Panduan Lengkap Handover: Cara Melakukan Serah Terima Jabatan yang Efektif

Ketika seseorang meninggalkan pekerjaannya maka akan ada proyek-proyek yang harus dilanjutkan oleh siapapun yang akan menggantikannya. Untuk mempermudah kegiatan ini maka dilakukannya handover atau serah terima pekerjaan. 

Handover pekerjaan adalah proses penting dalam setiap perusahaan atau organisasi. Proses serah terima pekerjaan yang tepat dapat memastikan transisi pekerjaan yang mulus.

Lantas, mengapa handover harus dilakukan dan bagaimana cara serah terima jabatan yang benar? Yuk simak artikel dibawah ini!

Handover pekerjaan atau serah terima pekerjaan adalah proses yang dilakukan seorang karyawan yang akan meninggalkan pekerjaannya, baik secara permanen atau sementara. 

Proses ini dilakukan untuk membantu orang yang menggantikannya dapat memahami dan menjalankan tugas dengan baik dan lancar. Pada dasarnya handover adalah cara membimbing secara verbal maupun tertulis yaitu dalam bentuk dokumen. 

Kapan handover pekerjaan dilakukan? Serah terima pekerjaan akan dilakukan pada kesempatan seperti:

• Cuti hamil
• Cuti kesehataan
• Cuti tahunan 
• Cuti sabatikal
• Pengunduran diri karyawan atau alokasi kerja 
• Peralihan posisi atau jabatan

Pada masa-masa tersebut pekerjaan yang kamu tinggalkan harus di cover oleh orang lain, maka dari itu dibutuhkan proses handover selama beberapa waktu.

Studi dari HROnboard menunjukan bahwa perusahaan dengan proses handover formal memiliki peluang 14% lebih tinggi untuk meningkatkan retensi karyawan dan 11% lebih lebih besar untuk meningkatkan employee engagement. Serah terima pekerjaan yang baik akan:

• Membantu anggota tim baru beradaptasi di posisi mereka lebih cepat dan merasa nyaman dan percaya diri dengan pekerjaan barunya.
• Memungkinkan karyawan baru untuk menyelesaikan pekerjaan yang harus segera diselesaikan.
• Mencegah hilangnya informasi penting
• Menjaga produktivitas dan performa perusahaan

Serah terima pekerjaan yang terperinci juga dapat menguntungkan staf lain dan kegiatan bisnis secara keseluruhan.

Handover adalah rangkaian proses yang harus dilakukan sebelum seorang mengundurkan diri. Maka dari itu proses ini tidak bisa dilakukan sembarangan. 

Ada beberapa prosedur handover yang wajib diperhatikan dan dipersiapkan sebelum melakukan proses handover. 

Berikut adalah cara melakukan handover pekerjaan pada umumnya.

1. Diskusikan Rencana Handover dengan Manager / Atasan

Sebelum kamu melakukan proses serah terima pekerjaan, diskusikan rencana handover secara mendetail dengan manager atau supervisor untuk menentukan dengan tepat bagaimana mereka ingin kamu menangani serah terima pekerjaan.

Dalam kebanyakan kasus, kamu setidaknya harus menyiapkan dokumen serah terima resmi.

Diskusikan hal ini dengan manajer kamu dan cari tahu seberapa banyak kamu diharapkan untuk berkontribusi, dan apa fokus proses serah terima pekerjaan.

Manager atau supervisor wajib menjelaskan bahwa proses handover ini adalah prioritas utama mereka sebelum mereka pergi dan harus dilaksanakan dengan maksimal.

Kamu juga dapat berdiskusi dengan rekan kerja tentang rencana handover pekerjaan. Pada kesempatan ini kamu dapat menanyakan hal yang harus diprioritaskan dari sudut pandang mereka.

2. Siapkan dokumen-dokumen handover

Setelah kamu berdiskusi dengan jelas dengan manager, kamu dapat mulai dengan menyusun draft dokumen serah terima.

