Mô hình 5M là gì? Vai trò và cách ứng dụng mô hình 5M vào quản lý doanh nghiệp

“Mô hình 5M là gì?!”, “Đây có phải là mô hình 5M trong Marketing không?”. Trên thực tế, lĩnh vực Marketing/Quảng cáo cũng tồn tại khái niệm mô hình 5M. Tuy nhiên, trong bài viết này, Cake chỉ đề cập đến mô hình 5M trong điều hành doanh nghiệp, với chức năng khác biệt với mô hình 5M trong quảng cáo, bao gồm: quản lý nhân sự, ngân sách, quy trình làm việc, máy móc thiết bị, đo lường kiểm tra…

Hầu hết những vấn đề trong một doanh nghiệp đều được bắt nguồn bởi một vài yếu tố nhất định, và mô hình quản trị 5M là tổ hợp của những yếu tố này. Qua lăng kính của chủ doanh nghiệp, 5M là một dạng mô hình quản lý có hiệu quả đã được kiểm chứng. Xem nội dung bên dưới để khám phá ngay!

Quản lý kinh doanh là quá trình thiết lập nền tảng về vai trò, trách nhiệm và đặt ra các quy trình cho các hoạt động hàng ngày của tổ chức. Mô hình 5M trong quản lý doanh nghiệp được hiểu là một phương pháp giúp triển khai kế hoạch kinh doanh và phát triển những chiến lược trong điều hành công ty.

Trên thực tế, định nghĩa cụ thể của tổ hợp “5M” có thể thay đổi tùy thuộc theo tính chất của từng doanh nghiệp.

Ngoài ra, “M” còn có thể là “Money” (Ngân sách) hoặc “Mission” (Nhiệm vụ). Để hiểu rõ hơn ý nghĩa của từng yếu tố “M” này, hãy cùng tham khảo nội dung bên dưới nhé!

1. Man (Nhân sự)

“Man” trong mô hình 5M là gì? - Cơ bản, “Man” được hiểu là Nhân lực (hay còn gọi là Lực lượng lao động). Trong một doanh nghiệp, nhân sự đóng vai trò là “xương sống”, là nguồn rễ của mọi quyết định quan trọng, đồng thời cũng là nhân tố giúp mọi quy trình được vận hành trơn tru. 

Taiichi Ohno, “cha đẻ” của Hệ thống sản xuất Toyota, đã nói: “Các tiêu chuẩn không nên bị áp đặt từ trên xuống mà phải do chính các công nhân sản xuất đặt ra”.

Một ví dụ điển hình của việc áp dụng yếu tố “Man” trong quản lý doanh nghiệp: Để đánh giá liệu lực lượng lao động có phải là nguyên nhân gây ra vấn đề hay không, chủ doanh nghiệp sẽ xem xét: 

• Liệu nhân viên của mình có đang hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không?
• Có cần thiết đào tạo thêm cho nhân viên hay không?
• Mức độ gắn kết của nhân viên có cao không?
• Nhân viên có cảm thấy an toàn và thoải mái không?
• Các cá nhân có tự hào về nhiệm vụ của mình không?

2. Machine (Máy móc)

Mô hình quản trị 5M trong doanh nghiệp không thể thiếu đi “Machine”, được hiểu là hệ thống máy móc. Ví dụ: trong bệnh viện, “máy móc” có thể bao gồm thiết bị y tế, hồ sơ sức khỏe điện tử và các ứng dụng phần mềm khác. 

Để thực sự kết nối được với các quy trình kinh doanh hàng ngày, người giám sát cần: 

• Có kiến ​​thức làm việc vững chắc về từng máy móc và thiết bị.
• Biết khi nào máy móc hoạt động ở mức tối ưu – và khi nào hiệu suất của chúng giảm xuống – có khả năng xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn.

Bên cạnh đó, nếu chất lượng sản phẩm xuất hiện vấn đề, người quản lý cần xem xét liệu nhà máy và thiết bị trong cơ sở có đang gặp lỗi hay không. 

3. Materials (Nguyên vật liệu)

Theo mô hình 5M trong quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất. Không có vật liệu thì nguồn nhân lực, máy móc hoặc bất kỳ yếu tố tổ chức nào khác đều vô dụng. Do đó, công ty cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của nguyên vật liệu để không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Trên thực tế, khu vực làm việc chỉ nên trang bị những vật liệu cần thiết cho nhiệm vụ hiện tại. Nếu nơi làm việc bừa bộn và có quá nhiều vật liệu dư thừa, có thể góp phần gây ra các vấn đề liên quan đến quy trình, làm ảnh hưởng đến hiệu quả chung. Ví dụ: Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, không nên dự trữ những vật dụng hiếm khi cần thiết tại khu vực chăm sóc bệnh nhân.

Chính vì vậy, trách nhiệm của người quản lý sản xuất đối với nguyên liệu bao gồm:

• Quản lý các quy trình “dòng chảy” - cả vật chất (nguyên liệu thô) và thông tin (thủ tục giấy tờ). 
• Đảm bảo hiệu quả của việc di chuyển tài nguyên và luồng dữ liệu được thực hiện trong thiết kế sản phẩm và trong quá trình sử dụng.

4. Methods (Phương pháp)

Khi áp dụng mô hình 5M vào quản lý doanh nghiệp, bạn sẽ thấy được rằng những phương pháp, quy trình và thủ tục được tiêu chuẩn hóa đóng vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp thành phẩm chất lượng cao cho khách hàng. 

Một ví dụ cho việc đẩy mạnh yếu tố “M” này trong doanh nghiệp: 

Người quản lý khuyến khích nhân viên sử dụng lịch trình, bảng tính, sơ đồ và danh sách kiểm tra nhằm đảm bảo tính nhất quán. Trong trường hợp phương pháp bạn đưa ra không mang lại hiệu quả, hãy xem xét xem lại các quy trình vận hành tiêu chuẩn và phân phối chúng ở những định dạng khác dễ tiếp cận hơn. 

