Employee Referral Program: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Employee referral program adalah metode rekrutmen yang memiliki efektivitas tinggi dalam membantu perusahaan mendapatkan kandidat berkualitas. Menurut data CareerBuilder (via SHRM), 88% rekruter menilai employee referral program menghasilkan lebih banyak karyawan berkualitas dibandingkan dengan metode rekrutmen lainnya.

Dalam tren rekrutmen saat ini, mayoritas perusahaan global juga telah mengadopsi employee referral program yang sistematis dan efisien. Program ini dipilih karena menawarkan berbagai manfaat pada aspek biaya, waktu, dan kualitas perekrutan.

Untuk memahami lebih dalam seputar employee referral program, di artikel ini Cake akan membagikan penjelasan seputar pengertian, manfaat, contoh, dan cara pembuatan referral program. Yuk, simak selengkapnya!

Employee referral program adalah program yang mendorong karyawan di suatu perusahaan agar merekomendasikan kandidat karyawan baru untuk mengisi posisi atau jabatan yang dibutuhkan perusahaan. Program ini biasanya memberikan insentif bagi karyawan yang berhasil mereferensikan kandidat berkualitas yang bertahan bersama perusahaan dalam jangka waktu tertentu.

Employee referral adalah program yang bertujuan mempermudah HR dan manajer mendapatkan kandidat berkualitas dengan proses rekrutmen lebih cepat dan efisien. Faktanya, 67% rekruter mengkonfirmasi bahwa proses rekrutmen melalui referral program lebih cepat dibandingkan dengan metode lain. Data Jobera menunjukkan, rata-rata employee referral hanya membutuhkan durasi rekrutmen sekitar 29 hari, lebih cepat dibandingkan rekrutmen melalui job portal yang mencapai 55 hari.

Employee referral program tidak hanya menguntungkan perusahaan, tapi juga memberi manfaat kepada karyawan. Berikut merupakan penjelasan 5 manfaat penerapan employee referral program di perusahaan.

1. Menghemat Biaya Rekrutmen

Referral program adalah strategi yang digunakan banyak perusahaan untuk menghemat biaya rekrutmen. Melalui program ini, perusahaan dapat menghemat biaya yang biasa dialokasikan untuk iklan lowongan kerja, membayar langganan job posting, atau mengadakan proses seleksi offline yang panjang.

Saat menerapkan employee referral program, perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya insentif kepada karyawan yang mereferensikan kandidat, dan biaya ini seringkali jauh lebih rendah dibandingkan biaya metode rekrutmen lain.

2. Proses Rekrutmen Lebih Cepat

Employee referral memungkinkan perusahaan melaksanakan proses rekrutmen dengan lebih cepat. Hal ini dikarenakan kandidat yang direferensikan memiliki latar belakang pengalaman dan kompetensi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga, HR dan manajer dapat melewati proses screening, dan lebih berfokus pada tahap interview dan evaluasi mendalam untuk memastikan kecocokan kandidat dengan posisi yang ditawarkan.

3. Meningkatkan Retensi Karyawan

Employee referral membantu perusahaan dalam menjaga retensi karyawan dan menekan angka turnover karena kandidat yang direferensikan oleh karyawan cenderung memiliki tingkat retensi yang lebih tinggi. Mengutip data dari firstbird, rata-rata retensi karyawan yang berasal dari program referral adalah 46%, lebih tinggi dari rekrutmen via job portal yang memiliki rata-rata retensi 33%.

Umumnya, karyawan referral telah memiliki koneksi dengan karyawan yang ada, sehingga mereka mungkin merasa lebih nyaman saat membaur dalam lingkungan kerja baru. Selain itu, karyawan yang mereferensikan juga lebih termotivasi membantu adaptasi kandidat yang mereka rekomendasikan. Dukungan ini pada akhirnya menciptakan budaya kerja suportif yang berkontribusi besar meningkatkan retensi karyawan.

