Hiểu về kỹ năng lắng nghe: Chìa khóa để cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc

Kỹ năng lắng nghe luôn quan trọng dù bạn đang làm việc trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào. Các doanh nghiệp khuyến khích nhân viên phát triển và thực hành chủ động lắng nghe vì kỹ năng mềm này mang lại tác động tích cực đến thành công chung của phòng ban nói riêng và tổ chức nói chung.

Tuy nhiên, sự thật là môi trường văn phòng ngày nay thường có nhịp độ nhanh với khối lượng công việc dày đặc và vốn thời gian ít ỏi để giao tiếp. Đôi khi vì quá mải mê với công việc, nhiều người vô tình bỏ lỡ hoặc chỉ tiếp thu một nửa những gì đồng nghiệp nói. 

Bài viết dưới đây hướng dẫn bạn cách trở thành một người lắng nghe tích cực hơn trong môi trường làm việc. Trước khi bật mí những tips này, Cake cung cấp cho bạn định nghĩa, ví dụ về kỹ năng lắng nghe và vai trò của nghệ thuật lắng nghe trong giao tiếp.

Lắng nghe tích cực (active listening) là quá trình sẵn sàng tiếp nhận thông tin bằng ngôn từ hoặc phi ngôn từ của đối phương, sau đó đưa ra phản hồi thích hợp nhằm thể hiện sự chú ý đến nội dung vừa được trình bày.

Như vậy, kỹ năng lắng nghe tích cực là khả năng dành sự chú ý tuyệt đối cho người nói và tiếp nhận hiệu quả những thông tin họ muốn truyền tải. Đây là một năng lực quan trọng để bạn giao tiếp hiệu quả trong cuộc sống và công việc.

Một số tình huống về kỹ năng lắng nghe phổ biến trong môi trường làm việc là:

• Nhân viên tìm đến quản lý của mình để trình bày vấn đề mà họ đang gặp phải với đồng nghiệp. Người quản lý lúc này cần chủ động lắng nghe để hiểu rõ sự việc và đưa ra hướng giải quyết.
• Trong các cuộc họp để thảo luận về một dự án, mọi thành viên trong nhóm cần tích cực lắng nghe ý kiến của nhau để đảm bảo dự án được thực hiện suôn sẻ.
• Tổng đài viên nói chuyện với khách hàng đang tỏ ra thất vọng vì gặp phải vấn đề với dịch vụ của công ty. Người đại diện công ty lúc này cần lắng nghe để thấu hiểu khách hàng và từ đó có phương án giải quyết kịp thời, hiệu quả.

1. Giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả

Bằng cách chủ động lắng nghe, bạn có thể thu thập tất cả những thông tin cần thiết để giải quyết vấn đề hiệu quả và nhanh chóng hơn. Trong một nhóm, khi các thành viên biết lắng nghe trong giao tiếp, họ cũng sẽ “tâm đầu ý hợp” hơn, hợp tác làm việc trơn tru hơn. 

2. Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, chuyên nghiệp 

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp hiệu quả có thể giúp xây dựng mối quan hệ và lòng tin giữa người nghe và người nói, một tập thể cũng nhờ đó mà trở nên đoàn kết, gắn bó. Khi bạn dành sự chú ý đến lời nói của một người, bạn cho thấy ý kiến của họ được tôn trọng. 

3. Giải quyết mâu thuẫn

Bất đồng quan điểm là không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc nhóm. Kỹ năng lắng nghe thấu hiểu có thể giúp bạn xác định các vấn đề gốc rễ trong một cuộc xung đột và từ đó tìm ra giải pháp tối ưu. Mặt khác, biết lắng nghe cũng chính là biết cách đặt bản thân bạn vào vị trí của người khác để tránh những hiểu lầm không đáng có. 

4. Tư duy linh hoạt và tích cực hơn

Khi có kỹ năng lắng nghe tốt, bạn cởi mở với những ý tưởng khác biệt và đón nhận những quan điểm mới, vì thế sẽ thích nghi với những thay đổi trong môi trường làm việc nhanh chóng. Lợi thế này giúp bạn xử lý những thách thức và vấn đề mới tốt hơn.

5. Tiếp nhận hiểu quả thông tin phản hồi 

Bạn sẽ hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và trách nhiệm của mình nhờ kỹ năng lắng nghe tốt. Khi tiếp thu những nhận xét, đánh giá từ cấp trên hay đồng nghiệp một cách tích cực, năng lực chuyên môn của bạn cũng sẽ được trau dồi.

Chính vì vai trò quan trọng này, câu hỏi về kỹ năng lắng nghe rất phổ biến trong phỏng vấn xin việc. Các nhà tuyển dụng sẽ “thử” xem bạn có khả năng tập trung và tiếp nhận thông tin tốt hay không ngay từ vòng xét tuyển đấy! 

