Nhận diện những khó khăn khi làm việc nhóm & cách giải quyết

Làm việc nhóm là một cụm từ được nhắc đến hàng ngày trong văn phòng, nhưng lần cuối cùng bạn dành thời gian để thực sự đánh giá quá trình teamwork và những khó khăn khi làm việc nhóm trong công ty/tổ chức của mình là khi nào?

Trong bài viết này, hãy cùng Cake nhìn lại tầm quan trọng của làm việc nhóm, nhận diện những khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp và các cách giải quyết vấn đề chuyên nghiệp để teamwork trở nên hiệu quả hơn nhé!

Kỹ năng làm việc nhóm là một yêu cầu phổ biến trong hầu hết các môi trường học tập/làm việc, vì teamwork là một phần không thể thiếu trong bất kỳ môi trường tập thể nào. 

Dưới đây là một số lý do tại sao làm việc nhóm lại cần thiết:

• Tăng cường hiệu suất: Khi một nhóm cùng chung tay, công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn nhờ quá trình phân chia công việc và hợp tác. Tầm quan trọng của làm việc nhóm cũng nằm ở chỗ: Teamwork có thể giúp hoàn thành những dự án lớn và phức tạp mà một cá nhân không thể tự mình thực hiện.
• Kết hợp chuyên môn: Khi mỗi thành viên trong nhóm đều có một bộ kỹ năng cứng và kỹ năng mềm riêng, tập thể sẽ có cái nhìn toàn diện hơn và giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp hơn.
• Học hỏi và phát triển: Làm việc nhóm hiệu quả cũng tạo cơ hội để mọi người học hỏi lẫn nhau và phát triển kỹ năng mềm.
• Tạo động lực: Việc phối hợp cùng với những người khác có thể trở thành động lực cho các cá nhân, giúp giảm tình trạng burn-out.
• Sáng tạo và đổi mới: Sự đa dạng trong suy nghĩ và ý tưởng từ các thành viên giúp nhóm tránh đi theo lối mòn và phát triển những giải pháp sáng tạo.

Trước khi giải quyết bất kỳ bất đồng nào trong teamwork, việc hiểu những khó khăn khi làm việc nhóm và nguyên nhân là bước đầu cần thiết. Mặc dù từng ngành hoặc lĩnh vực khác nhau có thể có các vấn đề riêng, sau đây là một số thách thức thường gặp khi hợp tác nơi công sở:

1. Không phân rõ vai trò và trách nhiệm.

Khi làm việc chung với người khác, chỉ khi hiểu rõ những gì được mong đợi ở mình, bạn mới đảm bảo được sự chuẩn bị tốt nhất và kết quả làm việc thỏa đáng.

Vậy nên, một trong số các vấn đề khi làm việc nhóm phổ biến nhất xuất phát từ việc các thành viên không hiểu rõ vai trò của mình, sau đó cảm thấy thiếu định hướng và không thể đóng góp hiệu quả. Nguyên nhân sâu xa của vấn đề này có thể là sự thiếu kỹ năng giao tiếp hoặc thiếu minh bạch trong quá trình phân công công việc. 

2. Bất đồng ý kiến.

Mỗi người sẽ có quan điểm, cách nhìn và cách tiếp cận công việc khác nhau, điều này là một trong những nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả do mâu thuẫn trong quá trình đưa ra quyết định chung. Các bất đồng ý kiến nếu không được xử lý đúng cách sẽ dẫn đến tình trạng tinh thần làm việc giảm sút hoặc thiếu đoàn kết.

3. Xung đột cá nhân.

Sự khác biệt về tính cách, giá trị cá nhân hoặc phong cách làm việc cũng có thể dẫn đến xung đột giữa các thành viên. Những tin đồn, cuộc tranh cãi hay lời đánh giá ngầm có thể hình thành từ tình huống trên, gây ảnh hưởng tiêu cực tới môi trường, tinh thần làm việc và giảm hiệu suất tổng thể.

4. Cạnh tranh thiếu lành mạnh.

Mặc dù sự cạnh tranh nhất định trong team là có lợi, nhưng một số cá nhân lại có thể trở nên quá ganh đua và không sẵn sàng giao tiếp hoặc giúp đỡ các thành viên khác. 

Cạnh tranh nội bộ, nếu như không được quản lý tốt sẽ gây ra “lục đục” theo những cách sau:

• Làm việc nhóm không hiệu quả: Các sai sót không đáng có có thể xảy ra do một số thành viên không chia sẻ thông tin hoặc cố tình gây cản trở công việc của người khác để đạt lợi ích cá nhân.  
• Mất cân bằng trong phân phối nguồn lực: Cạnh tranh không lành mạnh có thể dẫn đến tình trạng một số thành viên nhận được nhiều sự hỗ trợ hơn, trong khi những người khác bị bỏ qua.
• Giảm lòng trung thành và sự gắn kết: Khi các thành viên chỉ quan tâm đến việc vượt qua người khác, lòng trung thành với tổ chức và mối quan hệ với đồng nghiệp của họ sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.

5. Sự trùng lặp trong kỹ năng, chuyên môn.

Khi mọi nhu cầu về vai trò và nhiệm vụ trong một dự án đều được đáp ứng hiệu quả, các vấn đề khi làm việc nhóm sẽ được giảm thiểu đáng kể. Nhưng khi nhiều thành viên trong nhóm có cùng một kỹ năng hoặc chuyên môn, điều này có thể tạo ra khó khăn trong phân chia công việc hoặc xung đột trong quyền ra quyết định, khi mỗi người đều muốn ý kiến chuyên môn của mình được ưu tiên.   