4. Mendapat Kandidat Berkualitas

Employee referral program membantu perusahaan mendapat kandidat berkualitas dengan kompetensi yang relevan dengan posisi yang dibutuhkan. Umumnya, kandidat yang direferensikan oleh karyawan telah memiliki pemahaman awal tentang budaya kerja perusahaan. 

Selain itu, karyawan pemberi rekomendasi juga senantiasa berhati-hati dalam memilih kandidat yang cocok karena reputasi mereka dipertaruhkan. Hasilnya, perusahaan mendapat kandidat yang lebih siap dan lebih sesuai dengan nilai-nilai perusahaan, serta berpotensi menjadi aset jangka panjang.

5. Meningkatkan Keterlibatan dan Kepuasan Karyawan

Kehadiran employee referral program dapat meningkatkan kepuasan dan keterikatan karyawan terhadap perusahaan. Program ini membuat inisiatif karyawan lebih dihargai dan didengar oleh perusahaan. Selain itu, insentif dalam referral program juga bisa menjadi motivasi tambahan bagi karyawan untuk berkontribusi membangun tim yang lebih solid.

Meski terlihat sederhana, penyusunan employee referral program perlu memperhatikan beberapa aspek penting termasuk tujuan dan sasaran yang jelas, struktur insentif, serta prosedurnya. Hal ini diperlukan agar program berjalan efektif dan meminimalisir potensi konflik internal.

Sebagai referensi penyusunan, berikut penjelasan cara membuat program employee referral yang baik.

1. Tentukan Objektif

Langkah pertama dalam menyusun employee referral program adalah menentukan objektif atau tujuan yang ingin dicapai. Tulis objektif secara spesifik, seperti meningkatkan jumlah rekrutan berkualitas, mempercepat proses rekrutmen, atau meningkatkan retensi karyawan. 

Jika memungkinkan, gunakan angka statistik yang dapat mengukur keberhasilan program tersebut. Misalnya, targetkan mengurangi durasi rekrutmen dari 50 hari menjadi 35 hari, dan semacamnya. Selain itu, penting juga untuk memastikan bahwa objektif ini sesuai dengan strategi rekrutmen dan tujuan bisnis secara keseluruhan.

2. Susun Proses Referral yang Sederhana dan Transparan

Penyusunan employee referral program idealnya mengedepankan kesederhanaan, sehingga mudah diterapkan dan dipahami oleh karyawan. Perusahaan bisa menyediakan platform atau alat yang mudah digunakan untuk mengajukan referensi seperti formulir online atau melalui HR portal.

Selain itu, HR atau manajer juga perlu menjunjung prinsip transparansi dalam setiap tahap referral. Transparansi ini mencakup pemberitahuan kepada karyawan tentang bagaimana kandidat dievaluasi, status referensi, dan kapan insentif akan diberikan jika kandidat yang direferensikan telah memenuhi kriteria standar perusahaan.

3. Tawarkan Berbagai Insentif

Employee referral program yang menawarkan insentif bervariasi cenderung lebih disukai oleh karyawan. Selain insentif berbentuk uang, perusahaan juga bisa menawarkan beberapa jenis insentif lain seperti paid leave, hadiah barang berharga, dan variasi lain yang menarik bagi karyawan. Insentif yang bervariasi juga berpotensi memperluas partisipasi karyawan dalam program referral dan meningkatkan efektivitasnya.

4. Umumkan Kepada Karyawan

Sosialisasi program referral adalah langkah penting yang perlu direncanakan secara matang. Lakukan kampanye internal untuk memperkenalkan employee referral program kepada seluruh karyawan dan manajemen. 

Anda bisa memanfaatkan rapat internal, papan pengumuman, atau broadcast pesan untuk mempromosikan program ini. Pastikan memberi penjelasan dan panduan yang jelas dengan gaya bahasa efektif agar mudah dimengerti oleh karyawan.

