7+ Contoh Surat PHK Karyawan: Alasan Efisiensi hingga Masalah Kinerja

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah realita yang tidak dapat dipungkiri dalam hubungan profesional. Proses PHK sendiri tidak dapat dilakukan dengan serta-merta, namun harus melalui prosedurnya sendiri. Salah satu bagian penting dalam proses pemutusan hubungan kerja dari perusahaan dengan pekerjanya adalah penerbitan surat PHK.

Secara legal, Undang-Undang Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 BAB I Pasal 1 ayat (25) mengatur bahwa pengakhiran hubungan kerja dapat terjadi karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha. 

Walaupun demikian, untuk menghargai jasa pegawai dan menjaga reputasi perusahaan, pembuatan surat pemecatan karyawan secara hormat adalah aspek yang penting dalam proses PHK. 

Artikel ini akan membahas berbagai jenis surat pemberhentian kerja, mulai dari contoh surat phk karena kesalahan berat, contoh surat phk karena indisipliner, hingga contoh surat pemutusan kontrak kerja.

Sebelum melihat berbagai contoh surat pemutusan kerja, ada baiknya untuk melihat berbagai kasus yang dapat mengakibatkan pemutusan hubungan kerja. 

Bab XII UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan membahas mengenai berbagai alasan, larangan, dan konsekuensi yang dapat diterima perusahaan karena prosedur pemutusan hubungan kerja yang tidak sesuai aturan. 

Pasal 158 UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur alasan-alasan perusahaan dapat memutus hubungan kerja dengan pekerjanya, diantara lain alasannya adalah:

Perusahaan dapat memutus hubungan kerja dengan pekerjanya yang melakukan hal-hal diatas. Walaupun begitu, melalui pasal 153 UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan negara juga mengatur beberapa perkara yang tidak boleh menjadi alasan pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Diantaranya adalah:

Dengan mengetahui dasar-dasar perundang-undangan tersebut, berikut contoh surat pemberhentian kerja yang dapat digunakan dalam proses pemutusan hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawan.

Surat pemecatan karyawan adalah aspek penting dalam proses pemutusan hubungan kerja. Melalui perkara - perkara yang telah disebutkan diatas, perusahaan memiliki dasar legal untuk melakukan pemecatan karyawan. Secara umum, surat pemutusan kerja memiliki komponen yaitu:

• Nama dan identitas karyawan
• Alasan pemecatan, 
• dan ucapan terima kasih.

Seluruh aspek tersebut penting dalam menulis surat pemecatan karyawan dengan hormat.

1. Contoh Surat PHK Karena Tidak Lolos Masa Percobaan

Umumnya, sebelum mempekerjakan seseorang menjadi karyawan tetap, perusahaan akan melakukan masa percobaan untuk mengetahui apakah karyawan tersebut cocok dengan perusahaan tersebut dan kemampuan dari calon karyawan tersebut. 

Walaupun begitu, dalam kasus dimana calon karyawan tidak cocok atau tidak dapat melakukan pekerjaannya, perusahaan mau tidak mau harus memberikan surat PHK. Untuk menjaga hubungan dengan calon pegawai tersebut, tentunya surat pemecatan karyawan dapat ditulis secara hormat. Berikut adalah contoh surat pemutusan hubungan kerja untuk karyawan masa percobaan:

Seperti yang dijelaskan sebelumnya surat pemberhentian pegawai umumnya memiliki beberapa komponen yang penting. Diantaranya adalah alasan pemberhentian dan ucapan terima kasih atas jasa karyawan tersebut.

2. Contoh Surat PHK Karena Efisiensi Perusahaan

Walaupun seorang karyawan tidak melakukan masalah besar, faktor lain seperti kurangnya hasil kerja dari seorang pegawai dapat menyebabkan dipecatnya seorang pegawai. 

Dalam kasus ini, surat PHK karyawan harus menjelaskan bahwa pihak perusahaan sudah memberikan peringatan untuk karyawan terkait untuk memperbaiki kinerjanya namun karyawan tidak melakukan perbaikan yang berarti dalam efisiensi kerjanya sehari-hari. Maka dari itu, contoh surat pemutusan hubungan kerja karena masalah efisiensi kerja adalah sebagai berikut:

Dalam contoh surat PHK diatas dapat dilihat bahwa perusahaan sudah berusaha untuk memperbaiki efisiensi kerja dari pegawai, namun pegawai tersebut tidak memberikan usaha maksimal untuk perusahaan, sehingga memaksa perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan pegawai tersebut.

3. Contoh Surat PHK Karena Indisipliner

Surat pemutusan hubungan kerja karena karyawan tidak disiplin akan berbeda dari surat PHK karena tidak lolos masa percobaan. Dalam kasus karyawan yang tidak disiplin, surat PHK karyawan sebaiknya menyebutkan alasan pemecatan karyawan tersebut dan juga mengingatkan bahwa perusahaan sudah mencoba untuk mentolerir dan memperbaiki sifat tidak disiplin tersebut. 

Berikut adalah salah satu contoh surat PHK karena indisipliner:

Dalam contoh surat PHK diatas dapat dilihat alasan pemutusan hubungan kerja dan tanggal terakhir kerja pegawai tersebut. Kejelasan alasan PHK dapat membantu pegawai tersebut untuk mengerti kesalahan yang dibuat dan usaha dari pihak perusahaan untuk membantu pegawai dalam memperbaikinya.

4. Contoh Surat PHK Karena Kesalahan Berat

Seperti aturan-aturan yang sudah dijelaskan di bagian sebelumnya, ada kesalahan-kesalahan berat yang dapat membuat seseorang dipecat dari suatu perusahaan. Contohnya pembocoran rahasia perusahaan, melakukan tindak kriminal seperti pencurian dan penipuan dalam perusahaan, hingga konsumsi narkoba atau zat adiktif lainnya dalam lingkungan kerja. Kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, baik secara finansial, reputasi, hingga bahkan secara legal.

