Performance Management: Panduan Lengkap Mengelola Kinerja di 2024

Performance management memegang peran krusial dalam mendorong pertumbuhan perusahaan. Setiap organisasi tentunya menginginkan performa karyawan yang optimal untuk mencapai tujuan bisnis yang ambisius. Namun, bagaimana caranya memastikan kinerja yang konsisten dan berkelanjutan?

Di sisi lain, istilah performance appraisal sering kali digunakan secara bersamaan, meskipun keduanya memiliki fokus yang berbeda.

Apa sebenarnya perbedaan antara kedua konsep tersebut? Bagaimana implementasi performance management yang efektif dapat membantu meningkatkan performa karyawan?

Dalam artikel ini, Cake akan mengungkap jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut serta memberikan tips praktis dalam menjaga performance management yang efektif untuk menciptakan tim yang unggul.

Apa yang dimaksud dengan performance management?

Performance management adalah proses sistematis untuk memastikan bahwa karyawan tidak hanya memenuhi, tetapi juga melampaui ekspektasi kinerja demi mendukung tujuan strategis organisasi. Proses ini melibatkan pengaturan target, pemantauan berkelanjutan, serta pemberian umpan balik yang konsisten dan relevan untuk memaksimalkan potensi karyawan.

Melansir dari HBR, performance management yang efektif seharusnya tidak hanya berfokus pada penilaian masa lalu, melainkan juga pada pengembangan di masa depan. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk menciptakan budaya yang mendukung kinerja tinggi dan pengembangan keterampilan secara berkelanjutan. Sebagai hasilnya, karyawan dapat lebih terlibat, produktif, dan berkomitmen terhadap tujuan perusahaan.

Dengan demikian, performance management tidak hanya soal mengevaluasi performa, tetapi juga soal membangun kemampuan yang dibutuhkan untuk menghadapi tantangan bisnis yang terus berkembang.

Performance management dapat membantu perusahaan dalam memantau dan  meningkatkatkan kinerja karyawan sehingga hal ini dapat mendukung kemajuan perusahaan.

Di lain sisi, performance management dianggap penting karena membantu mengidentifikasi masalah kinerja karyawan, mempermudah HRD ketika melakukan rekrutmen karyawan maupun pelatihan-pelatihan untuk karyawan.

Tidak hanya itu, performance management juga membantu menggali potensi karyawan, dengan demikian karyawan pun merasa lebih dihargai oleh perusahaan.

Perbedaan umum dari performance management dan performance appraisal, yaitu pada performance management bersifat dinamis dimana penilaian kinerja berjalan terus-menerus, sedangkan performance appraisal cenderung hanya terjadi pada periode atau waktu tertentu.

Cara yang paling mudah untuk membedakan performance management dan performance appraisal, dapat melalui:

Agar lebih memahami bagaimana cara untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, pahami beberapa tujuan performance management berikut ini:

1. Mendorong, Memberikan Penghargaan dan Pengakuan kepada Karyawan

Berdasarkan survei American Express bahwa sepertiga perusahaan percaya sistem penghargaan dan pengakuan menghasilkan retensi karyawan yang lebih baik, sementara setengah hasil survei juga mengaitkan motivasi yang lebih besar dengan menawarkan insentif. 

Namun, sistem penghargaan dan pengakuan yang bermakna hanya dapat beroperasi dalam bisnis di mana terdapat proses umpan balik/feedback dan diskusi kinerja yang akurat. 

Performance management yang berkelanjutan memungkinkan untuk mengidentifikasi aktivitas dan upaya yang layak agar karyawan mendapat pujian atau penghargaan. 

Selain itu, performance management membantu manajer mengidentifikasi kinerja karyawan dengan cukup baik.

Sehingga, hal ini membantu perusahaan dalam melacak kemajuan terhadap tujuan dan pengembangan pribadi masing-masing karyawan, serta mempermudah perusahaan membuat keputusan tentang kompensasi tambahan, seperti kenaikan gaji atau bonus. 

2. Membantu Meningkatkan Keterlibatan dan Produktivitas Karyawan

Performance management yang berkelanjutan menciptakan dialog yang berkelanjutan dan suasana kepercayaan, dukungan, dan dorongan bagi karyawan. 

Hal ini juga membantu mengembangkan hubungan antara karyawan dan perusahaan ke arah yang lebih baik. 

Jika seorang karyawan menyadari bahwa atasan peduli dengan kerja keras dan dedikasi terhadap perusahaan, maka karyawan akan secara aktif melibatkan diri di tempat kerja dan menghasilkan karya yang lebih baik.

Ketika sebuah perusahaan secara konsisten terlibat dengan karyawan dengan mendorong untuk tumbuh, dan menetapkan tujuan untuk mengembangkan potensi dan keterampilan, maka karyawan akan merasa lebih dihargai dan kinerja pun akan meningkat karena adanya sinergitas antara karyawan dengan perusahaan.

3. Membantu Menciptakan Strategi Pengembangan Karyawan

Perusahaan yang menerapkan performance management yang berkelanjutan secara proaktif mendukung karyawan dengan memenuhi kebutuhan pengembangan bakat dan keterampilan. 

