Mengenal Tata Kelola Data Karyawan dan Contoh, Permudah Kerja HR

Pengelolaan data karyawan yang baik adalah salah satu indikator perusahaan sehat. Selain mempermudah pekerjaan Human Resource Department (HRD), manajemen database pegawai yang rapi berpengaruh pada peningkatan produktivitas bisnis yang tentu saja ujung-ujungnya adalah kenaikan pendapatan.

Para pekerja adalah aset berharga perusahaan, sehingga kebocoran database karyawan bisa berakibat fatal untuk bisnis. Undang-undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi memberikan penegasan bahwa informasi mengenai pegawai adalah hal vital yang tidak boleh bocor ke publik.

Ingin membangun sistem data karyawan perusahaan yang tepat dari awal? Sangat direkomendasikan untuk mempelajari terlebih dahulu poin-poin krusial terkait hal tersebut. Seperti biasa, Cake menyediakan informasi lengkap ditambah contoh data karyawan yang kerap digunakan. Baca sampai habis, ya!

Database karyawan perusahaan adalah kumpulan informasi tentang seorang pegawai. Data satu meliputi informasi dasar antara lain: nama lengkap, alamat rumah, nomor telepon, alamat email, salinan KTP, NPWP, nomor asuransi, nomor telepon relasi yang bisa dihubungi, hingga resume atau CV yang pernah dikirim.

Data dua berhubungan dengan cara kerja seorang pegawai di dalam perusahaan seperti posisi yang diemban, gaji dan kompensasi yang didapat, periode bekerja, catatan kehadiran, performa dan pencapaian kerja, serta catatan khusus dari HR atau atasan lain yang bersifat non personal.

Beragam data di atas disimpan dalam sebuah wadah catatan digital terpusat yang menjadi pegangan perusahaan ketika menilai seorang pegawai. Banyak sumber sepakat memiliki data karyawan lengkap adalah aset berharga yang bisa membantu performa bisnis menjadi lebih baik.

Nah, di bawah ini adalah penjelasan mengenai manfaat-manfaat penting pengelolaan data karyawan:

1. Mengevaluasi kinerja karyawan menjadi lebih mudah

HR atau jajaran eksekutif bisa dengan cepat melihat rekam jejak selama pelatihan, melacak perkembangan, hingga menilai tingkat keaktifan dan juga kinerja karyawan melalui data yang tersedia. 

Kumpulan data karyawan tersebut bisa dipakai untuk menilai mana pegawai yang memiliki performa tinggi, mana yang masih bisa dikembangkan, dan mana kelompok karyawan yang mungkin dirasa tidak mencapai standar kerja perusahaan.

Dari situlah pengambilan keputusan-keputusan perusahaan seperti pengangkatan karyawan tetap, kenaikan gaji, pemindah tugasan, perpanjangan kontrak, pemutusan kontrak, dan pemberian bonus.

2. Menghemat waktu HRD

HRD bertugas sebagai jembatan yang menghubungkan karyawan dengan perusahaan, mengacu pada aturan ketenagakerjaan. Dengan banyaknya tugas yang harus diselesaikan, memiliki database karyawan akan membuat pekerjaan HR menjadi lebih mudah karena informasi penting terkait karyawan sudah terpusat.

Tak hanya itu, penggunaan sistem manajemen data karyawan juga memangkas waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan atau mencari keterangan yang biasanya dilakukan secara manual. Sebagai contoh: untuk melihat apakah karyawan datang tepat waktu, HR hanya perlu melihat database yang terhubung dengan mesin/software absensi.

3. Mengurangi risiko terjadinya kesalahan

Manfaat terakhir dari manajemen data pegawai adalah mengecilkan kemungkinan adanya kesalahan informasi terkait karyawan. Software atau sistem data karyawan tentu tidak bisa diutak-atik oleh mereka yang tidak memiliki akses khusus karena tingkat keamanan yang ketat.

1. Contoh Data Pegawai

2.  Contoh Data Cuti Karyawan

3. Contoh Database Gaji Karyawan

Pertanyaan yang sering diajukan adalah, data karyawan meliputi apa saja? Setidaknya ada 9 jenis informasi yang tersimpan dalam database karyawan. Meski menghimpun data mengenai pegawai, perusahaan dituntut patuh pada UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) yang mengatur batasan penggunaan data karyawan. 

Dalam UU PDP, seperti dijabarkan hukumonline, penggunaan data pribadi harus melalui persetujuan dan sepengetahuan kedua belah pihak. Tak hanya itu, perusahaan juga wajib memastikan bahwa data karyawan yang disimpan tidak bocor ke pihak luar.

1. Identitas Karyawan 

Informasi dasar ini dibutuhkan perusahaan untuk lebih mengenal karyawan, terdiri dari nama, tanggal lahir, alamat lengkap, nomor telepon, email, fotokopi KTP, salinan asuransi kesehatan, ijazah terakhir, dan juga nomor bank.

2. Informasi Pekerjaan

HRD dan pihak eksekutif perlu mengetahui job desc yang dikerjakan oleh karyawan untuk menentukan Key Performance Indicators (KPIs) sebagai dasar penilaian kinerja sekaligus penyesuaian target.

