Apa itu Minutes of Meeting (MoM) dan Cara Membuatnya! [+Contoh]

Dalam setiap rapat tentunya ada anggota yang bertugas untuk mencatat hal-hal yang sedang didiskusikan. Pada umumnya, catatan rapat ini disebut sebagai notulen rapat atau yang sering juga disebut sebagai MoM. MoM adalah kepanjangan dari Minutes of Meeting, catatan rapat ini bersifat resmi dan ada dalam rapat perusahaan.

Di artikel kali ini, Cake akan membahas perihal seputar MoM, jenis-jenis MoM, informasi penting yang harus ada dalam MoM, serta contoh format Minutes of Meeting. 

Yuk, langsung saja simak artikel berikut ini!

Minutes of Meeting yang merupakan singkatan dari MoM adalah sebuah catatan detail mengenai poin penting dari sebuah rapat. Pada umumnya, Minutes of Meeting digunakan oleh perusahaan dan organisasi yang mencatat hasil rapat dalam bentuk formal.

Menariknya, kata “Minutes” disini sama sekali tidak merujuk pada waktu rapat. Kata “Minutes of Minutes” pertama kali hadir pada abad ke-18 dan diambil dari bahasa latin “Minutia Scriptura” yang berarti “small notes”.

Selain berfungsi sebagai catatan penting rapat, Minute of Meeting juga ada untuk mengetahui mengapa dan bagaimana sebuah perusahaan mengambil sebuah keputusan. Berikut adalah beberapa alasan pentingnya Minutes of Meeting.

• MoM adalah catatan dari hasil diskusi dan keputusan yang diambil oleh sebuah organisasi
• Mengingatkan akan siapa yang bertanggung jawab dalam sebuah tugas
• Merupakan bukti nyata dari sebuah deadline tugas
• Mempermudah anggota yang tidak hadir rapat untuk tetap update akan informasi penting dari hal yang dibahas dalam rapat

Di banyak perusahaan besar, sekretaris lah bertugas untuk membuat Meeting Minutes. Namun jika di organisasi mu tidak ada jabatan khusus untuk sekretaris, maka bisa juga bagi anggota kelompokmu untuk mengambil giliran menulis Minutes of Meeting.

Dilihat dari definisinya, Minutes of Meeting sekilas mirip dengan notulen rapat. Namun terdapat perbedaan yang cukup banyak diantara keduanya, lho! Berikut adalah beberapa perbedaan Meeting Minutes dengan Notulen.

Singkatnya, Minutes of Meeting bersifat lebih formal jika dibandingkan dengan notulen.

Secara umum, ada 2 jenis contoh MoM yang sering digunakan dalam rapat. Perbedaan keduanya adalah sebagai berikut.

1. MoM untuk Rapat Resmi

Di banyak perusahaan besar terdapat berbagai rapat resmi yang sering diadakan, misalnya seperti Rapat umum pemegang saham, rapat komite, dan rapat tahunan perusahaan. Karena diadakan secara formal, maka dibutuhkan pencatatan dalam bentuk formal dan penulisan yang baku. Beberapa perusahaan terkadang juga menyiapkan template khusus atau panduan resmi yang dapat digunakan untuk penulisan Minutes of Meeting.

2. MoM untuk Rapat Informal

Berbeda dari rapat formal, rapat informal seperti rapat harian adalah contoh rapat yang menggunakan format MoM secara informal. Penulisan format MoM pun ditulis secara bebas dan tidak perlu sesuai panduan. Namun tentu tetap harus menuliskannya secara jelas dan detail.

Walaupun tersedia berbagai template dan panduan dalam penulisan MoM, tapi secara umum ada beberapa informasi penting yang harus ada dalam Minute of Meeting, misalnya seperti:

• Tanggal dan waktu
• Lokasi
• Judul atau tema besar rapat
• Peserta (hadir dan tidak hadir)
• Hal yang didiskusikan: perihal yang disetujui, perihal yang akan dikerjakan serta nama peserta yang bertanggung jawab atasnya, perihal yang masih dipikirkan atau ditolak, bisnis atau projek baru yang sedang dirancang atau akan berlangsung, tanggal dan Waktu rapat berikutnya.

Ada 3 tahapan dalam membuat Minute of Meeting, yaitu:

1. Sebelum Rapat

Sebelum rapat dimulai, pilihlah format atau template serta alat yang akan digunakan untuk membuat MoM. Alat yang digunakan bisa berupa laptop, tab, atau sesederhana pulpen dan kertas. Gunakanlah alat yang lebih familiar untuk mempermudah mu saat mencatat Minutes of Meeting. Jika menggunakan alat digital, ada baiknya juga untuk mempersiapkan pulpen dan kertas sebagai cadangan.

Selain itu, penting juga untuk membaca agenda rapat dan memahami alur rapat. Cari tahu topik yang akan dibahas, sehingga nantinya akan lebih mudah untukmu mengetahui gambaran besar yang akan ditulis.

2. Saat Rapat Berlangsung

Saat rapat hendak dimulai, persiapkanlah lembar kehadiran dan catatlah semua orang yang hadir dalam rapat. Ingatlah untuk mencatat semua anggota rapat, dan kenalilah setiap anggota rapat untuk mempermudah mu mengenali dan mencatat siapa yang nantinya memberikan pendapat. 

Catat waktu mulai dan berakhirnya rapat. 

Ketika bikin MoM, ingatlah juga untuk menuliskan isi rapat secara detail, termasuk pencatatan garis besar anggota yang memberikan opini. Selain itu, setiap poin yang dicatat juga harus bersifat objektif dan hindarilah tambahan berupa opini pribadi.

3. Setelah Rapat

Setelah rapat berakhir, ingatlah untuk membaca ulang, memeriksa isi dan ejaan, serta  menuliskannya dalam format yang lebih rapi. Cantumkanlah nama setiap anggota peserta dan nama pemimpin rapat.

Untuk menghindari kesalahan, mintalah bantuan anggota rapat untuk membantu membaca dan memeriksanya kembali. Kamu pun boleh bertanya kepada anggota rapat mengenai poin/hal yang tertinggal. 

Jika sudah yakin dengan MoM yang ditulis, maka serahkanlah hasil MoM tersebut kepada orang yang bertanggung jawab menyelenggarakan rapat, sehingga nantinya akan dibagikan kepada anggota rapat lainnya.

Berikut adalah contoh Minutes of Meeting untuk rapat resmi dan rapat informal.

Itulah arti dan pembahasan seputar Minutes of Meeting yang perlu kamu ketahui. Berikut adalah beberapa poin penting seputar MoM.

• Minutes of Meeting adalah kepanjangan dari MoM
• MoM adalah catatan detail mengenai poin penting dari sebuah rapat.
• Minutes of Meeting bersifat lebih formal dan objektif, sementara notulen rapat ditulis dengan bahasa yang informal.
• Pencatatan MoM sendiri dibagi menjadi 2 bagian, yaitu untuk rapat formal dan rapat informal.
• Beberapa informasi penting yang wajib ada dalam MoM meliputi: tanggal dan waktu, lokasi, judul/tema rapat, peserta, dan hal yang didiskusikan.