Atasan suatu perusahaan yang sering bertemu untuk membahas kinerja setiap karyawan, kemungkinan memiliki peluang pengembangan perusahaan menjadi lebih baik lagi. 

Dengan menggunakan kegiatan diskusi antara perusahaan dengan karyawan, akan berdampak pula pada berkembang dalam bisnis suatu perusahaan. 

Selain itu, strategi performance management yang gesit akan membantu perusahaan untuk memahami dengan jelas kemampuan dan kebutuhan karyawan. 

Maka nantinya akan menciptakan lingkungan pekerjaan yang saling mendukung antara karyawan dan perusahaan, dan dapat tercapainya hubungan kerjasama yang selaras bagi karyawan dan perusahaan. 

4. Memungkinkan untuk Pertukaran Umpan Balik

Umpan balik atau feedback sangat penting dalam performance management karena membantu dalam meningkatkan kualitas manajemen kinerja karyawan maupun kesuksesan suatu perusahaan. 

Baik karyawan maupun perusahaan memerlukan feedback, agar mengetahui bagaimana kinerja sejauh ini dan bagaimana cara meningkatkannya. 

Dengan adanya feedback antara karyawan dan perusahaan satu sama lain, maka diharapkan lingkungan pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.

5. Menciptakan Klarifikasi Seputar Tujuan/Gol

Performance management membantu dalam menyiapkan manajemen kinerja yang efektif, karena proses manajemen kinerja yang tepat dapat menghilangkan ambiguitas dan kebingungan terkait penetapan tujuan perusahaan. 

Selain itu, proses performance management yang berkelanjutan juga mendorong karyawan untuk lebih terlibat, serta memberi karyawan otonomi untuk menetapkan tujuan yang relevan baik bagi perusahaan maupun masing-masing individu. 

Proses performance management juga memastikan para pemimpin perusahaan berhubungan langsung dengan karyawan dan bersama-sama mengidentifikasi terkait kinerja yang meningkat maupun menurun akibat kurangnya kejelasan tujuan dari pekerjaan tersebut.

Proses performance management dalam dunia industri cukup beragam, namun tahapan atau proses performance management dapat dipecah menjadi empat kategori besar dalam penerapan performance management, yaitu :

✏️ Fase 1: Perencanaan

Pada tahap ini, perusahaan memerlukan penetapan tujuan rencana kerja yang disesuaikan dengan Key Performance Indicator (KPI), kemudiaan mengkomunikasikannya dengan karyawan.

Tahapan perencanaan atau planning perlu juga mengidentifikasi tujuan utama dan sasaran dengan menerapkan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-oriented).

Selain itu, proses performance management pada tahap ini perlu memberikan kesempatan pada karyawan untuk memberikan feedback pada perusahaan.

Terpenting, antara perusahaan dan karyawan mencapai persetujuan yang sama terkait peran, tujuan, dan sasaran dalam rencana kerja.

✏️ Fase 2 : Pelatihan

Fase performance management ini menuntut perusahaan untuk memantau kinerja karyawan terhadap rencana kerja yang sudah disepakati, sehingga perlunya pertemuan yang teratur antara pihak perusahaan dan karyawan.

Pertemuan-pertemuan ini dapat fokus pada solusi dan peluang pembinaan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan karyawan.

Apabila ada rencana kerja yang tidak sesuai, pihak perusahaan dapat mengoreksi dan meluruskan kembali sesuai tujuan.

Feedback atau umpan balik dari kedua sisi sangat baik demi kesuksesan rencana kerja.

Ketika proses performance management berlangsung, pihak perusahaan harus meninjau kembali tujuan untuk melihat apakah penyesuaian harus dilakukan, serta memperhatikan peluang pengembangan karir bagi karyawan.

Selain itu, pemberian penghargaan cukup penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas kinerja karyawan.

✏️ Fase 3 : Peninjauan

Pada akhir tahun tahap performance management, perlu adanya peninjauan (reviewing) terhadap kinerja karyawan yang dikenal juga sebagai performance appraisal. 

Kegiatan ini biasanya diadakan setahun sekali untuk melihat seberapa baik kinerja karyawan selama rentang waktu tersebut.

Pada tahap ini, penting bagi pihak perusahaan dan karyawan untuk melihat tahun sebelumnya dan melihat seberapa baik proses performance management berjalan.

Selain itu, tahap reviewing ini membantu memberikan indikasi area masalah, sehingga memudahkan perusahaan dalam menentukan pelatihan yang cocok bagi karyawan.

Bagian penting dari reviewing adalah memberi dan menerima umpan balik.

Pihak perusahaan harus memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti untuk karyawan sehingga karyawan mengetahui bagaimana meningkatkan kinerja di masa depan.

Karyawan juga harus diundang untuk memberikan umpan balik tentang proses tersebut, dan bagaimana pihak perusahaan dapat mengimprovisasinya.

