Cara Melakukan Orientasi Karyawan Baru di Perusahaan!

Proses rekrutmen yang dilaksanakan oleh HR tidak hanya berhenti di tahap interview saja, tetapi HR juga perlu menjalankan program orientasi karyawan baru dalam rangka menyambut para karyawan baru. Hal-hal apa saja yang dilakukan ketika orientasi karyawan baru? Sederhananya, orientasi karyawan adalah proses dimana karyawan baru akan dikenalkan kepada posisi, rekan kerja, dan perusahaan. 

Masa orientasi adalah salah satu tahap yang tidak boleh dilewati. Jika karyawan baru tidak mengikuti orientasi kerja, karyawan akan mengalami kesulitan dalam menyesuaikan dirinya dengan peran baru, budaya dan lingkungan perusahaan. 

Untuk kamu yang akan menjadi karyawan baru, baca lebih lanjut artikel Cake ini untuk memahami lebih lanjut tentang orientasi karyawan baru. Di artikel ini, kamu akan menemukan berbagai informasi mulai dari pengertian, tujuan, hingga contoh orientasi karyawan baru.

Orientasi adalah masa penyesuaian diri agar dapat berperilaku dengan benar di tempat baru. Jadi, orientasi karyawan baru atau orientasi kerja adalah tahap pengenalan karyawan baru terhadap tempat kerja barunya, seperti:

• Tujuan perusahaan
• Visi dan misi perusahaan
• Budaya perusahaan
• Kebijakan, prosedur, dan aturan perusahaan
• Tugas dan tanggung jawab karyawan baru
• Benefit yang dapat diterima oleh karyawan setelah bergabung
  

Orientasi kerja adalah salah satu tahap penting dalam memulai peran baru di tempat kerja yang baru. Manfaat orientasi karyawan yaitu membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan peran baru serta menyiapkan diri dalam hal menghadapi tim dan departemen baru. Orientasi karyawan baru memberi kesempatan untuk mengenal tugas, tanggung jawab, rekan kerja, dan lingkungan kerja. 

Selain manfaat yang sudah disebutkan di atas, program orientasi karyawan baru juga ditujukan untuk membuat karyawan merasa diterima dan mengurangi kecemasan karena ekspektasi terhadap perusahaan menjadi lebih jelas. Dengan ini, karyawan baru akan dengan cepat merasa nyaman dengan tempat kerja barunya sehingga risiko pergantian karyawan juga terhindari.

Proses orientasi SDM umumnya dilaksanakan oleh supervisor dan tim HR di awal masa kerja karyawan baru. Prosesnya bisa berupa formal maupun informal dan bisa berlangsung selama satu minggu hingga satu bulan, bergantung pada kebijakan perusahaan.

Biasanya, program orientasi karyawan baru terdiri dari 3 tahap, yaitu:

1. Pre-arrival atau sebelum kedatangan: tim HR akan membagikan hal-hal yang perlu dipelajari terlebih dahulu sebelum karyawan bergabung dengan perusahaan. Informasi tersebut bisa berupa tujuan, budaya, kebijakan, dan informasi lainnya terkait perusahaan.
2. Encounter atau proses onboarding: karyawan baru akan mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang perusahaan. Selain itu, karyawan akan dihadapkan langsung dengan situasi bahwa harapan dan realitas bisa jadi berbeda.
3. Metamorphosis atau tahap penyesuaian: tahap dimana karyawan baru harus belajar menyesuaikan diri di perusahaan. Karyawan akan dilatih untuk bekerja secara efektif dan memiliki kinerja yang baik.

