KPI là gì? Cách xây dựng KPI để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

Ngày nay, khái niệm KPI không còn xa lạ trong môi trường công sở. Chỉ số KPI được sử dụng phổ biến không chỉ bởi vai trò quan trọng trong việc đánh giá nhân sự, mà còn phản ánh “sức khỏe doanh nghiệp”. 

Với nhiều lợi ích như vậy, không khó hiểu nếu bạn muốn đưa KPI vào doanh nghiệp của mình. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu chỉ số KPI là gì và sử dụng nó như nào để đạt kết quả tốt nhất? Hãy cùng CakeResume tìm hiểu về KPI cũng như cách xây dựng KPI doanh nghiệp nên áp dụng trong bài viết dưới đây nhé!

KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator, đây được hiểu là chỉ số giúp đo lường hiệu suất làm việc. Nói một cách dễ hiểu hơn, doanh nghiệp thường định nghĩa KPI như một mục tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân hoặc bộ phận dựa trên các con số cụ thể. 

Nhiều doanh nghiệp hiện nay trả lương KPI cho nhân viên thay vì mức lương cố định. Bởi vậy, “chạy KPI” không còn là điều xa lạ và chắc bạn cũng biết chạy KPI nghĩa là gì? Hiểu đơn giản, chạy KPI là việc nhân viên nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ do cấp trên đề ra trong thời hạn cho phép. Tuy áp lực, nhưng chạy KPI cũng vừa là động lực giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực bản thân.

Trong một doanh nghiệp, tùy theo từng vị trí, phòng ban mà cách xây dựng KPI sẽ khác nhau và được chia thành nhiều cấp độ. Trong khi các KPI cấp cao mang tính tổng quát, nhằm đo lường hiệu suất hoạt động của toàn bộ công ty, thì các KPI cho các phòng ban, cá nhân lại có mức độ thấp hơn, được phân làm các quy trình nhỏ để dễ dàng triển khai, theo dõi. 

Bởi mỗi cá nhân, phòng ban thường được giao nhiều nhiệm vụ khác nhau, nên khi đánh giá KPI doanh nghiệp cần xem xét để có cách tính phù hợp.

Dưới đây là hai cách tính KPI phổ biến nhất thường được sử dụng:

1. Cách tính KPI theo trung bình tổng hiệu suất:

Để hiểu rõ hơn cách tính, hãy cùng xem thử ví dụ về KPI dưới đây:

Nhân viên A có tổng cộng 3 KPI, trong đó KPI (1) đạt 70%, KPI (2) đạt 45%, KPI (3) đạt 87%. Như vậy, hiệu suất KPI của A được tính như sau: 

KPI = (70% + 45% + 87%) / 3 = 67,33%

2. Cách tính KPI theo tỷ trọng hiệu suất thành phần:

Với cách tính này, trước hết bạn cần xác định tỷ trọng của từng KPI bằng cách đánh giá tầm quan trọng của đầu việc đối với mục tiêu chung cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành. Sau khi tính được tỷ trọng, hãy áp dụng công thức dưới đây:

Ví dụ về KPI tính theo tỷ trọng hiệu suất thành phần:

Nhân viên B có 3 KPI, trong đó:

• KPI (1) đạt 93%, chiếm tỷ trọng 30%
• KPI (2) đạt 77%, chiếm tỷ trọng 55%
• KPI (3) đạt 120%, chiếm tỷ trọng 15%

Theo cách tính KPI trên, hiệu suất hoàn thành nhiệm vụ của B là:

KPI = 93*30% + 77*55% + 120*15% = 88.25 (đơn vị %)

Không khó để nhận thấy lợi ích của KPI khi được đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp. Đúng như tên gọi, KPI là công cụ đo lường hiệu suất làm việc hữu hiệu, giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực của nhân viên một cách minh bạch, công bằng dựa trên các số liệu trực quan. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa ra các chế độ lương thưởng phù hợp cho từng nhân viên.

Bên cạnh đó, khái niệm KPI còn được sử dụng như một thước đo tiêu chuẩn cho “sức khỏe doanh nghiệp”. Chỉ cần nhìn vào mức độ hoàn thành KPI, bạn sẽ thấy được doanh nghiệp có đang vận hành tốt hay không, từ đó điều chỉnh, phần bổ lại nguồn lực nếu cần thiết.