✏️ Fase 4 : Aksi

Tahap terakhir dari proses performance management adalah aksi dalam memberikan penghargaan dan pengakuan.

Langkah ini sangat penting bagi karyawan, karena selain meningkatkan motivasi kerja, perusahaan dapat pula memberikan kompensasi uang yang mana dapat memacu semangat kerja karyawan. 

Tidak harus uang kompensasi, penghargaan yang dapat diberikan perusahaan dapat berupa: 

• Proyek baru
• Pengakuan di seluruh perusahaan
• Waktu istirahat
• Peluang kepemimpinan

Tahap akhir performance management ini memberikan pihak perusahaan dan karyawan satu kesempatan terakhir untuk menawarkan umpan balik pada proses secara keseluruhan dan meminta pemikiran dan umpan balik untuk tahap perencanaan untuk rencana kerja tahun depan.

Tahukah Anda, 64% karyawan berpendapat bahwa kualitas feedback yang mereka terima harus ditingkatkan. Karena itu, penting untuk perusahaan memastikan kualitas pemberian feedback dalam performance management. 

Satu-satunya cara untuk memastikan keberhasilan performance management adalah memperlakukannya seperti proses yang terus berkembang dan lancar dengan mengikuti tiga tips berikut ini:

1. Buat Tujuan yang Jelas dan Mudah Dipahami

Setiap karyawan memerlukan arah yang jelas agar mereka tahu apa yang harus dicapai. Melansir dari Harvard Business Review, menetapkan tujuan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dapat menjadi peta yang membantu karyawan mencapai target tanpa kebingungan.

Misalnya, alih-alih hanya menetapkan tujuan "meningkatkan penjualan," ubahlah menjadi "meningkatkan penjualan sebesar 10% dalam tiga bulan ke depan." Bayangkan betapa produktifnya tim Anda ketika semua memahami tujuan mereka dengan jelas!

2. Kualitas Feedback adalah Kunci

Jangan tunggu sampai review tahunan untuk memberikan feedback!

LinkedIn mengungkapkan bahwa perusahaan yang memberikan umpan balik real-time melihat lonjakan produktivitas yang signifikan. Dengan umpan balik yang konsisten, karyawan bisa segera mengatasi kelemahan mereka dan menyesuaikan kinerja secara cepat.

Misalnya, setelah sebuah proyek selesai, beri tahu apa yang sudah bagus dan apa yang bisa diperbaiki untuk proyek berikutnya. Ini tidak hanya membantu karyawan berkembang, tetapi juga mempercepat proses perbaikan dalam tim.

3. Libatkan Karyawan dalam Proses

Ketika karyawan merasa dilibatkan dalam proses penetapan tujuan, mereka menjadi lebih bersemangat untuk mencapai hasil yang diinginkan. Forbes mencatat bahwa keterlibatan karyawan meningkatkan performa mereka, sekaligus membuat mereka merasa dihargai. Contoh nyata adalah memberikan ruang bagi karyawan untuk menyuarakan pendapat mereka tentang target perusahaan dan bagaimana mereka bisa memberikan kontribusi. Dengan demikian, Anda membangun tim yang lebih engaged dan komitmen mereka pun meningkat.

4. Manfaatkan Data untuk Keputusan yang Lebih Tepat

Jangan hanya mengandalkan intuisi atau asumsi dalam menilai kinerja. Melansir dari McKinsey, menggunakan data untuk mengukur kinerja secara objektif membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih akurat. Dengan analisis berbasis data, Anda bisa menemukan celah dalam proses kerja dan membuat strategi perbaikan yang lebih efektif. Misalnya, dengan memantau data produktivitas mingguan, Anda dapat segera mendeteksi jika ada penurunan dan mengatasinya sebelum menjadi masalah besar.

5. Kalibrasi di Awal, Bukan di Akhir

Ingin mendapatkan insight lebih mendalam tentang bagaimana perusahaan besar seperti Kapal Api Group berhasil membangun tim berperforma tinggi? Kuncinya terletak pada manajemen kinerja yang fokus pada kalibrasi awal, feedback berkelanjutan, dan penyesuaian ekspektasi yang realistis. Kapal Api Group memberikan contoh yang kuat dalam memastikan karyawan memahami target sejak awal pembuatan KPI, sehingga hasil yang didapat lebih terarah dan realistis.

"Kalibrasi di awal membantu menyelaraskan ekspektasi dan target, yang memungkinkan pencapaian lebih terarah dan realistis."

Dias Murtadho, Head of Talent Management & Org Development Kapal Api Group

Menggunakan strategi seperti ini bisa membantu Anda dalam membangun sistem performance management yang lebih baik dan efektif di perusahaan Anda. Ingin tahu lebih banyak? Kami telah menyusun panduan lengkap yang dilengkapi strategi ala Kapal Api hingga template penilaian kinerja siap pakai dalam ebook terbaru Cake: "Penilaian Kinerja Karyawan: Cara Merekut dan Mengembangkan Talenta Terbaik"

Unduh sekarang secara gratis dan temukan solusi penilaian kinerja yang sesuai untuk bisnis Anda!

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.