Panduan Penilaian Kinerja Karyawan: Kriteria, Indikator, dan Langkah

Setiap perusahaan pasti memiliki metode tersendiri untuk penilaian kinerja karyawan. Namun, dalam proses penilaian kinerja karyawan ini, bisa menjadi hal yang sulit bagi pihak manajer maupun karyawan itu sendiri. 

Tujuan penilaian kinerja karyawan adalah untuk meningkatkan kinerja dan saling mendukung dalam upaya evaluasi karyawan. Evaluasi kinerja karyawan bisa membantu karyawan dan manajer untuk memahami apa yang sudah dilakukan dan apa yang perlu ditingkatkan. 

Proses penilaian kinerja pegawai ini terkadang dikaitkan dengan pemberian kompensasi atau promosi jabatan. Jika penilaian karyawan memuaskan, maka karyawan bisa mendapatkan kenaikan jabatan. Untuk mempermudah cara menilai kinerja karyawan, penting untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan penilaian karyawan, indikator penilaian kinerja karyawan, dan lihat juga contoh evaluasi kinerja karyawan.

Penilaian kinerja karyawan adalah suatu proses penilaian karyawan yang sering kali menggabungkan elemen tertulis dan lisan. Dimana pihak manajemen perusahaan akan mengevaluasi dan memberikan umpan balik atas kinerja karyawan. Metode penilaian kinerja juga berhubungan dengan langkah-langkah untuk meningkatkan atau mengarahkan aktivitas sesuai kebutuhan.

Tujuan penilaian kinerja adalah untuk meninjau kembali untuk mengetahui perkembangan karyawan, yang biasanya dilakukan dalam waktu setahun sekali ataupun setiap kuartal. Evaluasi kinerja karyawan juga penting untuk membantu staf meningkatkan kinerja mereka, dan mengetahui bagian mana yang perlu ditingkatkan lagi.

"Inti dari penilaian kinerja adalah adanya umpan balik yang memungkinkan orang menilai apakah mereka melakukan hal yang benar dan bekerja dengan baik sesuai budaya perusahaan," ujar Ravi Bhogaraju, Global Head Talent & Development Archroma. 

Cara mengukur kinerja karyawan sangat beragam. Ada perusahaan yang mengukur pencapaian karyawan dalam bentuk angka, ada juga perusahaan yang melihat kualitas kerja karyawan.  

Beberapa manfaat dan tujuan penilaian kinerja:

• Menyediakan informasi untuk membuat keputusan terkait kenaikan jabatan, atau pemindahan posisi
• Memberikan data yang diperlukan untuk identifikasi kebutuhan program pelatihan karyawan 
• Membantu untuk konfirmasi keputusan terkait karyawan yang telah menyelesaikan masa probation
• Memfasilitasi komunikasi antara manajer dan divisi terkait karyawan tersebut

"Semakin tinggi Anda dalam suatu organisasi, semakin bergantung Anda pada kinerja bawahannya. Realitas ini memiliki implikasi bagi apa yang harus dilakukan manajer sebelum, selama, dan setelah penilaian kinerja."

Frank V. Cespedes, Senior Lecturer Harvard Business School

Sebelum mengevaluasi kinerja karyawan, penting bagi perusahaan untuk memahami apa saja yang menjadi indikator utama dalam penilaian tersebut. Tanpa adanya tolok ukur yang jelas, penilaian kinerja bisa menjadi subjektif dan tidak konsisten. Inilah mengapa menentukan indikator penilaian yang tepat sangatlah krusial.

Indikator-indikator ini tidak hanya membantu dalam menilai seberapa baik karyawan menjalankan tugasnya, tetapi juga memberikan gambaran tentang kontribusi mereka terhadap tujuan jangka panjang perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa indikator yang menunjukkan contoh penilaian kinerja karyawan pada perusahaan dengan baik: 

1. Komunikasi

Pengukuran kinerja karyawan ini menilai keakuratan dan komunikasi profesional dalam setiap pekerjaan.