5. Kerja Sama dengan Konsultan Rekrutmen

Penyusunan employee referral program bisa menjadi tantangan besar di beberapa situasi. Oleh karena itu, penting untuk menjalin kerja sama dengan konsultan rekrutmen profesional dalam proses penyusunan employee referral program. Mereka berkapasitas memberikan wawasan berharga untuk meningkatkan efektivitas program agar sejalan dengan berbagai kebutuhan perusahaan.

Ingin memastikan kesuksesan program employee referral Anda? Jalin kerja sama dengan Cake Recruitment Consultant yang memiliki pengalaman luas membantu perusahaan global menemukan kandidat terbaik di berbagai industri. Hubungi konsultan kami sekarang!

Program employee referral perusahaan terkemuka bisa menjadi referensi penting untuk membantu penyusunan employee program. Anda bisa mempelajari strategi dan pendekatan terbaik untuk meningkatkan kesuksesan employee referral program. 

Berikut Cake bagikan contoh employee referral program di perusahaan Microsoft dan Booking.com. 

1. Employee Referral Program Microsoft

Microsoft menerapkan employee referral program secara inklusif yang memungkinkan karyawan di berbagai level untuk memberikan rekomendasi kandidat kepada perusahaan. Dikutip dari refer.me, Microsoft menggunakan Microsoft Referral Portal sebagai tempat menampung rekomendasi kandidat dari karyawan. Portal ini dapat diakses oleh seluruh karyawan Microsoft dengan cara login menggunakan akun mereka.

Microsoft menerapkan bermacam-macam insentif yang disesuaikan dengan tingkat kesuksesan kandidat yang direferensikan. Jika kandidat yang direferensikan mampu bertahan dalam waktu tertentu dan menunjukkan performa positif, karyawan yang mereferensikan akan mendapat bonus insentif tambahan. 

Nominal insentif dalam referral program Microsoft juga disesuaikan dengan seberapa krusial jabatan atau posisi yang diisi. Misalnya, karyawan yang berhasil mereferensikan head software engineer akan mendapat insentif lebih besar dibandingkan mereferensikan junior software engineer.

2. Employee Referral Program Booking.com

Perusahaan online traveling agency asal Belanda, Booking.com sukses menerapkan employee program dengan tingkat keterlibatan karyawan yang tinggi. Catatan LinkedIn Talent Blog menyoroti kesuksesan referral program Booking.com dipengaruhi oleh beberapa faktor kunci termasuk proses referral yang mudah dan fleksibel dengan variasi insentif menarik.

Referral program Booking.com menawarkan insentif yang lebih besar untuk posisi atau jabatan yang sulit diisi. Kemudian, perusahaan multinasional ini juga tak memberikan batasan bonus referral. Artinya, satu orang karyawan bisa terus mendapatkan bonus insentif untuk setiap kandidat yang berhasil direferensikan, tanpa batasan jumlah.

Jika dilihat dari prosedur pengajuan referensi, Booking.com memberikan kemudahan dan fleksibilitas kepada karyawan. Perusahaan menggunakan software ATS yang memungkinkan karyawan untuk membagikan lowongan kerja ke sosial media. Apabila ada kandidat melamar melalui unggahan yang dibagikan, maka karyawan tersebut akan mendapat kredit dari perusahaan.

Kesimpulan

• Employee referral program adalah program yang mendorong karyawan di suatu perusahaan agar merekomendasikan kandidat karyawan baru untuk mengisi posisi atau jabatan yang dibutuhkan perusahaan.
• Employee referral program menawarkan berbagai manfaat penting bagi perusahaan dan karyawan, termasuk menghemat biaya rekrutmen, menjaring talenta berkualitas, meningkatkan retensi, hingga mempercepat proses rekrutmen.
• Penyusunan employee referral program perlu memperhatikan beberapa aspek penting termasuk tujuan dan sasaran yang jelas, struktur insentif, serta prosedurnya.

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

--- Ditulis Oleh Gama Prabowo ---