Proses Manpower Planning dan Persiapannya: Ada Kalkulator Excel!

Manpower planning, atau perencanaan tenaga kerja, adalah proses sistematis yang digunakan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dan kualitas tenaga kerja yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis mereka. Proses ini melibatkan analisis dan peramalan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan rencana bisnis perusahaan

Manpower planning (MPP) juga memiliki sebutan lainnya, seperti human resource planning (HRP) dan workforce planning. 

Menurut buku "Personnel and Industrial Relations: A Managerial Approach" karya John B. Miner dan Mary G. Miner, manpower planning adalah suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat, tersedia pada tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya . Sedangkan menurut George Milkovich dan Paul C. Nystrom, perencanaan tenaga kerja adalah proses yang meliputi perkiraan, pengembangan, implementasi, dan pengendalian, yang menjamin perusahaan memiliki tenaga kerja yang memadai.

Ada lima jenis perencanaan manpower, yaitu:

1. Manpower Planning dalam Skala Micro

Jenis satu ini adalah yang paling dibutuhkan seluruh perusahaan yang sedang berkembang. Contoh manpower mikro adalah proses perekrutan, promosi, pelatihan pekerja. 

2. Manpower Planning dalam Skala Organisasi

Perusahaan yang berkembang ke skala lebih besar ataupun melakukan ekspansi akan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja. Dalam hal ini, tim HRD akan berfokus pada pemanfaatan SDM secara efisien, baik untuk mutasi ataupun rotasi tenaga kerja, dan perekrutan karyawan baru. 

3. Manpower Planning Jangka Panjang

Arti manpower planning juga bisa digunakan untuk meramalkan pertumbuhan jangka panjang, misalnya 10 tahun ke depan. Contoh rencana jangka panjang misalnya saja untuk kondisi perusahaan membuat keputusan akuisisi, atau merger, hingga ekspansi. 

4. Manpower Planning Jangka Waktu Menengah

Seperti namanya jangka waktu menengah, merupakan perencanaan untuk 2-5 tahun ke depan. Contoh manpower requisition waktu menengah adalah, pengembangan keterampilan dan diri karyawan.

5. Manpower Planning dalam Jangka Pendek

Arti manpower jangka pendek adalah perencanaan untuk satu tahun. Contoh manpower planning jangka pendek adalah proses rekrutmen karyawan baru. Jenis manpower planning ini dianggap lebih mudah dilakukan dan dievaluasi.

Berikut adalah panduan untuk melakukan manpower planning dan hal-hal yang perlu disiapkan:

Langkah-langkah Melakukan Manpower Planning:

1. Analisis Situasi dan Tujuan Bisnis:

Untuk memulai perencanaan tenaga kerja, perusahaan harus terlebih dahulu memahami visi, misi, dan strategi jangka panjang mereka. Proses ini melibatkan meninjau faktor-faktor internal seperti kekuatan dan kelemahan organisasi, serta faktor eksternal seperti kondisi pasar dan perubahan regulasi. Pemahaman yang komprehensif tentang elemen-elemen ini membantu perusahaan merancang rencana tenaga kerja yang align dengan tujuan bisnis mereka.

2. Forecasting Kebutuhan Tenaga Kerja:

Langkah berikutnya adalah memprediksi kebutuhan tenaga kerja masa depan. Ini dilakukan dengan menganalisis data historis, tren saat ini, dan proyeksi masa depan. Perusahaan perlu memperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mencapai pertumbuhan bisnis dan proyek yang direncanakan. Prediksi ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi permintaan tenaga kerja tanpa mengalami kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

3. Analisis Ketersediaan Tenaga Kerja:

Setelah kebutuhan tenaga kerja diprediksi, perusahaan harus menganalisis ketersediaan tenaga kerja saat ini. Langkah ini melibatkan peninjauan keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi tenaga kerja yang ada. Identifikasi kekosongan dan kesenjangan antara kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja ini penting untuk merencanakan tindakan lebih lanjut yang diperlukan untuk mengisi kekosongan tersebut.

4. Pengembangan Rencana Aksi:

Dengan informasi dari analisis sebelumnya, perusahaan dapat mengembangkan rencana aksi untuk mengatasi kekosongan dan kesenjangan tenaga kerja. Ini termasuk merancang strategi perekrutan dan pengembangan karyawan yang sesuai. Rencana aksi harus mencakup langkah-langkah konkret seperti program pelatihan, pengembangan karyawan, dan strategi perekrutan, baik secara internal maupun eksternal.

5. Implementasi Rencana:

Langkah implementasi adalah menjalankan rencana aksi yang telah dirancang. Proses ini melibatkan merekrut, melatih, dan mengembangkan tenaga kerja sesuai kebutuhan yang telah diidentifikasi. Penting untuk melibatkan manajemen dan departemen terkait dalam proses ini untuk memastikan keberhasilan implementasi dan untuk mendapatkan dukungan dari seluruh organisasi.

6. Monitoring dan Evaluasi:

Setelah rencana diimplementasikan, perusahaan harus memantau kinerja dan efektivitasnya secara berkala. Evaluasi hasil dilakukan dengan menggunakan indikator kinerja yang telah ditentukan sebelumnya. Monitoring dan evaluasi ini penting untuk memastikan bahwa rencana tenaga kerja berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau penyesuaian.

