Cách viết kỹ năng tin học văn phòng chuẩn trong CV

Khi nói đến các thông tin phải có khi tạo CV xin việc, chúng ta không thể bỏ qua các kỹ năng về chuyên môn, một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu được nhà tuyển dụng xem xét.

Các kỹ năng cần thiết trong CV bao gồm:

• Kỹ năng chuyên môn: có được thông qua trường lớp, khóa đào tạo và kinh nghiệm tích lũy khi làm việc.
• Kỹ năng mềm: liên quan đến tính cách và cách bạn ứng xử, giao tiếp với mọi người xung quanh.
• Kỹ năng tin học văn phòng: việc sử dụng các công cụ, phần mềm máy tính trong thời đại công nghệ 4.0.

Nếu biết cách trình bày kỹ năng tin học trong CV, Cake tin chắc bạn sẽ có một “vũ khí chiến đấu” lợi hại! Tuy nhiên, chúng mình không chỉ nói đến Microsoft Office thôi đâu vì kỹ năng tin học là cả đại dương mênh mông cần khám phá mà.

Kỹ năng tin học văn phòng là khả năng sử dụng phần mềm tin học như soạn thảo văn bản, lập bảng báo cáo, lập bảng thống kê chi phí, v.v. để hoàn thành công việc. Và Microsoft Office chính là một đại diện quen thuộc trong lĩnh vực này. 

Tuy nhiên, khi sống ở thời đại nhà nhà đều lướt web, lướt TikTok, coi Youtube như hiện nay, chỉ ghi “thành thạo Microsoft Office” trong phần kỹ năng trong CV thì có vẻ hơi nhàm chán và không đủ sức lôi cuốn nhà tuyển dụng, vậy phải làm sao để biến kỹ năng tin học văn phòng trở thành điểm sáng giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng?

Thật ra, Microsoft Office bao gồm nhiều công cụ như: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access,... Thế nên, bạn có thể miêu tả độ thành thạo của mình một cách cụ thể, chi tiết để nhà tuyển dụng dễ hình dung hơn. Bên cạnh đó, hãy liệt kê thêm các kỹ năng tin học khác như giao tiếp văn phòng, quản lý mail,... để giúp bản thân nâng cao cơ hội trúng tuyển.

1. Microsoft Word 

Là một trong những công cụ soạn thảo văn bản quen thuộc với mọi người, tuy nhiên thay vì chỉ ghi kỹ năng tin học văn phòng là “sử dụng thành thạo Microsoft Word”, bạn nên ghi cụ thể hơn như:

• Soạn thảo văn bản kết hợp Outline View
• So sánh và hợp nhất tài liệu
• Kiểm tra lỗi ngữ pháp
• Bảo mật file
• Soạn mail hàng loạt, trộn thư bằng Mail Merge
• Chuyển nhanh bảng số liệu bằng biểu đồ
• Watermark văn bản
• Ẩn hiện văn bản bằng chế độ hiển thị

2. Microsoft Excel

Là công cụ giúp quản lý dữ liệu thông minh, hiệu quả và được ưa chuộng bởi các ngành nghề như kế toán, nhân sự, thu mua,...vì thế Excel được xem là một trong những kỹ năng tin học văn phòng cần có trong CV. Việc liệt kê khả năng sử dụng Excel thành thạo sẽ giúp bạn hồ sơ xin việc của bạn giành điểm cộng đấy!

• Phân tích và theo dõi dữ liệu
• Cắt dữ liệu tùy ý
• Trực quan hóa dữ liệu bằng DataBars
• Lập biểu đồ, sơ đồ
• Tìm kiếm dữ liệu bằng Vlookup
• Tự động điền dữ liệu bằng Flash Fill
• Kết nối với GoogleSheet

3. Microsoft PowerPoint 

Hầu hết mọi người đều đã biết sử dụng PowerPoint khi còn là sinh viên. Thế nên, để giành điểm cộng trong phần này, bạn có thể tham khảo các ví dụ sau để biết cách trình bày khả năng sử dụng PowerPoint trong phần kỹ năng tin học trong CV một cách ấn tượng: 

• Tạo slide nhanh chóng bằng Quick Starter
• Kết hợp soạn thảo và thuyết trình trên cùng 1 màn hình
• Nhúng, hiệu chỉnh video trong bài thuyết trình
• Sử dụng hiệu ứng Animation Painter
• Nén dung lượng bằng Compress Media

4. Gmail

Gmail là dịch vụ cho phép tiếp nhận và gửi thư điện tử, được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi để liên lạc đối tác, trao đổi dữ liệu. Vì thế, sẽ là một điểm trừ lớn nếu bạn chưa chuẩn bị kỹ năng tin học văn phòng này cho CV xin việc của mình.

