Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 5 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả

Mỗi người trong chúng ta đều từng bước qua giai đoạn đi học với thời khóa biểu được xếp sẵn hàng tuần. Vậy kỹ năng lên kế hoạch hiểu đơn giản là tự xây dựng một thời gian biểu cho chính mình. Điều này giúp bạn vừa sắp xếp cuộc sống cá nhân, vừa đảm bảo công việc ngoài xã hội. Đặc biệt ngày nay khi multitasking (đa nhiệm) được đánh giá cao khi làm việc, kỹ năng lập kế hoạch càng đóng vai trò quan trọng. 

Dù cho bạn làm việc ở lĩnh vực, ngành nghề nào thì việc kỹ năng xây dựng kế hoạch sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho cuộc sống và sự phát triển của bạn. Bài viết dưới đây sẽ tóm lược cho bạn 5 bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả cùng lời khuyên những gì nên và không nên khi lên kế hoạch. 

Note: Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc là kỹ năng thiết yếu của một leader. Nếu đây là vị trí hiện tại hoặc mục tiêu phấn đấu của bạn thì còn ngần ngại gì nữa mà không tham khảo ngay bài hướng dẫn viết CV cho vị trí quản lý đỉnh của chóp đảm bảo thành công chinh phục nhà tuyển dụng.

Mỗi chúng ta đều có 24 tiếng một ngày và cách bạn phân bổ quỹ thời gian này như thế nào chính là lập kế hoạch. Kỹ năng lên kế hoạch bắt đầu từ việc xác định các đầu việc hay mục tiêu bạn muốn đạt được, dự kiến các nguồn lực cần thiết, đề ra chiến lược hành động nhằm đạt mục tiêu và dự đoán các tình huống xấu có thể xảy ra. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả mang lại lợi ích rất lớn không chỉ cho cá nhân đó mà còn cho tổ chức, doanh nghiệp trong việc hoạch định chiến lược phát triển công ty. 

Có lẽ bạn thắc mắc kỹ năng xây dựng kế hoạch và tổ chức công việc khác nhau như thế nào? Nếu lập kế hoạch là gọi tên từng đầu việc, thì tổ chức công việc là sắp xếp, phân công các đầu việc ấy sao cho hợp lý. Có thể nói kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc luôn song hành cùng nhau nhằm đảm bảo sự tăng trưởng và lớn mạnh của doanh nghiệp.

Tận dụng tốt các nguồn lực.

Lợi ích đầu tiên kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc mang lại là giúp tối ưu hóa các nguồn lực của công ty, cả về nhân lực và tài chính. Nhờ vào kế hoạch đặt ra như một bức tranh tổng thể, bạn biết được công việc gì nên sử dụng nguồn nhân lực như thế nào và cân đối kinh phí đầu tư cho từng hạng mục. 

Làm việc nhóm hiệu quả.

Trên thực tế, một số dự án thất bại đến từ việc thiếu kỹ năng xây dựng kế hoạch, phân công công bằng và rõ ràng của leader. Ngược lại, khi có kế hoạch cụ thể, từng thành viên của dự án sẽ nắm rõ nhiệm vụ của bản thân và biết cách phối hợp với nhau để hoàn thành mục tiêu chung.  

Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.

Với kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc rõ ràng, cấp trên dễ dàng bao quát được tiến độ công việc của từng dự án. Nhờ đó, họ có được chiến lược hoặc sự điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Đồng thời, điều này cũng là tiêu chuẩn đánh giá, kiểm tra hiệu quả làm việc của các bộ phận. Khi đảm nhiệm các vị trí quản lý khác nhau trong công ty, bạn sẽ cần áp dụng kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc theo nhiều cách khác nhau nữa đấy.  

Quản lý thời gian tốt hơn.

Nhờ có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, bạn sẽ xác định được tầm quan trọng và thứ tự ưu tiên của các công việc. Việc sắp xếp và xử lý các công việc sẽ khoa học, không bị chồng chéo và tinh gọn hơn. Từ đó, quỹ thời gian của bạn sẽ được sử dụng hiệu quả. 

Giảm thiểu rủi ro.

Kỹ năng lập kế hoạch công việc ngoài ra còn giúp bạn dự đoán được các tình huống không mong muốn, để từ đó lựa chọn cách thức thực hiện kế hoạch sao cho ít rủi ro nhất. Đồng thời, bạn có thể lên sẵn phương án ứng phó với các trường hợp này. 

