Deadline là khái niệm quen thuộc trong môi trường làm việc hay học tập, là yếu tố không thể thiếu trong việc đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc. Trong bài viết này, hãy cùng Cake bàn luận về “chạy deadline” cũng như 9 chiến lược làm việc hiệu quả dưới áp lực của thời gian, để biến đây thành "động lực" chứ không còn là nỗi sợ bị chậm deadline nữa nhé!
Deadline trong tiếng Việt có nghĩa là thời hạn, ngày giờ cụ thể mà một công việc, báo cáo hoặc dự án đến hạn phải hoàn thành.
Trong nhịp sống hiện đại, nơi mọi thứ diễn ra với tốc độ chóng mặt, việc quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng sống thiết yếu. Và một trong những công cụ hữu hiệu nhất để giúp chúng ta làm chủ thời gian chính là deadline. Đây không chỉ đơn thuần là một mốc thời gian cần đạt được mà còn là động lực thúc đẩy chúng ta hoàn thành công việc, đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu suất làm việc.
Trong phần này, hãy cùng tìm hiểu tại sao việc chậm deadline lại là một điều rất tốt kỵ trong môi trường chuyên nghiệp nhé!
Deadline là kết quả của việc chia nhỏ một dự án lớn thành các đầu việc nhỏ hơn với mục tiêu cụ thể hơn. Vì thế, bằng cách đặt deadline, người quản lý một dự án (team leader) sẽ xác định được những bước cần thiết để hoàn thành những mục tiêu đó.
Deadline đảm bảo tiến độ dự án bằng cách giúp các thành viên trong một team hiểu rõ mục tiêu chung và thời gian cần hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, các phần việc cũng được đảm bảo có sự liên kết chặt chẽ, khi các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình trong cùng một khoảng thời gian hoặc theo đúng lịch trình đề ra.
Đặt ra deadline cũng là một cách để theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên. Leader hoặc Project Manager có thể xem xét liệu nhân sự có hoàn thành deadline đúng thời hạn hay không và tìm cách thúc đẩy hiệu quả làm việc hay đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
Đây cũng là một trong 10+ tiêu chí đánh giá nhân sự mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng.
Deadline khi được sử dụng đúng cách sẽ là một loại “áp lực tạo nên kim cương”. Việc tuân thủ deadline trong công việc sẽ giúp người làm việc tập trung vào từng nhiệm vụ, cải thiện năng suất và phát triển kỹ năng chuyên môn một cách tối ưu.
“Chạy” deadline tuy giúp hoàn thành công việc nhanh chóng hơn nhưng cũng dễ gây ra căng thẳng, nhất là trong tình huống khi một người hoặc một nhóm phải làm việc nhiều hơn bình thường để hoàn thành công việc dưới áp lực thời gian.
Bị “deadline dí” là gì?
Nếu bạn đã từng nghe một người than thở về việc bị deadline “dí”, thì rất có thể cụm từ này thể hiện sự căng thẳng và quá tải mà họ phải trải qua khi gấp gáp làm việc để hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn quy định.
Một người trong trạng thái “chạy” deadline có thể phải làm việc quá giờ, làm nhiều việc cùng một lúc (multitasking) và đôi khi hy sinh sự thoải mái của bản thân. Rõ ràng, “cuộc chiến” với thời hạn hoàn thành công việc không phải lúc nào cũng cần trở nên cực đoan đến vậy, nhưng làm gì để không bị chậm deadline? Tham khảo 9 tip dưới đây nhé!
Hãy đảm bảo bạn biết rõ về hạn hoàn thành công việc trước khi bắt đầu chạy deadline ngay. Một số dự án có thể không có ngày kết thúc rõ ràng. Trong trường hợp này, bạn cần liên lạc với cấp trên hoặc đồng nghiệp để biết chính xác mình cần hoàn thành vào lúc nào.
Để đảm bảo những gì bạn đang bỏ công sức thực hiện là chính xác điều mà sếp hoặc khách hàng mong đợi, bằng cách làm rõ và đặt câu hỏi về những yêu cầu, hướng dẫn hoặc mô tả công việc. Cách chạy deadline này giúp bạn có mục tiêu rõ ràng và tránh lãng phí thời gian.