✅ Contoh komunikasi yang baik:

• Komunikasi verbal dan tertulis yang jelas
• Rutin follow-up email atau kebutuhan customer
• Merespon rekan kerja dan juga manajer
• Kemampuan untuk merepresentasikan konsep, ide, dan saran 

 ❌ Komunikasi yang buruk berarti:

• Ketidakmampuan dalam merumuskan masalah dan pemecahannya
• Respon tidak cakap dalam menanggapi permintaan rekan kerja
• Komunikasi tertulis termasuk salah ketik, atau konten kalimat yang tidak sesuai dengan topik

2. Kerja Tim

Rekan kerja yang bisa bekerjasama secara efektif, biasanya memberi kontribusi besar dalam pekerjaan tim.

✅ Contoh penilaian kinerja karyawan berdasarkan kerja tim adalah:

• Berpartisipasi dalam brainstorm dengan tim 
• Memiliki inisiatif untuk mengambil bagian dalam proyek tim
• Mengutarakan opini dalam kerja grup jika dibutuhkan
• Menautkan hasil kerja orang lain
• Mendukung ide sesama rekan kerja
• Bersedia menjalankan posisi yang orang lain tidak ingin lakukan

❌ Kerjasama tim yang tidak baik melingkupi:

• Tidak bersedia berpartisipasi dalam kerjasama tim
• Sikap buruk terhadap tujuan proyek atau tujuan tim
• Kurangnya partisipasi dalam setiap proyek
• Keengganan untuk berbagi hasil kerja atau lari dari tanggung jawab

3. Kualitas Kerja

Kualitas kerja karyawan bisa dilihat dari evaluasi karyawan secara berkala. Apakah berjalan dengan baik? Apakah detail pekerjaan selesai tepat waktu? Kamu juga bisa lihat penilaian kinerja karyawan dari para klien.

✅ Contoh penilaian karyawan berdasarkan kualitas kerja:

• Ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan
• Tidak hanya mementingkan kuantitas tapi juga kualitas 
• Pekerjaan dapat selesai dengan minim kesalahan
• Dapat menyelesaikan masalah dalam lingkungan kerja
• Tidak bergantung pada orang lain 

❌ Kualitas kerja yang tidak baik adalah:

• Sering menunda-nunda pekerjaan, karena beranggapan masih ada hari besok
• Mengerjakan pekerjaan sampai lembur karena pada jam kerja kurang produktif
• Menyelesaikan banyak pekerjaan sekaligus, tetapi hasilnya tidak maksimal
• Banyak kesalahan dalam menyelesaikan pekerjaan
• Bergantung pada rekan kerja lain ketika menyelesaikan proyek

4. Kehadiran

Tingkat kehadiran mencerminkan karyawan yang disiplin. Karyawan yang menaati kehadiran di kantor, biasanya menunjukkan karyawan yang patuh pada regulasi perusahaan dan menjalankan peraturan perusahaan.

✅ Cara mengukur kinerja karyawan berdasarkan indikator kehadiran:

• Hadir dalam kurun waktu bekerja yang ditentukan perusahaan
• Datang tepat waktu sesuai kesepakatan bekerja
• Jika berhalangan kerja, memiliki alasan rasional untuk menunda pekerjaan sementara waktu
• Bekerja dengan produktif dalam jam kerja yang berlaku

❌ Contoh penilaian karyawan yang buruk adalah:

• Sering datang terlambat ke kantor
• Telat menyelesaikan pekerjaan 
• Sering meninggalkan kantor untuk alasan pribadi
• Tidak bekerja produktif di jam kerja yang berlaku

5. Bertanggung Jawab

Meskipun tanggung jawab merupakan penilaian kinerja karyawan yang tidak bisa dilihat, tetapi kamu bisa mengukur tingkat tanggung jawab seseorang dari beberapa hal berikut.