1. Xác định 5W - 5 yếu tố then chốt.

• Why - Vì sao bạn cần lập kế hoạch? Hay nói cách khác, mục tiêu bạn muốn đạt được khi thực hiện kế hoạch đặt ra là gì. Mục tiêu cần được chia thành ngắn hạn và dài hạn. 
• What - Những đầu việc gì cần hoàn thành giúp bạn đạt Why? Một kế hoạch không thể thiếu nội dung công việc. Một kinh nghiệm giúp bạn vận dụng tốt kỹ năng xây dựng kế hoạch của mình đó là công việc chia càng nhỏ càng tốt và sắp xếp thành sơ đồ nhánh cây. 
• Where - Bạn sẽ thực hiện từng đầu việc What ở đâu? Một số dự án cần được thực hiện ở nhiều nơi nên một tiêu chí cho kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả là dự kiến địa điểm thực hiện để có sự chuẩn bị cho việc tiền trạm và kinh phí thuê mặt bằng (nếu có).  
• When - Thời gian cho bạn bắt đầu và kết thúc từng đầu việc What là gì? Tất nhiên, để đảm bảo tiến độ công việc như kế hoạch đề ra, trong bản kế hoạch không thể thiếu thời gian đầu cuối cho từng công việc. Có thể nói kỹ năng lên kế hoạch và quản lý thời gian luôn song hành cùng nhau. 
• Who - Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các đầu việc What? Đây là kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức đặc biệt cần thiết của một leader. Bản kế hoạch công việc càng cụ thể, rõ ràng, bạn càng dễ phân công đúng người đúng việc và đánh giá được hiệu suất lao động của từng nhân viên. 

2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.

Một trong những yếu tố then chốt của kỹ năng lên kế hoạch là xác định thứ tự ưu tiên của các đầu việc. Sau đó, bạn cần sắp xếp và thực hiện từ việc ưu tiên hàng đầu đến các việc “nhỏ nhặt” hơn. 

Tuy nhiên, tùy thuộc vào khối lượng và thời gian dự kiến để hoàn thành các công việc mà các bạn có thể xen kẽ một số công việc nhỏ giữa những đầu việc quan trọng. Nhờ vậy bạn sẽ cân bằng được năng lượng của bản thân và thấy có động lực hơn khi mình có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả và hoàn thành xuất sắc công việc được giao.

3. Cụ thể hoá tài liệu và công cụ hỗ trợ.

Tác tài liệu và công cụ hỗ trợ càng cụ thể, chi tiết thì sự chuẩn bị trước khi thực hiện kế hoạch càng đầy đủ, chu toàn. Để trau dồi kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, bước này giúp bạn xem xét được các nguồn lực hiện có và lập dự toán cho những khoản cần đầu tư. Kèm với đó, bạn cần nêu chi tiết về cách kiểm tra rà soát độ chính xác và tương thích của nguồn tài liệu, công cụ đối với kế hoạch của bạn. Song hành với kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức công việc, kỹ năng phân tích đối chiếu tính hiệu quả cũng cần được đề cao. 

4. Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc.

Việc thường xuyên cập nhật tiến độ khi tổ chức công việc vừa giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả từng công việc đặt ra, vừa kịp thời chỉ đạo chiến lược nhằm xúc tiến thực thi kế hoạch. Thông thường, việc kiểm tra tiến độ nên được thực hiện định kỳ nhằm kịp thời phát hiện sơ sót. Các sự cố xảy ra không phải do kỹ năng xây dựng kế hoạch của bạn kém. Điều quan trọng là bạn nên trong tâm thế sẵn sàng đối mặt giải quyết mọi vấn đề. 

5. Ứng biến linh hoạt các phương án dự phòng.

Như đã nói trên, trong quá trình thực hiện kế hoạch, rủi ro xảy ra là điều tất yếu. Do vậy, để đảm bảo hoạt động diễn ra trôi chảy và đúng tiến độ, bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc, bạn, khi đảm nhiệm vai trò lãnh đạo, cần có tầm nhìn xa trông rộng. Từ đó, bạn có thể đưa ra những dự đoán về tình huống ngoài ý muốn để đề ra chiến lược, giải pháp kịp thời. 

Bí kíp từ những người thành công chính là rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. Bài viết đã giải đáp giúp bạn kỹ năng xây dựng kế hoạch, những lợi ích kỹ năng này mang lại và những tips “vàng” giúp bạn thực hiện 5 bước lập kế hoạch thành công đạt mục tiêu đề ra. Để săn job thành công, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc được đánh giá cao trong hầu hết mọi công việc và nên được nhấn mạnh trong bộ hồ sơ xin việc của bạn.

Hãy tham khảo ngay cách viết kỹ năng trong CV của mình, để xuất sắc qua vòng loại hồ sơ nhé!

--- Tác giả bài viết: Lana Nguyen ---