5. Measurement (Đo lường hiệu quả)

Cho dù là mô hình 5M trong quản lý doanh nghiệp, mô hình 5M trong Marketing hay mô hình 5M trong quảng cáo, thì “Measurement” luôn là yếu tố có mặt trong cả 3 khía cạnh này. Công đoạn theo dõi các số liệu phù hợp (và các chỉ số hiệu suất chính) là “chìa khóa” để biết liệu một quy trình thật sự hiệu quả hay không.

Ví dụ, người quản lý cần phải trình bày rõ ràng lịch trình sản xuất, mục tiêu cải tiến quy trình, mục tiêu lợi nhuận… Điều này giúp đảm bảo mọi nhân viên đều biết được thông tin về quá trình cải tiến sản phẩm. 

Ngoài ra, để biết liệu một quy trình có chạy trơn tru hay không, người quản lý cần có một bộ chỉ số hiệu suất để đo lường. Những chỉ số này không chỉ giúp xác định các sự cố trong quy trình, mà còn tạo thành “đường cơ sở” để từ đó, doanh nghiệp có thể đo lường sự cải thiện.

Trước tiên, mô hình 5M giúp phát hiện những vấn đề trong quy trình và cải thiện hiệu quả cũng như lợi nhuận.

Thứ hai, việc áp dụng mô hình 5M trong quản trị doanh nghiệp giúp tạo ra một môi trường làm việc thật sự hiệu quả thông qua những quy định, khung tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng. 

Cuối cùng, trong trường hợp xảy ra rủi ro, nhờ có mô hình 5M mà việc tìm kiếm nguyên nhân và khắc phục cũng trở nên dễ dàng hơn.

1. Áp dụng mô hình 5M trong hệ thống sản xuất của Toyota

• Man: Toyota luôn khuyến khích nhân viên tôn trọng người khác, nỗ lực hết sức để hiểu nhau, chịu trách nhiệm và tin tưởng lẫn nhau. Đồng thời, thúc đẩy mạnh mẽ quy trinh làm việc theo nhóm.

• Machine: Hệ thống sản xuất của Toyota đảm bảo 5 yếu tố: Tiêu chuẩn hóa, Đúng thời điểm, Tự kiểm soát lỗi, Cải tiến và Sản xuất tinh gọn. 

• Materials: Hệ thống nguyên vật liệu của Toyota được tối ưu hóa nhằm tiết kiệm, tránh lãng phí tài nguyên. Cụ thể, các bộ phận sẽ di chuyển đến điểm lưu trữ hàng tồn kho khi cần thiết và “rút” ra một lượng linh kiện/ nguyên vật liệu. Sau đó, sẽ tiếp tục sản xuất để bổ sung thêm vật liệu, đủ để thay thế lượng hàng tồn kho đã bị thu hồi.

• Methods: Toyota khá nổi tiếng với phương pháp “sản xuất đúng lúc” (JIT: Just-In-Time) nhằm giải quyết tình trạng quá tải, tính không nhất quán và loại bỏ lãng phí, được khởi xướng bởi Kiichiro Toyoda, người sáng lập Toyota. 

• Measurement: Toyota đưa ra các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng nghiêm ngặt, từ đó tiến hành đo lường hiệu quả.

2. Mô hình 5M trong quản lý doanh nghiệp FPT Việt Nam

• Man: FPT rất coi trọng việc đào tạo nhân viên, phát triển nguồn nhân lực và xem nhân viên như là “tài sản” quý giá nhất. 

• Machine: FPT nổi tiếng với việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc “số hóa” toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị, 4 sản phẩm nổi trội có thể kể đến là: FPT.AI, Dịch vụ xử lý số, Công nghệ xe tự lái và Dịch vụ chuyển đổi số.

• Materials: FPT tạo ra quy trình tiêu chuẩn cho chuỗi cung ứng nguyên vật liệu, coi trọng việc tồn kho nhằm tiết kiệm chi phí và cung cấp đủ thành phẩm cho khách hàng.

• Methods: FPT phát triển rất nhiều phương pháp để nâng cao hiệu quả ở nhiều khía cạnh khác nhau. Chẳng hạn, Chuyển đổi số: Chiến lược DC5; Kinh doanh: Cải tiến dịch vụ trong và ngoài nước; Quản trị: Đào tạo theo quy trình; Công nghệ: Phát triển hệ sinh thái đa dạng, thúc đẩy siêu tự động hóa…

• Measurement: FPT đưa ra KPI từ ban đầu để thúc đẩy tình hình kinh doanh ở từng mảng dịch vụ của họ, đồng thời đo lường dựa trên dữ liệu thực tế và đặt ra mục tiêu sau đó. 

📍Kết luận

Trên thực tế, “Mô hình 5M là gì?”, “Nên áp dụng mô hình 5M trong quản lý doanh nghiệp như thế nào mới đạt hiệu quả?” sẽ tùy thuộc vào tính chất công việc và hoạt động kinh doanh của từng công ty. Các nhà quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp vì họ cũng chính là người chịu trách nhiệm thiết lập và điều phối các hoạt động kinh doanh dựa trên mô hình 5M này. 

Nhìn chung, 5M vẫn là mô hình được ứng dụng khá phổ biến và đã tạo ra những kết quả được chứng minh tại các doanh nghiệp lớn, trong và ngoài nước. Đọc thêm những bài viết khác để cùng hiểu rõ bức tranh toàn cảnh của quản lý doanh nghiệp cùng Cake nhé!

--- Tác giả: Irene Nguyen ---