Đúng là nhiều khi deadline chẳng khác gì nỗi ám ảnh, nhưng việc nhìn nhận vấn đề một cách tích cực sẽ tạo động lực giúp bạn tiếp tục làm việc và đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, bạn có thể coi việc hoàn thành deadline như một thử thách để trau dồi thêm kỹ năng của mình và trở thành một tài sản có giá trị hơn đối với công ty.
Việc tạo một “checklist” những việc cần làm để hoàn thành nhiệm vụ đích là rất quan trọng. Hãy thường xuyên tham chiếu danh sách này và đánh dấu hoặc gạch đi các bước bạn đã hoàn thành thành. Việc nhìn thấy tiến trình của bản thân sẽ giúp bạn duy trì động lực và chủ động trong công việc thay vì bị deadline “dí”.
Vốn thời gian trong một ngày làm việc của mỗi chúng ta là có hạn. Vì thế, bạn cần dựa vào kinh nghiệm của bản thân để dự tính xem cần bao lâu cho mỗi đầu việc trong danh sách. Từ đó, bạn có thể lập kế hoạch công việc chi tiết mỗi ngày.
Các tiêu chí để bạn điều chỉnh tốc độ làm việc của bản thân:
Việc dự đoán các vấn đề điển hình bạn có thể gặp phải trong một dự án giúp bạn chủ động trước những sự cố. Tip chạy deadline hiệu quả này cho phép bạn chuẩn bị giải pháp trước khi vấn đề xảy ra để công việc của bạn không bị cản trở quá nhiều.
Ví dụ, bạn là developer trong một dự án phát triển phần mềm. Lường trước được các rủi ro kỹ thuật không báo trước, bạn có thể cùng team bàn luận về các phương án kiểm tra, soát lỗi, triển khai các mô hình phát triển linh hoạt và kế hoạch dự phòng.
Một cách khác để tránh việc bị chậm deadline là bắt đầu đi trước khi bị buộc phải “chạy”. Khi bạn đã chuẩn bị xong các tài nguyên và công cụ cần thiết, đừng trì hoãn mà hãy bắt tay vào làm công việc của mình. Một khi đã bắt đầu, bạn sẽ thấy việc duy trì nhịp độ làm việc dễ dàng hơn.
Giống như cách học sinh, sinh viên chạy deadline trong kỳ thi bằng cách trả lời các câu hỏi đơn giản trước, trong công việc, bạn hãy chọn ra những gì có thể thực hiện nhanh chóng để hoàn thành, trước khi chuyển sang những đầu việc đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Chiến lược này sẽ tạo ra bước đệm để bạn tiếp tục đạt được các mục tiêu tiếp theo.
Một cách nữa để đảm bảo bạn không bị “deadline dí" là hoàn thành càng sớm càng tốt. Vội vã chạy deadline có thể gây ra những sai sót không đáng có, việc hoàn thành sớm là cơ hội để bạn “xem đi tính lại” công việc của mình trước khi thông báo cho cấp trên hoặc khách hàng.
Chạy deadline đôi khi có thể là một thử thách, nhưng với 9 chiến lược quản lý thời gian và áp lực trên, bạn hoàn toàn có thể tận dụng deadline công việc để đạt được mục tiêu mong muốn. Đây không chỉ là áp lực, một khi bạn định nghĩa lại deadline là gì và xem đây như cơ hội để thể hiện khả năng, bạn sẽ tiến đến gần hơn với thành công và sự hài lòng trong cuộc sống và công việc. Cake chúc bạn thành công!
Công cụ tạo CV online trên Cake cung cấp nhiều mẫu CV miễn phí đa ngành nghề và các bài viết về cách làm hồ sơ xin việc hữu ích. Hãy thu hút nhà tuyển dụng và chinh phục công việc mơ ước với CV chuyên nghiệp ngay hôm nay!
--- Tác giả bài viết: Dasie Pham ---
Explore a range of job search tools and resources to achieve your dream career goals. Join the fastest-growing talent platform in the APAC region and expand your professional network.