✅ Indikator tanggung jawab yang baik:

• Keterlibatan karyawan dalam menyelesaikan proyek
• Mengerjakan dengan baik pekerjaan yang telah didelegasikan 
• Menyelesaikan pekerjaan yang telah dimulai 
• Memiliki rasa empati terhadap rekan kerja yang lain untuk keberhasilan kerja tim

❌ Karyawan yang tidak menunjukkan tanggung jawab yang baik:

• Menyerahkan pekerjaan kepada orang lain
• Menyalahkan rekan kerja jika ada kesalahan, agar tidak disalahkan manajer
• Tidak menyelesaikan pekerjaan yang telah dimulai, atau melalaikan sebuah pekerjaan
• Tidak menunjukkan empati terhadap tujuan proyek atau tujuan perusahaan

6. Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Memecahkan masalah dan mengambil keputusan dengan cepat dan tepat memang tidak mudah. Namun seorang karyawan, apalagi calon pemimpin, harus memiliki nalar untuk bisa memecahkan masalah serta mengambil keputusan.

✅ Indikator pemecaham masalah dan pengambilan keputusan yang baik:

• Bisa merumuskan masalah dan menyarankan solusi terbaik
• Membuat keputusan dengan cepat dan tepat
• Mampu membagi tugas dengan adil kepada rekan kerja
• Kemampuan mencari bantuan jika diperlukan secara cepat

❌ Jika tidak memiliki kemampuan memecahkan masalah, maka karyawan cenderung memiliki sifat sebagai berikut:

• Kewalahan jika berhadapan dengan masalah 
• Tidak bisa bekerja dalam tekanan dan cenderung lebih mudah stress
• Bimbang dalam menentukan pilihan dan keputusan yang tepat untuk perusahaan
• Bingung harus meminta bantuan kepada siapa ketika membutuhkan bantuan

Kriteria penilaian kinerja karyawan dapat dilihat sebagai penilaian terhadap aspek-aspek dasar yang menunjukkan apakah seorang karyawan tidak hanya memenuhi peran mereka, tetapi juga sesuai dengan budaya perusahaan (culture fit). Berbeda dari indikator yang mengukur hasil spesifik dari tindakan karyawan, kriteria lebih menitikberatkan pada prinsip-prinsip yang melekat pada perilaku atau pendekatan seorang individu dalam pekerjaannya, seperti kesesuaian dengan nilai-nilai perusahaan, sikap terhadap tim, dan motivasi intrinsik.

Mengukur kriteria yang lebih subjektif ini dapat mencakup aspek seperti:

1. Cultural Alignment (Kesesuaian Budaya):

Menilai apakah nilai-nilai pribadi dan perilaku karyawan sesuai dengan nilai-nilai inti perusahaan. Karyawan yang memenuhi kriteria ini cenderung memiliki dampak positif pada lingkungan kerja dan mendukung tujuan jangka panjang organisasi.

2. Komitmen Terhadap Pembelajaran:

Seorang karyawan yang menunjukkan keinginan untuk terus belajar dan beradaptasi dianggap memenuhi kriteria penting ini. Hal ini sejalan dengan tren terkini, di mana Forbes melihat karyawan yang proaktif dalam pengembangan diri cenderung meningkatkan performa tim secara keseluruhan karena mereka membawa ide-ide segar dan kemampuan baru ke dalam pekerjaan.

3. Motivasi dan Inisiatif:

Penilaian terhadap tingkat motivasi internal karyawan, apakah mereka secara proaktif mengambil inisiatif tanpa diminta. Ini sering menjadi indikator dari seberapa besar seorang karyawan dapat memberikan kontribusi lebih dibandingkan ekspektasi standar.

4. Adaptabilitas terhadap Perubahan:

Kriteria ini mengukur sejauh mana karyawan mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan operasional atau struktur. Adaptabilitas dianggap krusial, terutama dalam industri yang dinamis dan sering mengalami transformasi.

