Apa itu Notion? Ini Fitur, Kelebihan dan Kekurangannya!

Sering merasa kurang produktif dan kerja menjadi tidak maksimal? Sebagai solusinya, kamu bisa memanfaatkan aplikasi Notion! Untuk kamu yang bekerja di startup atau bergerak di industri IT, pasti kamu merasa familiar dengan Notion app, kan?

Apa itu Notion?

Notion adalah sebuah aplikasi atau platform pendukung produktivitas yang membantu dalam mengatur, manajemen, mengelola, dan bekerjasama dengan anggota tim. Aplikasi Notion ini dikenal sebagai aplikasi yang efektif untuk berkolaborasi dalam tim. 

Kali ini, artikel Cake akan membahas tentang apa itu Notion?, pengertian fitur, fitur aplikasi Notion, serta kelebihan dan kekurangan aplikasi Notion. 

Jika diartikan dari Bahasa Inggris, notion artinya pendapat atau ide. Jadi, aplikasi Notion adalah aplikasi untuk membuat catatan atau mencatat sebuah ide. Tidak hanya itu, Notion adalah aplikasi yang juga dapat dimanfaatkan untuk membuat to-do list, menyusun database, membuat CV atau portofolio, dan mengelola proyek bersama anggota tim.

Sebenarnya, Notion itu buat apa, sih? Fungsi Notion yang utama yaitu untuk meningkatkan produktivitas seseorang dan mempermudah kolaborasi antar pengguna. Notion app ini memiliki tampilan sederhana sehingga cara pakai notion menjadi mudah. Meski sederhana, justru anak-anak industri teknologi seperti developer dan UI/UX designer yang banyak menggunakan aplikasi Notion, lho! 

Namun, apakah aplikasi Notion gratis? Aplikasi Notion bisa kamu download di Windows, Mac, smartphone, dan bahkan di akses melalui situs web. Notion apk ini bisa kamu gunakan secara gratis, tetapi tentu akses fiturnya terbatas. Untuk memperoleh fitur yang lebih, kamu perlu membayar biaya langganan. Ada tiga macam paket, yaitu Plus, Business, dan Enterprise.

Setiap aplikasi pasti memiliki berbagai fitur yang ditawarkan kepada pengguna. Namun, apakah kamu sudah mengerti apa yang dimaksud fitur? Singkatnya, arti fitur dalam aplikasi yaitu berbagai jenis layanan yang disediakan oleh sebuah aplikasi.

Sekarang kamu sudah mengerti fitur itu apa. Nah, sekarang waktunya untuk mengenal apa saja fitur yang ditawarkan aplikasi Notion!

1. Database dan Spreadsheet

Tidak hanya untuk membuat catatan teks, kamu juga bisa membuat catatan dalam bentuk database dan spreadsheet. Inovatif, kan? Perhatikan dua fitur di bawah ini!

a. Fitur Relational Database 

Fitur Relational Database adalah fitur yang disediakan untuk membantu pengguna dalam menemukan hubungan antara database atau tabel yang berbeda. Fitur ini bermanfaat karena kamu tetap dapat menghubungkan data-data secara efisien meskipun tidak memiliki ilmu mendalam tentang database. 

b. Spreadsheet

Di aplikasi ini, pengguna bisa membuat tabel untuk mencatat datanya. Ada juga bentuk grafik, formula, dan filter yang dapat mempermudah pengelolaan data. Kamu juga bisa mengimpor tabel dari Google Sheets atau Microsoft Excel ke aplikasi Notion.

Selain Spreadsheet, ada juga fitur Database. Fitur ini digunakan untuk membuat database tanpa ilmu teknis yang tinggi. Fitur ini didukung dengan fitur-fitur penunjang seperti grouping, sorting, filter, dan view.

