在現代社會,資訊爆炸已成為常態。無論是在學校、職場上還是日常生活中,我們經常面臨大量雜亂無章的資訊,而如何從中提取有價值的內容,有效地組織和管理這些內容,是新世代工作者都必須掌握的一項技能。這時,一種簡單卻強大的思考工具 —— MECE 思考法(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive),便是一種能夠幫助我們在混亂中找到秩序的工具之一。
MECE 是 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive 的縮寫,意思是相互獨立,互無遺漏。MECE(發音為「me see」)思考法由麥肯錫公司的顧問群發明,幫助分析問題和組織資訊。進一步解釋 MECE 的內涵,意思是透過界定關鍵分類,我們可以將訊息分成彼此沒有重疊、卻又能涵蓋所有可能情況的多個類別。
1970 年代麥肯錫顧問 Barbara Minto 在她的著作《The Pyramid Principle》 正式提出 MECE 思考法。時至今日,MECE 思考法已成為管理諮詢領域的基本工具,被許多工作者和研究者廣泛應用各類分析和決策過程中。
常見的商業分析方法,例如 SWOT 分析、PDCA 等各有優缺點和適合的應用場合,而 MECE 原則,則特別適合於行銷廣告、顧問管理等專業領域。
實際來運用看看 MECE,可以先將以下 4 個步驟放在心裡:
以效益來說,當職場新鮮人懂得用 MECE 原則處理雜務:
剛進入職場的新鮮人,可能會先被分配到較多瑣碎的雜務,通過 MECE 思考法,可以將這些雜務劃分為不同的類別,例如:日常行政事務、專案相關工作、學習與培訓、同事之間的協作等。這樣一來,新鮮人可以清晰地看到每一類工作的重點和優先級,避免遺漏任何重要事項。
資深的工作者,例如專案管理,也可用 MECE 確認每天工作進度:
一個優秀的專案管理,需要確保每天的工作進度,協調各個單位的狀況,掌握度越高是成功的關鍵。利用 MECE 思考法,專案經理可以將每天的工作劃分為不同的模塊,例如:技術開發、客戶溝通、資源分配、風險管理等。這樣一來,每天的工作進度一目了然,專案團隊可以有條不紊地推進各項工作。
在面試中同樣可以應用 MECE 思考法,特別是在拆解問題,並提出解決建議時,透過 MECE 原則,可以讓思路更加清晰。以下舉一個案例,並用決策樹的方式說明:
假如你今天作為求職者參與一間零售公司的 Case interview,或是你已作為正式員工在處理公司面臨的一個狀況,題目如下:
公司最近的銷售額下降,請分析原因並提出解決方案。以下是一個思考框架的回答案例(並非完美答案):
分類導致銷售額下降的可能原因: | 舉出這些原因背後的可能問題: | 針對各提問,提出解決方案 |
收入原因 | 行銷策略有效嗎? 顧客群有無變化? | |
成本原因 | 庫存管理有效嗎? 各項成本有無增加? | |
市場原因 | 市場競爭狀況為何? 整體經濟環境變化如何? |
然而,即使是再有經驗的工作者,也要注意一些容易誤導的元素,以下舉例在進行 MECE 架構時常見的錯誤:
MECE 常見錯誤 | 描述 | 範例 |
---|---|---|
重疊的元素 | 框架元素多次出現,不只冗餘還讓人混淆。 | 在銷售額減少的可能原因中,重複在收入原因跟市場原因中考量了顧客年齡層轉移。 |
缺少關鍵元素 | 省略問題的重要部分,使框架不完整。 | 探討了收入、成本後,遺漏了市場原因。 |
層次不一致 | 將詳細元素和廣泛元素混合在同一層次上,破壞了邏輯流程。 | 除了框架中的收入、成本、市場,還列了不在同一個層次上的「公司經營層變化」。 |
邏輯錯誤 | 包含對理解 / 解決問題沒有邏輯貢獻的元素。 | 在討論服飾產品銷售下降時,選擇量販店作為競爭對手。 |
MECE 對創意發想為主、複雜度高的工作有其限制。以上說明了 MECE 思考法在分類和組織訊息方面具有很大優勢,但它也存在一些缺點。
最大的問題在於,過於強調分類,可能會導致高度相關的工作被切割開來,反而增加了協作的難度。例如,在一個跨部門合作的專案中,若將技術開發和市場推廣完全分開處理,可能會忽略兩者之間的互動和影響,最終導致整體效果不佳。
此外,在創意和創新過程中,通常需要工作者主動打破常規的思維方式,鼓勵想像和發揮靈感。MECE 思考法過於強調結構化和分類,可能會抑制創意的迸發、發想的可能性。
另外若處在一個需要快速決策的單位中,例如災害現場、組織存亡之際,情況瞬息萬變,很多決策仰賴經驗跟臨場判斷,若仍採用仔細分層分類的 MECE 原則,或許就不太實際。
的確,MECE 思考法是一種強大的工具,它有邏輯、分類細緻,使分析更詳盡、也更容易說服他人,適合品牌行銷、顧問管理的領域。
然而,在使用 MECE 思考法時,我們也需要注意其潛在的缺點,避免過度強調分類而忽視了工作之間的相關性。我們的確希望使用 MECE 思考法幫助我們在混亂的資訊中找到秩序,更有效地組織和管理溝通內容,以提高工作效率和生產力,不過也要評估目標對象,以創意發想為主的情境、高度複雜不易切割工作項目間關係的工作、以及需要反應靈活迅速的環境,皆不適宜使用 MECE 分析法。
無論是哪一種思考法,只有收納、靈活運用,才能真正發揮其優勢,實現事半功倍的效果。希望這篇文章能夠幫助你更好地理解和應用 MECE 思考法,讓你的工作和生活更加有序、高效。