Kỹ năng xử lý thông tin là gì và làm thế nào để trau dồi?

Có đến 91% chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo và phát triển tin rằng, kỹ năng xử lý thông tin có ảnh hưởng lớn đến khả năng phát triển của mỗi cá nhân. Quan trọng là vậy nhưng liệu bạn có tự tin rằng mình đang xử lý thông tin hiệu quả, hay vẫn loay hoay giữa "mê cung" dữ liệu, dẫn đến lãng phí thời gian và đưa ra những quyết định chưa thực sự tối ưu?

Trong bài viết này, Cake sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo cải thiện kỹ năng thu thập và xử lý thông tin để từ đó nâng cao hiệu suất công việc của mình nhé!

Trước khi định nghĩa “kỹ năng xử lý thông tin là gì?”, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm “xử lý thông tin là gì?”. Xử lý thông tin là quá trình tìm kiếm, tiếp nhận thông tin, sau đó tiến hành sàng lọc và sắp xếp lại theo các tiêu chí đã đặt ra. 

Công nghệ ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc chúng ta phải đối mặt với lượng thông tin khổng lồ mỗi ngày. Tuy nhiên, không phải tất cả đều hữu ích, chính xác hay cho chúng ta thấy rõ ý nghĩa đằng sau chúng. Vậy nên, sở hữu kỹ năng xử lý thông tin chắc chắn giúp bạn có lợi thế lớn không chỉ trong công việc mà cả cuộc sống.  

1. Hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

Kỹ năng xử lý thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi bạn cần đưa ra quyết định trong công việc. Vì chỉ khi thông tin được tiếp nhận và xử lý hiệu quả thì bạn mới có đủ cơ sở để đưa ra những quyết định nhanh chóng, đúng đắn trong các tình huống quan trọng, hạn chế tối đa những lựa chọn sai lầm.

2. Lãnh đạo hiệu quả.

Kỹ năng xử lý thông tin là một trong những kỹ năng lãnh đạo quan trọng, góp phần định hướng phát triển doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

3. Nâng cao hiệu quả giao tiếp và làm việc nhóm. 

Theo các nghiên cứu, nhân viên sở hữu kỹ năng thu thập và xử lý thông tin tốt thường có xu hướng giao tiếp tốt hơn trong công việc. Họ có thể giải thích những ý tưởng phức tạp bằng ngôn từ dễ hiểu, giúp các phòng ban liên quan nắm bắt thông tin mới một cách dễ dàng. Nhờ vậy, họ có thể giảm thiểu những hiểu lầm không đáng có trong quá trình truyền đạt thông tin cũng như thúc đẩy sự phối hợp giữa nội bộ tổ chức.

4. Phát hiện và phòng ngừa rủi ro.

Trong một số lĩnh vực như tài chính hay an ninh, việc thu thập và xử lý thông tin hiệu quả sẽ giúp bạn phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn kịp thời, từ đó có thể chuẩn bị sớm giải pháp ứng phó.

Theo lý thuyết về cách bộ não con người xử lý thông tin của nhà tâm lý học nhận thức người Mỹ George A. Miller, quá trình xử lý thông tin trải qua nhiều giai đoạn, trong đó gồm 4 bước cơ bản như sau:

Bước 1 - Tiếp nhận.

Bước đầu tiên trong quá trình xử lý thông tin là tiếp nhận dữ liệu từ môi trường xung quanh. Dữ liệu này có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm thị giác, thính giác và xúc giác. Đây là lúc não bộ sử dụng kỹ năng tổng hợp thông tin thô qua các giác quan, trước khi chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

Bước 2 - Xử lý và phân tích thông tin.

Sau khi tiếp nhận, thông tin sẽ được sàng lọc và phân tích. Ở giai đoạn này, não bộ tổ chức, phân loại và so sánh dữ liệu mới với những dữ liệu đã được lưu trữ trong trí nhớ nhằm biến dữ liệu thô thành những thông tin có giá trị. 

Bước 3 - Lưu trữ thông tin.

Quá trình này liên quan đến việc quyết định thông tin nào sẽ được lưu lại trong trí nhớ. Cách thức lưu trữ phụ thuộc vào tính quan trọng cũng như mức độ ấn tượng của dữ liệu đối với bản thân bạn. 

Những thông tin đơn giản hoặc không có sự kết nối cảm xúc mạnh mẽ như một số điện thoại mới nghe hoặc tên một đồng nghiệp mới trong buổi họp, thường chỉ được lưu trong bộ nhớ ngắn hạn. Trong khi đó, các sự kiện quan trọng hoặc thông tin có giá trị lâu dài như các kinh nghiệm từ công việc hay kiến thức chuyên môn, sẽ được chuyển vào bộ nhớ dài hạn. 

