap standar dan regulasi industri.

Untuk memahami lebih jauh mengenai SOP dan contoh SOP perusahaan, Cake akan membahasnya dalam artikel berikut.  

SOP adalah dokumen yang berisi panduan tertulis mengenai langkah-langkah atau prosedur yang harus diikuti untuk menyelesaikan suatu tugas atau proses dengan cara yang konsisten dan efisien. 

Dalam konteks di perusahaan, SOP mencakup aturan, pedoman, atau acuan untuk setiap individu dalam melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing. 

Dikutip dari laman Study, SOP sering digunakan dalam bisnis untuk operasi skala besar yang terkait dengan keselamatan dan keamanan. Untuk itu, contoh SOP di perusahaan pun beragam, mulai dari prosedur keselamatan kerja, pengelolaan keuangan, hingga proses rekrutmen karyawan.

Fungsi SOP tidak hanya terbatas pada penyediaan instruksi, berikut beberapa fungsi SOP di perusahaan:

1. Konsistensi

SOP memastikan bahwa setiap tugas atau proses dilakukan dengan cara yang sama oleh semua karyawan. Hal ini mengurangi variasi dalam pelaksanaan tugas dan meningkatkan kualitas hasil kerja.

2. Peningkatan Efisiensi

Dengan adanya isi SOP perusahaan yang jelas, karyawan dapat menyelesaikan tugas mereka dengan lebih cepat dan efektif, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari cara atau instruksi.

3. Meminimalisir Segala Risiko

SOP membantu mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko dengan memberikan langkah-langkah yang tepat untuk diikuti, terutama dalam situasi yang berpotensi berbahaya atau kompleks, seperti keselamatan kerja.

4. Memastikan Kepatuhan

Fungsi SOP lainnya yang tidak kalah penting yaitu memastikan bahwa perusahaan mematuhi regulasi, standar industri, dan kebijakan internal yang berlaku sehingga reputasi terjaga dan terhindar dari masalah hukum.

5. Evaluasi dan Penilaian Kinerja

Dengan adanya SOP, perusahaan dapat dengan mudah mengevaluasi apakah karyawan menjalankan tugas sesuai prosedur yang ditetapkan, sehingga mempermudah proses penilaian kinerja.

Siap menarik talenta berkualitas? Mulai bangun employer branding kamu lebih efektif dengan Cake, Hubungi Konsultan Kami sekarang juga! 🎉 

Dikutip dari laman Forbes, pembuatan dan penerapan SOP sangat penting untuk mengoptimalkan proses bisnis dan mencapai alur kerja yang lancar. Dengan adanya standar yang jelas, tidak akan ada lagi kebingungan ataupun perbedaan cara kerja setiap karyawan.  Karyawan yang baru masuk pun jadi lebih mudah memahami tugas dan tanggung jawabnya saat proses onboarding.

Seperti yang sudah disebutkan dalam fungsi SOP sebelumnya, perusahaan juga bisa terhindar dari masalah hukum apabila tetap patuh pada regulasi dan standar industri dalam SOP. 

Sebelum melihat bagaimana contoh SOP perusahaan, simak langkah-langkah dalam menyusun SOP:

1. Tentukan Tujuan Pembuatan SOP

Sebelum menulis SOP, identifikasi dulu apa tujuan SOP ini dan masalah apa yang ingin diselesaikan. Dengan menetapkan tujuan prosedur yang jelas, kamu bisa menulis instruksi yang lebih ringkas dan efektif. 

2. Kumpulkan Segala Informasi

Setelah tahu apa tujuan SOP yang ingin dibuat, maka kumpulkan berbagai informasi yang berkaitan dengan aturan atau pedoman yang akan masuk dalam SOP. Dengarkan masukan karyawan yang terlibat langsung dalam proses tersebut untuk memastikan bahwa SOP itu nantinya memenuhi kebutuhan semua orang.

3. Tentukan Format dan Buat SOP

Pilih format yang sesuai untuk SOP, seperti format langkah demi langkah, diagram alur, atau tabel. Pastikan format tersebut bisa dipahami oleh semua karyawan dari berbagai usia.

Selanjutnya, buatlah deskripsi langkah-langkah yang jelas dan terperinci. Gunakan bahasa yang sederhana dan hindari kalimat yang dapat membingungkan. Sertakan informasi penting seperti alat, bahan, dan persyaratan keselamatan jika diperlukan. Jangan lupa juga jelaskan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam proses. 

4. Uji Prosedur

Sebelum menyetujui SOP, lakukan uji coba untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang ditetapkan dapat diikuti dengan mudah dan menghasilkan hasil yang diinginkan. Mintalah umpan balik dari karyawan atau pihak yang terlibat dalam uji coba.

5. Revisi dan Perbarui

Berdasarkan umpan balik, lakukan revisi jika diperlukan. Pastikan SOP diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan dalam proses, teknologi, atau kebijakan.

6. Sosialisasikan SOP

Setelah SOP diselesaikan, sosialisasikan kepada seluruh karyawan yang terlibat. Berikan pelatihan jika diperlukan agar mereka dapat memahami dan mengikuti prosedur dengan benar.

Berikut beberapa contoh SOP perusahaan dari berbagai industri ataupun bagian di dalamnya:

1. Contoh SOP Perusahaan Manufaktur

2. Contoh SOP Perusahaan Jasa

3. Contoh SOP Perusahaan Dagang

4. Contoh SOP Perusahaan Makanan

5. Contoh SOP Keuangan Perusahaan

Apa saja isi dalam SOP?

Isi SOP perusahaan biasanya mencakup beberapa elemen penting, seperti judul, tujuan, prosedur, tanggung jawab, dokumentasi hingga referensi aturan. 

Apa saja ciri-ciri SOP yang baik?

Jelas dan sederhana, terstruktur, detail, relevan, fleksibel dan tentunya dapat diterapkan.

Kapan SOP harus diperbarui?

SOP harus diperbarui secara berkala, terutama ketika ada perubahan dalam proses, kebijakan, atau regulasi yang relevan. Selain itu, SOP juga perlu direvisi setelah umpan balik dari pengguna atau hasil audit yang menunjukkan adanya ketidaksesuaian atau perbaikan yang diperlukan.