Agar penilaian kinerja benar-benar bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan, penting untuk merancang proses yang efektif dan berdampak. Berikut adalah tips praktis yang bisa diimplementasikan, berdasarkan pandangan para profesional di bidang HR:

1. Gunakan Rencana Pengembangan Individu sebagai Landasan Utama

Penilaian kinerja bukan hanya soal evaluasi angka atau target, tetapi juga pengembangan pribadi. Seperti yang disampaikan oleh Cheney Cherry dari Brooklyn Navy Yard Development Corporation, rencana pengembangan individu yang diperbarui secara rutin (misalnya setiap bulan atau kuartal) dapat membantu menciptakan dokumentasi performa yang lengkap sepanjang tahun. Saat penilaian tahunan tiba, manajer sudah memiliki catatan rinci untuk mengevaluasi kemajuan karyawan, menjadikan proses ini lebih objektif dan berkesinambungan.

2. Berikan Pemberitahuan Lebih Awal dengan Instruksi yang Jelas

Karyawan perlu waktu untuk merenung dan mempersiapkan diri dengan baik. Mark Sinatra dari AspenHR menekankan pentingnya memberikan pemberitahuan jauh-jauh hari sebelum penilaian dilakukan, lengkap dengan instruksi yang jelas. Dengan waktu yang cukup, karyawan dapat merefleksikan pencapaian dan tantangan mereka. Perusahaan juga dapat mempertimbangkan investasi dalam platform penilaian kinerja digital untuk menyederhanakan dan mempercepat proses.

3. Jangan Hanya Menilai, Tapi Juga Beri Makna pada Kinerja Karyawan

Menurut Julia Brandon dari Lenovo, penting untuk memulai penilaian dengan "mengapa." Jelaskan mengapa kontribusi karyawan sangat penting, misalnya, "Proyek yang Anda kelola membantu anak-anak mendapatkan akses lebih baik ke teknologi." Ini membantu karyawan melihat dampak nyata dari pekerjaan mereka. Diskusikan juga bagaimana penilaian dilakukan, termasuk perbandingan antara hasil yang dicapai dan cara mencapainya, sehingga proses ini lebih transparan dan bermakna.

4. Lakukan Pertemuan Berkala untuk Menjaga Konsistensi

Steve Lowisz dari Qualigence International mengungkapkan bahwa kunci penilaian yang efektif terletak pada konsistensi dan frekuensi pertemuan. Usahakan untuk selalu mengadakan rapat bulanan atau bahkan dua mingguan untuk memperjelas ekspektasi dan mendiskusikan perkembangan. Dengan ini, penilaian tidak lagi menjadi aktivitas tahunan yang membebani, melainkan percakapan berkelanjutan yang membangun.

5. Ciptakan Penilaian yang Kolaboratif, Bukan Sekadar Formalitas

Sanja Licina dari QuestionPro menekankan bahwa penilaian kinerja tidak boleh menjadi kegiatan satu arah. Jadikan penilaian sebagai kesempatan untuk berkolaborasi dalam menyelesaikan masalah atau mengatasi hambatan yang dihadapi. Ini tidak hanya efektif dalam memberikan umpan balik tetapi juga membantu mempererat hubungan kerja. Proses ini bisa diibaratkan sebagai sesi pembelajaran bersama yang memperkuat tim.

6. Beri Ruang untuk Feedback Berkelanjutan di Berbagai Situasi

Feedback tidak harus menunggu sampai akhir tahun; bisa diberikan kapan saja. Stacey Woods dari XPO Logistics, Inc. menyarankan untuk menormalisasi feedback yang kontinu, baik melalui rapat 1:1, saran setelah presentasi, maupun evaluasi 360 derajat. Semakin sering dan terbuka komunikasi mengenai kinerja, semakin besar peluang bagi karyawan untuk berkembang dan mengejar target dengan lebih baik.

7. Hubungkan Tingkat Kinerja dengan Nilai-Nilai Perusahaan

Megan Barbier dari Jumio menyarankan agar penilaian kinerja tidak hanya fokus pada pencapaian target, tetapi juga pada bagaimana karyawan melakukannya sesuai dengan nilai-nilai perusahaan. Ketika nilai-nilai perusahaan tercermin dalam perilaku sehari-hari, proses penilaian menjadi lebih dari sekadar angka—ini adalah penguatan budaya perusahaan yang memberikan standar perilaku yang jelas dan konsisten bagi semua orang.

