Mengenal General Affair: Pengertian, Gaji, Jenjang Karier, Contoh CV!

Divisi umum atau General Affair adalah mesin penggerak dalam setiap kegiatan operasional perusahaan. Meski posisi General Affair (GA) penting dengan cakupan kerja yang luas, masih banyak job seekers yang belum mengetahui apa tugas GA sebenarnya.

Artikel terbaru Cake ini merangkum seluruh informasi mengenai pengertian, peluang karier, jobdesk, hingga gaji General Affair. Simak sampai habis, ya!

Seperti yang telah disebut di atas, GA adalah singkatan dari General Affair. GA biasanya tergabung dalam departemen Human Resources Development (HRD). Tidak hanya itu, untuk pekerjaan yang melibatkan manajemen aset, pengawasan atas kinerja GA dilakukan oleh Head of Operations atau Operations Manager.

Jobdesk GA meliputi nyaris seluruh kegiatan bisnis dari perusahaan. Artinya, GA mengawasi dan memastikan rencana yang tengah diimplementasikan berjalan dengan baik serta lancar. Dengan tugas General Affair yang luas dan banyak, kemampuan manajerial dan organisasional menjadi persyaratan paling dasar yang diminta perusahaan.

Untuk para pencari kerja yang ingin berkarier di bidang satu ini, berikut beberapa pekerjaan staff General Affair yang paling umum. Karena berhubungan dengan aktivitas perusahaan, tentu saja GA dekat dengan proses produksi barang dan jasa perusahaan.

1. Mengadakan barang dan jasa

General Affairs  ikut terlibat dalam pengadaaan barang dan jasa. GA menyusun rencana pengadaan bulanan, baik yang rutin maupun tidak rutin. Termasuk kebutuhan Alat Tulis Kantor (ATK), pembayaran listrik, jaringan internet dan telepon, sewa gedung, hingga operasional perusahaan lainnya.

Dengan tanggung jawab di atas seorang General Affairs juga bisa menjadi kunci untuk penghematan biaya perusahaan. Misalnya dengan menghitung secara rinci uang transportasi pekerja, menyesuaikan biaya pengadaan fasilitas dan akomodasi kedinasaan, serta mencari vendor alat-alat kantor yang berani memberikan potongan biaya paling besar.

2. Merawat fasilitas dan aset perusahaan  

Aset dan fasilitas milik perusahaan tentu digunakan untuk menunjang kinerja karyawan sekaligus aktivitas bisnis perusahaan. Agar alat-alat tersebut tetap awet dan peruntukannya tepat, harus ada pencatatan khusus.

General Affairs bertugas untuk memantau penggunaan aset dan fasilitas secara rutin, sekaligus memastikan tiap karyawan memakainya secara tertib dan baik. 

3. Memelihara hubungan dan komunikasi yang baik dengan supplier

GA juga bertugas memastikan kelancaran proses pemesanan barang dan jasa hingga ke tahap pembayaran. Oleh karena itu, komunikasi yang baik dengan supplier akan menguntungkan GA dan juga perusahaan. Misal dengan mendapatkan potongan harga khusus atau mendapat tawaran barang dengan kualitas paling bagus.

4. Membuat laporan anggaran

Seluruh kegiatan yang dilakukan General Affairs alias si Divisi Umum ini wajib termuat dalam laporan pertanggungjawaban karena terkait dengan anggaran yang dikeluarkan. Laporan yang dibuat secara berkala ini menjadi dasar pertimbangan dalam rapat-rapat yang melibatkan penyusunan anggaran.

Jika General Affair staff adalah bagian dari Human Resources Department, apakah profesi ini sama dengan admin HR? Menurut beberapa sumber, keduanya punya beban kerja yang sangat berbeda meski sama-sama mengurusi bagian administratif.

Mengutip dari HR University, admin HR memiliki dua tugas utama: melakukan pencatatan dan dokumentasi yang keluar maupun masuk ke departemen HR, sekaligus menjadi narahubung bagi pihak yang memiliki pertanyaan terkait kebijakan HR.

Pendeknya, admin HR adalah perwakilan dari HRD dalam menjalankan program-program harian yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM). Sementara fokus utama dari staff General Affairs adalah barang dan jasa.

Dengan beban kerja yang tidak main-main, maka tidak heran jika General Affair dituntut memiliki kemampuan tertentu. Apa saja itu?

1. Manajemen dan administrasi

Ilmu administrasi digunakan untuk menyusun kebijakan, termasuk menentukan cara serta tujuan yang akan diraih. Sementara ilmu manajemen berhubungan dengan pelaksanaan kebijakan yang sudah disetujui.

