Onboarding là gì? 4 giai đoạn của quy trình đào tạo nhân viên mới

Tìm kiếm và tuyển dụng nhân tài cho doanh nghiệp chỉ là một phần rất nhỏ trong quá trình xây dựng đội ngũ nhân viên hiệu quả. Để có thể giữ chân nhân viên mới và khích lệ họ tối đa năng suất làm việc, doanh nghiệp của bạn còn cần tới một chiến lược nhân sự khác nữa: onboarding. Vậy onboarding là gì mà các trải nghiệm tích cực của nhân sự mới sẽ góp phần củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng, giúp thu hút và duy trì nhân tài một cách rất tự nhiên. 

Cùng tìm hiểu về quy trình onboarding và cách đào tạo nhân viên mới hiệu quả doanh nghiệp bạn có thể áp dụng nhé!

Onboarding, còn được gọi là quy trình đào tạo nhân viên mới, là quá trình chuyển hóa nhân viên mới thành một thành viên của “đại gia đình” doanh nghiệp. Quá trình chào đón nhân sự mới này thường bắt đầu sau khi ứng viên chấp nhận thư mời làm việc và kéo dài trong khoảng 3 tháng đầu tại công ty. Mục tiêu chính của onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc và công việc, đồng thời thiết lập sợi dây gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp.

Tuy không còn xa lạ trong lĩnh vực nhân sự nhưng không phải ai cũng thực sự nắm được bản chất và ý nghĩa thực sự của quy trình onboarding. 

❌ Hiểu lầm #1: Onboarding chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn, thậm chí chỉ nên gói gọn vỏn vẹn trong … một ngày duy nhất. 

Nhìn nhận về onboarding như vậy sẽ kéo theo nhiều hệ quả không tốt, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác quản trị và phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp. Onboarding là một quá trình liên tục, đòi hỏi quy trình đào tạo nhân viên mới bài bản, chuyên nghiệp và có thể kéo dài trong vài tháng, thậm chí nửa năm. 

❌ Hiểu lầm #2: Onboarding là giới thiệu nhân viên mới và thông báo nhân sự mới.

Onboarding không đơn giản chỉ là giới thiệu người mới. Một quy trình onboarding thành công ngoài hướng dẫn công việc cho nhân viên mới, nên bao gồm cả hoạt động giới thiệu cho nhân sự mới về giá trị, văn hóa và sứ mệnh của công ty. Điều này vừa giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn với môi trường làm việc, vừa mang tính định hướng để họ tự điều chỉnh phong cách làm việc sao cho hướng tới mục tiêu chung của tập thể.

❌ Hiểu lầm #3: Onboarding chỉ dành cho sinh viên mới tốt nghiệp hay nhân sự ở cấp entry-level. 

Càng là với nhân sự nắm giữ các chức vụ quan trọng trong công ty, chúng ta càng nên lưu tâm tới quy trình onboarding dành cho họ. Bởi sau này, chính các vị trí này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên cho doanh nghiệp, cũng như quy trình đào tạo nhân viên mới thuộc phạm vi quản lý của mình.

Thực hiện đúng và tốt quy trình onboarding đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty, ví dụ:

• Tăng năng suất làm việc: Một quy trình onboarding tích hợp đào tạo kỹ năng sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với phong cách làm việc của doanh nghiệp, hiểu rõ nhiệm vụ và kỳ vọng công ty dành cho mình. Các yếu tố này sẽ là bệ phóng để họ làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn.
• Gắn kết nhân viên với đội nhóm: Chào đón nhân sự mới là hoạt động cần tới sự tham gia của từng thành viên trong phòng, ban mà nhân viên đó sẽ làm việc cùng. Do vậy,  onboarding sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và quan tâm, từ đó gắn kết hơn với tập thể, đội nhóm.
• Giữ chân nhân viên: Quy trình onboarding hiệu quả sẽ làm cho nhân sự mới cảm thấy kết nối hơn với công ty khi thành công chuyển hóa họ thành “người trong nhà”. Kết nối càng chặt chẽ, sự hài lòng của nhân viên càng cao, dẫn đến giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Duy trì văn hóa doanh nghiệp: Onboarding giúp nhân viên mới hiểu được các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, để từ đó họ ý thức mạnh mẽ hơn về mục tiêu chung. Lúc này, chính nhân viên mới sẽ là nhân tố duy trì và đóng góp cho văn hóa doanh nghiệp.
• Nâng cao hình ảnh nhà tuyển dụng: Trải nghiệm tích cực xuyên suốt quy trình onboarding của nhân sự mới sẽ mang đến “tiếng thơm” cho công ty, khiến công ty trở nên hấp dẫn hơn trong mắt ứng viên và củng cố hình ảnh nhà tuyển dụng của mình.