✅ Hiểu về quy trình lắng nghe trong giao tiếp 

Để bước đầu hiểu về kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh, bạn có thể tham khảo quy trình gồm 5 bước sau:

• Tập trung: Dồn sự chú ý của bạn vào người nói, đảm bảo duy trì giao tiếp bằng mắt và tránh ngắt lời họ.  
• Nghe hiểu: Tiếp nhận mọi thông tin từ đối phương và tự tóm gọn những ý chính, đặc biệt không bỏ qua chi tiết quan trọng. 
• Cho họ thấy bạn đang lắng nghe: Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ, chẳng hạn như gật đầu và thể hiện nét mặt phù hợp.
• Làm rõ: Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó mà đối phương vừa nói, hãy đặt câu hỏi để xác nhận và làm rõ thông tin.
• Phản hồi: Sau khi họ nói xong, đưa ra câu trả lời tương ứng, cho thấy bạn đã hiểu và đang cân nhắc thông tin vừa được tiếp nhận.

✅ Tìm đọc sách/tài liệu kỹ năng lắng nghe

Chủ động làm giàu kiến thức và kỹ năng mềm qua các nguồn tham khảo và sách vở chưa bao giờ là thừa. Cake gợi ý cho bạn một số đầu sách và tài liệu kỹ năng lắng nghe dưới đây:

• Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp - Hiraki Noriko: Cung cấp hướng dẫn toàn diện về kỹ năng lắng nghe tích cực, bao gồm các mẹo và kỹ thuật để cải thiện khả năng lắng nghe tích cực của bạn trong cả giao tiếp hằng ngày và trong công việc. 
• Bạn có phải là người giỏi lắng nghe? - Kate Murphy: Bao gồm 17 chương về các khía cạnh tâm lý học của việc lắng nghe, và giải thích lắng nghe thấu cảm cần những kỹ năng nào, có thể luyện tập ra sao,....
• Mind Tools: Trang web tiếng Anh này cung cấp thông tin và lời khuyên về tất cả các nhóm kỹ năng mềm, bao gồm kỹ năng lắng nghe tích cực. Tài nguyên của Mind Tools còn có cả các mẹo và kỹ thuật để cải thiện kỹ năng nghe của bạn và các ví dụ về tình huống về kỹ năng lắng nghe khác nhau.

✅ Thực hành các bài tập nhỏ

Dưới đây là một vài ví dụ về những thói quen “nhỏ mà có võ”, giúp bạn rèn luyện kỹ năng lắng nghe trong đời sống hàng ngày:

• Lặp lại hoặc diễn giải những gì người khác nói để đảm bảo bạn đã hiểu “đầu đuôi” câu chuyện.
• Khuyến khích người nói cung cấp thêm thông tin hoặc giải thích chi tiết hơn.
• Nêu ngắn gọn những ý chính bạn rút ra từ cuộc trò chuyện.
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể, ví dụ: động tác tay, giao tiếp bằng mặt, biểu cảm gương mặt, v.v.
• Loại bỏ các tác nhân gây nhiễu có thể ảnh hưởng đến khả năng lắng nghe tích cực của bạn, chẳng hạn như thông báo điện thoại. 
• Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm của họ.
• Kiên nhẫn lắng nghe người khác nói xong rồi mới chia sẻ quan điểm bản thân.

✅ Tham gia các buổi hội thảo và đào tạo 

Nhiều tổ chức và khóa đào tạo kỹ năng mềm có cung cấp các hội thảo và buổi training về kỹ năng lắng nghe tích cực. Ưu điểm của hoạt động này là bạn được cung cấp bài tập thực hành thực tế và tiếp nhận phản hồi về kỹ năng nghe của mình. Tùy theo nhu cầu và ngành nghề cụ thể mà bạn có thể chọn lựa các khoa học tương ứng. 

✅ Làm bài kiểm tra và đánh giá

So với kỹ năng chuyên môn, một kỹ năng mềm như lắng nghe tích cực thường khó đánh giá và đo lường hơn nhiều. Tuy nhiên, ngoài cách hỏi phản hồi từ những người xung quanh, bạn cũng có thể trả lời các câu hỏi trắc nghiệm về kỹ năng lắng nghe để tự kiểm tra và đánh giá, tự nhìn nhận xem mình còn cần cải thiện những gì.

📍Kết luận:

Hiểu về vai trò của các kỹ năng mềm và biết cách làm nổi bật điểm mạnh của bản thân khi tạo CV online sẽ nâng cao khả năng trúng tuyển.

Đọc thêm bài viết về những kỹ năng “keyword” giúp bạn nổi bật: 50+ kỹ năng trong CV giúp ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng tại đây nhé!

--- Tác giả bài viết: Dasie Pham ---