3. Riwayat Kerja

Riwayat kerja adalah informasi utama yang ada di dalam sebuah CV. Pengalaman ini digunakan perusahaan untuk menilai apakah seorang karyawan memiliki keahlian tertentu atau bisa diberikan tanggung jawab khusus di luar job description awal

4. Riwayat Pendidikan

HRD membutuhkan data riwayat pendidikan untuk melihat jaringan alumni, periode kuliah, nilai yang didapatkan, dan jurusan yang diambil

5. Data Kesehatan

Beberapa perusahaan biasanya mensyaratkan Medical Check Up (MCU) untuk memastikan tidak ada masalah kesehatan yang bisa menghambat karyawan untuk bekerja secara profesional. Data kesehatan juga dibutuhkan untuk menentukan pembayaran asuransi kesehatan yang dibebankan kepada perusahaan.

6. Data Keluarga

Status pernikahan atau informasi mengenai jumlah anak digunakan untuk menghitung tunjangan yang harus diberikan kepada perusahaan.

7. Data Kinerja

Data ini untuk menilai sejauh mana kerja seorang karyawan berkontribusi terhadap performa perusahaan. Penilaian kinerja mendasari keputusan untuk pengangkatan karyawan, pemberhentian kontrak, pemberian bonus, dan lain-lain.

8. Data Cuti dan Absensi

Cuti, izin sakit, libur, dan jam kerja diatur dalam kontrak yang ditandatangani karyawan. Data ini dipakai oleh HRD untuk melihat apakah karyawan mematuhi aturan kerja yang telah disepakati.

9. Data Gaji Karyawan

Perusahaan tidak mentransfer satu-satu gaji karyawannya karena terlalu memakan waktu. Data gaji tiap pegawai masuk dalam sistem payroll yang waktu transfer dan jumlahnya sudah diatur sedemikian rupa. Memiliki manajemen data karyawan membantu menyusun informasi  mana saja karyawan yang mengalami kenaikan gaji, mendapatkan bonus, atau justru memperoleh pemotongan karena satu hal.

Jika karyawan memutuskan resign atau di-PHK atau tidak diperpanjang kontrak, apakah datanya akan tetap disimpan? Biasanya HR memang langsung menghapus data karyawan di payroll karena individu tersebut tidak berhak lagi mendapat gaji.

Namun, terkadang ada beberapa arsip data karyawan yang masih disimpan oleh perusahaan. Data ini dibutuhkan untuk menganalisis seberapa efektif proses rekrutmen, tingkat turnover, atau berjaga-jaga seandainya perusahaan membutuhkan kembali keahlian dari sang mantan karyawan.

Setidaknya ada tiga jenis sistem yang bisa dipakai untuk manajerial data karyawan dengan keuntungan masing-masing. HRD bisa memilih aplikasi yang cocok berdasarkan pertimbangan skala perusahaan, jumlah karyawan, efisiensi tools, dan kemudahan akses.

Berikut 3 cara untuk membuat database karyawan:

1. Spreadsheet

Fitur Spreadsheet mudah dijangkau dan digunakan, serta juga memiliki keunggulan membuat data tersaji dan terbaca dengan mudah. Penggunaan Spreadsheet cocok jika karyawan yang dimiliki tidak lebih dari 20 orang karena semakin banyak individu dalam perusahaan, informasi yang terkumpul akan semakin rumit.

Di sisi lain, penggunaan Spreadsheet kemungkinan tidak begitu aman karena data bisa disebar dengan mudah. Oleh karena itu, HR yang menggunakan sistem dari Google ini harus mengatur Spreadsheet yang berisi informasi tentang karyawan hanya bisa diakses pihak-pihak tertentu.

2. Software Database Karyawan

Jenis sistem yang kedua adalah database karyawan berbasis software. Keunggulan utama sistem ini adalah IT internal perusahaan bisa menyesuaikan fitur kegunaan sesuai dengan kebutuhan, sekaligus mengatur tingkat keamanan sendiri.

Beberapa jenis software database karyawan yang umum dipakai adalah:

• ADP Workforce Now
• Worknice
• Mekari
• LinovHR

3. Database Karyawan Berbasis Cloud

Dengan sistem berbasis Cloud, data karyawan akan tersimpan di server internet. Menurut Connecteam, aplikasi ini terhitung lebih aman karena seluruh informasi yang masuk akan terenkripsi. Keuntungan lain dari Cloud adalah tersedia layanan untuk memungkinkan karyawan memasukkan atau mengedit informasi pribadi hingga pengajuan permintaan cuti.

Beberapa contoh dari sistem data karyawan berbasis cloud antara lain:

• Keka
• HRMantra
• Pocket HRMS
• BambooHR
• sumHR
• Zenefits
• Gusto
• Workday

Kesimpulan

• Bagi perusahaan, manajemen data karyawan yang baik berdampak pada produktivitas, efektifitas, dan performa bisnis.
• Data karyawan terdiri dari dua hal: informasi personal dan informasi yang berkaitan dengan cara pekerjaan.
• Sistem database pegawai memudahkan kerja HRD karena seluruh informasi terpusat dan tercatat rapi.

Ingin rekrut karyawan yang berkualitas? Pasang loker gratis untuk 3 iklan lowongan kerja pertamamu di Cake. Ikuti juga blog kami untuk mendapatkan tips dan tutorial bermanfaat seputar perekrutan, atau langsung saja hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Erika Rizqi ---