6. Mục tiêu không thống nhất.

Việc đảm bảo các thành viên hướng tới cùng một kết quả làm việc chung để duy trì sự nhất quán cũng là một cách làm việc nhóm hiệu quả. Nếu như các thành viên trong nhóm theo đuổi các mục tiêu đối lập với nhau, quá trình teamwork sẽ phát sinh những vấn đề như tiến độ làm việc không tương thích hoặc mâu thuẫn vì bất đồng quan điểm.

Khi gặp những khó khăn trong làm việc nhóm, người đi làm cần phải có những kỹ năng và phương pháp phù hợp để giải quyết tình huống. Dưới đây là các bước cụ thể mà bạn có thể thực hiện:

1. Nâng cao kỹ năng giao tiếp

Cho dù là trực tiếp hay qua email, với nhà tài trợ hay giữa các nhân viên với nhau, giao tiếp hiệu quả đóng vai trò nền tảng cho thành công của doanh nghiệp. 

Ở cấp độ làm việc nhóm, điều này có nghĩa là các cá nhân cũng cần chủ động nâng cao kỹ năng giao tiếp vì đây là một trong những cách khắc phục những khó khăn khi teamwork tối ưu. Một số “bài tập” hiệu quả bao gồm truyền đạt ý kiến rõ ràng, thẳng thắn, lắng nghe tích cực, biết đặt mình vào vị trí của người khác và thể hiện sự tôn trọng với mọi người.

  2. Học cách quản lý xung đột

Khi nhận thấy có xung đột hoặc căng thẳng giữa mình và các thành viên khác, hãy nỗ lực tìm cách giải quyết khó khăn khi làm việc nhóm ngay lập tức thay vì đổ lỗi hoặc chỉ trích. Tạm gác cái tôi sang một bên, bạn có thể tìm cách thảo luận để tìm ra giải pháp chung, hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của quản lý để can thiệp nếu mâu thuẫn trở nên phức tạp ngoài tầm kiểm soát.

3. Đóng góp tích cực và linh hoạt 

Khi làm việc nhóm, thay vì chờ đợi, bạn hãy thử chủ động đóng góp ý kiến và giải pháp cho các vấn đề chung, hoặc lên tiếng khi nhận thấy vai trò, nhiệm vụ của mình chưa được làm rõ. 

Đôi khi, bạn cũng cần phải linh hoạt đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau để giúp nhóm đạt được các mục tiêu cụ thể. Điều này đòi hỏi bạn phải sẵn lòng học hỏi và thích nghi với các yêu cầu mới. Sự tích cực từ mỗi cá nhân sẽ “đẩy lùi” nhiều khó khăn trong làm việc nhóm, giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người hỗ trợ lẫn nhau và cảm thấy được tôn trọng.

4. Có tinh thần trách nhiệm

Trong công việc, hãy đảm bảo rằng bạn hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn và với chất lượng cao. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin từ đồng nghiệp và quản lý. Khi mắc lỗi hoặc gặp khó khăn, điều nên làm nhất cũng là chủ động nhận trách nhiệm và tìm cách khắc phục thay vì đổ lỗi cho người khác và gây thêm khó khăn trong làm việc nhóm. Việc này có vẻ như một quyết định bất lợi cho bạn lúc ban đầu, nhưng sự chủ động trong việc giải quyết vấn đề của bạn sẽ được đánh giá cao.

5. Hợp tác thay vì cạnh tranh

Để xây dựng những mối quan hệ lành mạnh với đồng nghiệp, hãy coi họ là cộng sự thay vì đối thủ. Khi đã hiểu được tầm quan trọng của làm việc nhóm, bạn có thể thấy việc cạnh tranh gay gắt là không cần thiết, mà hợp tác để đạt được kết quả tốt nhất mới là hướng đi đúng cho cả nhóm. 

6. Duy trì thái độ chuyên nghiệp 

Dù có mối quan hệ thân thiện với đồng nghiệp, bạn vẫn cần giữ sự chuyên nghiệp trong công việc. Một trong số các cách làm việc nhóm hiệu quả là tránh để các vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến hiệu suất và thái độ làm việc. 

7. Tôn trọng các ranh giới cá nhân

Các ranh rới cá nhân, không gian riêng và đời tư của chính bạn và người khác cũng cần được tôn trọng. 

Ví dụ, bạn có một đồng nghiệp thường không muốn chia sẻ về đời tư trong giờ làm việc. Mỗi giờ nghỉ trưa, thay vì tham gia vào các cuộc trò chuyện, họ thường ngồi riêng để đọc sách hoặc nghe nhạc. Hiểu điều này, bạn cần tôn trọng quyết định của họ và không gặng hỏi về cuộc sống cá nhân hay ép buộc họ phải ngồi chung với mọi người nếu họ không muốn.

Kết luận:

Chủ động nhận diện những khó khăn khi teamwork và tích cực đi tìm giải pháp cho từng vấn đề sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh hơn cho chính bạn và thúc đẩy hiệu quả công việc chung. Hy vọng rằng bài viết trên của Cake đã cung cấp những thông tin và chiến lược giá trị giúp bạn tìm ra cách làm việc nhóm hiệu quả và góp phần xây dựng một tập thể vững mạnh, thành công! 

--- Tác giả bài viết: Dasie Pham ---