Sebelum memulai perannya di perusahaan, karyawan baru wajib mengikuti orientasi karyawan. Program orientasi karyawan baru diadakan dengan tujuan sebagai berikut:

• Memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru (struktur organisasi, tujuan, misi, dan visi perusahaan)
• Memberikan pemahaman kepada karyawan terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya 
• Memperkenalkan kebijakan, prosedur, serta peraturan di perusahaan
• Mengurangi rasa cemas karyawan baru saat pertama kali bergabung
• Meningkatkan rasa percaya diri dan menyiapkan kondisi mental karyawan baru
• Memperkenalkan lingkungan kerja (lokasi, keamanan, fasilitas, dan rekan kerja)
• Memberikan kesempatan karyawan baru untuk berinteraksi dengan rekan kerja
• Membuat karyawan baru merasa nyaman dan diterima di dalam lingkungan kerja
• Meningkatkan citra perusahaan

Istilah orientasi karyawan dengan onboarding seringkali tertukar. Kedua istilah ini berbeda, tetapi keduanya memiliki hubungan. 

Onboarding adalah proses yang dimulai segera setelah kandidat menandatangani job offer letter hingga karyawan baru menempati posisinya. Onboarding akan berakhir ketika karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan mandiri. Sebaliknya, orientasi karyawan adalah bagian dari proses onboarding. Orientasi karyawan baru berfokus pada karyawan baru pada hari atau minggu pertama kerja.

Jadi, onboarding memerlukan proses yang lebih lama dibandingkan dengan orientasi karyawan baru. Namun, kedua hal ini memiliki tujuan yang sama, yaitu agar karyawan baru familiar dengan perusahaan, rekan kerja, dan pekerjaannya.

1. Buat Agenda Orientasi Karyawan Baru

Supaya program orientasi karyawan baru berjalan dengan lancar, tim HR perlu membuat agenda dan menyiapkan materi. Materi orientasi kerja bisa berisi panduan, kebijakan perusahaan, prosedur, aturan, dan informasi lainnya.

Tim HR juga perlu menentukan siapa saja yang akan terlibat dalam proses ini. Misalnya, memberikan tugas kepada tim IT untuk menyiapkan komputer dan alamat email karyawan baru. Selain itu, juga diperlukan untuk memberi tahu anggota tim lainnya mengenai kedatangan karyawan baru. Dengan ini, setiap orang yang terlibat dapat menjalankan tugas masing-masing dengan efisien.

2. Susun Program Orientasi untuk Karyawan Baru

Perencanaan yang baik mendorong kesuksesan pelaksanaan program. Mulailah dengan menyusun program orientasi karyawan baru yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Tim yang bertanggung jawab melaksanakan orientasi karyawan perlu memikirkan apakah orientasi akan dilakukan secara online atau offline, bagaimana cara mengolah materi, berkoordinasi dengan tim lain, hingga bagaimana caranya agar orientasi karyawan berlangsung dengan baik.

3. Email Karyawan Baru Sebelum Orientasi

Setelah program sudah siap, kirimlah email kepada karyawan baru tersebut sebelum orientasi kerja dimulai. Akan lebih baik lagi jika tim mengirimkan sebuah daftar pekerjaan yang nantinya akan dikerjakan oleh karyawan baru dan memberitahu untuk menghubungi tim HR jika ada pertanyaan lebih lanjut. Karyawan baru akan merasa lebih nyaman dan karyawan baru juga dapat menyiapkan diri sebelum masuk hari pertama kerja.

4. Sambut Karyawan Baru

Untuk mengurangi rasa cemas karyawan baru, berikan sambutan yang hangat ketika orientasi SDM dimulai. Perkenalkan karyawan baru kepada manager, supervisor, anggota tim, dan rekan kerja lainnya. 

Agar karyawan baru merasa nyaman dengan lingkungan kerja yang baru, beri sebuah tur untuk mengenalkan area kerja, ruang istirahat, kafetaria, toilet, tempat parkir, dan fasilitas lainnya. Tur kantor ini juga akan menghindari karyawan baru untuk berkeliaran di hari-hari pertama kerja.

5. Perkenalkan Perusahaan dan Pekerjaannya

Selanjutnya, perkenalkan perusahaan dan pekerjaan kepada karyawan baru. Perkenalan perusahaan termasuk nilai, visi misi, budaya perusahaan, hingga sejarah dan perkembangan perusahaan. Sampaikan juga informasi terkait dengan kebijakan perusahaan, seperti aturan kehadiran, kode etik, aturan di dalam kantor, dan lain-lain.

