Performance Appraisal: Tahapan dan Cara Efektif Melakukannya di 2024!

Performance appraisal bukan sekadar ritual tahunan yang harus dijalani oleh perusahaan, melainkan langkah strategis untuk meningkatkan kinerja bisnis. Apakah evaluasi kinerja di perusahaan Anda sudah efektif mendukung pertumbuhan karyawan, atau hanya menjadi formalitas yang terlewat begitu saja?

Banyak perusahaan masih terjebak dalam penilaian yang bersifat administratif dan minim dampak. Namun, tahukah Anda bahwa ada tahapan dan pendekatan tertentu yang dapat mengubah proses appraisal menjadi katalisator peningkatan produktivitas?

Mari kita telusuri bagaimana melakukannya dengan tepat dan menemukan cara untuk mengoptimalkan penilaian kinerja di perusahaan Anda dalam ulasan yang telah Cake rangkum berikut ini!

Apa itu Performance Appraisal?

“performance

Performance appraisal atau penilaian kinerja adalah proses sistematis untuk mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menurut Harvard Business Review, penilaian ini tidak hanya berfungsi sebagai alat evaluasi, tetapi juga sebagai langkah strategis untuk memahami kontribusi karyawan terhadap tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan pendekatan manajerial, performance appraisal kini semakin terintegrasi dengan pengembangan karyawan dan peningkatan kinerja tim, menjadikannya lebih dari sekadar penilaian tahunan yang bersifat administratif.

💡 Catatan: Performance appraisal atau penilaian kinerja, juga disebut sebagai performance evaluation, performance review, employee appraisal, atau development discussion.

Apa Perbedaan Performance Appraisal dengan KPI?

Performance Appraisal dan KPI adalah dua konsep yang saling berkaitan dalam manajemen kinerja, tetapi memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda. Berikut penjelasannya:

Perbedaan Performance Appraisal dan KPI

AspekPerformance AppraisalKPI
Tujuan
Mengevaluasi kinerja keseluruhan
Mengukur pencapaian spesifik
Sifat
Kombinasi kualitatif dan kuantitatif
Kuantitatif
Fokus
Kinerja masa lalu
Target masa depan
Frekuensi
Tahunan atau semesteran
Bulanan atau kuartalan
Penggunaan
Untuk pengembangan dan umpan balik
Untuk pemantauan dan pengukuran target

Lalu, bagaimana korelasi antara keduanya?

KPI adalah salah satu alat untuk mengukur kinerja yang akan dievaluasi dalam performance appraisal. Artinya, performance appraisal memberikan gambaran lebih luas tentang kinerja karyawan, sedangkan KPI lebih spesifik dan terukur.

Jenis-jenis Performance Appraisal

“performance
Jenis-jenis Performance Appraisal

Employee performance appraisal ada sehingga perusahaan atau organisasi dapat memiliki sarana untuk melacak kemajuan karyawan.

Tetapi, tampaknya melacak kemajuan bukanlah hal yang penting untuk setiap deskripsi pekerjaan. Namun, memahami area kelebihan dan kelemahan karyawan sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan dan kepuasan karyawan jangka panjang. 

Berikut berbagai jenis performance appraisal atau penilaian kinerja membantu mengidentifikasi berbagai aspek keberhasilan karyawan:

  1. Penilaian tradisional: 
    
    Penilaian tradisional membantu manajer mengevaluasi dan mengukur kinerja karyawan menggunakan skala numerik dan memberi peringkat karyawan sesuai dengan tingkat kinerja mereka. 
    
    Dengan demikian, ini memfasilitasi keputusan mengenai kenaikan gaji, promosi, dan tunjangan lainnya berdasarkan peringkat sumber daya. Misalnya, metode daftar periksa memungkinkan manajer untuk mengevaluasi dan menghitung jumlah sifat yang diperlukan untuk penilaian. Mereka kemudian dapat mengkategorikan karyawan menjadi “berkinerja tinggi”, “rata-rata”, atau “buruk” berdasarkan persentase total dari sifat-sifat yang ada.
    
  2. Menilai diri sendiri (self-appraisal): 
    
    Self-appraisal atau menilai diri sendiri adalah ketika seorang karyawan merefleksikan kinerja pribadi, seperti mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka. Mereka juga dapat menceritakan pencapaian mereka untuk perusahaan atau organisasi, seperti menyelesaikan sejumlah besar penjualan dalam sebulan. 
    
    Jenis performance appraisal ini biasanya melibatkan pengisian formulir, dan manajer dapat memilih untuk menindaklanjuti penilaian diri tertulis ini dengan pertemuan satu lawan satu.
    
  3. Feedback 360 derajat: 
    
    Tipe performance appraisal ini lebih memakan waktu daripada jenis performance appraisal lainnya, karena cara ini memerlukan umpan balik dari semua orang yang bekerja dengan karyawan.
    
