Doanh nghiệp cắt giảm nhân sự: Lưu ý & Quy trình chuẩn

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu gặp nhiều khó khăn, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với nguy cơ sa thải nhân viên nhằm tiết kiệm chi phí và duy trì tình hình hoạt động kinh doanh.

Bài viết này sẽ làm rõ mọi vấn đề liên quan khi doanh nghiệp cắt giảm nhân sự cũng như quy trình cho nhân việc thôi việc một cách chuyên nghiệp nhất.

Cắt giảm nhân sự tiếng Anh là “workforce reduction” hoặc “workforce downsizing”. Thuật ngữ thể hiện việc cắt giảm nhân sự này thường được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực kinh doanh và quản lý nguồn nhân lực.

Cắt giảm nhân sự được xem là một quá trình điều chỉnh nhân sự, có thể giảm số lượng nhân viên trong một doanh nghiệp hoặc di dời nhân sự sang bộ phận khác với mục đích cắt giảm chi phí và có cấu lại nhân sự.

Bộ phận quản lý nhân sự trực thuộc công ty sẽ triển khai kế hoạch cắt giảm nhân sự bằng cách thông báo cắt giảm nhân sự, chấm dứt hợp đồng nhân sự trước thời hạn đã ký kết với người lao động trong cùng một thời điểm.

Tuy nhiên, quyết định cắt giảm nhân sự được đưa ra không hề dễ dàng, mọi thứ đều phải dựa trên kế hoạch chiến lược, chi phí vận hành và tuân thủ theo định hướng của doanh nghiệp trong từng giai đoạn khác nhau. 

Nhìn chung, tình huống cắt giảm nhân sự diễn ra do một số nguyên nhân khách quan khiến cho ban lãnh đạo buộc phải thực hiện nhằm duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Có thể nói, việc cắt giảm nhân sự là một trong những biện pháp mà doanh nghiệp phải thực hiện để giảm thiểu chi phí, tối ưu nguồn lực cũng như phân bổ lại cơ cấu tổ chức. Dưới đây là một số tình huống cắt giảm nhân sự phổ biến ở doanh nghiệp:

Trong trường hợp này, ngân sách hiện tại của doanh nghiệp khó có thể duy trì số lượng nhân viên đang có. Vì thế bài toán cắt giảm nhân sự được cân nhắc để tiết kiệm chi phí và có thể duy trì việc vận hành công ty.

Tình huống cắt giảm nhân sự này xảy ra cũng một phần nào chịu ảnh hưởng bởi sự đổi mới chiến lược kinh doanh và kế hoạch điều chỉnh cơ cấu nhân sự sao cho phù hợp với hướng đi mới.

Chẳng hạn như khi doanh nghiệp mở rộng lĩnh vực hoạt động hoặc thâm nhập vào một thị trường mới thì đòi hỏi việc xây dựng bộ máy hoạt động mới và phù hợp với hướng đi được đề ra.

Tại thời điểm này, việc cắt giảm nhân sự sẽ được triển khai và áp dụng với các đối tượng không còn phù hợp hoặc kém hiệu suất. Đây là một cách tạo điều kiện cho công ty phát triển và mở rộng thị phần trong tương lai.

Trên thực tế, trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ có một số bộ phận có thể đảm nhận được trách nhiệm và thực hiện công việc của bộ phận khác đang tiến hành

Vì thế, quyết định cắt giảm nhân sự của một bộ phận “bị thay thế” đó có thể giúp cho công ty giảm bớt được gánh nặng trong khâu quản lý phức tạp và đơn giản hóa các hoạt động của các phòng ban.

Tuy nhiên, ban lãnh đạo cùng với bộ phận HR cần cân nhắc kỹ và tiến hành đánh giá nhân sự sát sao để khi cắt giảm nhân sự, công ty có căn cứ để thực hiện cũng như chuyển giao các nhiệm vụ cho các bộ phận/cá nhân khác.

Dưới đây là các bước của quy trình cho nhân viên thôi việc:

Bước 1: Đánh giá tình hình và lý do cắt giảm nhân sự

Trước khi tiến hành thông báo nhân sự thôi việc, công ty cần đánh giá kỹ lưỡng tình hình đang gặp phải và đưa ra lý do cắt giảm nhân sự hợp lý.

Thêm vào đó, ban lãnh đạo nên cân nhắc thêm một số yếu tố khác như hiệu quả kinh doanh, nguồn lực tài chính, chiến lược và cơ cấu tổ chức. Từ đó, quyết định được đưa ra sẽ đảm bảo được tính công bằng và minh bạch.