Dokumen ini akan membantu karyawan pengganti mengetahui informasi yang perlu dikerjakan selama periode serah terima. Dokumen ini mencakup:

• Daftar rinci tentang deskripsi tugas, jadwal kerja dan prioritas kerja,
• Daftar kegiatan utama sehari-hari atau day-to-day task list,
• Akses ke semua spreadsheet, dokumen, dan file yang relevan,
• Berkas penting yang berkaitan dengan pekerjaan,
• Tenggat waktu proyek yang sedang berlangsung dan pembaruan status,
• Informasi tentang meeting rutin,
• Daftar kontak utama – pelanggan, client, stakeholders, manajer, anggota tim, 
• Setiap masalah yang sedang berlangsung yang mempengaruhi proyek,
• Detail semua login dan kata sandi,
• Housekeeping – lokasi kunci, alat tulis, peralatan, 
• Informasi lainnya yang mungkin berguna untuk membantu karyawan baru beradaptasi.

Dokumen yang dipersiapkan tergantung pada posisi dan tanggung jawab pekerjaan. Manfaatkan kesempatan ini untuk menjelaskan informasi penting pada karyawan pengganti.

Pikirkan semua yang perlu kamu ketahui jika kamu baru memulai pekerjaan. Kamu juga dapat menyiapkan pertanyaan yang kamu miliki saat pertama kali memulai pekerjaan.

Untuk memastikan kamu mempersiapkan semuanya, usahakan untuk memulai dua hingga empat minggu sebelum kamu berangkat/pergi cuti. 

Memulai lebih awal juga memungkinkan kamu meminta manajer dan/atau teman kerja untuk memeriksanya, dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.

3. Mentoring Karyawan Pengganti

Hal berikutnya yang harus dipersiapkan saat serah terima pekerjaan adalah tentukan dan sisihkan waktu untuk mentoring atau berdiskusi dengan karyawan pengganti. 

Saat mentoring dilakukan, kamu dapat menjelaskan tentang situasi dan budaya kerja dalam perusahaan. Hal dilakukan ini untuk tetap menjaga produktivitas kinerja perusahaan. 

Pastikan ke karyawan pengganti bahwa kamu siap untuk memberikan bantuan dan memberikan dukungan selama proses handover pekerjaan dijalankan. 

4. Tentukan Batas Waktu Handover Pekerjaan

Menentukan batas tenggat waktu proses handover merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan agar proses serah terima pekerjaan tidak berjalan berlarut-larut lamanya.

Durasi proses serah terima pekerjaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tanggung jawab perusahaan.

Selama proses handover, kamu harus menjelaskan, membimbing dan mengajarkan segala tanggung jawab yang harus dilakukan.

Tentukan tenggat waktu dan maksimalkan waktu tersebut sampai karyawan pengganti siap dan efektif mulai bekerja.

Idealnya, handover dilakukan selama dua sampai empat minggu sesuai dengan notice period, namun hal ini juga tergantung ketentuan perusahaan.

5. Adakan Final Meeting untuk Membahas Hasil Handover

Hal terakhir yang harus dilakukan adalah melakukan final meeting. Meeting harus dihadiri oleh manajer/atasan terkait, karyawan lama dan karyawan baru untuk mereview hasil handover.

Hal ini merupakan  kesempatan baik bagi karyawan pengganti untuk memastikan bahwa ia telah memahami peran dan tanggung jawabnya.Manager juga dapat menambahkan hal dan informasi penting bagi kedua belah pihak.

Agar persiapan serah terima jabatan berjalan dengan baik, alangkah baiknya kamu menghindari dan mempersiapkan hal-hal di bawah ini. Berikut adalah tips serah terima jabatan.

1. Berikan Dukungan dan Bantuan

Pada awal proses handover, karyawan pengganti akan merasa sungkan dan belum beradaptasi pada lingkungan perusahaan. Maka tunjukkan bahwa kamu bersedia untuk memberikan bantuan disaat karyawan pengganti mengalami kesusahan.