    Feedback
    360 derajat melihat kinerja karyawan secara holistik (tingkat kinerja dan perilaku) dari ulasan manajer, rekan kerja, bawahan, dan metrik lainnya yang dilakukan oleh data penjualan atau umpan balik pelanggan. 

Jenis performance appraisal ini adalah cara yang baik untuk melihat apakah seorang karyawan adalah kandidat yang baik untuk promosi dan kepemimpinan.

📚 Baca juga: 360 Degree Feedback: Pengertian, Manfaat, Cara Melakukannya!

Tujuan Performance Appraisal

“performance
Tujuan Performance Appraisal

Sebuah studi oleh McKinsey menunjukkan bahwa perusahaan dengan sistem penilaian kinerja yang efektif dapat meningkatkan produktivitas hingga 20%. Hal ini dikarenakan performance appraisal berfungsi sebagai alat untuk mengidentifikasi kekuatan dan area pengembangan karyawan, serta menghubungkan kinerja individu dengan tujuan bisnis jangka panjang.

Selain meningkatkan kualitas kinerja karyawan, alasan tim manajemen harus memberikan feedback yang terbuka dan rasional adalah untuk mengembangkan hubungan atasan dan bawahan yang lebih baik.

Ada beberapa tujuan performance appraisal lain yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan atau organisasi, khususnya tim manajemen, yaitu:

1. Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan Karyawan:

Proses ini memberikan wawasan yang mendalam tentang kapabilitas karyawan, sehingga memudahkan manajer dalam merancang program pelatihan dan pengembangan yang sesuai. LinkedIn mencatat bahwa 94% karyawan akan tetap bekerja di perusahaan jika mereka melihat adanya kesempatan untuk berkembang, yang sebagian besar dapat didorong melalui program penilaian kinerja yang komprehensif.

2. Mendukung Peningkatan Produktivitas dan Motivasi:

Penilaian kinerja karyawan yang berkualitas mampu menciptakan komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan mengenai harapan dan pencapaian, yang pada akhirnya dapat meningkatkan motivasi dan produktivitas kerja. Forbes menyebutkan bahwa transparansi dalam feedback dapat mendorong pertumbuhan budaya kerja yang lebih inklusif dan kolaboratif, di mana karyawan merasa dihargai dan didukung untuk mencapai target yang lebih tinggi.

3. Menetapkan Tujuan dan Rencana Pengembangan Jangka Panjang:

Dengan menggunakan hasil penilaian, perusahaan dapat merancang strategi pengembangan karyawan yang lebih terukur dan relevan dengan kebutuhan organisasi. Harvard Business Review menggarisbawahi pentingnya menyeimbangkan antara penilaian berbasis hasil dengan pengembangan kompetensi jangka panjang untuk menjaga daya saing perusahaan di industri.

4. Membantu Karyawan Mencapai Target

Penilaian individu yang dievaluasi secara terpisah akan membantu mereka mencapai targetnya. Orang-orang dalam grup seharusnya tidak merasa ada persaingan di antara mereka ketika adanya evaluasi, karena ini dapat menjatuhkan semua orang dan menyebabkan kinerja tim yang buruk. 

Lihatlah gambaran yang lebih besar; perusahaan akan sangat diuntungkan dari manajer yang membantu karyawan mencapai tujuan mereka.

5. Peningkatan Employee Engagement & Retensi

Employee engagement dan retensi karyawan dapat ditingkatkan melalui penilaian kinerja yang rutin. Berdasarkan survei dari Deloitte, organisasi dengan evaluasi kinerja yang terstruktur dapat meningkatkan keterlibatan, produktivitas, dan kinerja karyawan hingga 14% lebih tinggi.

Peningkatan ini terjadi karena karyawan merasa diterima dan dihargai di tempat kerja mereka. Performance appraisal memastikan setiap individu memahami tujuan pribadi dan profesional serta ekspektasi yang ada, yang tidak hanya meningkatkan motivasi, tetapi juga memperkuat keterlibatan karyawan.

"Performance appraisal membuat setiap karyawan merasa dihargai dan dianggap penting dalam tim. Dengan feedback konstruktif dari atasan, mereka tidak hanya mendapatkan arahan untuk meningkatkan hasil kerja, tetapi juga merasa diapresiasi atas kontribusi mereka."