2. Komunikasi efektif

Admin GA adalah penghubung antar departemen dalam proses pengadaan barang dan jasa. Karena jobdesc yang diberikan termasuk menjalin kerja sama antar divisi, komunikasi efektif dan efisien adalah kunci untuk membuat rencana berjalan lancar.

3. Skill pemecahan masalah

Seorang General Affairs yang memiliki kemampuan memecahkan masalah terbiasa dengan alternatif dan ide-ide baru yang membantu rencana berjalan sesuai yang sudah disepakati.

4. Negosiasi

Kemampuan negosiasi meliputi kemampuan komunikasi, persuasi, mendengarkan dengan baik, sabar, dan mampu menyusun strategi dengan tepat. Negosiasi dibutuhkan untuk menghindari terjadinya konflik.

5. Pembuatan laporan keuangan

Terakhir adalah kemampuan untuk membuat laporan keuangan. General Affair membuat laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas keputusan yang dibuat, sekaligus jadi sandaran untuk pimpinan lain melakukan evaluasi.

Berdasarkan Salary.com, gaji General Affair di Amerika paling rendah ada di angka Rp1,01 miliar/tahun, tertinggi Rp1,38 miliar/tahun, dan rata-rata Rp1,19 miliar/tahun. 

Lalu bagaimana dengan staf General Affair di Indonesia?

• Staff General Affair: Entry-level yang tidak memiliki pengalaman di bidang ini maupun fresh graduate biasanya mendapat tawaran gaji di angkat Rp4 juta hingga Rp8 juta.
• General Affair Supervisor: Kemudian General Affair yang naik jabatan jadi supervisor setelah 4-7 tahun berada di angka Rp12 juta - Rp20 juta.
• General Affair Manager: Jabatan lebih tinggi dari supervisor adalah manajer dari GA yang biasanya mendapat tawaran gaji hingga Rp20 juta - Rp30 juta.
• Head of General Affairs: Terakhir adalah posisi Pimpinan Utama General Affair yang diperkirakan tembus lebih dari Rp30 juta.

Gaji di atas tentu berbeda di tiap daerah, mengikuti standar upah minimum tiap provinsi yang berbeda. Di antara wilayah lain, Jakarta memegang UMP paling tinggi, yaitu Rp5.067.381 per tahun 2024.

1. Menempuh pendidikan

Beberapa perusahaan tidak mensyaratkan jurusan kuliah apapun untuk bisa mendaftar sebagai staff General Affair. Umumnya syarat minimal yang diminta biasanya minimal lulusan D3 dengan latar belakang jurusan apa pun.

2. Mengikuti pelatihan General Affair

Jika kamu seorang pencari kerja ingin menambah pengetahuan dasar tentang General Affair, pelatihan daring maupun luring bisa jadi jawaban. Beberapa lembaga seperti Akademia, HRD Spot, LinkedIn, bahkan media sosial menyediakan akses mengenai ilmu satu ini. Namun kursus dari lembaga kredibel bisa jadi nilai tambah karena tersedia sertifikat sebagai bukti belajar.

3. Mendapatkan pengalaman kerja yang relevan

Pengalaman kerja, pengalaman magang, dan pengalaman berkomunitas yang terutama sejalur dengan tugas General Affairs adalah cara agar Curriculum Vitae lebih stand out dibanding kandidat yang lain. Maksimalkan kesempatan ini saat di bangku perkuliahan.

4. Buat CV General Affair menarik

Tahap terakhir adalah membuat CV General Affair yang mampu menjelaskan tentang keahlian dan pencapaian kandidat. Berikut template CV yang bisa jadi gambaran para job seekers.

Kesimpulan

• General affair yang artinya Divisi Umum merupakan bagian dari Human Resources Department yang fokus mengurusi aktivitas yang berhubungan dengan barang dan jasa.
• Berhubungan dengan banyak pihak, General Affair dituntut untuk memiliki kemampuan manajerial, komunikasi, dan juga negosiasi.
• Syarat GA Staff lulusan apa? Jawabannya, bisa dari jurusan manapun, ya!

Semoga artikel ini menjawab pertanyaan kamu tentang apa itu GA alias General Affair. Dengan makin banyaknya perusahaan baru di buka di Indonesia, posisi GA akan terus dibutuhkan. Cake menyediakan banyak informasi lowongan kerja, template CV, hingga tips-tips seputar dunia kerja yang bisa membantu job seekers. Daftar sekarang yuk!

Cake adalah website untuk membuat CV terbaik yang bisa menunjukan professional branding kamu di mata HRD. Kamu bisa langsung menggunakan template CV ATS-friendly dari Cake dan download dalam bentuk PDF, 100% gratis! Selain bikin CV gratis, kamu juga bisa buat portofolio dan cari kerja dengan job portal atau aplikasi cari kerja Cake.

--- Ditulis Oleh Erika Rizqi ---