Employee Retention là gì? Tầm quan trọng, cách tính & chiến lược

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp hiện đại không chỉ cần tập trung vào việc thu hút nhân tài mà còn phải chú ý đến việc giữ chân họ và cải thiện tỷ lệ Employee Retention. 

Vậy khái niệm Employee Retention là gì và vì sao lại quan trọng đến vậy trong quản trị nhân sự (HR)? Trong bài viết này, các nhà tư vấn, quản lý nhân sự, chủ doanh nghiệp hãy cũng Cake tìm hiểu về employee retention, cách tính tỷ lệ giữ chân nhân viên, và những chiến lược cụ thể để duy trì nhân lực dài hạn.

Trước khi đi sâu vào khái niệm Employee Retention, ta cần hiểu rõ từ “Employee”. Employee (nhân viên) là những cá nhân làm việc cho một tổ chức hoặc công ty với nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể, được trả công dưới dạng lương và phúc lợi. Các tổ chức cần giữ chân những nhân viên giỏi nhất để phát triển. Đây chính là mục tiêu của việc giữ chân nhân viên.

Retention có nghĩa là sự duy trì, giữ lại. Trong ngữ cảnh quản trị nhân sự, “Retention” chỉ quá trình giữ chân nhân viên, tránh việc họ rời bỏ doanh nghiệp. 

Ngày nay, nhân viên có thể nghỉ việc vì nhiều rất nhiều lý do khác nhau. Một số nghỉ việc tự nguyện, chẳng hạn như để tìm một công việc khác tốt hoặc phù hợp hơn; trong khi một số khác bị sa thải (lay-off) hay quiet firing. Các chiến lược Employee Retention chủ yếu tập trung vào việc nhân viên luân chuyển công việc tự nguyện, vì điều này gây bất lợi cho tổ chức hơn, so với việc mất đi một nhân viên có hiệu suất thấp.

Employee Turnover - sự luân chuyển nhân viên, hay tình trạng mất đi nhân tài của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian - là cụm từ khiến nhiều nhà quản lý HR trên thế giới “đau đầu”. Tuy nhiên, đây chưa phải một vấn đề lớn ở thị trường lao động Việt Nam, do người lao động vẫn có xu hướng bám trụ với công việc trong nền kinh tế đi xuống. 

Từ đó, Employee Retention còn được hiểu là khả năng của doanh nghiệp trong việc ngăn chặn Employee Turnover. Các chiến lược giữ chân nhân viên hiệu quả nhất sẽ giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc và giữ chân những nhân viên có hiệu suất cao.

Employee Retention và Employee Turnover thường được sử dụng thay thế cho nhau trong HR, nhưng hai khái niệm này không giống nhau, dưới đây là bảng so sánh:

Employee Retention là yếu tố quan trọng trong HR vì chi phí thay thế nhân viên nghỉ việc thường rất cao, từ chi phí tuyển dụng đến đào tạo. Mặt khác, sự mất mát nhân viên có thể ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất làm việc của cả đội ngũ nói riêng, và thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) nói chung. 

Dưới đây là một số lý do doanh nghiệp nên phát triển chiến lược Employee Retention hiệu quả.

1. Giảm chi phí

Bằng cách tập trung vào việc giữ chân nhân viên, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí tuyển dụng và hưởng lợi nhiều hơn từ việc đào tạo nhân viên. 

Các chi phí doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao gồm:

• Chi phí tuyển dụng: Phí trả cho việc đăng tin tuyển dụng, thuê headhunter hoặc Recruitment Agency, v.v. 
• Chi phí đào tạo: Lương trả cho giảng viên hoặc chuyên gia đào tạo, chi phí cho tài liệu, cơ sở vật chất, quản lý và vận hành, v.v.

2. Tăng năng suất làm việc

Employee Turnover làm giảm năng suất vì mọi bộ phận, phòng ban đều cần “kha khá" thời gian để giúp một nhân viên mới bắt kịp tốc độ và đạt được năng suất tương đương với người tiền nhiệm. Việc một nhân viên nghỉ việc cũng ảnh hưởng đến những nhân viên còn lại, vì họ phải đảm nhiệm thêm công việc.

Ngược lại, ở những nơi làm việc có tỷ lệ giữ chân nhân viên cao, đội ngũ nhân viên của họ có xu hướng “quen việc” hơn, gắn bó hơn, do đó, năng suất cũng sẽ cao hơn.