Dalam kasus ini, perusahaan harus memberikan surat PHK karyawan yang cukup keras agar karyawan mengerti bahwa kesalahan yang sudah dibuat bukanlah kesalahan ringan, namun dapat menghasilkan kerugian baik material atau non-material bagi perusahaan yang dapat berkepanjangan.

Walaupun begitu, surat PHK karyawan ini masih dapat mengandung ucapan terima kasih atas jasa karyawan tersebut selama masa kerjanya dalam perusahaan, terutama jika karyawan tersebut sudah bekerja dalam jangka waktu cukup panjang dan memiliki andil yang relatif besar dalam perkembangan perusahaan tersebut sebelum melakukan kesalahan berat tersebut. Berikut adalah contoh surat pemberhentian kerja karena kesalahan berat:

Dalam contoh surat pemberhentian kerja diatas dapat dilihat bahwa pemutusan hubungan kerja dengan pegawai terjadi karena kesalahan yang dibuat oleh pegawai tidak dapat ditolerir oleh pihak perusahaan, sehingga memaksa pihak manajemen untuk memecat pegawai tersebut.

5. Contoh Surat PHK karena Penutupan Divisi

Dalam dunia bisnis, penutupan divisi sering kali menjadi langkah strategis yang diambil perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan pasar atau meningkatkan efisiensi operasional.

Ketika menghadapi situasi ini, penting bagi perusahaan untuk menyampaikan keputusan tersebut kepada karyawan yang terdampak melalui surat pemutusan hubungan kerja yang disusun dengan jelas dan penuh empati.

Surat ini harus mencakup penjelasan alasan penutupan divisi, apresiasi terhadap kontribusi karyawan, serta informasi mengenai kompensasi dan dukungan yang akan diberikan, guna memastikan transisi yang lebih lancar bagi semua pihak yang terlibat.

6. Contoh Surat PHK karena Penurunan Kinerja

Ketika karyawan tidak dapat mencapai target kinerja meskipun telah diberikan kesempatan untuk perbaikan, perusahaan mungkin perlu mengambil keputusan untuk mengakhiri hubungan kerja. Surat pemutusan hubungan kerja karena penurunan kinerja harus disusun dengan hati-hati, mencakup evaluasi objektif yang telah dilakukan dan kesempatan perbaikan yang telah diberikan.

Surat ini juga harus menyampaikan apresiasi atas usaha yang telah dilakukan oleh karyawan serta memberikan informasi mengenai hak-hak yang akan diterima sesuai dengan ketentuan perusahaan.

7. Contoh Surat PHK karena Penutupan Lokasi Cabang

Penutupan lokasi cabang sering kali menjadi bagian dari strategi bisnis untuk meningkatkan efisiensi atau merespons perubahan pasar. Dalam situasi ini, perusahaan harus berkomunikasi secara transparan dengan karyawan yang terdampak melalui surat pemutusan hubungan kerja.

Surat ini perlu menjelaskan alasan penutupan cabang, menegaskan bahwa keputusan ini tidak terkait dengan kinerja individu, dan menyampaikan apresiasi terhadap kontribusi karyawan selama ini. Selain itu, surat harus memberikan informasi tentang kompensasi dan dukungan transisi yang akan disediakan, membantu karyawan dalam menghadapi perubahan ini dengan lebih baik.

8. Contoh Surat PHK karena Penggabungan Perusahaan

Penggabungan perusahaan adalah langkah strategis yang sering dilakukan untuk memperkuat posisi pasar dan meningkatkan efisiensi operasional. Dalam proses ini, restrukturisasi organisasi bisa menjadi tak terhindarkan, termasuk pengurangan jumlah karyawan akibat duplikasi posisi atau perubahan kebutuhan bisnis.

Surat pemutusan hubungan kerja karena penggabungan perusahaan harus disusun secara informatif dan profesional. Surat ini perlu menjelaskan alasan penggabungan dan dampaknya terhadap struktur organisasi, serta menegaskan bahwa keputusan ini tidak terkait dengan kinerja individu karyawan.

Selain itu, penting untuk mencantumkan apresiasi atas kontribusi karyawan dan memberikan informasi yang jelas mengenai kompensasi serta dukungan transisi yang akan diberikan, guna memastikan karyawan merasa dihargai dan mendapatkan bantuan selama masa perubahan ini.

9. Surat PHK Karena Berakhirnya Proyek

Ketika sebuah proyek berakhir, perusahaan mungkin perlu mengakhiri kontrak karyawan yang direkrut khusus untuk proyek tersebut. Surat pemutusan hubungan kerja harus menjelaskan bahwa alasan penghentian adalah selesainya proyek, bukan kinerja karyawan.

Surat ini juga harus mencakup apresiasi atas kontribusi karyawan dan informasi mengenai kompensasi serta dukungan yang akan diberikan. Berikut adalah contoh surat PHK untuk situasi seperti ini.

Keputusan untuk memutuskan hubungan kerja dengan seorang karyawan bukanlah hal yang sederhana, namun dengan memberikan surat pemecatan karyawan secara hormat, proses pemutusan hubungan kerja akan menjadi lebih mudah baik untuk karyawan maupun untuk pihak manajemen perusahaan tersebut. 

Baik seorang karyawan dipecat karena tidak lolos masa percobaan, memiliki masalah efisiensi kerja, tidak disiplin, maupun karena pelanggaran berat, surat pemutusan kerja harus ditulis dengan jelas agar tidak terjadi miskomunikasi antara karyawan dengan pihak manajemen.