Bagaimana cara mengukur kinerja karyawan dengan baik? Dan apa metode penilaian kinerja yang tepat dan mudah diterapkan? Yuk, simak penjelasan berikut:

1. Umpan Balik 360 Derajat (360-Degree Feedback)

360-degree-feedback merupakan metode penilaian kinerja karyawan untuk mendapatkan umpan balik atau saran dari orang-orang sekitar karyawan, seperti manajer, rekan kerja, maupun klien. Proses penilaian kinerja karyawan ini mencakup beberapa indikator yang harus diperhatikan:

• Review klien atau pelanggan: caranya biarkan pelanggan berinteraksi dengan karyawan dan menilai secara langsung 
• Subordinates appraising manager (SAM): manajer perusahaan melakukan evaluasi karyawan berdasarkan laporan yang masuk
• Self-appraisal: karyawan berhak melihat penilaian kinerja pegawai dalam waktu tertentu, misalkan satu tahun, atau enam bulan.

“Saya sebagai praktisi yang sudah berpengalaman sudah melihat the beauty of feedback. Contohnya, ketika merasa performance diri sendiri kurang bagus, namun feedback orang lain ternyata performance-nya sudah bagus, jadi bisa boosting their confidence & spirit.”

Dias Murtadho, Head of Talent Management & Org Development Kapal Api Group

2. Manajemen Berdasarkan Tujuan 

Metode penilaian kinerja selanjutnya adalah manajemen berdasarkan tujuan atau management by objectives yang berarti:

• Planning: manajer dan karyawan sama-sama identifikasi dan menentukan tujuan yang ingin dicapai
• Monitoring: mengecek setiap proses dan menilai target kerja sudah tercapai atau belum
• Reviewing: tahapan dimana karyawan dan manajer berdiskusi tentang hasil yang sudah dicapai atau belum. Kemudian karyawan bisa diberikan nilai berdasarkan hasil kerja mereka.

3. Metode Pusat Penilaian (Assessment Center Method)

Cara mengukur kinerja karyawan ini merupakan gambaran bagaimana orang lain mengamati dan memberi penilaian terhadap kontribusi karyawan dalam pekerjaannya. Bisa dilakukan dengan metode partisipasi dalam sosial, diskusi, latihan penyelesaian masalah, pengambilan keputusan.

Kelebihan dari metode ini, bisa memprediksi penilaian karyawan di masa depan secara akurat dan faktual karena berdasarkan aktivitas sehari-hari. Tetapi, bisa memakan waktu dan biaya karena membutuhkan waktu yang lama. 

4. Penilaian Psikologis (Psychological Appraisals)

Penilaian kinerja pegawai dengan penilaian psikologis ini digunakan untuk melihat ada tidaknya potensi tersembunyi yang tidak terlihat. Pengukuran kinerja karyawan ini fokus pada analisis kerja masa depan karyawan itu sendiri. Bagaimana respon ketika menghadapi masalah, dan bagaimana solusi yang bisa diberikan.

Setidaknya ada 7 komponen penting yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan:

• Kemampuan kognitif
• Keterampilan interpersonal
• Kemampuan intelektual
• Jiwa kepemimpinan
• Karakter kepribadian
• Mengontrol emosional
• Keterampilan terkait

5. Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)

Metode penilaian kinerja ini melakukan pengukuran pekerjaan secara kualitatif dan kuantitatif. Cara mengukur kinerja karyawan ini menggunakan menghasilkan perbandingan kinerja karyawan dengan rating angka. Metode ini merupakan salah satu contoh penilaian kinerja karyawan excel.

Kelebihan menggunakan metode ini adalah standar yang lebih jelas dan konkret, analisis kerja yang akurat, dan evaluasi karyawan yang konsisten. Karena dinilai dengan angka, maka metode ini bisa mengurangi hasil yang bias. 

