Panduan Lengkap Onboarding Karyawan: Tips Efektif & Template Siap Pakai!

Semua karyawan baru pasti memerlukan proses untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja baru, yang dikenal juga sebagai proses onboarding. Namun, seringkali proses onboarding hanya dianggap sebagai formalitas saja, padahal proses ini dapat membawa dampak yang signifikan baik bagi karyawan baru maupun tim HR/Talent Acquisition.

Proses onboarding karyawan yang efektif tidak hanya membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat, tetapi juga dapat meningkatkan retensi karyawan hingga 82% dan produktivitas sebesar 70%. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya onboarding karyawan baru dalam mendukung kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Meskipun onboarding sangat penting bagi kesuksesan karyawan dan perusahaan, masih banyak tim HRD yang belum bisa memberikan proses onboarding yang efektif untuk karyawan baru. Hanya 12% karyawan yang merasa bahwa mereka telah mendapatkan proses onboarding yang baik. 

Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan onboarding karyawan baru yang efektif? Bagaimana cara memaksimalkan proses onboarding?

Cake telah menyusun artikel lengkap tentang strategi onboarding karyawan yang optimal.

Temukan tips dan langkah-langkah praktis untuk menciptakan proses onboarding yang sukses di sini!

Secara sederhana, onboarding adalah proses memperkenalkan karyawan baru ke suatu organisasi, perusahaan, tim, dan perannya. Proses onboarding juga dikenal sebagai Employee Onboarding. Dalam proses onboarding karyawan baru, mereka akan mempelajari/menyesuaikan diri dengan:

Proses onboarding karyawan melibatkan karyawannya untuk melengkapi segala dokumen penting dan juga melengkapi karyawan baru dengan segala kebutuhannya untuk melakukan pekerjaannya dengan baik. Selama proses onboarding, karyawan akan mempelajari dan menerapkan segala hal yang diharapkan oleh organisasi, seperti:

Jangka Waktu Program Onboarding Karyawan Baru

Proses onboarding dapat berlangsung dalam satu atau beberapa hari, beberapa minggu, beberapa bulan, hingga satu tahun. Jangka waktu program onboarding karyawan baru itu tergantung kebijakan masing-masing perusahaan/organisasi.

Tetapi, proses onboarding yang paling efektif biasanya berlangsung setidaknya beberapa bulan.

Program onboarding karyawan baru dimulai ketika kamu mendapatkan dan menerima tawaran kerja hingga saat karyawan menjadi kontributor yang produktif bagi organisasi/perusahaan. Idealnya, karyawan akan bertahan, merasa percaya diri, dan mampu memberikan performa yang baik setelah proses onboarding selesai.

Macam-macam Aktivitas dalam Program Onboarding Karyawan Baru

 Berikut adalah beberapa contoh aktivitas dalam proses onboarding:

• Tawaran pekerjaan
• Negosiasi gaji
• Mengurusi dokumen perekrutan dan dokumen penting lainnya
• Perkenalan kebijakan dan budaya organisasi
• Pelatihan kerja
• Penjelasan tentang benefit untuk karyawan selain gaji
• Tur fasilitas dalam lingkungan kantor
• Perkenalan dengan pemangku kepentingan dan tim
• Kegiatan team building

Apakah Proses Onboarding dan Masa Orientasi Karyawan Baru Sama?

Tidak sepenuhnya sama. Orientasi karyawan adalah bagian dari proses onboarding yang hanya terdiri dari satu kali acara. Sebaliknya, proses onboarding terdiri dari serangkaian acara dan pelatihan (termasuk orientasi) yang membantu karyawan baru bekerja secara produktif dalam perannya di tim dan departemennya. 

Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut ini:

Ada beragam manfaat onboarding bagi karyawan dan organisasi yang dilakukan offline maupun online:

1. Retensi Karyawan Meningkat

Organisasi dapat meningkatkan retensi karyawan yang berkualitas dalam jangka panjang ketika karyawan mendapatkan proses onboarding yang baik. Hal ini dikarenakan karyawan merasa diterima dan dibimbing oleh perusahaan, sehingga karyawan akan lebih memiliki perasaan loyalitas terhadap perusahaan.

2. Produktivitas Karyawan Meningkat

Karyawan yang merasa diikutsertakan dan yang diberi tujuan yang jelas dalam organisasi akan bekerja lebih fokus dan memberikan performa yang lebih baik. Karyawan baru pun akan merasa nyaman dalam perannya dan dalam budaya perusahaan dengan cepat.

