MECE 是什麼?在混亂中歸類排序,讓資料變成資訊的絕佳思考法

MECE 是什麼?在混亂中歸類排序,讓資料變成資訊的絕佳思考法

在現代社會,資訊爆炸已成為常態。無論是在學校、職場上還是日常生活中,我們經常面臨大量雜亂無章的資訊,而如何從中提取有價值的內容,有效地組織和管理這些內容,是新世代工作者都必須掌握的一項技能。這時,一種簡單卻強大的思考工具 —— MECE 思考法(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive),便是一種能夠幫助我們在混亂中找到秩序的工具之一。

一、MECE:一種天生具結構化優勢的思考法

MECE 是 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive 的縮寫,意思是相互獨立,互無遺漏。MECE(發音為「me see」)思考法由麥肯錫公司的顧問群發明,幫助分析問題和組織資訊。進一步解釋 MECE 的內涵,意思是透過界定關鍵分類,我們可以將訊息分成彼此沒有重疊、卻又能涵蓋所有可能情況的多個類別。

1970 年代麥肯錫顧問 Barbara Minto 在她的著作《The Pyramid Principle》 正式提出 MECE 思考法。時至今日,MECE 思考法已成為管理諮詢領域的基本工具,被許多工作者和研究者廣泛應用各類分析和決策過程中。

MECE 是什麼?MECE 是最初由麥肯錫顧問正式提出的思考框架,已成管理諮詢領域的基本工具
MECE 是什麼?MECE 是最初由麥肯錫顧問正式提出的思考框架,已成管理諮詢領域的基本工具

二、為什麼需要使用 MECE ?實際舉例給你看!

常見的商業分析方法,例如 SWOT 分析、PDCA 等各有優缺點和適合的應用場合,而 MECE 原則,則特別適合於行銷廣告、顧問管理等專業領域。

MECE 4 大思考步驟

實際來運用看看 MECE,可以先將以下 4 個步驟放在心裡:

  1. 定義分析對象/事件:鎖定一件事、對象,甚至是一個目標進行。
  2. 可劃分類別:將事件/對象劃分互不重複也不會遺漏的類別,例如一條產業鏈包含上、中、下游廠商;一個地區可用東、西、南、北劃分。
  3. 檢查和調整:確保所有類別之間沒有重疊,且涵蓋所有可能的情況。
  4. 應用與評估:將分類結果應用於實際問題解決中,並評估其效果。
MECE 框架長怎樣?怎麼使用?MECE 思考 4 大流程 / 步驟一次了解!
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以效益來說,當職場新鮮人懂得用 MECE 原則處理雜務:

剛進入職場的新鮮人,可能會先被分配到較多瑣碎的雜務,通過 MECE 思考法,可以將這些雜務劃分為不同的類別,例如:日常行政事務、專案相關工作、學習與培訓、同事之間的協作等。這樣一來,新鮮人可以清晰地看到每一類工作的重點和優先級,避免遺漏任何重要事項。

資深的工作者,例如專案管理,也可用 MECE 確認每天工作進度:

一個優秀的專案管理,需要確保每天的工作進度,協調各個單位的狀況,掌握度越高是成功的關鍵。利用 MECE 思考法,專案經理可以將每天的工作劃分為不同的模塊,例如:技術開發、客戶溝通、資源分配、風險管理等。這樣一來,每天的工作進度一目了然,專案團隊可以有條不紊地推進各項工作。

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三、將 MECE 架構用於實際問題 / 案例面試

在面試中同樣可以應用 MECE 思考法,特別是在拆解問題,並提出解決建議時,透過 MECE 原則,可以讓思路更加清晰。以下舉一個案例,並用決策樹的方式說明:

MECE 實際範例

假如你今天作為求職者參與一間零售公司的 Case interview,或是你已作為正式員工在處理公司面臨的一個狀況,題目如下:

公司最近的銷售額下降,請分析原因並提出解決方案。以下是一個思考框架的回答案例(並非完美答案):

分類導致銷售額下降的可能原因:
舉出這些原因背後的可能問題:
針對各提問,提出解決方案
收入原因
行銷策略有效嗎?
顧客群有無變化?
成本原因
庫存管理有效嗎?
各項成本有無增加?
市場原因
市場競爭狀況為何?
整體經濟環境變化如何?

然而,即使是再有經驗的工作者,也要注意一些容易誤導的元素,以下舉例在進行 MECE 架構時常見的錯誤:

MECE 常見錯誤
描述
範例
重疊的元素
框架元素多次出現,不只冗餘還讓人混淆。
在銷售額減少的可能原因中,重複在收入原因跟市場原因中考量了顧客年齡層轉移。
缺少關鍵元素
省略問題的重要部分,使框架不完整。
探討了收入、成本後,遺漏了市場原因。
層次不一致
將詳細元素和廣泛元素混合在同一層次上,破壞了邏輯流程。
除了框架中的收入、成本、市場,還列了不在同一個層次上的「公司經營層變化」。
邏輯錯誤
包含對理解 / 解決問題沒有邏輯貢獻的元素。
在討論服飾產品銷售下降時,選擇量販店作為競爭對手。

四、MECE 的使用原則和建議注意之處

MECE 使用原則和注意事項

MECE 對創意發想為主、複雜度高的工作有其限制。以上說明了 MECE 思考法在分類和組織訊息方面具有很大優勢,但它也存在一些缺點。

最大的問題在於,過於強調分類,可能會導致高度相關的工作被切割開來,反而增加了協作的難度。例如,在一個跨部門合作的專案中,若將技術開發和市場推廣完全分開處理,可能會忽略兩者之間的互動和影響,最終導致整體效果不佳。

此外,在創意和創新過程中,通常需要工作者主動打破常規的思維方式,鼓勵想像和發揮靈感。MECE 思考法過於強調結構化和分類,可能會抑制創意的迸發、發想的可能性。

另外若處在一個需要快速決策的單位中,例如災害現場、組織存亡之際,情況瞬息萬變,很多決策仰賴經驗跟臨場判斷,若仍採用仔細分層分類的 MECE 原則,或許就不太實際。

MECE 思考法在分類、組織資訊上具有很大優勢,但用在創意發想上就相對存在限制
MECE 思考法在分類、組織資訊上具有很大優勢,但用在創意發想上就相對存在限制

五、MECE 方法不是死背,是拿來靈活使用的

的確,MECE 思考法是一種強大的工具,它有邏輯、分類細緻,使分析更詳盡、也更容易說服他人,適合品牌行銷、顧問管理的領域。

然而,在使用 MECE 思考法時,我們也需要注意其潛在的缺點,避免過度強調分類而忽視了工作之間的相關性。我們的確希望使用 MECE 思考法幫助我們在混亂的資訊中找到秩序,更有效地組織和管理溝通內容,以提高工作效率和生產力,不過也要評估目標對象,以創意發想為主的情境、高度複雜不易切割工作項目間關係的工作、以及需要反應靈活迅速的環境,皆不適宜使用 MECE 分析法。

無論是哪一種思考法,只有收納、靈活運用,才能真正發揮其優勢,實現事半功倍的效果。希望這篇文章能夠幫助你更好地理解和應用 MECE 思考法,讓你的工作和生活更加有序、高效。

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