Apa itu KPI (Key Performance Indicator)? Fungsi dan Contohnya dalam Perusahaan

Hal mendasar yang menjadi acuan untuk memaksimalkan kinerja demi mencapai tujuan perusahaan adalah manajemen dan evaluasi. Sistem manajemen yang baik sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan untuk dapat mengontrol kinerja karyawan dan juga mengevaluasi pekerjaan yang sudah dilakukan. 

Bagi kamu yang sudah pernah bekerja sebelumnya atau sedang bekerja di perusahaan yang menerapkan sistem manajemen yang jelas, pasti sudah tidak asing lagi dengan arti KPI. 

Apa itu kepanjangan KPI? KPI merupakan singkatan dari Key Performance Indicator. Tapi jika kamu belum mengerti apa itu KPI, artikel ini dapat memberi penjelasan tentang arti KPI, manfaat KPI dan bagaimana cara membuat KPI dalam sebuah perusahaan.

Pertama-tama, kamu harus mengetahui apa yang dimaksud dengan KPI atau Key Performance Indicators. Key Performance Indicator adalah suatu nilai ukur, matriks atau indikator untuk mengukur kondisi saat ini dan menunjukkan seberapa efektif upaya perusahaan mencapai tujuan bisnis. 

Pada dasarnya, cara membuat Key Performance Indicators adalah dengan menggunakan angka dan data, dan strategi perusahaan yang dapat diukur setiap hari, minggu, bulanan, atau tahunan sesuai kesepakatan manajemen. 

Banyaknya indikator yang dibutuhkan juga tergantung pada tujuan perusahaan. Misalnya sebuah perusahaan memiliki beberapa tujuan, masing-masing tujuan membutuhkan dua sampai tiga indikator yang saling berkaitan untuk menentukan KPI.

Jika dilihat dari pengertian KPI diatas, maka manfaat KPI untuk perusahaan adalah sebagai berikut:

✅ Menjaga keselarasan kerjasama tim

Dengan adanya kejelasan evaluasi dan pengukuran dalam keberhasilan kinerja, KPI membuat tim bergerak ke arah yang sama sehingga menciptakan keselarasan kerjasama dalam tim.

✅ Mengukur performa kerja yang baik

KPI dapat membantu perusahaan memberi gambaran realistis tentang kesehatan performa perusahaan kamu, mulai dari faktor risiko hingga keuangan.

✅ Penyesuaian alur kerja

KPI juga memungkinkan perusahaan melihat dengan jelas keberhasilan dan kegagalan. Sehingga ke depannya, perusahaan bisa memilah langkah apa yang harus dilakukan, dan yang tidak perlu dilakukan.

✅ Menjaga tanggung jawab antar anggota tim

Memastikan setiap anggota tim menjalankan KPI karyawan untuk melacak masing-masing kinerja tiap anggota dan membantu manajer menjalankan tugasnya.

Dalam praktiknya, terdapat dua jenis KPI yang dapat digunakan oleh perusahaan yang menerapkan sistem manajemen KPI:

Dalam dunia bisnis, untuk mengetahui apakah sebuah bisnis sedang berkembang atau menurun, kamu harus ketahui kondisi finansialnya. 

Dalam jenis KPI ini, segala hal yang berhubungan dengan finansial harus dicantumkan, apakah memberi efek positif atau negatif, sehingga dapat diketahui tindakan yang harus diambil pada masa mendatang. 

Contoh KPI Financial: 

• KPI Grass Profit (laba kotor), indikator sisa uang setelah dikurangi harga pokok penjualan.
• KPI Net Profit (laba bersih), indikator sisa uang setelah dikurangi harga pokok penjualan dan biaya-biaya lain setelah produksi.
• KPI Gross Profit Margin (margin laba kotor), indikator persentase antara laba kotor dengan pendapatan yang diperoleh.
• KPI Net Profit Margin (margin laba bersih), indikator persentase antara laba bersih dengan pendapatan yang diperoleh.
• KPI Current Ratio (rasio saat ini), untuk mengukur neraca likuiditas.