3. Employer Branding yang Baik

Karyawan yang merasa nyaman di organisasi dari hari pertama cenderung akan memiliki kesan yang baik terhadap organisasi secara keseluruhan. Secara tidak langsung, perusahaan akan memberikan kesan employer branding yang baik dihadapan karyawan dan masyarakat sekitar.

4. Mengurangi Biaya

Strategi onboarding yang baik juga dapat mengurangi jumlah keluar masuk (turnover) karyawan, sehingga mengurangi biaya dan waktu perekrutan untuk kedepannya.

5. Karyawan Baru Terinformasikan dengan Baik

Melalui sesi onboarding, karyawan akan mendapatkan informasi yang lebih terperinci tentang tugas dan perannya dalam organisasi/perusahaan.

6. Memfasilitasi Perekrutan Jarak Jauh

Integrasi dengan karyawan jarak jauh menjadi lebih mudah dengan adanya onboarding online. Materi dan informasi pun selalu up-to-date dan dapat diakses kapan saja. Selain itu, karyawan baru yang bekerja secara remote dapat bertanya tentang informasi onboarding kapan saja.

Fase 1: Pra-onboarding

Fase pertama dalam proses onboarding dimulai saat karyawan menerima tawaran pekerjaan.

Apa yang terjadi pada proses pertama onboarding?

• Organisasi/perusahaan akan membimbing karyawan baru untuk menyelesaikan dokumen penting dalam kurun waktu tertentu.
• Jika karyawan baru saja berpindah lokasi tinggal, perusahaan akan memastikan jika karyawan memerlukan bantuan untuk menemukan tempat tinggal baru.
• Perusahaan juga dapat memberikan video atau dokumen perkenalan tentang perusahaan dan seperti apa hari pertama mereka bekerja.

Fase 2: Menyambut Karyawan Baru

Proses onboarding selanjutnya dikenal juga sebagai hari pertama bekerja, dimana perusahaan akan menyambut karyawan baru dan memberikan perkenalan agar karyawan tersebut dapat merasa nyaman dan menyesuaikan diri.

Apa yang terjadi pada fase kedua onboarding?

• Pada tahap pengenalan ini, karyawan akan diperkenalkan dengan visi, misi, value, dan budaya perusahaan. 
• Karyawan juga akan diperkenalkan dengan kebijakan perusahaan seperti waktu istirahat, asuransi, kehadiran, dan gaji.
• Tur fasilitas kantor dan lingkungan sekitarnya seperti kantin, tempat parkir, toilet, ruangan kerja, dan fasilitas medis.
• Perkenalan karyawan baru dengan rekan kerja, timnya, dan pemegang kepentingan lainnya

Fase 3: Masa Orientasi Awal

Di tahap ketiga proses onboarding, karyawan akan mulai bersosialisasi dengan rekan tim dan lingkungan sekitarnya.

Apa yang terjadi pada fase ketiga onboarding?

• Penyesuaian antara karyawan baru dengan rekan kerja dan alat-alat yang akan digunakan untuk menyelesaikan tugasnya.
• Perkenalan karyawan dengan tujuan tim dan individu untuk departemen dan perusahaan.
• Perkenalan karyawan dengan peran individualnya dan peran dalam tim seperti alur kerja mereka dalam mengerjakan suatu tugas atau proyek.

Fase 4: Masa Pelatihan

Fase pelatihan yang baik sangat penting untuk mengurangi jumlah keluar masuk (turnover) karyawan. Dengan pemberian pelatihan yang baik, karyawan akan mengetahui bagaimana mereka dapat memberikan performa yang baik dan mencapai kesuksesan. 

Alhasil, karyawan akan termotivasi, serta kepercayaan dan hubungan antara karyawan baru dengan perusahaan akan terbentuk.

Apa yang terjadi pada proses keempat onboarding?

• Pemberian pelatihan karyawan baru tentang tugas yang akan mereka kerjakan.
• Perusahaan akan membantu karyawan baru untuk membiasakan diri dengan alat atau sistem yang biasa digunakan perusahaan.
•  Karyawan akan berkolaborasi dengan tim dan mulai mengerjakan tugas pertamanya.

Fase 5: Mempermudah Transisi Karyawan ke Peran Barunya 

Proses terakhir onboarding dimaksudkan untuk membantu proses transisi dari peran karyawan baru menjadi karyawan tetap. Ini ditandai dengan meningkatnya tugas karyawan dan keakrabannya dengan rekan tim.