2. Menulis dan Membuat Catatan

Di aplikasi Notion, kamu tidak hanya dapat membuat catatan, tetapi kamu juga bisa menggunakan aplikasi ini untuk menambahkan poin, gambar, dan video. Berikut fitur-fitur Notion app lainnya yang bisa kamu manfaatkan untuk meningkatkan produktivitas: 

a. Embed

Fitur Embed memungkinkan pengguna untuk menambahkan file dari aplikasi lain ke dalam catatan. Fitur ini sangat bermanfaat bagi pengguna yang ingin menambahkan data khusus seperti Google Docs, gambar, atau informasi relevan yang menunjang manajemen proyeknya. 

b. Collaborative Editing

Notion adalah aplikasi produktivitas yang memudahkan kolaborasi tim. Manfaat ini didukung oleh fitur collaborative editing yang memungkinkan semua pengguna untuk membuat dan mengedit catatan di waktu yang sama. 

c. WYSIWYG Editor

WYSIWYG Editor merupakan singkatan dari What You See Is What You Get Editor yang berarti konten yang nantinya di publish akan terlihat sesuai dengan yang kamu sudah buat di aplikasi Notion.

d. Template

Notion adalah aplikasi produktivitas, jadi aplikasi ini sudah menyiapkan berbagai template yang bisa kamu gunakan agar kamu bisa membuat notes dengan lebih cepat. Template tersebut termasuk template to-do list, journal, project planner, dan lain-lain.

e. Tagging

Fitur tagging ini ditujukan untuk mempermudah pengguna dalam mencari informasi berdasarkan tema, kategori, dan topik tertentu.

f. Archive

Mungkin kamu tidak rela untuk menghapus suatu catatan karena takut masih diperlukan di masa depan. Tidak perlu bingung lagi! Kamu bisa mengarsip catatan tersebut dan dapat mengaksesnya jika dibutuhkan kapan pun. 

3. Proyek dan Tugas

Seperti yang disebutkan di atas, Notion adalah aplikasi untuk membuat catatan. Aplikasi ini membantu kamu untuk mencatat semua informasi yang relevan dengan proyek dan memonitor secara real-time. 

Catatan-catatan tersebut akan membantu pengerjaan dan pengelolaan tugas menjadi lebih efektif dan efisien. Selebihnya, kamu juga bisa menentukan deadline, mengelompokkan tugas atau proyek menggunakan Tagging, dan menambahkan dokumen.

4. Beragam Template

Notion app menawarkan beribu-ribu templates yang dapat kamu akses dan manfaatkan untuk proses manajemen proyek kamu. 

Template - template tersebut dapat kamu ubah sesuai dengan kebutuhan dan preferensi kamu. Misalnya, menambahkan widget Notion app untuk mendorong produktivitas penyelesaian proyek kamu. 

5. Multiple View

Apa arti fitur multiple view? Multiple view adalah fitur yang memungkinkan kamu untuk memberikan beberapa tampilan yang berbeda pada database dengan cara menambahkan layout. 

Multiple view bertujuan untuk membantu penyajian data sesuai dengan keperluan pengguna. Cara menggunakan aplikasi notion fitur multiple view yaitu dengan meng-klik “Add a new view” di sisi kanan atas.

6. Integrasi Aplikasi

Salah satu fitur utama dari Notion app yaitu integrasi aplikasi. Integrasi aplikasi Notion dapat dengan mudah dilakukan. 

Kamu bisa melakukan integrasi aplikasi dengan aplikasi lain seperti Trello, Slack, Asana, Google Drive dan aplikasi untuk edit gambar dan foto seperti Canva, dan aplikasi lainnya. Ini memudahkan pengguna untuk mengerjakan tugas atau proyek.

1. Kemudahan Kolaborasi

Keuntungan pertama dari aplikasi notion adalah kolaborasi dengan tim menjadi lebih mudah. Notion app mendukung proses kerjasama dengan cara menyediakan berbagai fitur seperti pengaturan akses, notifikasi, dan komentar. 

Dengan memanfaatkan kemudahan kolaborasi dari aplikasi Notion ini, seluruh anggota tim dapat bekerja sama secara real-time di halaman yang sama. Ini akan mempercepat penyelesaian proyek dan juga mempermudah pencapaian tujuan. Tidak perlu bingung kelewatan deadline lagi, nih! 