7. Pengelolaan dan Adaptasi:

Perencanaan tenaga kerja bukanlah proses satu kali, melainkan memerlukan pengelolaan berkelanjutan dan adaptasi terhadap perubahan kondisi bisnis. Perusahaan harus selalu siap untuk menyesuaikan rencana tenaga kerja mereka berdasarkan perubahan pasar, teknologi, dan regulasi. Selain itu, program pelatihan dan pengembangan karyawan harus terus ditingkatkan untuk memastikan tenaga kerja tetap relevan dan kompeten dalam menghadapi tantangan di masa depan.

Hal-hal yang Harus Disiapkan:

• Data Historis dan Proyeksi: Kumpulkan data tentang tren tenaga kerja masa lalu dan proyeksi kebutuhan masa depan.
• Analisis SWOT: Lakukan analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (SWOT) untuk memahami kondisi internal dan eksternal perusahaan.
• Sumber Daya: Pastikan ketersediaan sumber daya yang cukup untuk perekrutan, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
• Strategi Komunikasi: Siapkan strategi komunikasi untuk melibatkan seluruh pemangku kepentingan dalam proses perencanaan tenaga kerja.
• Indikator Kinerja: Tentukan indikator kinerja yang akan digunakan untuk memantau dan mengevaluasi efektivitas rencana tenaga kerja.

Mengelola kebutuhan tenaga kerja bisa jadi tantangan, terutama saat harus memperhitungkan turnover dan target pertumbuhan. Cake membuat Kalkulator Manpower Planning untuk membantu Anda menghitung proyeksi kebutuhan SDM secara lebih mudah dan terstruktur.

Template ini memungkinkan Anda untuk memasukkan data terkait jumlah karyawan saat ini, tingkat turnover, target pertumbuhan, dan secara otomatis menghasilkan estimasi jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Kalkulator ini juga membantu memvisualisasikan kebutuhan SDM untuk berbagai departemen, sehingga Anda bisa membuat perencanaan yang lebih tepat.

Penerapan manpower planning yang baik akan berdampak pada keseluruhan bisnis. Berikut beberapa tujuan dan manfaat yang didapatkan perusahaan melalui penerapan manpower planning. 

Tujuan manpower planning adalah:

1. Menjamin ketersediaan tenaga kerja untuk jangka waktu pendek dan panjang
2. Menentukan jumlah tenaga kerja dan pengisian jabatan sesuai dengan keahlian
3. Menghindari kekurangan dan kelebihan tenaga kerja
4. Memberikan perencanaan yang baik untuk proses rekrutmen, pelatihan karyawan, mutasi dan rotasi, promosi, dan pemberhentian tenaga kerja
5. Pedoman evaluasi kinerja karyawan

Manfaat perencanaan manpower adalah:

1. Meningkatkan produktivitas bisnis dengan adanya pengoptimalan jumlah karyawan
2. Target dan kebutuhan perusahaan tercapai dikarenakan pengoptimalan SDM berkualitas
3. Mencegah posisi kosong ataupun kepincangan di dalam organisasi
4. Efisiensi biaya tenaga kerja
5. Mempermudah mengambil langkah keputusan strategis dan mengatasi masalah yang ada
6. Sistem manajemen perusahaan menjadi lebih baik dan memiliki standar

Setelah mengetahui keseluruhan proses, tujuan, dan arti manpower. Lalu, mengapa manpower planning masih sangat perlu untuk dijalankan perusahaan?

1. Mencegah adanya kekurangan atau kelebihan tenaga kerja:manfaat manpower planning adalah memperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan di masa depan. Hal ini, diharapkan dapat membantu perusahaan menghindari kelebihan atau kekurangan tenaga kerja yang dapat berdampak pada kinerja perusahaan.
2. Menjamin SDM berkualitas: dengan mengidentifikasi dan mengembangkan keterampilan, dan pengalaman SDM dapat membuat perusahaan merasa aman dengan adanya SDM berkualitas di departemen yang sesuai. Hal ini juga sangat mendukung kebutuhan bisnis.
3. Efisiensi biaya: perencanaan man power artinya menghindari pengeluaran biaya yang tidak perlu untuk merekrut, dan melatih karyawan baru. Manpower planning dapat digunakan untuk pengoptimalan penggunaan tenaga kerja. 
4. Mendukung perencanaan bisnis: seperti yang sudah disebut sebelumnya, bahwa sebelum membuat rumusan manpower planning, diperlukan pemahaman mengenai strategi bisnis. Hal ini tentu saja dapat membantu merencanakan bisnis dengan lebih baik, seperti pertumbuhan bisnis, pengembangan produk, serta ekspansi pasar. 
5. Memperkuat reputasi perusahaan: SDM yang optimal dan berkualitas tentu saja akan meningkatkan reputasi perusahaan dan memperkuat citra perusahaan di mata pasar dan kompetitor.

Kesimpulan

• Apa itu manpower planning? Proses perencanaan dan pengoptimalan jumlah dan keahlian tenaga kerja di suatu perusahaan.
• Tahapan perencanaan tenaga kerja dimulai dari identifikasi kebutuhan tenaga kerja, mengevaluasi tenaga kerja yang ada, proses rekrutmen, dan evaluasi.
• Arti MPP di perusahaan tidak hanya soal rekrutmen, namun juga mempertahankan dan mengembangkan tenaga kerja yang sudah ada, melakukan mutasi dan rotasi, serta pemecatan. 
  
• Perencanaan man power planning adalah bagian dari tim HRD dan dibuat secara matang atas hasil diskusi dengan departemen lain.

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

--- Ditulis Oleh Fiorency Santoso ---