6. Metode Perhitungan Akuntansi atau Sumber Daya Manusia (Human-Resource Cost Accounting Method)

Metode penilaian kinerja yang satu ini menggunakan manfaat moneter yang dihasilkan untuk organisasi. Penerapan cara ini dilakukan dengan membandingkan biaya perusahaan untuk mempertahankan karyawan yang memiliki kontribusi untuk perusahaan.

Kelebihan dengan metode ini adalah bisa melakukan analisis biaya dan bisa mengukur biaya secara efektif serta nilai kontribusi karyawan di perusahaan. Apakah biaya perusahaan sudah sebanding dengan kontribusi karyawan selama ini atau belum. Selain itu, kamu juga bisa melakukan pengukuran kinerja karyawan terhadap pendapatan perusahaan.

Setelah kamu mengetahui apa itu penilaian kinerja karyawan, juga berbagai metode penilaian kinerja, berikut adalah contoh penilaian karyawan yang bisa kamu jadikan referensi ketika mengevaluasi kinerja karyawan:

1. Contoh Komentar Penilaian Kinerja Diri Sendiri

Jika kamu ingin menulis evaluasi karyawan itu diri sendiri, berikut beberapa hal penting yang bisa kamu perhatikan:

• Buat daftar tujuan dan pencapaian yang ingin dilakukan
• Tunjukkan dokumen pendukung pencapaian kamu
• Buat rencana hal yang ingin dilakukan dalam jangka waktu tertentu
• Beri perhatian lebih pada hal yang kamu rasa masih membutuhkan peningkatan

Adapun contoh penilaian karyawan untuk diri sendiri sebagai berikut: 

• "Dengan dokumen ini, saya melaporkan bahwa saya telah melampaui target kinerja saya untuk kuartal pertama."
• "Terlepas dari usaha terbaik yang sudah saya lakukan, saya menyadari saya masih kurang dalam komunikasi publik dan berbicara di depan umum. Saya bermaksud untuk menyusun strategi guna meningkatkan kemampuan komunikasi saya." 

2. Contoh Komentar Penilaian Kinerja Oleh Manajer

Jika kamu seorang manajer, kamu perlu memperhatikan poin berikut sebelum memberi komentar penilaian karyawan, agar komentar tersampaikan dengan baik:

• Memperhatikan dan mencermati pencapaian karyawan 
• Mencatat seluruh kontribusi dan kinerja karyawan
• Menjalankan parameter penilaian kinerja karyawan 

Berikut contoh penilaian kinerja karyawan yang bisa dituliskan manajer kepada karyawan:

• "Saya rasa Anda memiliki bakat untuk bekerja sama dengan orang lain dalam memecahkan masalah. Jika Anda mempertahankan kemampuan tersebut, saya yakin Anda bisa menjadi pemimpin tim yang kompeten."
• "Anda pasti paham bahwa setiap anggota bisa memiliki sudut pandang yang berbeda dari Anda. Dan pendapat setiap orang sama pentingnya untuk didengar. Pemimpin yang sesungguhnya, akan memastikan bahwa anggota tim memiliki kesempatan untuk mengutarakan pendapat. Kedepannya, saya harap Anda bisa menerima sudut pandang orang lain." 

Bagian paling terakhir, kamu harus mengetahui bagaimana bentuk form penilaian kinerja karyawan, agar bisa merumuskan hal apa saja yang perlu dinilai. Berikut contoh form penilaian kinerja karyawan:

Dapatkan panduan praktis dan template yang siap digunakan untuk melakukan penilaian kinerja secara efektif. Ebook terbaru Cake, "Penilaian Kinerja Efektif: Kunci Merekrut Tim Berkinerja Tinggi", menyediakan informasi yang komprehensif, mulai dari langkah-langkah merancang performance appraisal yang efektif hingga template siap pakai!

Unduh secara gratis sekarang dan akses panduan performance appraisal komprehensif langsung dari pakar HR!

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

--- Ditulis Oleh Rachel Vanadya ---