3. Tăng cường văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp phát triển theo thời gian, dựa trên các đặc điểm tương tác của nhân viên. Khi những nhân viên gắn bó và phù hợp với văn hóa của tổ chức ở lại, họ sẽ cùng nhau củng cố “bản sắc” này. Một văn hóa doanh nghiệp ổn định và tích cực, mặt khác, cũng cải thiện năng suất và hiệu suất của nhân viên.

4. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Trải nghiệm khách hàng tốt là yếu tố quan trọng góp phần xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Các nhân viên mới thường đang trong giai đoạn làm quen với vị trí và phát triển kỹ năng, vì vậy đôi khi có thể gặp phải những thách thức ban đầu. Điều này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, đặc biệt trong các bộ phận như sales hoặc CSKH.

Tuy nhiên, với sự hướng dẫn và hỗ trợ phù hợp, nhân viên mới tất nhiên vẫn có thể nhanh chóng thích nghi và nâng cao hiệu quả công việc. 

Để cải thiện Employee Retention, các doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp sau:

1. Tuyển dụng đúng người

Chiến lược tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên bắt đầu từ việc chọn lọc đúng người cho công ty. Điều này đòi hỏi nhà tuyển dụng phải xác định rõ công việc, trách nhiệm, kỹ năng cần thiết, và môi trường làm việc của vị trí tuyển dụng từ đó phát triển bản mô tả công việc chi tiết để thu hút những ứng viên phù hợp. Sau đó đánh giá khách quan sự phù hợp của ứng viên trong mọi khía cạnh như văn hóa doanh nghiệp, kinh nghiệm, yêu cầu, v.v.

2. Cải thiện quy trình định hướng và hòa nhập nhân viên mới 

Khi một tổ chức đã chọn được nhân viên mới, giai đoạn định hướng (orientation) và onboarding là yếu tố then chốt để giúp họ cảm thấy được chào đón. Một chương trình hòa nhập được lên kế hoạch và tổ chức tốt đã có thể tăng cường mức độ gắn kết, cam kết của nhân viên với tổ chức và cũng là cách giữ chân nhân viên hiệu quả.

3. Cải thiện phúc lợi và lương thưởng

Mức lương cạnh tranh và phúc lợi của nhân viên (tiền thưởng, thời gian nghỉ có lương, chế độ chăm sóc sức khỏe và kế hoạch nghỉ hưu) không chỉ quan trọng trong việc tuyển dụng những người phù hợp nhất mà là cách giữ chân nhân viên giỏi. Ngoài ra, quản lý HR cũng cần xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng, giúp nhân viên thấy được tương lai lâu dài tại doanh nghiệp.

4. Nghiên cứu các mô hình Employee Retention

Trước đây, nhiều nhà nghiên cứu đã phát triển một số mô hình nhằm giải thích sự hài lòng của người đi làm trong công việc. Có nguồn gốc từ tâm lý học, nhưng các mô hình này đã ảnh hưởng đến cách quản lý HR tiếp cận việc giữ chân nhân viên trong nhiều năm. Một số model phổ biến bao gồm:

• Tháp nhu cầu Maslow (The Hierarchy of Needs): Tháp nhu cầu của nhà tâm lý học Abraham Maslow giúp làm rõ 5 nhu cầu thiết yếu của con người theo thứ tự ưu tiên. Lý thuyết này cũng có thể được sử dụng trong HR để xem xét những yếu tố nào ảnh hưởng đến sự hài lòng trong công việc của nhân viên.
• Thuyết hai nhân tố của Herzberg (Motivation-Hygiene Theory): Theo nhà tâm lý học Frederick Herzberg, có hai yếu tố chính tác động đến sự hài lòng trong công việc của một người. Một là nhân tố động lực (motivation), giúp giữ chân nhân viên, bao gồm sự công nhận, ý nghĩa công việc và phát triển cá nhân. Hai là nhân tố duy trì (Hygiene) - nhân tố gây ra sự không hài lòng với công việc, bao gồm lương, phúc lợi và sự an toàn ở môi trường làm việc. Cách giữ chân nhân viên giỏi hiệu quả là tập trung cân bằng cả hai yếu tố này. 

📍Kết luận

Việc giữ chân nhân viên là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hiểu rõ Employee Retention là gì và cách áp dụng các chiến lược phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí liên quan đến nhân sự mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên cảm thấy được tôn trọng và muốn cam kết, gắn bó lâu dài.

--- Tác giả: Dasie Pham ---