Emma Lin, Senior People Generalist Cake

📚 Baca juga: Panduan Performance Appraisal 2024 + Insight Eksklusif Kapal Api Group

Manfaat Performance Appraisal untuk Perusahaan

Apa saja yang Harus Dinilai dalam Performance Appraisal?

performance appraisal adalah penilaian kinerja karyawan
Indikator Performance Appraisal

Pelaksanaan performance appraisal yang kurang tepat, alih-alih bukannya meningkatkan kualitas performa karyawan, justru dapat sebaliknya. Agar performance appraisal memberikan hasil serta feedback yang maksimal dan akurat, berikut ini penilaian dalam performance appraisal yang dapat diikuti:

1. Kompetensi Karyawan

Setiap perusahaan memiliki standar kompetensi tersendiri. Sehingga, dalam proses penilaian perlu diperhatikan apakah sudah sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Jenis kompetensi karyawan yang dinilai dapat berupa: 

  • Kemampuan berkomunikasi dan bernegosiasi
  • Keterampilan dalam memecahkan masalah dan mencari solusi
  • Skill berorganisasi
  • Membuat rencana dalam berbagai macam situasi serta kondisi
  • Kerja sama dalam tim

Adapun skor penilaian yang dapat diberikan dalam bentuk skala 1 hingga 5, dengan kategori sangat buruk, buruk, sedang, cukup baik, dan sangat baik. 

Penilaian berdasarkan skor kategori ini, juga dilengkapi dengan deskripsi terhadap kondisi nyata yang terjadi di lapangan disertai dengan data lengkap, agar penilaian menjadi lebih akurat.

2. Performance Karyawan (Kinerja)

Penilaian kinerja karyawan dapat diukur menggunakan Key Performance Indicators (KPIs). 

Beberapa metode performance appraisal yang didasarkan pada KPI, yaitu: 

  • Metode perbandingan (dengan membandingkan performa karyawan satu dan lainnya).
  • Metode critical incident (berdasarkan catatan kejadian beserta tanggalnya yang dialami atau dilakukan oleh karyawan beserta tanggal kejadiannya. Kejadian ini dapat berupa hal positif maupun negatif).
  • Metode rating (berdasarkan skala diskrit atau kontinyu).
  • Metode ranking (ranking karyawan akan didasarkan pada performanya, dari buruk hingga baik).

Performance appraisal dapat mempermudah perusahaan dalam menilai performa karyawan sehingga karyawan dapat bekerja lebih efektif dan efisien lagi. Akan tetapi, performance appraisal juga dapat memberikan dampak negatif. Berikut dampak positif dan negatif dari performance appraisal 

 Dampak positif 

  • Memotivasi karyawan untuk berprestasi.
  • Memberikan informasi bagaimana meningkatkan potensi karyawan.
  • Bagi karyawan yang memiliki performa baik, maka perusahaan dapat memberikan penghargaan.
  • Data performance appraisal dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas performa karyawan.

 Dampak negatif

  • Karyawan merasa terbebani apabila performanya buruk.
  • Bagi karyawan yang tidak siap mental, maka akan merasa murung dan tidak bersemangat, terburuknya, memutuskan untuk mengundurkan diri.
  • Karyawan dapat mengajukan protes, apabila merasa bahwa prosedur penilaian berjalan subyektif.
  • Dapat menciptakan iklim yang kurang kondusif dan persaingan yang ketat atau tidak sehat antar karyawan.

📚 Baca juga: 9 Contoh Kontrak Kerja Karyawan: Tetap, Kontrak, dan Freelacer Berbagai Posisi

Cara Melakukan Performance Appraisal

performance appraisal adalah penilaian kinerja karyawan
Cara Melakukan Performance Appraisal

Sangat penting untuk mengetahui bagaimana melakukan tinjauan terhadap karyawan untuk memastikan kesuksesan performa kerja mereka. 

Terlepas dari pendekatan mana yang akan diambil oleh pimpinan, berikut adalah lima langkah untuk membantu performance appraisal karyawan berjalan dengan lancar:

1. Mempersiapkan Feedback atau Tanggapan Terlebih Dahulu

Umpan balik atau feedback yang bijaksana adalah penting, dan bagaimana pimpinan berencana untuk mempresentasikannya kepada karyawan dapat membantu rapat tetap fokus dan profesional. 

Sebelum seorang pimpinan duduk dengan masing-masing karyawan atau tim, buatlah catatan dan pokok pembicaraan yang ekstensif dan siapkan dokumen yang dapat disimpan oleh karyawan untuk referensi pribadi.

2. Memberikan Karyawan Waktu untuk Bersiap

Berikan informasi penilaian yang relevan kepada karyawan, seperti apa tema rapat tersebut, apa yang mereka diskusikan, dan bagaimana pimpinan menyelesaikan evaluasi. Dorong karyawan untuk memikirkan ulasan tersebut sehingga mereka siap untuk berbicara dengan pimpinan tim mereka. 

Jika karyawan menyelesaikan self-performance appraisal mereka, seorang pimpinan tim mungkin ingin membuat dokumen dengan semua kriteria penilaian untuk tinjauan. Ini memberikan sumber daya untuk membandingkan ulasan performance appraisal yang dimiliki pimpinan dengan ulasan karyawan selama rapat.

