Top 5 bí quyết để multitasking hiệu quả

Multitask đòi hỏi khá nhiều các kỹ năng khác nhau như quản lý thời gian và khả năng cân bằng làm nhiều việc cùng lúc. Hầu hết các doanh nghiệp đều khuyến khích các nhân viên trở thành người đa nhiệm trong công việc để tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu rõ multitasking là gì và áp dụng đúng cách thì có thể gặp những bất cập gây hại. 

Cùng Cake tìm hiểu về kỹ năng multitask trong bài viết này nhé!

“Task là gì” thường được thắc mắc bởi những người mới bắt đầu làm việc, đặc biệt là những người mới tham gia vào môi trường làm việc chuyên nghiệp. Task là một trong những khái niệm phổ biến nói về các nhiệm vụ hoặc các công việc cụ thể cần được hoàn thành trong quá trình làm việc.

Bên cạnh đó, khái niệm multitask hay còn gọi là multitasking là gì cũng được nhiều người nhắc đến. Đây là thuật ngữ nói về khả năng đa nhiệm, làm nhiều việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn như:

• Trả lời nhiều cuộc gọi và email cùng một lúc
• Vừa tư vấn đơn hàng và vừa xử lý đơn hàng
• Soạn thảo tài liệu làm song song với viết báo cáo

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đánh giá cao kỹ năng đa nhiệm trong công việc và luôn khuyến khích nhân viên làm việc theo phong cách multitasking, vì những lý do sau:

• Tiết kiệm thời gian: Multitasking giúp nhân viên hoàn thành nhiều đầu việc cùng một lúc. Hiểu đơn giản là thay vì dành gấp đôi thời gian để làm lần lượt hai task thì giờ đây bạn có hoàn thành nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian.
• Tiết kiệm chi phí: Ngân sách dành cho nguồn nhân lực ở mỗi doanh nghiệp đều là những con số không hề nhỏ. Vì thế doanh nghiệp luôn muốn tìm kiếm một nhân viên có khả năng đa nhiệm để quản lý nhiều đầu việc thay vì phải thuê nhiều nhân viên và phân bổ công việc khác nhau.
• Tăng hiệu quả công việc: Multitask trong một trong những kỹ năng mềm cần thiết của mỗi nhân viên trong quá trình làm việc. Đa nhiệm không chỉ giúp làm tăng hiệu suất công việc mà còn giúp bản thân bạn phát triển nhiều kỹ năng xử lý công việc khác nhau cùng một lúc.

Tuy nhiên, multitasking không đúng cách có thể là “con dao 2 lưỡi” trong vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn chưa thật sự áp dụng kỹ năng đa nhiệm đúng cách, bạn sẽ gặp phải một số vấn đề bất cập và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và tình hình phát triển của doanh nghiệp. Chẳng hạn như:

• Gián đoạn luồng công việc: Khi làm nhiều việc cùng lúc, người đa nhiệm sẽ phải tạm dừng luồng quy trình này để chuyển sang thực hiện một quy trình công việc khác. Từ đó, mọi hoạt động sẽ chồng chéo lên nhau gây khó khăn, kéo dài thời gian của quá trình vận hành.
• Giảm hiệu suất lao động: Có thể nói, đa nhiệm là một trong những nguyên nhân khiến bạn rơi vào trạng thái “toxic productivity”. Khi xử lý quá nhiều thông tin cùng một lúc, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng nhiễu loạn thông tin khiến sự căng thẳng, mệt mỏi tăng cao, kiệt sức dẫn đến dễ mắc phải sai lầm trong quá trình làm việc.
• Kỹ năng có thể bị mai một: Khi bạn cố áp dụng multitasking không đúng cách, kỹ năng đa nhiệm này sẽ khiến bạn bị quá tải và khó có thể tập trung vào bất kỳ công việc nào một cách hiệu quả. Điều này từ đó sẽ tác động tiêu cực đến một số kỹ năng cốt lõi như kỹ năng tập trung, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng sáng tạo,…

Trong môi trường làm việc hiện nay, các doanh nghiệp thường khuyến khích các nhân viên trau dồi multitasking skill để có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định. Để quy trình làm việc được diễn ra trơn tru hơn và hạn chế tác động tiêu cực của multitasking đối với các kỹ năng cốt lõi, bạn cần vận dụng một số cách sau:

1. Tạo To-Do list

Trước khi làm nhiều việc cùng lúc, bạn cần lập kế hoạch cho lộ trình công việc của bản thân trong ngày. Nói đơn giản hơn chính là hãy lập ra một danh sách việc cần làm hay còn được gọi là To-Do list. Việc bạn sắp xếp các công việc cần làm sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện, theo dõi tốt mọi công tác và tránh được xu hướng “nước đến chân mới nhảy”.