Selama orientasi kerja berlangsung, juga diperlukan untuk menjelaskan dengan jelas mengenai apa saja yang akan menjadi tugas dan tanggung jawab karyawan baru tersebut. Berikan sebuah gambaran mengenai alur kerja dan kontribusi pekerjaan tersebut terhadap tujuan perusahaan.

6. Jadwalkan Training Karyawan

Terakhir, buatlah jadwal training atau pelatihan karyawan sesuai dengan perannya di perusahaan. Pelatihan karyawan baru penting dalam mendukung kinerja yang baik. Biasanya, perusahaan memiliki SOP, tools, perangkat lunak, dan penggunaan alat yang berbeda-beda. Dengan adanya training, karyawan baru dapat bekerja sesuai dengan harapan yang ingin dicapai.

Setiap perusahaan memiliki cara dan kebijakan masing-masing dalam hal pelaksanaan program orientasi karyawan baru. Ada yang dilakukan secara offline, ada juga yang diadakan secara online. Terkadang, ada perusahaan yang melaksanakan orientasi karyawan secara singkat, tetapi ada juga yang membutuhkan satu hari. 

Berikut adalah contoh pelaksanaan orientasi kerja secara offline:

1. Mengirim Email Selamat Datang

Kirimkan email selamat datang sebelum hari pertama karyawan baru masuk kerja. Email ini bisa berisi sambutan hangat, informasi penting seperti alamat email kerja, dan hal-hal yang perlu disiapkan terlebih dahulu.

2. Pendahuluan

Di hari pertama karyawan baru, jelaskan agenda untuk hari itu sebagai pendahuluan dari orientasi. Berilah penjelasan tentang tim, perannya dalam tim, budaya, struktur organisasi, dan visi misi perusahaan.

3. Peraturan

Pastikan bahwa karyawan baru memahami peraturan perusahaan dan peraturan dalam kantor ketika bekerja sama dengan tim. Hal ini termasuk kode etik, kebijakan privasi, kebijakan keamanan, dan lain-lain.

4. Pelatihan Teknis

Tahap ini termasuk penyampaian informasi terkait dengan produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan, sistem informasi, hingga alat dan software yang akan digunakan oleh karyawan baru dalam memenuhi tugas dan tanggung jawabnya.

5. Sesi Tanya Jawab

Di sesi ini, karyawan baru akan diberi kesempatan untuk bertanya tentang perannya, perusahaan, atau hal lain yang ingin diperjelas. Melalui sesi tanya jawab, terjadinya kecemasan dan kesalahpahaman akan terhindar.

6. Tur Kantor secara Fisik

Tim HR akan mengajak karyawan baru untuk berkeliling sekitar kantor dan memperkenalkan meja karyawan dan fasilitas-fasilitas yang bisa dinikmati. Fasilitas tersebut bisa berupa ruang makan, kantin, gym, toilet, snack corner, dan lain-lain.

7. Perkenalan dengan Tim

Karyawan akan diperkenalkan dengan tim yang akan menjadi rekan kerjanya di kantor. Kemudian, karyawan akan dipasangkan dengan seorang mentor untuk membantu karyawan baru merasa nyaman dan lebih cepat beradaptasi di tempat kerja baru.

Kesimpulan

Sekarang kamu sudah paham bagaimana cara melaksanakan program orientasi karyawan baru yang baik, bukan? 

Masa orientasi adalah salah satu proses yang penting dalam perekrutan dan membuat karyawan baru merasa diterima dan nyaman di tempat baru. Jadi, untuk kamu tim yang bertanggung jawab dalam melaksanakan orientasi karyawan, rencanakan program dengan baik, ya! 

Sedangkan untuk karyawan baru, kamu tidak perlu cemas, ikutilah orientasi kerja dan training dengan baik, pasti lancar!

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

--- Ditulis Oleh Aileen Gabriella ---