Tahap ini biasanya berlangsung selama satu bulan atau bahkan tiga bulan. Dalam tahap terakhir, performa karyawan baru akan sangat diperhatikan untuk proses evaluasi di akhir proses onboarding.

 Apa yang terjadi pada fase kelima onboarding?

• Perusahaan akan mengobservasi performa kerja karyawan.
• Karyawan akan diberikan mentor yang merupakan karyawan senior untuk membimbing karyawan baru dalam aktivitasnya di tempat kerja.
• Karyawan baru dan mentor akan memiliki jadwal rapat khusus secara rutin.
• Kualitas dan performa karyawan baru akan dievaluasi setelah satu atau tiga bulan.

Tips onboarding berikut sangat berguna bagi tim HRD yang sedang merekrut karyawan baru. Berikut beberapa strategi untuk membuat proses onboarding lebih efisien:

1. Manfaatkan Teknologi dan Sesuaikan Proses Onboarding untuk Karyawan Baru

Tips onboarding yang pertama adalah manfaatkan teknologi yang ada seperti menggunakan perangkat lunak (software) onboarding atau menggunakan strategi video onboarding untuk membantu karyawan baru merasa nyaman dengan pekerjaannya. 

Selain itu, ini juga akan membantu tim HRD menghemat waktu dalam tugas-tugas administratif. Selain itu, dengan memanfaatkan onboarding software, perusahaan dapat mempelajari lebih lanjut tentang karyawan baru mereka.

Contohnya, memberikan kopi kesukaan karyawan baru di hari pertamanya di atas mejanya. Ini merupakan personalisasi kecil yang bermakna dan dapat mengubah kesan karyawan tentang perusahaan dalam jangka panjang.

Berikut adalah beberapa contoh software onboarding:

• Zenefits
• Talmundo
• Trello
• BambooHR

2. Tinjau Metrik Onboarding

Tips onboarding yang kedua adalah mengukur metrik onboarding. Proses onboarding karyawan yang baik biasanya melibatkan metrik yang relevan untuk membantu melacak dan mengukur efektivitas proses onboarding karyawan baru.

Berikut adalah beberapa metrik yang penting untuk diukur:

• Biaya
• Tingkat keterlibatan
• Biaya pelatihan dan hasilnya untuk karyawan baru
• Tingkat keberhasilan
• Retensi karyawan

3. Diskusikan Segala Hal yang Diperlukan dan Lewati yang Tidak Penting

Penting untuk tim HRD dalam perusahaan memberitahu apa saja yang wajib dilakukan dan apa saja yang opsional dalam proses onboarding. Tetapi, ini akan tergantung pada apa yang dipilih karyawan seperti komponen kompensasi, tunjangan, pengaturan kerja, dan lain-lain.

Contohnya, mengetahui tentang budaya perusahaan merupakan kewajiban bagi setiap karyawan, tetapi memahami peraturan fasilitas tempat tinggal mungkin tidak diperlukan bagi karyawan baru yang tidak memerlukannya.

4. Sediakan Jadwal Onboarding yang Lengkap

Tips onboarding yang terakhir adalah gunakan jadwal template atau buat jadwal onboarding yang berisikan kegiatan onboarding dan hal-hal apa saja yang akan dilakukan di hari pertama atau dalam beberapa bulan ke depan.

Bagikan jadwal onboarding dengan karyawan baru agar mereka bisa menyiapkan diri dengan baik. Ini akan meningkatkan efisiensi proses onboarding serta mengurangi stress dari kedua sisi.

Template Onboarding Karyawan Baru

Kesimpulan

• Onboarding adalah proses perkenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan suatu organisasi, perusahaan, tim, dan perannya.
• Proses onboarding dapat berlangsung dalam satu atau beberapa hari, beberapa minggu, beberapa bulan, hingga satu tahun.
• Proses onboarding karyawan baru terdiri dari serangkaian acara, termasuk masa orientasi karyawan.
• Ada 5 fase dalam proses onboarding karyawan, yaitu: pra-onboarding, penyambutan karyawan baru, masa orientasi, masa pelatihan, dan masa transisi karyawan ke peran barunya.

Cake adalah situs lowongan kerja dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama dan temukan kandidat berkualitas di Cake! Atau biarkan kami jadi Recruitment Consultant untuk membantu Anda menemukan talenta yang terbaik. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis oleh Cindy Graciella ---