3. Memberikan Salinan Formulir Evaluasi yang Telah Diisi kepada Karyawan

Langkah berikutnya adalah sediakan salinan yang berisikan poin-poin utama ulasan pimpinan kepada karyawan (formulir evaluasi tertulis). 

Ini memungkinkan karyawan untuk tetap terlibat selama rapat dan merenungkan poin tujuan yang ingin dicapai pimpinan sesudahnya, daripada membuat catatan selama rapat berlangsung.

💡 Catatan: Jika memungkinkan, berikan salinan kosong kepada karyawan selama proses orientasi.

Hal ini dapat membantu untuk mengetahui apa yang karyawan evaluasi sebelumnya, sehingga memungkinkan karyawan untuk mengembangkan kualitas ini sebelum peninjauan performance appraisal karyawan pertama mereka.

4. Membuat Rapat Peninjauan Karyawan Menjadi Percakapan Dua Arah

Meskipun memberikan umpan balik yang komprehensif diperlukan, memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan opini mereka juga bermanfaat. 

Pertimbangkan untuk menanyakan hal-hal berikut kepada karyawan:

  • Bagaimana Anda memandang kinerja Anda sendir? 
  • Bagaimana pimpinan dapat mendukung Anda dalam mencapai tujuan?
  • Menurut Anda, apakah Anda telah membuat kemajuan besar sejak tinjauan performance appraisal terakhir?

Performance appraisal adalah waktu yang tepat untuk menyentuh masalah atau hambatan apa pun yang mungkin karyawan hadapi, serta untuk meningkatkan etos kerja dan kinerja karyawan. 

Jadi, pertimbangkan performance appraisal sebagai kesempatan untuk meningkatkan budaya tempat kerja dan sistem serta proses internal yang mendukung perusahaan.

5. Akhiri dengan Fokus pada Masa Depan

Mungkin ada aspek yang menantang dari performance appraisal karyawan, seperti menyampaikan kritik atau berita yang mengecewakan. 

Jadi, ada baiknya untuk mengakhiri pertemuan secara positif, alih-alih sampaikan bahwa perusahaan berinvestasi dalam memberikan bimbingan dan memastikan bahwa karyawan mencapai tujuan karier profesional mereka. 

Jaminan semacam ini dapat membuat umpan balik negatif lebih mudah di kedua sisi.

📚 Baca juga: Apa itu Assessment? Cara Membuat dan Contohnya untuk Karyawan

Contoh Format Performance Appraisal Form

Dapatkan panduan praktis dan template yang siap digunakan untuk melakukan penilaian kinerja secara efektif. Ebook terbaru Cake, "Penilaian Kinerja Efektif: Kunci Merekrut Tim Berkinerja Tinggi", menyediakan informasi yang komprehensif, mulai dari langkah-langkah merancang performance appraisal yang efektif hingga template siap pakai!

Unduh secara gratis sekarang dan akses panduan performance appraisal komprehensif langsung dari pakar HR!

Ebook Performance Appraisal Cake

📚 Baca juga: Karyawan Promosi? Unduh 20 Template Slip Gaji Karyawan Berbagai Posisi!

Kesimpulan

  • Performance appraisal adalah tinjauan rutin kinerja pekerjaan dan kontribusi karyawan untuk sebuah perusahaan.
  • Performance appraisal juga disebut tinjauan tahunan, tinjauan/evaluasi kinerja, atau penilaian karyawan.
  • Perusahaan menggunakan performance appraisal untuk menentukan karyawan mana yang paling berkontribusi terhadap pertumbuhan perusahaan, meninjau kemajuan, dan memberi penghargaan kepada pekerja yang berprestasi.
  • Meskipun ada banyak jenis performance appraisal yang berbeda, yang paling umum adalah penilaian tradisional di mana seorang manajer meninjau laporan karyawan secara langsung.
  • Karyawan yang percaya bahwa performance appraisal tidak mencerminkan budaya perusahaan mungkin merasa tidak puas dengan proses penilaian.

Pasang lowongan kerja perusahaan Anda di Cake, gratis untuk 3 lowongan kerja pertama!🎉 

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Didukung teknologi ATS Cake AI dan Recruitment Consultant profesional, mulai temukan talenta berkualitas lebih cepat!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

Kami ingin menjawab pertanyaan Anda. Dapatkan demo online yang dipersonalisasi untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen Anda:
  1. Temukan dan tarik kandidat terbaik
  2. Rekrut dalam waktu singkat
  3. Kelola proses rekrutmen Anda dalam satu sistem

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
People Operations
Jan 20th 2025

Contoh Form Lembur Karyawan Beserta Templatenya

Form lembur kerja adalah sebuah form yang yang menyatakan tanggal, hari, jam, alasan seorang karyawan melakukan lembur dan ditandatangani atau diketahui oleh karyawan dan atasan yang bertanggung jawab.