2. Fleksibilitas Bagi Pengguna

Berikutnya, Notion adalah aplikasi yang bisa dibilang fleksibel. Fleksibel yang dimaksud yaitu aplikasi Notion dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Fungsi Notion bisa untuk membuat catatan, halaman, tabel, template, dan database sesuai dengan keperluan. 

Tidak berhenti di situ, aplikasi Notion juga menawarkan opsi pengaturan konten dan tampilan. Misalnya, membuat wiki, mengatur tampilan galeri, daftar, kalender, dan lain-lain. Opsi ini membantu pengguna dalam mengatur informasi ke dalam format yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3. Pembatasan Izin dan Akses yang Baik

Notion app mudah sekali untuk di akses. Siapa saja bisa mengakses Notion selama sudah memiliki akun. Namun, kamu tidak perlu khawatir! Karena Notion memungkinkan kamu untuk memberikan akses yang terbatas atau izin untuk orang-orang tertentu. 

Ini termasuk salah satu keuntungan dari Notion app. Kamu bisa menentukan siapa saja yang dapat mengakses catatan tertentu dan apa saja yang dapat pengguna tersebut lakukan. Jadi, tenang saja, ya! Privasi dan keamanan data kamu terjamin di aplikasi Notion ini.

4. Digunakan Secara Global

Cara menggunakan aplikasi Notion sangatlah mudah karena Notion adalah aplikasi multiplatform. Notion dapat diakses melalui web dan dapat di-download di berbagai platform seperti desktop dan mobile.

Kemudahan pengguna untuk mengakses informasi dan mengerjakan tugas di aplikasi Notion tidak dibatasi waktu dan perangkat ini merupakan salah satu kelebihan juga. Jadi, hanya dengan laptop atau smartphone, kamu bisa mengerjakan proyek dimanapun, lho!

5. Pengaturan Informasi yang Mudah Dipahami (Settings)

Keuntungan terakhir Notion app yang dapat kamu nikmati adalah pengaturan informasi yang mudah dipahami. Karena simpel dan mudah dipahami, cara menggunakan Notion menjadi mudah dan efisien. 

Fitur-fitur tersebut meliputi Template, Multiple Views, Embed, dan Tagging. Selain itu, kamu juga bisa mengatur informasi dan tampilan halaman agar mudah dilihat.

• Ada banyak sekali template yang tersedia dan beberapa template mungkin sulit dipahami oleh pengguna baru.
• Proses navigasi yang cukup rumit sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari fitur atau tools yang dibutuhkan.
• Belum ada fitur Gantt Chart untuk manajemen proyek dan fitur untuk menambah komentar.
• Hanya dapat digunakan untuk personal atau tim kecil karena adanya fitur pembatasan akses.
• Sulit untuk digunakan tim skala besar. Namun, ada layanan berbayar yang memungkinkan pengguna untuk mengundang 100-250 guest user.

Kesimpulan

• Notion adalah sebuah aplikasi produktivitas yang membantu dalam membuat catatan dan berkolaborasi dengan tim.
• Fitur-fitur yang menunjang produktivitas dari aplikasi Notion adalah database dan spreadsheet, menulis dan membuat catatan, proyek dan tugas, beragam template, multiple view, dan integrasi aplikasi.
• 5 keuntungan Notion adalah memudahkan kolaborasi, fleksibel, dapat membatasi izin dan akses, multiplatform, pengaturan informasi yang mudah dipahami. 
• 5 kekurangan Notion adalah adanya beberapa template yang cukup sulit dipahami, navigasi yang cukup rumit, belum ada fitur Gantt Chart dan komentar, hanya dapat digunakan untuk tim kecil, serta sulit digunakan untuk tim skala besar. 

Cake adalah website untuk membuat CV terbaik yang bisa menunjukan professional branding kamu di mata HRD. Kamu bisa langsung menggunakan template CV ATS-friendly dari Cake dan download dalam bentuk PDF, 100% gratis! Selain bikin CV gratis, kamu juga bisa buat portofolio dan cari kerja dengan job portal atau aplikasi cari kerja Cake.

--- Ditulis Oleh Aileen Gabriella ---