Định biên nhân sự là gì? Cách tính chuẩn cho doanh nghiệp

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều khẳng định, việc chọn sai người có thể gây ra thiệt hại vô cùng lớn. Vậy làm sao để tối ưu chi phí & tìm được nhân sự có “ADN” tương thích với tổ chức? Điều kiện tiên quyết là xây dựng định biên nhân sự hiệu quả. 

Vậy định biên nhân sự là gì? Phương pháp & nguyên tắc định biên nhân sự nào giúp doanh nghiệp loại bỏ các lỗ hổng thất thoát chi phí trong quản lý nhân sự? Hãy cùng CakeResume khám phá ngay trong bài viết dưới đây!

Định biên nhân sự trong tiếng Anh là Manpower Allocation, Manpower Planning, Manpower Forecasting hoặc Staffing Plan.

Định biên nhân sự là quá trình tính toán để xác định số lượng nhân sự phù hợp cho từng vị trí công việc, đảm bảo sự vận hành trơn tru của bộ máy doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai. 

Đây là một bước quan trọng trong quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo có đủ nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu hoạt động, đồng thời tối ưu chi phí tuyển dụng hiệu quả.

• Xác định chính xác số lượng nhân sự cần thiết để hoạt động một cách hiệu quả, tránh tình trạng tuyển thừa người, tuyển sai người, gây lãng phí nguồn lực & chi phí tuyển dụng, đào tạo.
• Kịp thời phát hiện và loại bỏ những ứng viên không phù hợp, “Zombie công sở”, từ đó thực hiện cắt giảm nhân sự yếu kém làm ảnh hưởng xấu đến năng suất chung của đội ngũ.
• Tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân sự, khai thác triệt để tiềm năng và năng lực của nhân viên. 
• Phát hiện các “lỗ hổng” về kiến thức và kỹ năng của nhân sự, từ đó xây dựng các phương án đào tạo, nâng cao năng lực đội ngũ nòng cốt, năng lực quản lý để thăng tiến trong tương lai.
• Là cơ sở để lập kế hoạch chiến lược nhân sự ngắn hạn & dài hạn, giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn lực trước những biến động bất ngờ của thị trường.

Để xây dựng định biên nhân sự đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần nắm vững 3 nguyên tắc dưới đây.

1. Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan giữa các bộ phận và phòng ban trong tổ chức sẽ quyết định số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi bộ phận, phòng ban.

2. Nguyên tắc về định mức lao động

Định mức lao động là những quy định về khối lượng sản xuất, số lượng, chất lượng, sản lượng,… cần thực hiện trong một khoảng thời gian tiêu chuẩn.

3. Nguyên tắc định biên nhân sự về tần suất & thời lượng

Trên thực tế, không có một công thức hướng dẫn tính định biên nhân sự cố định mà tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và hoàn cảnh cụ thể. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo phương pháp định biên nhân sự dựa trên 3 nguyên tắc đã đề cập ở trên.

Để hiểu rõ hơn về cách tính định biên nhân sự, hãy cùng Ca nghiên cứu ví dụ sau đây:

1. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai.

Để xác định nhu cầu nhân lực cần thiết, trong quá trình xây dựng định biên nhân sự, doanh nghiệp cần thu thập thông tin và phân tích dựa trên các yếu tố: 

• Mục tiêu đề ra và chiến lược phát triển của doanh nghiệp
• Kế hoạch kinh doanh
• Sự thay đổi không ngừng của nền kinh tế thị trường
• Thực trạng nguồn nhân lực trên thị trường hiện tại
• Tỷ lệ thất nghiệp của người lao động 

Sau khi đã bóc tách các thông tin trên, doanh nghiệp cần xác định:

• Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí?
• Yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất, chuyên môn, năng lực của từng vị trí là gì?
• Thời điểm tổ chức cần bổ sung nguồn nhân sự dồi dào?

2. Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực.

Bước tiếp theo trong quy trình định biên nhân sự là phân tích những ưu, nhược điểm của đội ngũ nhân sự hiện tại trong công ty, từ đó hoạch định các chiến lược phù hợp.

Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố về quy trình và hệ thống vận hành.

Về quy trình:

• Mức độ thỏa mãn, hài lòng với công việc
• Môi trường làm việc & văn hóa doanh nghiệp 
• Quy trình xử lý vấn đề phát sinh có linh hoạt hay không?
• Công việc có đem lại sự yêu thích và hấp dẫn với nhân viên không?
• Chiến lược đề ra đã rõ ràng, cụ thể chưa?

Về hệ thống:

• Hệ thống chính sách quản trị nhân sự: tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo,...
• Trình độ, thái độ, kinh nghiệm, kỹ năng của nhân sự

3. “Sàng lọc” nhân sự.

Dựa trên cơ sở phân tích thực trạng, nhu cầu nguồn nhân lực và tình hình kinh doanh hiện tại trong quá trình định biên nhân sự, doanh nghiệp sẽ quyết định cắt giảm hay gia tăng nhân sự.

Quá trình sàng lọc nhân sự sẽ diễn ra ở mọi cấp độ từ nhân viên, quản lý đến lãnh đạo. Vì vậy, bộ phận HR cần thực hiện một cách cẩn trọng, tránh những sai sót hay làm lọt các nhân sự tiềm năng.

4. Xây dựng kế hoạch triển khai.

Một kế hoạch định biên nhân sự khoa học, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc, thời gian, công sức và tối ưu được nguồn nhân lực.

5. Đánh giá và Đo lường hiệu quả

Việc đánh giá và đo lường kết quả thực hiện là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình định biên nhân sự. Sau khi thu thập thông tin và tổng hợp số liệu, nhà tuyển dụng sẽ đối chiếu kết quả thực tế với với mục tiêu đề ra.

Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện những “lỗ hổng” trong quản trị nhân sự, từ đó đưa ra phương án khắc phục, tránh sai lầm lặp lại.

📍 Kết luận

Định biên nhân sự được xem là chiếc la bàn giúp doanh nghiệp thiết lập các chiến lược nhân sự hiệu quả.

Hiểu rõ “định biên nhân sự là gì” và phương pháp định biên nhân sự khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, nâng cao năng suất lao động của nhân sự, đồng thời giảm thiểu các lãng phí không cần thiết.

--- Tác giả: Chloe Tran ---