Nếu biết áp dụng đúng cách, KPI là chìa khóa giúp bạn “chèo lái” doanh nghiệp đi đúng hướng. Một khi có được định hướng rõ ràng từng bước cho từng giai đoạn, sẽ không khó để doanh nghiệp đạt những mục tiêu chiến lược đã đề ra.

📍KPI cho phòng quản lý chất lượng

Do kết quả làm việc của nhân viên quản lý chất lượng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, KPI cho phòng quản lý chất lượng cần theo dõi được sản phẩm đầu ra có tốt và đáp ứng yêu cầu hay không. Qua đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm luôn được thực hiện và kiểm soát chặt chẽ.

Để hiểu rõ hơn KPI là gì trong phòng quản lý chất lượng, hãy tham khảo một số ví dụ về KPI sau đây:

• Tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng ngay từ đầu (First-Pass Yield)
• Chỉ số chất lượng (Quality Index)
• Tỷ lệ gia công lại (Rework Level)
• Tỷ lệ hàng hỏng
• Phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm

📍KPI trong kinh doanh

Vốn là một mảng tương đối rộng, nếu không hiểu rõ KPI là gì trong kinh doanh, rất dễ để doanh nghiệp lựa chọn các chỉ số đánh giá không phù hợp. Không ít doanh nghiệp chỉ tập trung vào lợi nhuận trước mắt mà bỏ quên lợi ích của KPI trong dài hạn. Do đó, bên cạnh mục tiêu doanh số tức thời, đừng quên đặt ra cả những KPI hướng tới sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Ví dụ về KPI cho nhân viên bán hàng:

• Tăng trưởng doanh thu hàng tháng
• Mục tiêu doanh số
• Tỷ lệ chốt đơn hàng
• Giá trị đơn hàng trung bình
• Chi phí trung bình trên một khách hàng
• Tỷ lệ khách quay lại mua hàng

📍KPI trong nhân sự

Muốn quản lý tốt nguồn nhân lực, thì việc lập KPI cho phòng HR là điều vô cùng cần thiết. Vậy KPI là gì trong nhân sự, liệu nó khác gì so với các phòng ban khác? Bởi phòng nhân sự phụ trách nhiều mảng như tuyển dụng, đào tạo hay quản lý lương, nên trong mỗi vị trí cần có hệ thống KPI khác nhau. 

Ví dụ về KPI trong nhân sự:

• KPI về tuyển dụng: Tổng số CV, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, thời gian tuyển nhân viên,...
• KPI về lương: Mức lương trung bình, tỷ lệ chi phí lương,...
• KPI về đào tạo: Số giờ đào tạo, chi phí đào tạo, hiệu quả đào tạo,...
• KPI đánh giá công việc: Tỷ lệ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, tỷ lệ vi phạm nội quy,...

📍KPI trong ngân hàng 

KPI từ lâu đã được đưa vào áp dụng vào trong ngân hàng nhằm cải thiện năng suất của nhân viên. Hầu hết mọi người đều biết KPI trong ngân hàng là gì, nhưng liệu việc áp KPI theo doanh số có thực sự đem lại lợi nhuận? Do đó, bên cạnh việc tăng doanh thu, hãy thiết lập thêm các chỉ số khác để theo dõi sự phát triển, giảm chi phí và tăng khả năng thu hút và giữ chân khách hàng.

Một số ví dụ về KPI trong lĩnh vực ngân hàng:

• Tỷ lệ huy động vốn trung bình
• Tỷ lệ dư nợ trung bình
• Số lượng tài khoản mới
• Số tiền thu được trên mỗi nhân viên
• Chi phí xử lý các khoản vay
• Mức độ hài lòng của khách hàng 

Mặc dù đã nắm rõ KPI là gì, nhưng giữa hàng loạt chỉ số, nếu bạn lựa chọn sai có thể khiến doanh nghiệp đi lệch khỏi mục tiêu ban đầu. Nếu bạn còn đang băn khoăn, thì quy trình xây dựng KPI dưới đây sẽ là câu trả lời giúp bạn thiết kế KPI phù hợp với doanh nghiệp.

