6 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya!

Jika suatu instansi atau organisasi ingin mengadakan sebuah rapat penting dan formal yang akan dihadiri oleh banyak orang, pada umumnya instansi tersebut harus mengirimkan surat undangan yaitu surat undangan rapat. 

Surat undangan rapat termasuk surat resmi, maka dari itu wajib ditulis dengan format yang baik dan benar serta penggunaan tata bahasa yang baik. Pada umumnya, surat berisikan informasi tentang isi rapat dan tempat serta waktu rapat itu digelar.

Bagaimana menulis format undangan rapat yang baik dan benar? Apakah bahasa yang digunakan harus baku dan formal atau santai? Yuk cek artikel ini sampai habis!

Surat undangan rapat merupakan surat ajakan atau undangan resmi kepada perorangan atau suatu organisasi untuk hadir pada rapat yang telah ditentukan. Di dalam surat, telah berisi tema atau topik rapat yang akan dibahas dan informasi lainnya sebagai pelengkap surat.

Berikut adalah isi dan format undangan rapat yang harus diperhatikan:

1. Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan bagian surat paling atas. Kop surat merupakan informasi instansi/perusahaan penerbit surat. Dengan adanya kop surat menandakan bahwa surat undangan rapat bersifat resmi untuk disebarkan. Informasi yang harus ditulis di kop surat adalah:

• Logo instansi/perusahaan/lembaga
• Nama instansi/perusahaan/lembaga
• Alamat instansi/perusahaan/lembaga
• Nomor telepon 
• Email 
• Website (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Elemen berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Tempat yang ditulis adalah lokasi kota surat undangan rapat ditulis beserta tanggal penulisan surat. Tempat dan tanggal surat berada di bagian atas surat dan dibawah kop surat.

3. Nomor Surat, Perihal dan Lampiran 

Ketiga hal ini merupakan struktur penting dalam penulisan surat resmi termasuk surat undangan rapat. Nomor surat bertujuan untuk pengarsipan data perusahaan. Penulisan nomor surat memiliki format sesuai ketentuan perusahaan. Pada umumnya nomor surat ditulis dengan format berikut:

Pada bagian perihal, kamu dapat menuliskan tujuan surat undangan. Bagian ini dapat mempermudah penerima mengetahui isi surat. Jika kamu melampirkan berkas, maka kamu dapat menulisnya pada bagian ”Lampiran” jumlah berkas yang dilampirkan.

4. Nama dan Alamat Pihak yang Dituju

Pada bagian ini kamu wajib menulis dengan jelas dan singkat. Tulislah nama penerima surat, jabatan/gelar, dan perusahaan. Alamat penerima tidak perlu ditulis secara lengkap, cukup menulis kota saja.

5. Salam Pembuka

Salam pembuka ditulis sebagai bentuk rasa hormat. Pada umumnya ditulis dengan formal dan menggunakan bahasa yang sopan. Salam pembuka dapat ditulis dengan menggunakan “Dengan hormat” atau "Salam hormat”.

Jika instansi/perusahaan/lembaga merupakan perusahaan keagamaan tertentu, kamu bisa menulisnya dengan “Salam sejahtera” atau “Assalammualaikum Wr. Wb”

6. Isi Surat

Elemen berikutnya adalah bagian inti dari surat, yaitu isi surat. Pada kalimat pembuka, kamu dapat mencantumkan maksud dan tujuan dari penulisan surat undangan rapat tersebut. Dilanjutkan dengan informasi pelaksanaan rapat seperti:

• Hari dan tanggal 
• Waktu
• Tempat
• Materi/pokok bahasan

Informasi wajib ditulis dengan jelas pada bagian isi surat agar penerima surat dapat mempersiapkan diri.

7. Paragraf Penutup

Pada paragraf penutup, kamu dapat menulis kalimat penutup berupa ucapan terima kasih kepada penerima surat dan himbauan agar dapat datang tepat waktu. Kamu juga bisa sertakan cara konfirmasi kehadiran untuk penerima surat.

8. Salam Penutup 

Penulisan salam penutup menunjukkan etika dan sopan santun penulis surat. Salam penutup dapat ditulis seperti pada umumnya, bisa menggunakan “Dengan hormat” atau “Hormat Kami”.

9. Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bagian terakhir surat undangan rapat, kamu dapat menulis nama, jawaban dan tanda tangan pengirim surat yang terletak pada bagian kanan bawah surat. Perlu diperhatikan, penulis surat merupakan orang yang menulis surat bukan pembuat surat. Pengirim surat biasanya adalah kepala instansi/perusahaan/lembaga.

Surat undangan rapat dapat dipakai oleh instansi/perusahaan/lembaga resmi yang ingin mengadakan rapat. Tujuan rapat juga berbeda-beda tergantung dengan keperluan lembaga tersebut. 

Dibawah ini Cake akan memberikan 6 contoh surat undangan rapat resmi dengan tujuan yang berbeda-beda yang ditulis sesuai dengan format diatas untuk dijadikan referensi.

Surat undangan rapat kantor biasanya dapat berupa surat undangan meeting bersama para anggota karyawan ataupun acara kantor. Berikut adalah contoh surat undangan rapat kantor:

Dalam organisasi lingkungan di sekolah, rapat menjadi agenda yang biasa baik itu rapat kepengurusan OSIS, rapat wali murid atau rapat guru. Media komunikasi yang digunakan adalah surat yaitu surat undangan rapat. Berikut adalah contoh surat undangan rapat sekolah dengan orang tua/wali murid:

Dalam organisasi lingkungan di sekolah, rapat organisasi siswa sekolah (OSIS) adalah hal yang lumrah untuk membahas dan mempersiapkan acara tertentu. Rapat ini biasanya dihadiri oleh pengurus OSIS serta guru pembimbing.

Berikut adalah contoh surat undangan osis yang diselenggarakan di sekolah:

Rapat RT/RW merupakan kegiatan yang rutin dilakukan oleh warga kecamatan setempat. Sebelum mengadakan rapat, pemimpin RT sebaiknya membuat dan menyebarkan surat undangan RT/RW agar para warga dapat mengetahui informasi rapat.

Berikut ini adalah contoh surat undangan rapat RT/RW:

Jika kamu ingin mengadakan rapat secara resmi dan formal serta dihadiri oleh banyak orang, pastikan membuat surat undangan rapat terlebih dahulu, agar peserta dapat mengetahui informasi rapat dengan jelas.

Surat undangan rapat perusahaan harus ditulis dengan format yang baik dan benar serta tata bahasa yang baik. Maka dari itu, kamu bisa menggunakan contoh surat undangan rapat yang sudah Cake buat untuk dijadikan referensi.

Semoga artikel ini dapat membantu kamu dalam menulis surat undangan rapat resmi!