Bước 4 - Sử dụng thông tin.

Bước cuối cùng trong quá trình xử lý thông tin là truy xuất dữ liệu. Đây là lúc bạn áp dụng thông tin vào thực tiễn để đưa ra quyết định. Khi cần sử dụng thông tin, não bộ sẽ truy xuất những gì đã được lưu trữ trong bộ nhớ. Quá trình này có thể dễ hoặc khó tùy vào cách bạn tổ chức và kết nối các thông tin với nhau.

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng xử lý thông tin, được chia thành 2 nhóm chính gồm:

• Trình độ nhận thức: Theo lý thuyết phát triển nhận thức của Piaget và Vygotsky, trí tuệ và khả năng nhận thức của mỗi người quyết định cách họ xử lý thông tin. Những người có khả năng tư duy phản biện tốt sẽ phân tích thông tin dễ dàng hơn và đưa ra các kết luận chính xác hơn.
• Kinh nghiệm và kiến thức nền: Kiến thức nền giúp chúng ta liên kết và hiểu thông tin mới một cách dễ dàng. Những người có kinh nghiệm phong phú thường xử lý thông tin sâu sắc hơn.
• Trạng thái cảm xúc: Stress, bị burn-out hay các cảm xúc tiêu cực có thể làm giảm khả năng tập trung và xử lý thông tin.

• Công nghệ và nguồn thông tin: Với sự bùng nổ thông tin trong thời đại số, việc tiếp cận quá nhiều thông tin từ mạng xã hội, Internet có thể dẫn đến hiện tượng "quá tải thông tin".
• Hỗ trợ từ đồng nghiệp, bạn bè: Những người làm việc trong môi trường có sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, bạn bè hoặc mentor có xu hướng cải thiện dần kỹ năng xử lý thông tin của mình thông qua những kinh nghiệm được chia sẻ.

Theo lý thuyết của Miller, khả năng ghi nhớ và truy xuất thông tin sẽ phụ thuộc vào việc bạn có thực hiện tốt từng bước trong quy trình xử lý thông tin hay không. Hiểu được điều này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng thu thập và xử lý thông tin của mình hiệu quả.

1. Xác định rõ mục tiêu thông tin.

Trong quá trình thu thập và xử lý thông tin, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu. Bạn cần trả lời được câu hỏi: "Tại sao mình cần thông tin này?" để có thể tập trung vào các dữ liệu thực sự cần thiết, tránh bị phân tâm bởi những thông tin không liên quan. 

2. Lựa chọn nguồn thông tin đáng tin cậy.

Bạn nên ưu tiên các nguồn chính thống như tài liệu chuyên ngành, báo cáo nghiên cứu hoặc các bài viết từ những chuyên gia uy tín. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý rằng không nên phụ thuộc vào một nguồn thông tin duy nhất mà hãy đa dạng hóa để có thể so sánh, kiểm chứng nhằm đảm bảo tính chính xác cũng như góc nhìn đa chiều.

3. Phân tích và xử lý thông tin một cách logic.

Bạn có thể phân loại thông tin theo từng nhóm chủ đề hoặc mức độ quan trọng, sau đó kiểm tra tính logic và loại bỏ những dữ liệu mâu thuẫn hoặc thiếu bằng chứng rõ ràng. Để có thể áp dụng những thông tin tìm được vào công việc một cách hiệu quả, bạn nên tóm tắt lại theo cách hiểu của mình.

4. Rèn luyện tư duy phản biện khi tiếp nhận thông tin.

Khi tiếp cận thông tin, bạn hãy tự đặt câu hỏi như: "Ai là người cung cấp thông tin này?", "Mục đích của họ khi đưa thông tin này là gì?" hoặc "Thông tin này có đáng tin cậy không?". Đồng thời, việc phân tích và lắng nghe ở nhiều góc độ khác nhau sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn trước khi đưa ra kết luận.

5. Luôn duy trì tính tò mò, ham học hỏi.

Tính tò mò cùng tinh thần ham học hỏi đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện kỹ năng thu thập và xử lý thông tin. Sẵn sàng tiếp thu những ý tưởng, góc nhìn mới cũng như liên tục đặt câu hỏi sẽ giúp bạn tìm ra những hướng đi và cách giải quyết vấn đề mới.

📍Kết luận

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ, những công ty hoạt động tốt nhất luôn đề cao kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý thông tin. Họ xem đây là yếu tố quan trọng để có thể hợp tác tốt với các bộ phận khác trong công ty. Do đó, sớm rèn luyện kỹ năng thu thập và xử lý thông tin sẽ mở ra cho bạn nhiều cơ hội thăng tiến sự nghiệp hơn trong tương lai.

--- Tác giả bài viết: Liesel Phan ---