Bước 2: Thông báo cắt giảm nhân sự

Sau khi quyết định cắt giảm nhân sự được đưa ra, công ty cần gửi đi thông báo thôi việc của nhân viên. Bộ phận nhân sự cần áp dụng cách thông báo cho nhân viên nghỉ việc như sau:

• Cung cấp lý do cắt giảm nhân sự.
• Nói rõ tình hình hiện tại của công ty.
• Mọi trao đổi cần đảm bảo tính riêng tư nhưng vẫn cần minh bạch.
• Nội dung thông báo tránh gây ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên.

Bước 3: Xử lý hợp đồng lao động

Khi cắt giảm nhân sự, công ty cũng cần xem xét và xử lý hợp đồng nhân sự của nhân viên đó, gồm các điều sau.

• Doanh nghiệp thanh toán các khoản bồi thường theo hợp đồng nhân sự đã ký kết.
• Doanh nghiệp đáp ứng các quyền lợi khác cho nhân viên theo quy định của Pháp luật.
• Cả hai bên cần tuân thủ các quy định và quyền lợi được nêu rõ trong quá trình xử lý hợp đồng lao động.

Bước 4: Trả trợ cấp thất nghiệp

Ngay khi hoàn tất các thủ tục liên quan đến hợp đồng nhân sự, người lao động thuộc danh sách cắt giảm nhân sự sẽ được nhận một khoản tiền theo cam kết quyền lợi trong hợp đồng và chính sách của doanh nghiệp, cụ thể là:

• Lương thực nhận
• Trợ cấp thất nghiệp
• Lương theo số ngày phép năm chưa sử dụng hoặc chưa dùng hết
• Các khoản tiền khác liên quan đến quyền lợi của người lao động

Dưới đây là 3 lưu ý doanh nghiệp cần cân nhắc khi đối mặt với tình huống cắt giảm nhân sự:

🔑 Đảm bảo đầy đủ quyền lợi của nhân viên

Điều này thể hiện thông qua quy trình cho nhân viên thôi việc như tuân thủ các quy định đã cam kết về việc bồi thường, lương thực tế kèm các quyền lợi khác theo quy định của Pháp luật lao động.

Thêm vào đó, doanh nghiệp nên tránh việc vi phạm quyền lợi của nhân viên, có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp và mất đi cơ hội tuyển dụng những nhân sự tài năng trong tương lai.

🔑 Giữ gìn danh dự và uy tín của công ty

Việc chú trọng giữ gìn danh dự cũng như uy tín của công ty là điều vô cùng quan trọng trong quá trình cắt giảm nhân sự. Mọi bước trong quy trình cắt giảm nhân sự cần được tiến hành một cách trung thực, chuyên nghiệp và tôn trọng đôi bên.

Thời gian thông báo nhân sự thôi việc cần được báo trước ít nhất 30 ngày cho nhân viên thuộc danh sách cắt giảm nhân sự. Bên cạnh đó, thông báo cần truyền tải đủ các nội dung sau:

• Địa chỉ của bên sử dụng lao động và đại diện pháp lý.
• Số lượng lao động dự kiến trong danh sách cắt giảm nhân sự.
• Lý do và thời điểm cụ thể chấm dứt hợp đồng nhân sự.
• Chi tiết về chi phí trả trợ cấp thất nghiệp.

🔑 Hỗ trợ cho nhân viên bị ảnh hưởng

Có thể nói, quá trình cắt giảm nhân sự sẽ gây tổn hại rất lớn đến tinh thần của đội ngũ nhân viên trong công ty. Do đó, ban lãnh đạo cần dành nhiều thời gian để gặp gỡ, trao đổi và thực hiện các cam kết một cách minh bạch với nhân viên trong quy chế cắt giảm nhân sự. 

Doanh nghiệp nên thể hiện sự tri ân với những cống hiến của nhân sự và sẵn lòng hỗ trợ trong việc tìm kiếm việc mới hoặc đào tạo để giúp nhân viên vượt qua giai đoạn khó khăn này. 

📍 Kết luận

Bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ khái niệm, tình huống và những lưu ý cần cân nhắc khi doanh nghiệp cắt giảm nhân sự. Đây được xem là một bài toán khó trong quản lý nhân sự, việc này không chỉ ảnh hưởng đến nhân viên mà còn tác động lớn đến hoạt động kinh doanh cũng như hình ảnh của công ty.

Vì thế, công ty cần thực hiện quyết định cắt giảm nhân sự một cách hợp lý, minh bạch và rõ ràng nhằm đảm bảo lợi ích của cả công ty và nhân viên.

--- Tác giả: Layla Le ---