12 Contoh Surat Tugas Resmi yang Baik dan Benar, Unduh Template!

Di dalam perusahaan maupun dunia kerja terdapat surat resmi yang digunakan salah satunya adalah surat tugas resmi. Bagi kamu yang sudah memasuki dunia kerja pasti sudah tidak asing lagi dengan surat tugas kerja ini.

Terkadang dalam satu perusahaan, seorang pemimpin menugaskan bawahan untuk melakukan tugas atau kewajiban diluar perusahaan. Hal ini memerlukan surat tugas kerja resmi sebagai bukti atau dokumentasi perintah.

Untuk menulis surat resmi seperti surat tugas kerja tentu harus ditulis dengan format serta struktur yang baik dan benar. Dalam artikel ini Cake akan membahas lebih dalam mengenai pengertian, fungsi serta cara membuat surat tugas kerja.

Surat tugas kerja adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu pimpinan kepada bawahan dalam suatu lembaga atau instansi tertentu untuk melaksanakan tugas dan kewajiban tertentu.

Surat ini biasa dikeluarkan oleh pihak pertama yang dituju untuk pihak kedua, lalu surat ini akan diberikan kepada pihak ketiga dengan maksud memperjelas tujuan tugas tersebut.

Selain itu, surat tugas resmi juga digunakan jika pihak pertama berhalangan hadir dalam suatu acara atau tugas dan memberikan mandat atau perintah kepada pihak kedua untuk mewakilinya.

Fungsi utama surat tugas resmi yaitu sebagai media surat perintah yang sah untuk memerintahkan suatu tugas dari suatu lembaga atau instansi. Disamping itu surat tugas kerja memiliki beberapa fungsi lainnya:

1. Surat legal tertulis keterangan melaksanakan tugas: surat tugas kerja berperan sebagai surat bukti yang sah dan legal sebagai keterangan bahwa karyawan benar-benar melaksanakan tugas yang telah diperintah.
2. Sebagai dokumen untuk administrasi riwayat kerja karyawan.
3. Memudahkan pihak pelaksana untuk menjalani tugasnya: dengan adanya surat tugas kerja, maka dapat mempermudah karyawan yang diberi mandat untuk melakukan tugas yang diberi oleh instansi tertentu berhubungan dengan tugas yang diperintah.

Surat tugas kerja merupakan surat resmi, maka ada beberapa hal yang harus disiapkan terlebih dahulu sebelum kamu menulis surat tugas kerja. Surat ini tidak bisa ditulis sembarangan dan hanya terdiri dari satu atau dua lembar saja.

Prosedur penulisan surat tugas kerja sebagai berikut :

1. Menentukan Tujuan Utama Surat

Disaat kamu menulis surat tugas kerja, pastikan kamu menulis langsung ke intinya dengan jelas dan tidak bertele-tele. Kalimat yang ditulis bertujuan untuk memperjelas tujuan dari surat tugas kerja tersebut.

2. Perhatikan Bahasa Yang Digunakan

Dalam menulis surat resmi, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan sopan serta mudah dimengerti agar diterima oleh lembaga.

3. Kelengkapan Data Identitas 

Salah satu format dalam surat tugas kerja adalah menulis identitas atasan dan identitas orang yang diberi tugas. 

Pastikan kamu menulisnya dengan lengkap mulai dari nama, jabatan, nomor pegawai serta alamat lembaga pemberi tugas.

4. Panjang Surat 

Penulisan surat tugas resmi cukup sederhana ditulis dengan singkat, padat dan jelas. Menulis surat resmi tidak perlu bertele-tele dan langsung ke inti tujuan dari surat.

Setelah kamu mempersiapkan beberapa hal yang sudah dijelaskan diatas, waktunya untuk menulis surat tugas resmi dengan baik dan benar sesuai format yang akan dijelaskan dibawah.

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Bagian kepala surat berperan sebagai identitas instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat. Kop surat terdiri dari: nama instansi, logo beserta kontak instansi seperti alamat/email/website/nomor telepon.

Dengan adanya kop surat dapat dinyatakan bahwa surat ini resmi dikeluarkan oleh instansi bersangkutan.

2. Nomor Surat dan Perihal

Dibawah kop surat diikuti dengan tulisan surat tugas dengan huruf kapital dan nomor surat. Nomor surat berfungsi untuk mempermudah administrasi dalam urusan pengarsipan data dan mempermudah proses waktu pencarian saat dibutuhkan.

Perihal berisi tujuan dari surat tugas kerja agar pihak penerima mengerti tujuan dari surat tugas kerja tersebut.

3. Identitas Pemberi dan Penerima Tugas

Bagian ini berisikan identitas lengkap untuk memberi keterangan jelas pemberi dan penerima mandat. Biasanya berisi identitas lengkap seperti nama, jabatan/pangkat, alamat atau email.

4. Keterangan Tugas

Bagian ini kamu dapat menjelaskan penjelasan tugas yang diberi oleh pihak pemberi kepada penerima tugas. Bagian ini sangat penting karena merupakan inti dari bagian surat tugas kerja.

5. Penjelasan Detail Lokasi dan Durasi Pengerjaan Tugas

Kamu dapat menulis lokasi pengerjaan tugas dan tanggal serta durasi waktu pengerjaan tugas akan berakhir.

6. Penutup Surat

Bagian ini biasanya berisi kalimat penutup dan pada bagian kaki surat terdapat keterangan surat ini dibuat yang biasanya berisi:

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nama jabatan dari yang menandatangani surat tugas kerja
• Tanda tangan / stempel instansi

Setelah kamu memahami format penulisan surat tugas, berikut adalah contoh surat tugas kerja yang dapat kamu perhatikan. 

1. Contoh Surat Tugas untuk Menghadiri Seminar

2. Surat Tugas untuk Kunjungan Kerja

3. Surat Tugas untuk Pelatihan Internal

4. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

5. Contoh Surat Tugas Word/Doc

6. Surat Tugas untuk Proyek Pengembangan Produk

7. Surat Tugas untuk Pelatihan Eksternal

8. Surat Tugas untuk Audit Internal

9. Surat Tugas untuk Representasi Perusahaan

10. Surat Tugas untuk Technical Support

11. Surat Tugas untuk Campaign Marketing

12. Surat Tugas untuk Audit Keuangan

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.