• Sắp xếp và phân loại thư
• Tạo mail trả lời tự động
• Quản lý thư rác
• Tạo To Do List bằng hộp thư đến
• Bảo mật mail
• Định dạng thư bằng Bulleted, font chữ
• Lưu danh bạ Gmail thông qua các mạng xã hội khác

5. Google Drive 

Người dùng có thể lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ dữ liệu trên đám mây (Google Cloud). Đặc biệt hơn, Google Drive đã tích hợp Google Docs, Google Sheets và Google Slides như một phiên bản online của bộ công cụ tin học văn phòng Microsoft Office Word - giúp người dùng dễ dàng truy cập, xử lý thông tin dữ liệu trên máy tính và chia sẻ cho nhiều tài khoản khác nhau hơn.

• Tìm kiếm và lọc dữ liệu
• Tạo bảng khảo sát, thu nhập dữ liệu bằng Google Form
• Quản lý, chia sẻ dữ liệu trong nhóm kín
• Tạo biểu đồ, đồ thị, bảng kế hoạch bằng Google Sheet
• Soạn thảo, chỉnh sửa văn bản bằng Google Docs
• Quản lý cấp độ truy cập của mỗi người trong nhóm
• Kết hợp SlideShare

6. Công cụ giao tiếp văn phòng 

Ngoài ra, các ứng dụng thường được dân văn phòng dùng để giao tiếp nội bộ, chia sẻ thông tin, báo cáo tiến độ như Zalo, Slack, Telegram, Line, Skype,... cũng được xem là kỹ năng tin học trong CV.

• Giao việc, phân công bằng Zalo
• Tổ chức họp online bằng Skype
• Theo dõi tiến độ công việc bằng Slack và Telegram
• Báo cáo, chia sẻ dữ liệu trên Line

Thay vì đọc đến mục "Kỹ năng trong CV", nhà tuyển dụng đã có thể biết được mức độ thành thạo của bạn với từng công cụ, phần mềm là như thế nào rồi.

Cách viết kỹ năng tin học văn phòng trong CV sales:

Đây là phần lý tưởng nhất để mô tả kỹ năng trong CV vì bạn có thể trình bày chi tiết hiệu quả áp dụng trong công việc và đạt được kết quả ra sao. Đây cũng là dẫn chứng thiết thực giúp nhà tuyển dụng xem xét liệu bạn có phù hợp với vị trí đang ứng tuyển hay không.

Cách ghi kỹ năng tin học trong phần “Kinh nghiệm” cho CV ngân hàng:

Cách làm phổ biến hơn cả là tạo một mục riêng cho các kỹ năng cần có trong CV để nhà tuyển dụng dễ theo dõi hơn. Tuy nhiên, nên hạn chế ghi quá dài dòng để tránh làm ảnh hưởng tới bố cục CV nhé!

Cách liệt kê kỹ năng tin học văn phòng trong phần “Kỹ năng”:

Việc bạn vượt qua các bài kiểm tra năng lực chất lượng để có được tấm bằng trong tay đã đủ chứng minh mức độ thành thạo và đó cũng là cách hay nhất để thuyết phục nhà tuyển dụng.

Ví dụ kỹ năng tin học trong CV xin việc IT:

💡Show ra chứng chỉ liên quan

Các thông tin, đặc biệt là kỹ năng trong CV cần được kiểm chứng, vì thế, đừng ngại “show” chứng chỉ, bằng cấp về các kỹ năng bạn đã viết và nhớ cập nhật ngày tháng năm nhận chứng chỉ nhé!

💡Chèn từ khoá trong bản tin tuyển dụng

Nhiều nhà tuyển dụng sử dụng hệ thống lọc ứng viên tự động ATS, vì thế bạn nên đọc kỹ yêu cầu tuyển dụng và chọn lựa từ khóa để viết vào CV.

💡Tránh dùng thang đo mức độ 

Đừng nên thể hiện mức độ thành thạo bằng thang đo hoặc đánh giá hạng sao, vì bạn không thể biết được tiêu chuẩn đánh giá năng lực của nhà tuyển dụng và bản thân giống nhau hay không? 

Thay vì tự đánh giá năng lực bằng dấu sao hay thang đo trên CV, bạn có thể sử dụng chứng chỉ để chứng minh năng lực một cách rõ ràng và thuyết phục hơn, ví dụ:
"Chứng chỉ quản lý dự án Project Management Professional (PMP)"

--- Tác giả bài viết: Kristie Shenchou ---