1. Xác định bộ phận xây dựng KPI.

Để tạo ra một hệ thống đánh giá KPI hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định ai là người phù hợp để thực hiện trách nhiệm này. Nếu KPI do giám đốc, quản lý cấp cao đề ra có thể quá cao, thiếu tính thực tiễn, thì KPI được xây dựng bởi các phòng ban lại thiếu sự khách quan nếu mục tiêu đặt ra quá thấp. 

Do đó, việc xây dựng KPI nên có sự tham gia của cả quản lý cấp cao lẫn những người am hiểu chuyên môn. Điều này góp phần khắc phục những nhược điểm trên, giúp quy trình xây dựng KPI minh bạch mà vẫn đảm bảo khả năng thực hiện hóa mục tiêu.

2. Xác định mục tiêu cho KPI.

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần chỉ rõ mục tiêu xây dựng KPI là gì? Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập các chỉ số KPI một cách chính xác, hướng tới đúng trọng tâm. 

Đặc biệt là hệ thống KPI cho cá nhân và các phòng ban, mục tiêu rõ ràng sẽ là nền tảng để đánh giá KPI đã thực sự phù hợp, liệu nó có phục vụ cho sứ mệnh và chiến lược tổng thể của công ty hay không? Nhờ vậy nhân viên cũng sẽ hiểu rõ ý nghĩa của KPI đối với mục tiêu chung, từ đó có thêm động lực để hoàn thành công việc.

3. Sử dụng phương pháp SMART để xây dựng KPI

Sau khi hiểu rõ mục tiêu cần đạt được, bạn có thể bắt tay vào việc lựa chọn và thiết lập các chỉ số. Tuy nhiên, để mang lại hiệu quả tốt nhất, hãy đảm bảo cách xây dựng KPI của doanh nghiệp bạn tuân theo các tiêu chí của phương pháp SMART như dưới đây:

• S - Specific: KPI cần phải cụ thể và chỉ rõ nhiệm vụ cần thực hiện
• M - Measurable: KPI là các chỉ số có thể đo lường được, có cách tính rõ ràng
• A - Attainable: Các con số đưa ra phải có tính khả thi, là mục tiêu có thể đạt được
• R - Relevant: KPI cần sát với thực tế, xây dựng dựa trên thực trạng doanh nghiệp 
• T - Time-bound: Phải có thời hạn cụ thể để dễ dàng theo dõi, đánh giá KPI

4. Thường xuyên kiểm tra và theo dõi tiến độ KPI.

Dù cho kế hoạch được chuẩn bị tốt đến đâu, không phải lúc nào nó cũng đem lại kết quả như mong đợi. Kể cả việc đánh giá KPI cũng vậy, chỉ sau khi đưa vào sử dụng, bạn mới có thể thấy những vấn đề phát sinh mà doanh nghiệp chưa thể lường trước.

Do đó, việc thường xuyên phân tích hiệu suất và tiến độ thực hiện KPI là vô cùng quan trọng. Tùy vào thực trạng hoạt động và mục tiêu đề ra mà doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm tra theo tuần, tháng hoặc theo quý, qua đó đánh giá mức độ hiệu quả của bộ KPI đã xây dựng. 

5. Điều chỉnh KPI cho phù hợp với định hướng doanh nghiệp.

Không ít doanh nghiệp lựa chọn sai chỉ số đánh giá KPI, hay đưa ra chỉ tiêu quá cao, không đúng với năng lực thực tế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần kịp thời điều chỉnh KPI để quay lại đúng với mục tiêu ban đầu.

Bên cạnh đó, trong quá trình vận hành, những thay đổi trong chiến lược hoạt động của doanh nghiệp là điều không hiếm xảy ra. Khi đó, cách tính KPI cũng cần được cập nhật và chỉnh sửa theo cho phù hợp định hướng mới. Điều này sẽ khiến việc đo lường hiệu suất công việc luôn được thực hiện một cách chính xác, công bằng và khách quan.

Hy vọng bài viết này của CakeResume đã giúp bạn hiểu rõ hơn KPI là gì cũng như vai trò của chỉ số KPI đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đừng quên thiết lập, xây dựng hệ thống KPI để quản lý nhân sự hiệu quả cũng như đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn nhé!

--- Tác giả: Lan Nguyen ---