Anggaplah proses serah terima pekerjaan ini sebagai kesempatan bagi kamu untuk benar-benar berkontribusi memberi kesempatan terbaik untuk orang tersebut sukses.

Proses handover pekerjaan ini tidak hanya menyerahkan tugas dan pekerjaan, tetapi juga membantu mengembangkan keprofesionalan karyawan pengganti dan kelancaran pekerjaan para karyawan lama. 

Mungkin ketika kamu memulai pekerjaan, kamu pernah menerima serangkaian pelatihan untuk membantu kamu beradaptasi dan berkembang.

Pastikan kamu mengajarkan dan menjelaskan ini kepada karyawan pengganti , dan dorong mereka untuk mengeksplorasi lebih luas.

2. Kenalkan Budaya Kerja Kepada Karyawan Baru

Setiap lingkungan kerja memiliki cara kerja dan budaya perusahaan yang berbeda-beda.

Kamu dapat sisihkan waktu untuk memperkenalkan lingkungan dan budaya kerja kepada karyawan baru. 

Hal ini dapat mempermudah karyawan baru tersebut untuk beradaptasi lebih cepat.

Kamu dapat membawa karyawan baru berkeliling kantor dan memperkenalkan kepada semua orang. Pastikan kamu menjelaskan peran karyawan baru kepada karyawan lama.

3. Berikan Kontak Kamu 

Jika kamu benar-benar ingin membantu dan bekerja lebih keras, kamu dapat memberikan detail kontak kepada karyawan baru tersebut.

Kamu boleh mengatakan bahwa karyawan baru tersebut dapat menghubungi kamu jika ada masalah besar atau jika mereka membutuhkan sedikit bimbingan.

Tidak semua orang mau dan senang melakukan hal ini, tergantung pada hubungan kamu dengan para karyawan lama. Sering kali masalah dapat diselesaikan dengan email.

Menawarkan bantuan setelah kamu pergi akan memberikan kesan yang baik dan dapat membantu meningkatkan reputasi kamu.

Surat serah terima jabatan adalah surat yang ditulis untuk menginformasikan bahwa karyawan lama menyerahkan pekerjaan kepada karyawan baru. Surat ini dibuat biasanya ketika karyawan beralih department atau resign. 

Tujuan dari surat serah terima pekerjaan adalah untuk memastikan karyawan baru telah paham terkait pekerjaan yang akan dialihkan.

Penulisan surat serah terima pekerjaan umumnya terdapat periode proses serah terima pekerjaan dan tanda tangan oleh dua belah pihak atas perjanjian dan kesepakatan yang telah ditentukan. 

Untuk memperlengkap informasi, berikut Cake lampirkan contoh surat serah terima jabatan sesuai dengan format yang baik dan benar.

Kesimpulan

• Handover atau serah terima jabatan adalah proses yang dilakukan seorang karyawan yang akan meninggalkan pekerjaannya, baik secara permanen atau sementara. 
• Handover wajib dilakukan untuk meningkatkan retensi dan keterlibatan karyawan.
• Untuk proses serah terima jabatan yang efektif, ingat untuk bicarakan terlebih dahulu dengan atasan, siapkan dokumen handover, mentor karyawan baru, dan adakan meeting terakhir untuk membahas handover.

Pastikan kamu melakukan serah terima jabatan yang baik ketika mengundurkan diri.

Dengan meluangkan waktu untuk melakukan serah terima yang tepat, kamu akan menutup fase karir kamu ini dengan pikiran jernih, siap untuk memulai bab menarik berikutnya dalam kehidupan karir kamu.

Mau raih pekerjaan impianmu? Yuk, buat CV lamaran kerja dan portofolio online kamu, lalu lamar kerja di website lowongan kerja atau aplikasi cari kerja Cake. Semuanya 100% gratis. Ikuti blog kami untuk tips dan tutorial buat CV dan career development!