• Liệt kê các đầu mục công việc cần multitask từ việc nhỏ nhất cho đến việc quan trọng nhất để đảm bảo bạn không quên bất kỳ thành phần cụ thể nào của task được giao.
• Phân bổ mọi thứ theo một hệ thống giao diện nhất định để dễ dàng kiểm tra tiến độ.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên để bạn tận dụng thời gian và vận dụng khả năng đa nhiệm một cách triệt để nhất.

Có thể nói, để thực hiện hiệu quả kỹ năng đa nhiệm này, bạn cần kết hợp kỹ năng lập kế hoạch để hoàn thành tốt mọi bước đi trong công việc. Từ đó, bạn sẽ cân bằng được mọi thức và duy trì được tiến độ làm việc multitask.

2. Xác định loại các công việc

Như đã đề cập ở trên, kỹ năng đa nhiệm được thực hiện đúng cách là khi bạn biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những đầu mục công việc. Dưới đây là gợi ý để bạn phân loại ưu tiên và thứ yếu cho các đầu việc của mình:

• Việc quan trọng và gấp: Chắc chắn các loại công việc được sắp xếp vào đây cần được thực hiện ngay và luôn.
• Việc quan trọng nhưng chưa gấp: Các công việc này được xếp sau mục trên và có thể thực hiện trong ngày hoặc trong tuần tùy vào deadline.
• Việc không quan trọng nhưng gấp: Hạng mục task công việc này có thể được ủy quyền, nhờ sự giúp đỡ hoặc loại bỏ
• Việc không quan trọng và không gấp: Đây là những công việc có thể được trì hoãn hoặc loại bỏ.

Sau khi đã sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn có thể thực hiện kỹ năng multitasking hiệu quả và hoàn thành nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định.

3. Nhóm các công việc tương đồng

Một cách khác để thực hiện multitasking skill hiệu quả giúp cho quy trình làm việc được trơn tru nhất là nhóm những đầu mục công việc tương đồng nhau về tính chất cũng như cách làm giống nhau.

Từ đó, não bộ sẽ thích ứng nhanh chóng một luồng công việc với những thao tác tương tự nhau khiến cho việc vận dụng kỹ năng đa nhiệm trở nên dễ dàng và tăng năng suất làm việc trong quá trình vận hành.

4. Tập trung

Bất kỳ một môi trường làm việc nào cũng đều tồn tại yếu tố gây xao nhãng. Vì thế để tập trung tối đa công sức khi vận dụng multitasking skill, bạn có thể tham khảo qua một số mẹo nhỏ như:

• Tắt chuông điện thoại và giới hạn thời gian sử dụng điện thoại khi đang trong giờ làm việc
• Bố trí không gian làm việc thoải mái.
• Tuân thủ lịch trình làm việc và nghỉ ngơi theo quy định của công ty.
• Tạm dừng một số công viên khi bạn cảm thấy quá tải.

5. Duy trì nhịp độ

Khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng gấp rút, khẩn trương và mong muốn hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt. Tuy nhiên đây chính là tác nhân chính gây nên sự căng thẳng cực độ và sai sót trong quá trình làm việc.

Bởi thế, xuyên suốt thời gian multitasking, người đa nhiệm hãy luôn duy trì luồng công việc ở một nhịp độ ổn định bằng cách chia nhỏ các khung thời gian cho từng nhiệm vụ khác nhau. Hiểu đơn giản, thiết lập một thời hạn cố định cho mỗi một task cần làm.

Trong khoảng thời gian đó, bạn chỉ cần tập trung vào một công việc chính và chỉ chuyển sau việc khác khi thời gian đặt ra đã kết thúc. Nhờ đó, bạn có thể hạn chế những tác động tiêu cực trong việc chuyển đổi liên tục.

Kết luận:

Với tất tần tật những thông tin trên đã giúp bạn giải đáp được về multitasking là gì cùng những cách cải thiện multitasking skill đơn giản. Hãy cố gắng trau dồi các kỹ năng của bản thân để có thể trở thành những ứng viên sáng giá mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng nhé!

--- Tác giả: Layla Le ---