Jenis KPI satu ini tidak berkaitan langsung dengan finansial, melainkan untuk mengukur apakah sistem kerja yang dilakukan selama proses produksi berjalan efektif atau tidak.

Contoh KPI Non-Financial: 

• KPI Turnover, untuk mengukur mobilisasi atau tenaga kerja yang terlibat.
• KPI Customer Satisfaction, untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang dihasilkan.
• KPI Market Share, untuk mengukur penguasaan pasar yang dimiliki berdasarkan produk atau jasa yang dihasilkan. 
• KPI Repeat Customer, untuk mengukur kepuasan pelanggan dengan melihat tingkat pembelian ulang terhadap produk atau jasa.

Meskipun sebelumnya dijelaskan bahwa KPI adalah indikator yang melihat angka dan data, namun bukan berarti kamu juga mengabaikan apa sebenarnya tujuan KPI untuk mengevaluasi kinerja perusahaan. 

Jadi dalam menyusun KPI yang efektif, setiap perusahaan memiliki target KPI yang berbeda-beda. Berikut cara membuat Key Performance Indicator atau KPI dalam perusahaan:

1. Tetapkan tujuan KPI

Pertama, sebelum kamu mengetahui cara menentukan KPI, kamu harus memahami terlebih dahulu dengan jelas apa yang menjadi tujuan perusahaan kamu. Dan menghubungkan objektif dengan indikator yang sesuai. Pastikan objektif yang ingin kamu tuju merupakan bagian penting untuk mencapai kesuksesan bisnis kamu. 

2. Rumuskan dengan SMART

KPI dapat dikatakan sesuai dan tepat jika memiliki indikator SMART di dalamnya. Apa itu SMART? Yaitu, Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Timebound.

• Specific: menjelaskan secara rinci mengenai apa saja yang diukur dalam KPI dan menjelaskan mengapa indikator tersebut penting untuk diukur.
• Measurable: harus dapat diukur sesuai stkamur secara kuantitatif dan kualitatif.
• Achievable: KPI harus dapat dicapai, direalisasikan, dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
• Relevant: indikator dalam KPI harus sesuai dengan bidangnya, sesuai visi dan misi perusahaan, juga terintegrasi dalam bisnis.
• Timebound: KPI yang disusun harus dapat dicapai dalam batas waktu yang ditentukan.

3. Komunikasikan KPI dengan baik

Setiap orang dalam perusahaan harus mengerti tujuan dan fungsi KPI dengan baik agar karyawan dapat menjalankan KPI dengan baik pula. Oleh karena itu, komunikasi dan literasi KPI sangat penting. 

Penting untuk menjelaskan mengapa menghitung indikator tertentu dan bukan indikator lainnya (misalnya mengapa perusahaan memperhitungkan KPI pertumbuhan penjualan, bukan KPI sumber daya manusia). Karena ketika karyawan mengerti tujuan KPI, KPI dapat menjadi cara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.

4. Tinjau kembali KPI secara berkala

Ketika kamu sudah berhasil menyusun KPI perusahaan, usahakan untuk tetap memantau perkembangannya. kamu dapat melakukannya per minggu, dua minggu, per bulan, tergantung dengan target KPI yang ingin kamu capai. 

Ketika meninjau KPI perusahaan, kamu juga dapat melibatkan tim yang relevan untuk membantu meninjau KPI. Perhatikan angka, buat kesimpulan, dan dengarkan masukan dari tim. 

Jika ditemukan satu poin KPI tidak terjangkau, kamu harus menemukan jalan keluarnya dengan meninjau kembali apakah KPI benar-benar tidak dapat terjangkau atau hanya terlalu menantang. 