Onboarding process là quy trình bao gồm các nhiệm vụ như: hoàn thành thủ tục giấy tờ hành chính, giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong phòng ban, tập huấn kỹ năng làm việc (nếu cần thiết) và giới thiệu về các chính sách, thủ tục của công ty. Bên cạnh đó, thông qua quy trình onboarding, công ty cần nêu rõ các mục tiêu và kỳ vọng dành cho nhân viên mới.

Trước khi triển khai quy trình onboarding, công ty nên trả lời các câu hỏi sau để đạt được hiệu quả như mong muốn:

1. Thời điểm bắt đầu onboarding là khi nào?
2. Quy trình onboarding sẽ kéo dài trong bao lâu?
3. Điều gì nên là ấn tượng đầu tiên của nhân viên mới về công ty?
4. Nhân viên mới cần biết gì về văn hóa và môi trường làm việc?
5. Phòng ban, cá nhân nào tham gia vào quy trình onboarding?
6. Công ty muốn đặt mục tiêu gì cho nhân viên mới sau khi kết thúc onboarding?
7. Làm thế nào để đo lường hiệu quả của quy trình onboarding?

4 giai đoạn của quy trình đào tạo nhân viên mới  

1. Trước khi onboarding 

Trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên, phòng Nhân sự cần thu thập các giấy tờ và thông tin của nhân viên mới, cũng như chuẩn bị tài liệu cần thiết cho công tác chào mừng nhân viên mới. 

2. Giai đoạn định hướng 

Giai đoạn này thường diễn ra trong tuần đầu tiên của nhân viên mới. Tại đây, nhân viên mới được giới thiệu với phòng ban và toàn công ty, được hướng dẫn về nội quy, chính sách. Họ có thể được tập huấn sử dụng công cụ làm việc, hệ thống hoặc quy trình cần thiết cho công việc.

3. Giai đoạn hòa nhập

Giai đoạn hòa nhập giúp nhân viên mới thích nghi với công việc và văn hóa doanh nghiệp. Các hoạt động trong giai đoạn này gồm thiết lập mục tiêu, đào tạo và theo dõi, quan sát để đảm bảo rằng họ đang thích nghi tốt với môi trường làm việc.

4. Giai đoạn phát triển

Ở giai đoạn này, nhân viên mới cần được tạo mọi điều kiện để phát triển. Mục tiêu của giai đoạn này là giúp họ thấm nhuần văn hóa và giá trị của công ty, thúc đẩy mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp, quản lý và khuyến khích họ đóng góp vào mục tiêu chung của công ty. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc lý tưởng. 

Muốn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả, bạn cần lưu ý 6 điểm sau đây:

📍Tham khảo mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới

Dù phức tạp hay đơn giản, công ty vẫn cần thiết kế một quy trình onboarding bài bản, chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới từ các doanh nghiệp cùng lĩnh vực kinh doanh để học hỏi và điều chỉnh sao cho phù hợp.

📍Soạn thảo thư chào mừng nhân viên mới ấn tượng

Thư chào mừng nhân viên mới ấn tượng sẽ cho nhân viên mới cảm thấy được chào đón. Trong thư nên đề cập tới thời gian bắt đầu kèm theo các thủ tục họ cần hoàn thành.

📍Chuẩn bị trước cho onboarding

Các giấy tờ hành chính, địa chỉ email công ty, phần mềm nghiệp vụ, v.v. nên ở trạng thái sẵn sàng để quy trình onboarding diễn ra nhanh chóng hơn. Nếu không quá phức tạp, bạn có thể hướng dẫn nhân viên mới hoàn thành trước khi đến.

📍Thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp

Onboarding đòi hỏi nỗ lực của cả tập thể, chứ không chỉ riêng phòng Nhân sự. Hãy đảm bảo rằng các nhân viên trong phòng ban, quản lý trực tiếp và thậm chí lãnh đạo cấp cao hiểu rõ quy trình đào tạo nhân viên mới và vai trò của họ trong quy trình onboarding.

📍Hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi

Nhân viên mới cần nhận được sự giúp đỡ và động viên, góp ý từ quản lý, đồng nghiệp trong suốt quy trình onboarding. Sự hiện diện của họ sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy an tâm và được chào đón. Tour tham quan công ty hay cùng nhau ăn trưa có thể là khởi đầu tuyệt vời đấy!

📍Thể hiện văn hóa doanh nghiệp

Mọi hoạt động diễn ra trong quy trình onboarding cần gắn kết chặt chẽ với văn hóa doanh nghiệp. Chia sẻ lịch sử phát triển, nhấn mạnh sứ mệnh và giá trị của công ty - những điều này sẽ giúp nâng cao sự gắn kết với tập thể ở nhân viên mới.

Trong bài viết của mình, Greg Furstner, thành viên hội đồng tạp chí Forbes với 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, đã chia sẻ rằng nhân viên mới sẽ nhớ rất kỹ cách mình được chào đón. Nếu quy trình onboarding được thực hiện tốt, họ sẽ có ấn tượng tốt về công ty, tác động tích cực tới hình ảnh tuyển dụng của công ty trên thị trường lao động.

--- Tác giả: Yifang ---