KPI yang tidak dapat dijangkau dapat menyebabkan kegagalan, tetapi jika KPI sangat menantang, sebenarnya dapat membantu tim bekerja lebih giat dan mempelajari hal baru.

5. Buat revisi berkelanjutan

Keadaan bisnis dan pelanggan akan selalu berubah, maka kamu juga perlu merevisi KPI perusahaan sesuai dengan situasi terkini. Mungkin beberapa indikator sudah tidak lagi relevan terhadap bisnis kamu dan kamu perlu menyesuaikannya dengan kinerja karyawan. 

Revisi tidak selalu berarti merubah KPI secara keseluruhan, kamu bisa mengubah beberapa indikator yang dirasa perlu disesuaikan kembali. Pastikan kamu selalu memiliki rencana evaluasi dan membuat revisi KPI jika diperlukan. 

Jadi kamu sudah mengerti apa itu Key Performance Indicators, manfaat KPI dan bagaimana cara membuat KPI perusahaan yang baik. Sekarang kamu bisa melihat contoh penerapan Key Performance Indicator bagi seorang manajer dalam berbagai sistem kerja. 

KPI di bidang marketing atau pemasaran sangat penting untuk mengetahui apakah jangkauan dari pemasaran perusahaan sudah sesuai target atau belum. Untuk perusahaan startup atau jika sedang menerapkan digital marketing, penting untuk kamu mempertimbangkan KPI ini. 

• KPI: Monthly Revenue: Perbandingan pendapatan bulan ini dengan bulan sebelumnya dalam hal jumlah dan pertumbuhan. (Contoh: Target pendapatan: $90,000 dengan 15% growth rate). 

• KPI: Advertised Return on Investment (ROI): Nilai konversi dan biaya untuk seluruh kampanye atau iklan perusahaan kamu. (Contoh: target 50%)

• KPI: Cost per Lead: Kamu dapat memanfaatkan Google AdWords untuk menentukan jelas berapa budget cost per lead yang dibutuhkan. (Contoh: 20% dari pendapatan bersih).

• KPI: Brand Awareness & Brand Recall: Ketika perusahaan semakin berkembang, sangat penting untuk mengetahui keefektifan dari iklan perusahaan. KPI ini untuk melihat seberapa banyak orang yang mengingat dan dengan benar mengidentifikasi brand perusahaan kamu. (Contoh: kesadaran merek perusahaan meningkat 30%).

KPI dalam bidang penjualan digunakan oleh tim sales atau penjualan untuk melacak dan menentukan kemajuan bisnis sudah berjalan sesuai tujuan bisnis tertentu. KPI penjualan juga menentukan seberapa baik kinerja tim penjualan.

• KPI: Sales Growth: Kemampuan anggota tim untuk meningkatkan keuntungan dalam kurun waktu tertentu. (Contoh: Target 30% penjualan setiap bulan).

• KPI: Sales conversions rate: Keberhasilan anggota tim untuk mengubah pelanggan potensial menjadi pelanggan tetap. (Contoh: target 7%).

• KPI: Sales opportunities: Nilai peluang untuk menutup penjualan dengan pelanggan potensial. (Contoh: target $75,000).

• KPI: Sales by Department: Keberhasilan penjualan dari masing-masing departemen dalam perusahaan. (Contoh: target $10,000 penjualan tiap departemen).

KPI untuk tim IT membantu menentukan seberapa baik kinerja tim IT, internal maupun eksternal. Belakangan ini, kemajuan perusahaan sangat bergantung pada kinerja tim IT. Jadi penting untuk mengetahui kinerja tim IT selama ini.

• KPI: Proses dan Solusi: Keberhasilan IT biasanya dinilai dari seberapa efektif solusi yang mereka berikan untuk perusahaan maupun pelanggan. (Contoh: Menyerahkan proyek perusahaan tepat waktu dalam satu bulan).

• KPI: Mengukur Matriks Keuangan: Dengan mengukur matriks keuangan pada tim IT, perusahaan dapat memaksimalkan investasi dan teknologi. (Contoh: meningkatkan nilai investasi 10%).

• KPI: Keterlibatan dan Kepuasan Karyawan: Sebagian besar waktu tim IT dihabiskan untuk membantu pekerjaan karyawan lain dan juga pelanggan. (Contoh: meningkatkan kepuasan karyawan dan juga pelanggan)

• KPI: On-service Desk: KPI ini mencakup prosedur sistem baru, penjualan, dan prosedur lain pada sistem lainnya. Efektivitas ini menentukan seberapa besar pelanggan menggunakan jasa perusahaan untuk masalah mereka. (Contoh: meningkatkan pelayanan pada pelanggan).

KPI di bidang customer service ini dapat meninjau seberapa efektif kinerja layanan pelanggan untuk dapat menyelesaikan masalah pelanggan. Pada akhirnya KPI ini dapat membantu peningkatan penjualan dan kesetiaan pelanggan.

• KPI: Customer Satisfaction: Mengukur kemampuan customer service dalam melayani keluhan dan komplain pelanggan. Bisa dihitung dari banyaknya panggilan atau pesan yang masuk, dan seberapa besar kemungkinan pesan tersebut dapat diselesaikan. (Contoh: menyelesaikan 90% dari keluhan pelanggan).

• KPI: Operational Efficiency: Membantu perusahaan untuk mencapai efisiensi kerja yang baik melalui customer service. KPI ini berkaitan dengan waktu dan biaya, seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menanggapi keluhan pelanggan, dan seberapa banyak biaya yang dibutuhkan dalam proses penyelesaian masalah. (Contoh: meningkatkan efisiensi operasional kerja sebanyak 20% dari bulan sebelumnya).

• KPI: Business Value: Membantu meningkatkan tujuan perusahaan dalam meningkatkan nilai bisnis melalui kinerja customer service. (Contoh: meningkatkan loyalitas pelanggan yang membawa kepada peningkatan penjualan secara signifikan).

Kamu telah mempelajari di atas bahwa KPI merupakan indikator untuk mengukur kinerja berdasarkan data. Tapi selain data, hal penting lainnya yang harus kamu ketahui adalah apa yang perlu kamu capai dalam bisnis tersebut sehingga kamu dapat memilih data mana saja yang perlu digunakan untuk menentukan KPI secara tepat.

Bagi kamu yang baru memulai sebuah bisnis juga bisa menentukan KPI untuk karyawan kamu kelak. Pastikan hal berikut ada dalam KPI perusahaan kamu:

1. Sesuaikan dengan tujuan bisnis kamu
2. Buat secara spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan memiliki tenggat waktu
3. Memiliki bobot, bukan hanya asal menyalin dari perusahaan lain

Dapat disimpulkan bahwa fungsi KPI menjadi pengendali dan solusi dari permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan. Tanpa KPI, bisnis kamu mungkin hanya akan terlihat seperti sebuah bisnis berisikan orang-orang yang menjalani rutinitas sehari-hari tanpa tahu pasti tujuan dan hal yang ingin dicapai. 

Fungsi lain dari KPI dalam perusahaan juga dapat membantu mengelola sumber daya manusia atau karyawan, dan juga dari sisi finansial agar perusahaan mampu bertahan pada kondisi yang sulit sekalipun dan berkembang pada waktu yang tepat.

Dapatkan panduan praktis dan template yang siap digunakan untuk melakukan penilaian kinerja secara efektif. Ebook terbaru Cake, "Penilaian Kinerja Efektif: Kunci Merekrut Tim Berkinerja Tinggi", menyediakan informasi yang komprehensif, mulai dari langkah-langkah merancang performance appraisal yang efektif hingga template siap pakai!

Unduh secara gratis sekarang dan akses panduan performance appraisal komprehensif langsung dari pakar HR!